Beschikbaarheid: Business en Enterprise verpakt

Onze blok Offerte samenstellen maakt het eenvoudig om offertes af te stemmen op de behoeften van uw prospects. Maak van inconsistenties en onnauwkeurigheden iets van het verleden door je verkoopteam in staat te stellen om hoogwaardige offertes te maken en meer deals te sluiten.

Doe mee aan onze live cursus om meer te leren over het hele proces van het opstellen van offertes.

Om te beginnen voeg je een blok Offerte samenstellen toe aan je sjabloon en klik je erop om het in te stellen. Om het blok toe te voegen, selecteer je de groene snel-toevoeg regel tussen contentblok en selecteer je vervolgens Offertetool in het dropdownmenu; je kunt het alternatief toevoegen door op Insert > Offertetool te klikken in het bovenste menu.

Om de Offertetool editorte openen, selecteer je de blok Offerte samenstellen in je document of sjabloon en selecteer je vervolgens Volledig scherm rechtsboven in het blok. Dit opent de volledige editor waarin je producten kunt toevoegen, kolommen kunt configureren, secties kunt beheren en meer.

In sjabloon en document hangt de valuta van Offertetool af van de documentwaarde-valuta . Wanneer je contentbibliotheek-item toevoegt, erft de blok Offerte samenstellen de standaard werkruimte-valuta.

Je kunt een van onze vooraf gedefinieerde sjabloons gebruiken die een blok Offerte samenstellen met aangepaste ontwerpinstellingen bevatten.

Om dit sjabloon te gebruiken, ga naar de categorie "Verkoop" in onze Sjablonengalerij.

Er zijn twee manieren om een blok te bewerken, afhankelijk van je accountinstellingen.

Full-screen editor (standaard)

Selecteer de blok Offerte samenstellen, en selecteer vervolgens Volledig scherm vanuit de zwevende werkbalk. Dit opent de volledige offerte-editor, waar je producten kunt toevoegen en beheren, kolommen kunt configureren, kortingen en belastingen kunt instellen, het ontwerp kunt beheren en permissies kunt beheren.

Inline offerte (vereenvoudigde quote-ervaring)

Als je account de vereenvoudigde quote-ervaring heeft ingeschakeld, kun je de quote direct op de document bewerken — er is geen aparte editor nodig. Je kunt secties toevoegen, rijen en kolommen beheren en ontvangerrechten beheren zonder de pagina te verlaten. Geavanceerde instellingen zoals ontwerp en kolomvergrendeling vereisen nog steeds de full-screen editor.

Begin met het selecteren van de blok Offerte samenstellen. Selecteer vervolgens +Uit Catalogus aan de linkerkant.
​

Selecteer vervolgens items uit je Catalogus. Klik hier om meer te weten te komen over productbundels in Offertetool.

Zodra je alle producten hebt toegevoegd, selecteer je Save om terug te keren naar het sjabloon/document.

Ga hierheen om te leren hoe je aangepaste producten kunt bewerken of toevoegen in Offertetool. Jij en je teamgenoten kunnen eenvoudig aangepaste producten toevoegen, of simpelweg producten bewerken die je hebt toegevoegd uit je Catalogus.

Je kunt je Catalogus-items doorzoeken op productnaam, SKU, beschrijving, aangepaste veldnamen en hun waarden. Het zoekresultaat wordt weergegeven met de volgende prioriteit:

Daarnaast kun je zoeken met de categorienaam en de resultaten tonen alle items binnen de categorie.

Aangepaste producten worden aan je offerte toegevoegd; Standaard worden ze verborgen voor je ontvanger. Om een kolom uit ontvanger te ontmaskeren, selecteer je rechtsboven in een sectie ' Kolom toevoegen ' en selecteer je vervolgens je aangepaste kolom in het dropdown Verborgen weergeven.

Om een productafbeelding van een regel te verwijderen, heb je twee opties:

Optie 1 — Direct verwijderen in het citaat:

Optie 2 — Verwijder uit de preview:

Je kunt lijnitems herschikken in een sectie of tussen verschillende secties in je offerte. Om de volgorde van items in je offerte te wijzigen, sleep je ze door op het gebied links van hun naam te klikken en vast te houden, en zet je ze vervolgens neer op de gewenste locatie.

