Disponibilité : forfaits Professionnel et Entreprise
Vous pouvez configurer un flux de travail interne automatisé pour envoyer des documents aux approbateurs désignés avant de les envoyer à vos destinataires.
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Expérience classique
Comment utiliser le flux d'approbation
Remarque: Le propriétaire du compte, les administrateurs ou les gestionnaires au sein d'un espace de travail peuvent gérer les flux de travail et agir en tant qu'approbateurs de documents (s'ils sont sélectionnés comme approbateurs.) Les membres ne peuvent pas gérer le flux d'approbation ni agir comme approbateurs. Les utilisateurs disposant d'un rôle de Collaborateur ne pourront pas approuver ni envoyer des documents pour approbation.
Le flux d'approbation est activé et géré au niveau du modèle.
Ouvrir un modèle, accéder à l'onglet Gérer les rôles et cliquer sur le bouton bascule « Approbation requise ».
Alternativement, sélectionnez l'onglet Flux de travail dans le panneau de droite et cliquez sur le bouton Approuvés pour configurer les approbations.
Pour ajouter un approbateur, commencez à taper son nom ou son adresse e-mail dans la fenêtre contextuelle.
Pour ajouter un groupe d'approbateurs, cliquez sur +Ajouter un groupe d'approbateurs, donnez-lui un nom, et ajoutez vos approbateurs
Cliquez sur Enregistrer une fois terminé
Remarque: Un membre d'un groupe d'approbateurs approuve le document au nom du groupe.
Vous pouvez configurer un flux d'approbation et ajouter le même approbateur plusieurs fois si vous avez besoin qu'il vérifie le document à plusieurs étapes.
Remarque: Vous ne pouvez pas réutiliser le même groupe d'approbateurs sur d'autres modèles, vous devrez le recréer.
Pour examiner la configuration de votre flux de travail, accédez à votre modèle/document, puis accédez à l'onglet Gérer les rôles et cliquez sur Afficher le flux d'approbation.
Autoriser les utilisateurs à sélectionner les approbateurs de documents
Vous pouvez créer un groupe d'approbateurs contenant autant d'approbateurs que nécessaire, puis autoriser l'expéditeur du document à sélectionner un approbateur dans la liste.
Pour ce faire, sélectionnez Créer un groupe d'approbateurs, sélectionnez les approbateurs dans la liste déroulante, puis sélectionnez Autoriser l'utilisateur à sélectionner un approbateur – cette option offre une flexibilité au sein d'un seul modèle et garantit que seule la personne appropriée reçoit la demande et approuve le document.
Remarque: Si ce paramètre est désactivé, tous les approbateurs du groupe recevront une notification par e-mail pour approuver le document. Un seul approbation est nécessaire pour que le document soit approuvé.
Une fois que le document est prêt à être envoyé pour approbation, l'expéditeur devra sélectionner un approbateur dans la liste. Cet approbateur recevra alors une notification par e-mail pour approuver le document.
Modifier/supprimer le flux de travail et les approbateurs
Remarque: Les administrateurs et les utilisateurs disposant de l'autorisation pertinente peuvent gérer les approbations au nom d'autres personnes.
Pour modifier le flux d'approbation, allez à votre modèle ou document en ébauche, puis accédez à l'onglet Gérer les rôles et cliquez sur Configurer un flux d'approbation.
Cliquez sur l'icône de corbeille pour supprimer un approbateur individuel ou un groupe entier.
Utilisez le commutateur pour désactiver le flux d'approbation sur votre modèle ou document.
Remarque: Les utilisateurs disposant d'un rôle Admin, Manager ou d'un rôle personnalisé avec l'autorisation « Peut créer et modifier les flux d'approbation » peuvent modifier les approbations dans les documents en ébauche.
Si un approbateur est supprimé de l'espace de travail, voici ce qui se produit : • Les approbations en attente assignées à cet approbateur restent en attente, mais aucun utilisateur ne peut les traiter puisque l'approbateur n'a plus accès au workspace. • Les documents qui nécessitent l'approbation de cet utilisateur ne peuvent pas être finalisés tant que l'approbation n'est pas complétée ou que le workflow n'est pas modifié. • Si le workflow permet de modifier les approbateurs, vous pouvez assigner les approbations en attente à un autre approbateur. • Les historiques et pistes d'audit conservent un enregistrement de toutes les approbations précédentes effectuées par cet utilisateur avant sa suppression. • Si l'approbateur avait des approbations planifiées ou conditionnelles pour les futurs documents, celles-ci seront également affectées et devront être reconfigurées. Pour éviter les interruptions de workflow, il est recommandé de transférer les approbations en attente à un autre approbateur avant de supprimer un utilisateur du workspace.
