Opmerking:
Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.
Beschikbaarheid:
PandaDoc: Bedrijfs- en Enterpriseplan
HubSpot: zie de marktplaats van HubSpot
Deze integratie werkt voor Contactpersonen, Bedrijven en Deals in HubSpot.
Bekijk een overzichtsvideo:
Ga naar:
Kenmerken
Variabelen: Je kunt informatie automatisch uit HubSpot doorgeven naar PandaDoc documenten met behulp van variabelen.
Producten: Zet productinformatie van HubSpot deals over naar PandaDoc prijstabellen.
Documenten maken: Je kunt PandaDoc documenten maken van HubSpot Deals, Contacten en Bedrijven.
Status bijhouden: Je kunt de documentstatus bijhouden in HubSpot.
Hoe installeer je de PandaDoc <> HubSpot Integratie
Wie kan installeren? PandaDoc accountbeheerder en admins met beheerdersrechten in HubSpot.
Zorg ervoor dat je bent ingelogd op je HubSpot account. Ga in PandaDoc naar Instellingen > Integraties > HubSpot en klik op HubSpot verbinden. Er wordt een nieuw venster geopend, klik op 'Toegang verlenen' > Connect
Ga naar HubSpot en open een record van een Deal, Contactpersoon of Bedrijf. Aan de rechterkant van je scherm zie je de PandaDoc module!
Deze integratie werkt met meerdere werkruimtes. Zorg er daarom voor dat je de integratie in elke werkruimte inschakelt. In het gedeelte Gerelateerde Documenten zie je alleen de documenten die binnen de integratie zijn aangemaakt en die zich in de werkruimte bevinden waarin je bent aangemeld.
Waarschuwing:
Je moet ingelogd zijn op de werkruimte die verbonden is met een actieve HubSpot CRM om de integratie te kunnen gebruiken.
Opmerking:
PandaDoc EU-accounts moeten de integratieverbinding starten vanaf PandaDoc. De integratie aansluiten vanaf HubSpot werkt niet.
Geef informatie van HubSpot door aan PandaDoc
Waarschuwing:
Deze functionaliteit is niet beschikbaar voor gebruikers van het eSignature-plan.
Om informatie van HubSpot naar PandaDoc documenten te pushen, moet je eerst je sjabloon instellen om te bepalen wat er waar doorgegeven moet worden. In de secties hieronder vertellen we je hoe je informatie van HubSpot velden doorgeeft aan PandaDoc tekstblok en productinformatie aan een prijstabel of een offertebouwer. Leer eerst hoe je informatie doorgeeft met variabelen.
Open je sjabloon (klik hier om te leren hoe je een nieuwe maakt)
Gebruik HubSpot Variabelen: scroll binnen HubSpot aan de rechterkant naar beneden naar de module PandaDoc. Klik op Acties > Toon PandaDoc tokens
Kopieer deze tokens/variabelen met de vierkante haakjes en plak ze in een tekstblok in je sjabloon
Wanneer je een document maakt met dit sjabloon, wordt informatie van HubSpot ingevuld met variabelen.
Opmerking:
De opmaak van datumvariabelen hangt af van de standaard datumopmaak die is ingesteld in de instellingen van je werkruimte.
De opmaak van valutavariabelen is gebaseerd op de locale van de weergave van de ontvanger. Aangepaste geldvariabelen worden zonder valutasymbool en opmaak doorgegeven aan het document.
Gebruik HubSpot aangepaste eigenschappen als variabelen
Op dezelfde manier kun je aangepaste eigenschappen die zijn gemaakt in HubSpot naar PandaDoc documenten slepen. Een aangepaste eigenschap die is gemaakt in HubSpot voor een specifiek object (Deal, Contact of Bedrijf) wordt weergegeven in de bijbehorende tokens/variabelenlijst.
