Beschikbaarheid: Business en Enterprise-plannen

Ons offerte samenstellen-blok maakt het gemakkelijk om offertes aan de behoeften van je prospects aan te passen. Zorg ervoor dat inconsistenties en onnauwkeurigheden voorgoed tot het verleden behoren door je verkoopteam in staat te stellen topkwaliteit offertes te maken en meer deals af te sluiten.

Volg onze live cursus om meer te leren over het hele offerte-samenstelingsproces.

Om te beginnen voeg je een offerte samenstellen-blok toe aan je sjabloon, en klik je erop om het in te stellen. Om het blok toe te voegen, selecteer je de groene quick-add-lijn tussen contentblokken en selecteer je vervolgens Offerte samenstellen uit de keuzelijst; je kunt het ook toevoegen door op Invoegen > Offerte samenstellen in het topmenu te klikken.

Om de editor voor offerte samenstellen te openen, selecteer je het blok voor offerte samenstellen in je document of sjabloon en selecteer je vervolgens Volledig scherm in de rechterbovenhoek van het blok. Dit opent de volledige editor waar je producten kunt toevoegen, kolommen kunt configureren, secties kunt beheren en nog veel meer.

In templates and documents, quote builder's currency depends on the documentwaarde currency. Wanneer je items uit de contentbibliotheek toevoegt, neemt het blok offerte samenstellen de standaardwerkruimtemunt over.

Je kunt één van onze vooraf ingestelde sjablonen gebruiken die een offerte samenstellen-blok met aangepaste ontwerpinstellingen bevat.

Om dit sjabloon te gebruiken ga je naar de categorie „Sales" in onze Sjabloonengalerij.

Er zijn twee manieren om een blok in de offerte samenstellen te bewerken, afhankelijk van je accountinstellingen.

Volledig scherm-editor (standaard)

Selecteer het Quote builder-blok en selecteer vervolgens Volledig scherm uit de zwevende werkbalk. Dit opent de volledige offerteeditor, waar je producten kunt toevoegen en beheren, kolommen kunt configureren, kortingen en btw kunt instellen, ontwerp kunt beheren en rechten kunt beheren.

Inline-offerte (vereenvoudigde offerteervaring)

Als je account de vereenvoudigde offerte-ervaring heeft ingeschakeld, kun je de offerte rechtstreeks in het document bewerken — geen aparte editor nodig. Je kan onderdelen toevoegen, rijen en kolommen beheren, en ontvangersmachtigingen controleren zonder de pagina te verlaten. Geavanceerde instellingen zoals ontwerpen en kolom vergrendeling vereisen nog steeds de editor in volledig scherm.

Begin met het selecteren van het offerte samenstellen-blok. Selecteer vervolgens +Vanuit catalogus aan de linkerkant.
​

Selecteer vervolgens items uit je catalogus. Klik hier om meer te weten te komen over productbundels in Quote builder.

Nadat je alle producten hebt toegevoegd, selecteer je Opslaan om terug te gaan naar de sjabloon/het document.

Ga hier om te leren hoe je aangepaste producten kunt bewerken of toevoegen in quote builder. Jij en je teamgenoten kunnen eenvoudig aangepaste producten aanmaken, of gewoon producten uit je catalogus bewerken die je hebt toegevoegd.

Je kunt je catalogusartikelen zoeken op productnaam, SKU, omschrijving, aangepaste veldnamen en hun waarden. De zoekresultaten worden in de volgende prioriteit weergegeven:

Je kunt ook zoeken met behulp van de Categorie -naam en de resultaten tonen alle items in de categorie.

Aangepaste productvelden worden aan je offerte toevoegd; standaard zijn ze verborgen voor je ontvangers. Om een kolom voor ontvangers zichtbaar te maken, selecteer je Kolom toevoegen rechtsboven in een onderdeel, en selecteer dan je aangepaste kolom in de vervolgkeuzelijst Verborgen weergeven.

Om een productafbeelding uit een regel te verwijderen, heb je twee opties:

Optie 1 — Rechtstreeks in de offerte verwijderen:

Optie 2 — Verwijderen uit voorbeeld:

Je kunt regelitems in een onderdeel of tussen verschillende onderdelen in je offerte opnieuw ordenen. Om de volgorde van items in je offerte te wijzigen, sleep je ze door op het gebied links van hun naam te klikken en vast te houden, en zet je ze vervolgens op de gewenste locatie neer.