Om meerdere items tegelijk te herschikken, druk je op Cmd (op Mac) of Ctrl (op Windows) en selecteer je de items die je wilt verplaatsen, sleep je ze naar de gewenste plek en laat je ze vallen zodra je een groene lijn ziet.

Om een product uit de blok Offerte samenstellen te verwijderen, begin je met het selecteren van Volledig scherm in de zwevende werkbalk.

Selecteer vervolgens het item dat je wilt verwijderen door links op de naam te klikken, vervolgens op 'Backspace' op je toetsenbord te drukken of rechtsboven in de sectie op Verwijderen te klikken.

Je kunt ook het verticale ellipsemenu (drie stippen) helemaal rechts bij het item selecteren en vervolgens Item verwijderen selecteren.

Om meerdere items tegelijk te verwijderen, druk je op Cmd (op Mac) of Ctrl (op Windows) en selecteer je de items die je wilt verwijderen, druk dan op Backspace op je toetsenbord of klik je rechtsboven in de sectie op Verwijderen .

Je kunt de Ongedaanmaak/Herdo-knoppen gebruiken om wijzigingen die in de Offertetool zijn aangebracht terug te trekken.

Standaard worden de kolommen Prijs, Hoeveelheid en Totaal weergegeven in de Offertetool editor modus. Je kunt extra kolommen toevoegen door rechtsboven in een sectie op 'Voeg kolom toevoegen' te selecteren. Deze aanvullende kolommen omvatten:

Om de kolommen van een quote te herordenen, sleep en laat je een kolomkop vallen zodra er een groene lijn verschijnt. Je kunt de kolommen Naam en Totaal niet herordenen.

Je kunt kolommen verwijderen die je hebt toegevoegd of aangepaste veldkolommen door de kolomkop te selecteren en vervolgens kolom verwijderente selecteren.

Daarnaast kun je elke kolom behalve de Titelkolom verbergen door de schakelaar "Toon voor ontvanger" uit te schakelen in het dropdownmenu in de kolomheader.

Als je wilt voorkomen dat bepaalde teamleden specifieke kolommen, zoals de Prijskolom, in je offerte bewerken, kun je die kolommen vergrendelen. Selecteer hiervoor de kolomkop en zet de optie 'Vergrendelen ' aan. Dit beperkt het bewerken van celwaarden in die kolom.

Wanneer een kolom wordt vergrendeld voor bewerking, kunnen gebruikers met een lidrol het volgende niet doen:
- bewerk de waarden in deze kolom
- verbergen of onthullen
- de kolom te verwijderen of te hernoemen

Wanneer de kolom Hoeveelheid is vergrendeld, kan een gebruiker met een lidrol geen QUANTITY-bewerking instellen voor de producten in de betreffende sectie.

Andere gebruikers op het account met een beheerder of managerrol kunnen deze acties uitvoeren.

Om eenvoudig te bekijken hoe de offerte eruit zal zien voor je ontvanger zodra je alle wijzigingen hebt doorgevoerd, selecteer je het tabblad "Design".

Je kunt secties en kolommen hernoemen binnen Offertetool.

Om een sectie te hernoemen, selecteer je de titel linksboven in een sectie, typ je de nieuwe naam, selecteer je Enter of klik je simpelweg buiten het bewerkingsgebied.

Om een kolom te hernoemen, selecteer je de header, typ je de nieuwe naam, en klik je vervolgens buiten het bewerkingsgebied om de nieuwe naam op te slaan.

De voettekst van een offerte stelt je in staat het subtotaal, het totale aantal artikelen, korting, kosten, belasting en andere waarden die je voor je klanten wilt tonen te beheren binnen het offerteblok en de bijbehorende secties.

Wanneer je een blok Offerte samenstellen aan je sjabloon toevoegt, zie je standaard de sectie-totaallijn in de voettekst van de quote. Om rijen toe te voegen aan de voettekst van de offertesectie, selecteer je de knop "+" en voeg vervolgens het totale aantal eenmalige of terugkerende subtotalen en zoveel kortings-, belasting- en vergoedingslijnen toe aan de sectievoet als je wilt.

Om een lijn te verwijderen, ga je eroverheen en selecteer je het verticale ellipsmenu (drie stippen) rechts, en selecteer dan Verwijder lijn.