Open je Deal, ga naar Acties > en selecteer Alle eigenschappen weergeven;
Klik vervolgens op Standaard eigenschappen instellen in het linkerpaneel en stel in dat deze eigenschap moet worden weergegeven in het gedeelte Over deze deal > Opslaan;
Open de Deal > en zoek je eigendom aan de linkerkant > vul de waarde in;
Scroll daarna naar beneden naar de PandaDoc module aan de rechterkant en klik op Acties > Toon PandaDoc tokens om je variabele daar te vinden. Om de variabele in de documenten in te vullen, kopieer je deze simpelweg en plak je deze in een tekstblok in je sjabloon.
Informatie doorgeven van HubSpot naar PandaDoc (via velden)
Je kunt gegevens aan PandaDoc velden op dezelfde manier doorgeven als variabelen. In tegenstelling tot variabelen hoef je echter geen vierkante haken te gebruiken.
Kopieer in de lijst met tokens het token zonder vierkante haakjes naar het veld Samenvoegen.
Zodra het document is verzonden, ziet de ontvanger de vooraf ingevulde gegevens en kan hij of zij dit veld bijwerken, mits het veld aan hem of haar is toegewezen.
Gebruik rollen en rolvariabelen om contactgegevens in te vullen
De contactgegevens worden niet ingevuld wanneer je documenten maakt vanuit een overeenkomst of bedrijfsobject? Helaas zijn contactvariabelen niet beschikbaar binnen een deal of bedrijf, maar er is een omweg. Sjabloonrollen en rolvariabelen zijn een geweldige manier om contactgegevens door te geven terwijl je toch documenten maakt binnen een deal/bedrijf. Je kunt de voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoon, bedrijfsnaam, functieloon, adres, stad, postcode, land en staat/regio van een contact doorgeven welke is gekoppeld aan een deal of bedrijf. Merk op dat variabelen niet beschikbaar zijn voor gebruikers van het eSignature Plan.
Als je een ontvanger vooraf toewijst op sjabloonniveau, wordt deze automatisch toegewezen aan de rol wanneer het document wordt gemaakt.
Klik in je sjabloon bovenaan op + Rollen toevoegen en voeg er een toe
Klik op Variabelen en zoek je specifieke rolnaam op
Klik op het dupliceer pictogram naast een variabele om deze te kopiëren en in je sjabloon te plakken. Voorbeeld: [Client.Name]
Als je een document maakt van een deal/bedrijf, wijs je de bijbehorende contactpersoon toe aan de rol die je hebt gemaakt.
Opmerking:
Een contact gekoppeld aan een HubSpot record verschijnt in het dropdown menu bij het toewijzen van ontvangers aan rollen. Om een ontvanger toe te wijzen uit je PandaDoc contacten begin je met het typen van hun naam of e-mailadres.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Uitvouwen voor belangrijke informatie over variabelen
Om variabelen te gebruiken die zijn toegewezen aan andere velden in PandaDoc of je CRM, moeten ze exact overeenkomen. Variabelen zijn hoofdlettergevoelig en één verkeerd teken zorgt ervoor dat het token niet wordt ingevuld. Voorbeeld: [Contact.Adres] [contactadres]
Variabelen werken niet op alle objecten. Om de lijst met variabelen te vinden die je kunt gebruiken voor je HubSpot record, ga je naar Acties > Toon PandaDoc tokens. Als je een document maakt van een Contactpersoon, kun je variabelen voor Bedrijf en Contactpersoon gebruiken. Als je een document van een bedrijf maakt, mag je alleen bedrijfsvariabelen gebruiken. Als je een document maakt van een Deal, kun je variabelen voor Bedrijf en Deal gebruiken.
Push productinformatie in PandaDoc
Stuur productinformatie naar een PandaDoc prijstabel
Opmerking:
HubSpot Producten zijn beschikbaar op HubSpot's Professional en Enterprise Plans.
Welke informatie wordt overgedragen:
Prijs
Hoeveelheid
Korting op het Line Item niveau
Line Item name
Line Item beschrijving
Wat wordt niet ondersteund:
Belastingen (aangezien belastingen niet worden ondersteund in HubSpot);
Terugkerende betalingen die zijn ingesteld in HubSpot worden als eenmalige betalingsoptie overgezet naar de prijstabel. Als je terugkerende betalingen moet opnemen in je PandaDoc document, kun je CPQ gebruiken.
