Remarque:
Certaines images et certains liens dans cet article ne sont disponibles qu'en anglais américain.
Disponibilité : forfaits Essentiels, Professionnel et Entreprise
Limitations : vous pouvez regrouper jusqu'à 10 documents, avec une taille maximale par document de 50 Mo.
Avertissement sur le format : les champs de texte se décalent lorsque les thèmes ne sont pas cohérents entre les documents et les éléments de la bibliothèque de contenu. Veillez à ce que le même thème soit appliqué à tout le contenu utilisé lors du processus de création de documents afin d'éviter les problèmes de mise en forme.
Passer à :
Vous avez besoin d'envoyer plusieurs documents dans un seul courriel et de les faire signer et stocker séparément ? Utilisez notre fonction de regroupement de documents pour envoyer vos documents en un seul lot bien ordonné.
Regarder une vidéo de présentation :
Comment regrouper des documents
Nous suggérons de regrouper les documents au niveau du modèle pour inclure tous les documents que vous envoyez habituellement (accords de confidentialité, contrats, factures, etc.) qui doivent être signés et stockés séparément.
Apprenez à regrouper des documents par l'intermédiaire de l'API ici.
Remarque :
Tout flux d'approbation ou ordre de signature que vous avez mis en place dans vos modèles sera désactivé une fois que vous aurez regroupé les documents. Lorsque vous regroupez des documents, vous devez mettre en place un nouveau flux d'approbation ou un ordre de signature pour le modèle.
Il y a plusieurs façons de regrouper vos documents au niveau du modèle/document.
Commencez par créer un seul modèle/document, puis ajoutez-y des documents. Utilisez plusieurs modèles que vous avez déjà, ajoutez des modèles de notre galerie de modèles ou téléchargez des documents.
Téléchargez plusieurs documents pour créer un lot que vous pouvez ordonner vous-même. Pour ce faire, sélectionnez Documents dans le menu de gauche > +Document, puis sélectionnez Télécharger un fichier pour choisir des fichiers sur votre bureau, ou faites simplement glisser plusieurs fichiers dans la zone de téléchargement.
Sélectionnez plusieurs modèles pour créer un lot. Pour ce faire, sélectionnez d'abord Documents dans le menu de gauche > cliquez sur la flèche à côté du bouton +Document et sélectionnez À partir de mes modèles. Ensuite, sélectionnez les modèles que vous souhaitez inclure dans l'ordre voulu, puis sélectionnez Ajouter des éléments.
Vous pouvez aussi sélectionner les modèles que vous souhaitez regrouper dans la liste des modèles et cliquer sur Regrouper en haut de la page.
Remarque :
La troisième option est la meilleure façon de regrouper des modèles lors de la création de documents viaSalesforce, Zendesk Sell, Microsoft Dynamicsetmonday.com.
Remarque :
Pour modifier l'ordre des documents, faites glisser le document/modèle par le titre à l'endroit voulu.
Pour regrouper des documents au sein d'un même modèle ou document, sélectionnez l'icône du document en haut à gauche, puis survolez au-dessus ou en dessous du nom du document dans le panneau Documents jusqu'à ce qu'une ligne d'indicateur bleue apparaisse. Une fois cela fait, cliquez sur l'icône plus (+), puis sélectionnez Ajouter un document.
Vous pouvez aussi sélectionner +Document pour ajouter un document au pied du lot de documents.
Une fois que vous avez regroupé vos documents, vous pouvez ajouter tous les champs nécessaires et vous assurer que chacun est attribué au signataire approprié. Enfin, vous pouvez envoyer votre lot de documents aux destinataires par courrier électronique ou par lien direct.
Travailler avec des documents groupés
Vous pouvez facilement parcourir vos documents groupés en utilisant le panneau Documents. Pour ouvrir le panneau, il suffit de sélectionner l'icône du document sous le nom de vos documents en lots.
Dans le panneau Documents, vous pouvez :
Ajouter un nouveau document/contenu
Plier ou déplier un document en sélectionnant la flèche à côté du nom du document
Modifier le nom d'un document
Supprimer un document
Remplacer le fichier source d'un document téléchargé
Chaque nom de document sera affiché séparément au-dessus du document. Il sera hérité des modèles/noms de fichiers téléchargés qui ont été utilisés pour créer un lot.
Signer des documents groupés
Remarque :
Si l'un des documents groupés doit être modifié, il est nécessaire de modifier et de renvoyer l'ensemble du lot.
Chaque signataire devra remplir le(s) champ(s) qui lui est (sont) attribué(s) et sélectionner Terminer pour compléter tous les documents groupés. Les signataires peuvent utiliser le panneau Documents sur la gauche pour parcourir facilement les documents.
Une fois que tous les signataires auront rempli chaque document, le statut du lot passera à « Terminé ». À ce moment-là, vous pourrez télécharger les documents sous forme de PDF unique ou de fichiers PDF séparés, avec un certificat de signature pour chaque document contenant un champ de signature.
Télécharger des documents groupés
Vous avez deux possibilités pour télécharger des documents en lots :
Sous forme de PDF multiples et séparés.
En tant que PDF unique avec un certificat de signature séparé pour chaque document complété. (Veuillez noter que le certificat de signature est ajouté à tout document contenant au moins un champ de signature et finalisé par chaque signataire.)
Remarque :
Lorsque vous téléchargez des documents sous forme de fichiers séparés, les PDF héritent des noms individuels qu'ils ont dans un lot. Si vous téléchargez des documents groupés sous forme de fichier unique, celui-ci héritera du nom des documents groupés.
Dépannage
Lorsque j'essaie de télécharger des documents groupés, rien ne se passe.
Cela peut être dû au fait que votre navigateur bloque les téléchargements de fichiers multiples. Pour autoriser le téléchargement de fichiers multiples :
Sur Chrome :
Ouvrez Google Chrome, puis sélectionnez Personnaliser et contrôler Google Chrome > Paramètres.
Accédez à Confidentialité et sécurité > Paramètres du site.
Dans Autorisations supplémentaires, sélectionnez la section Téléchargements automatiques, sélectionnez « Autoriser tous les sites à télécharger plusieurs fichiers automatiquement ».
Sur Safari :
Sélectionnez « Safari » dans la barre de menu en haut à gauche, puis sélectionnez Préférences.
En haut de la fenêtre, sélectionnez Sites web.
Dans la barre latérale gauche, sélectionnez Téléchargements.
Sélectionnez le menu déroulant Autoriser sur le côté droit.
Sélectionnez Autoriser à côté de « Lors de la visite d'autres sites web pour modifier les paramètres de téléchargement pour tous les sites web ».
Dans Edge :
Cliquez sur la barre de menu dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres.
Dans le panneau de droite, sélectionnez Cookies et autorisations de site.
Faites défiler vers le bas et sélectionnez Téléchargements automatiques.
Appuyez sur le bouton pour permettre le téléchargement automatique de plusieurs fichiers.