De offertevoet stelt u in staat het totale aantal artikelen, totale kortingen, kosten en belastingen te tonen die op alle offertesecties moeten worden toegepast. Om regels toe te voegen aan de voettekst van citaat, selecteer je de regels die je nodig hebt met de "+"-knop. Je kunt zoveel regels toevoegen aan de voettekst van het citaat.

Daarnaast kun je voor/na subtotalen tonen voor kortingen, kosten en belastingen. Om dit te doen, selecteer je het verticale ellipsmenu (drie stippen) rechts en zet je de schakelaar aan voor de weergaveoptie die je nodig hebt.

Om een quotevoetregel te verwijderen, selecteer je het verticale ellipsmenu (drie stippen) rechts van de naam en selecteer je vervolgens Lijn verwijderen.

Bovendien kunt u elke regel in de voettekst hernoemen en laten zien hoeveel uw klanten besparen. De regel "Je bespaart" berekent zowel de wereldwijde korting die je handmatig toepast als de interne korting die wordt berekend op basis van volumeproducten en producten met volumekortingen.

Je kunt ook aangepaste tekst velden toevoegen aan het Grand total-footergedeelte om extra informatie voor je klanten te specificeren. Om dit te doen, selecteer je Meer/+ en selecteer je het Aangepaste veld uit het keuzemenu.

Je kunt je klanten meer keuzes geven door producten in je offerte optioneel te maken en de producthoeveelheid aan te passen. Je kunt ontvanger ook toestaan één of meerdere items uit je offerte te kiezen.

Lees hier meer over de opties voor de ontvanger.

Je kunt kortingen, belastingen en kosten toevoegen in vaste bedragen of percentages. Om de manier waarop kortingen, belastingen en kosten worden berekend te wijzigen, selecteer je een kolomkop en maak je vervolgens je keuze via het keuzemenu voor getalformaat .

De totale korting voor de volledige offerte wordt berekend naast "Je zult besparen" in de voettekst van de offerte.

Offertetool stelt u in staat om terugkerende betalingen van uw klanten te innen via Stripe. Zo doe je het:

Zodra je klant betaald hebt, wordt er een nieuw abonnementsrecord aangemaakt in je Stripe-account en wordt de volgende terugkerende afschrijving automatisch van het abonnement geïnd.

Als je optionele items en Quantiteit-bewerking hebt ingeschakeld voor je ontvanger, verandert het totaal automatisch zodra je klant interactie heeft met de blok Offerte samenstellen.

Daarnaast kun je de naam aanpassen voor de lijnen Aangepaste looptijd, Initiële betaling en Totale contractwaarde . Selecteer de titel, typ vervolgens de nieuwe naam en druk op Enter, of klik gewoon buiten het bewerkingsgebied.

Als je de totale contractwaarde voor je ontvanger wilt verbergen, ga dan naar de Offertetool, klik dan op Totale contractwaarde en zet de schakelaar 'Toon voor ontvanger' uit.

Als je een van onze integraties gebruikt om documenten direct vanuit je CRMte maken, en je hebt de integratie ingeschakeld in Instellingen > Integrations, worden producten automatisch binnengehaald in het blok Offerte samenstellen in je sjabloon.

Lees hier meer over de ontwerpopties van Offertetool.

Alleen gebruikers met een manager- of beheerderrol kunnen een blok Offerte samenstellen zien en toevoegen. Als je een lid-accountrol hebt, neem dan contact op met je accountbeheerder.

Producten die aan de blok Offerte samenstellen in je sjabloon en contentbibliotheek-item zijn toegevoegd, worden automatisch bijgewerkt zodra je de bewerkte Catalogus importeert met een .csv Bestand.

Om je catalogus bij te werken met een .csv Bestand te maken, moet je eerst je bestaande producten exporteren. Om dit te doen, selecteer je de optie Exporteren rechtsboven. Bewerk vervolgens de producten binnen de .csv bestand en importeer het vervolgens terug naar PandaDoc door de optie Importeren te selecteren vanuit de dropdrown.

Wil je meer weten over het maken van citaten? Kom eens kijken naar onze cursus Building Quotes with PandaDoc op de PandaDoc Learning Academy!