Volgorde productenlijst. In een prijstabel op PandaDoc kunnen producten in een andere volgorde staan dan op HubSpot.
Hoe verstuur je producten van HubSpot
Selecteer in je sjabloon de prijstabel die je wilt vullen. Klik dan op Eigenschappen bovenaan de tabel, in de eigenschappen van de tabel aan de rechterkant, zorg ervoor dat Gegevens samenvoegen is ingeschakeld. Als dit is ingeschakeld, zie je blauwe plaatshouders voor gegevens samenvoegen in de prijstabel.
Zorg ervoor dat je producten zijn gekoppeld aan je Deal record in HubSpot.
Maak je document vanuit je Deal record in HubSpot. Controleer je prijstabel om er zeker van te zijn dat je producten gevuld zijn.
Om de korting weer te geven in de prijstabel klik je op het plusteken rechts van de prijstabel en selecteer je Korting in de verborgen kolommen. Je kunt de kolom Korting vooraf toevoegen in je sjabloon.
Klik hier voor meer informatie over kortingen en belastingen in een prijstabel.
Stuur productinformatie naar een offertebouwer-blok in PandaDoc
Om productinformatie van je HubSpot deals naar het quote builder blok te sturen, voeg je eerst het quote builder blok toe aan je sjabloon. Maak vervolgens een document van een deal in HubSpot.
Zodra je een document maakt met dit sjabloon, wordt de volgende productinformatie naar het offerteblok gestuurd:
Prijs
Hoeveelheid
Korting op Line Item niveau
Line Items naam
Line Item beschrijving
Factureringsfrequentie (alleen jaarlijks, driemaandelijks en maandelijks)
Om aangepaste velden in het gemaakte document te verbergen klik je op het offertebouwer blok > selecteer je Offerte bewerken in het zwevende paneel, selecteer je Kolom toevoegen rechtsboven een sectie > en selecteer je de aangepaste kolom in de dropdown-menu onder "Verborgen tonen"
Opmerking:
Als je meerdere secties hebt in je offerte bouwer blok worden producten naar de laatste sectie getrokken. Als je meerdere quote builder blokken in je sjabloon hebt, worden producten uit je offerte/opportunity naar elk blok getrokken.
Documenten maken en bijhouden
Ga naar HubSpot en open een record van een contactpersoon, bedrijf of deal. Klik dan op 'Document maken';
Kies het sjabloon welke je wilt gebruiken en wijs je ontvangers toe. Bekijk dan je document en breng de nodige wijzigingen aan om het aan te passen aan je ontvanger;
Klik op Verzenden en volg de aanwijzingen om de titel en het e-mailbericht van je document aan te passen;
Ga naar de module PandaDoc in je HubSpot record om de status van je document te volgen.
Koppel een document aan een deal in HubSpot
Als je een document hebt gemaakt in PandaDoc dat je wilt koppelen aan een deal in HubSpot, dan kun je bij ons terecht!
Zorg ervoor dat je bent ingelogd op zowel HubSpot als PandaDoc.
Open het document in het tabblad PandaDoc en klik vervolgens op het pictogram HubSpot aan de rechterkant.
Klik op Document koppelen en je wordt gevraagd om een deal te selecteren van je HubSpot account. Kies een deal en klik op Link. De lijst toont alle deals waartoe je toegang hebt en de tien deals die je het meest recent hebt bijgewerkt staan bovenaan.
Rechts onder "Deal Info" kun je de aanmaakdatum, status en het totaalbedrag van de deal bekijken. Let op: het kan zijn dat je de dealinfo op PandaDoc moet verversen om er zeker van te zijn dat je de nieuwste update ziet. Als het transactiebedrag of de aanmaakdatum "Onbekend" aangeeft, betekent dit dat dit veld leeg is in HubSpot.