Om meerdere items tegelijk opnieuw in te delen, druk je Cmd (op Mac) of Ctrl (op Windows) in en selecteer je de items die je wilt verplaatsen. Sleep ze vervolgens naar de gewenste locatie en laat los zodra je een groene lijn ziet.

Om een product uit het blok Offerte samenstellen te verwijderen, begin je door Volledig scherm te selecteren in de zwevende werkbalk.

Selecteer vervolgens het item dat je wilt verwijderen door links van de naam erop te klikken, druk dan op 'Backspace' op je toetsenbord of klik op Verwijderen in de rechterbovenhoek van het onderdeel.

Je kunt ook het verticale ellipsismenu (drie puntjes) aan de rechterkant van het item selecteren en vervolgens Artikel verwijderen selecteren.

Om meerdere items tegelijk te verwijderen, druk je op Cmd (op Mac) of Ctrl (op Windows) en selecteer je de items die je wilt verwijderen. Druk vervolgens op Backspace op je toetsenbord of klik op Verwijderen rechtsboven in het onderdeel.

Je kunt de knoppen Ongedaan maken/Opnieuw gebruiken om alle wijzigingen in de offerte samenstellen ongedaan te maken.

Standaard worden de kolommen Prijs, Aantal en Totaal weergegeven in de modus Quote builder-editor. Je kunt aanvullende kolommen toevoegen door **Kolom toevoegen** rechtsboven in een onderdeel te selecteren. Deze extra kolommen omvatten:

Om de kolommen van een offerte opnieuw in te delen, sleep je een kolomkop zodra een groene lijn verschijnt. Je kunt de kolommen Naam en Totaal niet opnieuw ordenen.

Je kunt kolommen die je hebt toegevoegd of aangepaste veldkolommen verwijderen door de kolomkop te selecteren en vervolgens Kolom verwijderente selecteren.

Bovendien kun je elke kolom verbergen behalve de kolom Titel door de schakelaar „Weergeven aan ontvanger" uit te schakelen in het vervolgkeuzemenu van de kolomkop.

Als je wilt voorkomen dat bepaalde teamleden specifieke kolommen bewerken, zoals de kolom Prijs, in je offerte, kun je die kolommen vergrendelen. Om dit te doen, selecteer je de kolomkop en zet je de Kolom vergrendelen optie aan. Dit beperkt het bewerken van celwaarden in die kolom.

Wanneer een kolom voor bewerking is vergrendeld, kunnen gebruikers met de rol Lid het volgende niet doen:
- de waarden in deze kolom bewerken
- deze verbergen of zichtbaar maken
- de kolom verwijderen of een andere naam geven

Wanneer de kolom Aantal is vergrendeld, kunnen gebruikers met de rol Lid geen aantalbewerking voor de producten in het desbetreffende onderdeel instellen.

Andere gebruikers op het account met een Admin- of Managerrol kunnen deze acties uitvoeren.

Als je gemakkelijk wilt zien hoe de offerte er voor je ontvangers uit ziet nadat je alle wijzigingen hebt doorgevoerd, selecteer je het tabblad „Ontwerpen".

Je kunt onderdelen en kolommen in de offerte samenstellen hernoemen.

Om een onderdeel een andere naam te geven, selecteer je de titel linksboven in het onderdeel, typ je de nieuwe naam en selecteer je Enter, of klik je gewoon buiten het bewerkingsgebied.

Om de naam van een kolom te wijzigen, selecteer je de koptekst, typ je de nieuwe naam en klik je vervolgens buiten het bewerkingsgebied om de nieuwe naam op te slaan.

Een offerte voettekst stelt je in staat om de subtotaal, totaal aantal artikelen, korting, vergoeding, btw en andere waarden te beheren die je voor je klanten wilt weergeven in het offerteblok en de onderdelen ervan.

Wanneer je een offerte samenstellen-blok aan je sjabloon toevoegt, zie je standaard de regel Sectietotaal in de voettekst van de offerte. Om rijen toe te voegen aan de voettekst van de offertesectie, selecteer je de knop „+", voeg je vervolgens totale hoeveelheid eenmalige of terugkerende subtotalen toe en voeg je zoveel korting-, btw- en kostenlijnenen toe aan de voettekst van de sectie als je wilt.