Ga nu naar de HubSpot deal record. Het document wordt weergegeven in de module PandaDoc alsof het is gemaakt via HubSpot!
Om een document te ontkoppelen van een deal of te koppelen aan een andere deal, selecteer je drie verticale ellipsen naast de naam van de deal en selecteer je Ontkoppel deal in de vervolgkeuzelijst. Als je het document hebt gemaakt vanuit een ander object (Bedrijf, Contactpersoon), dan kun je het niet loskoppelen van dat object en ook niet koppelen aan een overeenkomst of gerelateerde informatie bekijken.
Als de integratie met HubSpot niet is verbonden met je account, zie je een van de fouten op de onderstaande schermafbeeldingen. Neem contact op met je PandaDoc Workspace Admin om de integratie te koppelen of, als jij de Admin bent, koppel hem dan zelf via Instellingen > Integraties.
Werk een document bij met waarden uit HubSpot
Opmerking:
Om deze functie te gebruiken moet het document de status "Concept" hebben.
Als je informatie in je deal bijwerkt nadat het document al is gemaakt of gekoppeld aan de deal, kun je dit document eenvoudig bijwerken met de nieuwe waarden uit de gekoppelde deal. Hier lees je hoe:
Ga binnen het PandaDoc document naar het paneel Integraties door rechts op het pictogram HubSpot te klikken.
Klik onder Documentgegevens op Importeren uit CRM.
De variabelen en productinformatie in je prijstabel (hoeveelheid, eenheidsprijs en eenheidskorting) worden bijgewerkt met de juiste informatie van HubSpot. Je kunt dan geen PandaDoc velden of rolvariabelen bijwerken.
Opmerking:
Je document moet worden gemaakt via HubSpot om de productinformatie van je deal bij te werken in de prijstabel.
Om de valuta in een PandaDoc document bij te werken wanneer deze niet overeenkomt met de valuta in HubSpot, volg je deze stappen:
Scroll binnen HubSpot aan de rechterkant naar beneden naar de module PandaDoc. Klik op Acties > Toon PandaDoc tokens. Zoek vervolgens de variabele [Deal.DealCurrencyCode] onder het tabblad Deal en zorg ervoor dat de variabele de valutacode bevat.
Ga binnen het PandaDoc document naar het paneel Integraties door rechts op het pictogram HubSpot te klikken.
Klik onder Documentgegevens op Importeren uit CRM.
De valuta wordt bijgewerkt in de prijstabel of offertebouwer en weergegeven in de waarde van het document.
Opmerking:
Een HubSpot Deal moet de valutacode bevatten in de [Deal.DealCurrencyCode] variabele. Als deze variabele geen waarde heeft, is dat een indicator dat de account HubSpot is geconfigureerd om één valuta te gebruiken. We raden aan een extra valuta activeren in HubSpot als je deze functie wilt gebruiken.
Waarschuwing:
In gevallen waarin de variabele leeg is in de HubSpot Deal, zal de functie 'Importeren uit CRM' de valuta van het gekoppelde document en de producten in de prijstabel niet bijwerken.
HubSpot werkstromen
Je kunt een workflow instellen in HubSpot om bepaalde acties te automatiseren op basis van PandaDoc documentactiviteit. Lees hier meer.
Hoe verwijder je de PandaDoc < > HubSpot Integration
Wie kan verwijderen? PandaDoc Accountbeheerder en admins met beheerdersrechten in HubSpot.
Ga in PandaDocnaar Instellingen > Integraties > HubSpoten selecteer Verbinding verbreken onder het tabblad Overzicht. Selecteer nog een keer Verbinding verbreken in het pop-upvenster om je actie te bevellstigen.
Ga naar HubSpoten selecteer het pictogram Marktplaats in de bovenste navigatie. Selecteer onder Beheer Verbonden apps. Selecteer Acties op deapp "PandaDoc | eSignatures & More" en klik vervolgens op Verwijderen. Typ in het dialoogvenster "uninstall" in het tekstveld en klik op Uninstall.