Om een regel te verwijderen, plaats je de cursor erop en selecteer je het verticale ellipsis-menu (drie puntjes) aan de rechterkant. Selecteer vervolgens Regel verwijderen.

De offertevoettekst stelt je in staat om de totale hoeveelheid artikelen, totale kortingen, kosten en belastingen weer te geven die op alle offertesecties van toepassing zijn. Om regels aan de offertevoettekst toe te voegen, selecteer je de regels die je nodig hebt met de knop „+". Je kunt zoveel regels toevoegen aan de voettekst van de offerte als je wilt.

Je kunt ook before/after-subtotalen weergeven voor kortingen, kosten en btw. Om dit te doen, selecteer je het verticale ellipsis-menu (drie punten) aan de rechterkant en zet je de schakelaar aan voor de weergaveoptie die je nodig hebt.

Om een quoteregel uit de voettekst te verwijderen, selecteer je het verticale beletselmenu (drie puntjes) rechts van de naam en selecteer je vervolgens Regel verwijderen.

Bovendien kun je elke regel in de voettekst hernoemen en het bedrag tonen dat je klanten besparen. De regel „Je bespaart" berekent zowel de globale korting die je handmatig toepast als ook de interne korting die is berekend op basis van producten met tarieven op basis van volume en producten met volumekortingen.

Je kunt ook aangepaste tekstvelden toevoegen aan de voettekstsectie Totaal om extra informatie voor je klanten in te vullen. Daarom selecteer je Meer/+ en vervolgens Aangepast veld uit de keuzelijst.

Je kunt je klanten meer keuze geven door producten in je offerte optioneel te maken en het aantal producten aanpasbaar. Je kunt ontvangers ook toestaan om één of meerdere items uit je offerte te selecteren.

Leer meer over ontvangeropties hier.

Je kunt kortingen, btw en toeslagen toevoegen als vaste bedragen of percentages. Als je wilt wijzigen hoe kortingen, belastingen en kosten worden berekend, selecteer je een kolomkop en maak je je keuze uit de Getalnotatie dropdown.

De totale korting voor de volledige offerte wordt berekend naast „You'll save" in de voettekst van de offerte.

Quote builder stelt je in staat terugkerende betalingen van je klanten in te nnen via Stripe. Zo doe je het:

Zodra je klant betaalt, wordt er een nieuw abonnementrecord aangemaakt in je Stripe-account en de volgende terugkerende betaling wordt automatisch van het abonnement ingehouden.

Als je Optioneel item en Aantalbewerking voor je ontvangers hebt ingeschakeld, verandert het totaal automatisch zodra je klant met het offerte samenstellen-blok interageert.

Daarnaast kun je de naam aanpassen voor Custom term, Initial payment en Total contract value-regels. Selecteer de titel, typ dan de nieuwe naam en druk op Enter, of klik simpelweg buiten het bewerkingsgebied.

Als je de Totale contractwaarde voor je ontvanger wilt verbergen, ga je naar de offerte samenstellen, klik je op Totale contractwaarde en zet je de schakelaar Weergeven aan ontvanger uit.

Als je een van onze integraties gebruikt om documenten rechtstreeks vanuit je CRM aan te maken, en je hebt de integratie ingeschakeld in Instellingen > Integraties, worden producten automatisch naar het offerte samenstellen-blok in je sjabloon gehaald.

Leer meer over ontwerpopties voor offerte samenstellen hier.

Alleen gebruikers met een Manager- of Admin-rol kunnen een offerte samenstellen-blok zien en toevoegen. Als je een Member-accountrol hebt, neem je contact op met je accountbeheerder.

Producten die zijn toegevoegd aan blokken in de offerte samenstellen in je sjablonen en contentbibliotheek-items worden automatisch bijgewerkt zodra je de bewerkte catalogus importeert met behulp van een .csv bestand.

Om je catalogus bij te werken met een .csv bestand, moet je eerst je bestaande producten exporteren. Om dit te doen, selecteer je de optie Exporteren in de rechterbovenhoek. Bewerk vervolgens de producten binnen het .csv-bestand bestand, en importeer het vervolgens terug in PandaDoc door de optie Importeren te selecteren in het vervolgkeuzemenu.

Wil je meer weten over het maken van offertes? Kom onze cursus Building Quotes with PandaDoc op de PandaDoc Learning Academy bekijken!