Opmerking:
Als je de app verwijdert, worden bestaande PandaDoc | eSignatures & More gegevens op HubSpotniet verwijderd, maar ze worden niet langer bijgewerkt.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Kan ik de dealstatus bijwerken nadat een document is ondertekend?
Niet binnen onze integratie. Je kunt echter Zapier gebruiken om de dealstatus bij te werken zodra een document is ondertekend. Je kunt ook onze automatiseringen gebruiken om de deal-fase bij te werken zodra de documentstatus verandert.
Problemen oplossen
Sommige van mijn HubSpot variabelen worden niet ingevuld
Er zijn een paar redenen waarom dit zou kunnen gebeuren.
De variabele karakters zijn niet exact gematched met de gemapte variabele. Ga naar Acties > PandaDoc Tokens bekijken om te controleren of ze overeenkomen.
Je gebruikt een variabele van een ander HubSpot recordtype die niet wordt ondersteund in het record waarvan je dit document maakt. Deal tokens/variabelen werken bijvoorbeeld niet als je documenten maakt vanuit Contacten.
Er is geen waarde opgegeven in de eigenschap die is toegewezen aan je HubSpot variabele.
Mijn producten worden niet overgenomen in de prijstabel
Controleer of de prijstabel in de sjabloon waarvan je documenten maakt "Gegevens samenvoegen" heeft ingeschakeld. Selecteer daarvoor de prijstabel die je wilt vullen. Klik dan op Eigenschappen in het zwevende paneel, zet in de eigenschappen van de tabel aan de rechterkant de schakelaar aan die zegt Gegevens samenvoegen. Nu kun je beginnen met het maken van een document.
Als optie 1 niet helpt of irrelevant is, vraag dan iemand in je team met Super Admin rechten toegang in HubSpot om de integratie opnieuw te koppelen (aanbevolen door HubSpot). Ga hiervoor in PandaDocnaar Instellingen > Integraties > HubSpot > klik op Uitschakelen. Schakel het dan terug in.
PandaDoc vraagt je voortdurend om in te loggen
1. Waarschijnlijk heb je de instelling "Blokkeer cookies van derden" ingeschakeld in je browser. Afhankelijk van welke browser je gebruikt, volg je een van deze links om deze instelling uit te schakelen:
Ga in Safari naar Voorkeuren > Privacy > Websitegegevens beheren. Klik op Alles verwijderen of selecteer hubspot.com en pandadoc.com en klik op Verwijderen.
2. Daarnaast moet je misschien de "Prevent cross-site tracking" instelling uitschakelen in Safari (deze moet uitstaan):
Volg deze link of de onderstaande links om te leren hoe je deze instelling in andere browsers kunt uitschakelen.
Ik zie een fout in de HubSpot app in mijn PandaDoc document "We ondersteunen recorddetails en de mogelijkheid om gegevens uit Deals te importeren. Maak een nieuw document of open het bestaande document welke je hebt gemaakt in PandaDoc."
PandaDoc documenten kunnen alleen worden gekoppeld of ontkoppeld van het Deal-object in HubSpot. Als je deze fout ziet in je PandaDoc document, betekent dit dat dit document is gemaakt vanuit een ander object (Bedrijf of Contactpersoon). Je kunt deze niet loskoppelen van dat object om het te koppelen aan een deal of om gerelateerde informatie te bekijken. Je kunt dit document dupliceren en koppelen aan een deal in PandaDoc, of direct een nieuwe maken via de Deal in HubSpot.
Ik zie een fout in de HubSpot app in mijn PandaDoc document "PandaDoc is niet verbonden met HubSpot. Neem contact op met je PandaDoc admin om de integratie te configureren."
Om de integratie te gebruiken, moet je ingelogd zijn op de werkruimte die verbonden is met een actieve HubSpot CRM. Ga naar Instellingen > Integraties, klik op HubSpot en controleer of de integratie is verbonden met de werkruimte waarin je momenteel bent ingelogd.