L'approbateur doit être supprimé du flux de travail avant d'être supprimé de l'espace de travail. Si ce n'est pas le cas, un utilisateur disposant d'un rôle Administrateur ou Gestionnaire sur le compte devrait modifier le flux d'approbation avant que le document ne soit envoyé pour approbation, sinon l'Approbateur restera dans le flux d'approbation et les documents resteront bloqués dans le processus d'approbation. Contactez-nous si votre document est bloqué.
Envoi de documents pour approbation
Une fois qu'un document est créé, le créateur du document l'envoie pour approbation avant qu'il ne soit envoyé au destinataire.
Le statut du document sera remplacé par « À approuver » et l'approbateur recevra l'e-mail de notification. Ils peuvent ouvrir le document à partir de la notification par e-mail ou à partir de leur Boîte de réception dans PandaDoc, et ils verront deux options : Approuver ou Rejeter. Les approbateurs peuvent également fournir un commentaire d'accompagnement au créateur du document.
Une fois que l'approbateur rejette ou approuve le document, le créateur du document reçoit une notification par e-mail ainsi que le commentaire (le cas échéant).
Le statut du document sera Approuvé ou Rejeté. Si approuvé, le document peut être envoyé.
Remarque: Les administrateurs, les gestionnaires et les utilisateurs disposant des autorisations pertinentes peuvent envoyer le document une fois qu'il est approuvé.
Si rejeté, le document doit être modifié et renvoyé pour approbation.
L'onglet « Dernière activité » dans Informations sur le document démontre les événements d'approbation.
Approbation au nom d'autres approbateurs
Si un approbateur n'est pas disponible (par ex., en congé), les administrateurs et les utilisateurs disposant de l'autorisation de rôle personnalisé «Peut approuver des documents au nom de tous les autres approbateurs» peuvent approuver des documents en son lieu et place.
Pour approuver au nom de quelqu'un d'autre :
Ouvrir le document en attente d'approbation.
Cliquez sur Approuver dans le panneau supérieur.
(Facultatif) Ajouter un commentaire pour indiquer la raison de l'approbation en leur nom.
La piste d'audit, la dernière activité et l'historique sur la page Accueil montreront que l'administrateur (ou l'utilisateur autorisé) a approuvé le document au nom de l'approbateur initial.
Approbations conditionnelles
Disponibilité : forfaits Professionnel* et Entreprise
* Cette fonction est disponible en tant que module complémentaire payant dans notre plan Business.
Notre fonction d'approbations conditionnelles vous permet d'automatiser votre flux d'approbation de documents. Les approbateurs recevront un document uniquement si les conditions définies dans le modèle sont satisfaites. Si une condition n'est pas respectée, le document passera automatiquement au statut approuvé.
Vous pouvez définir une condition pour :
Valeur du document
Remise sur article
Réduction totale
Total des réductions sur les articles
Toute variable de devis ( disponible pour les utilisateurs de PandaDoc CPQ )
# Comment configurer les Approbations conditionnelles **Approbations conditionnelles** vous permettent de définir des règles qui détermine qui doit approuver un document en fonction de conditions spécifiques. ## Étapes de configuration : 1. **Ouvrir les paramètres du document** - Accédez à **Paramètres du document** → **Approbations conditionnelles** 2. **Ajouter une règle conditionnelle** - Cliquez sur **Ajouter une règle conditionnelle** 3. **Définir les conditions** - Sélectionnez le champ et la condition (par exemple : Montant supérieur à 5000 €) - Vous pouvez combiner plusieurs conditions avec **ET** ou **OU** 4. **Attribuer les approbateurs** - Spécifiez qui doit approuver lorsque les conditions sont remplies - Cliquez sur **Ajouter un approbateur ou un groupe** 5. **Enregistrer la règle** - Cliquez sur **Enregistrer la règle** pour appliquer vos modifications ## Exemple : - **Si** Montant > 10 000 € **ET** Département = Ventes - **Alors** Envoyer pour approbation à : Gestionnaire de ventes + Directeur financier Vous pouvez créer plusieurs règles pour couvrir différents scénarios d'approbation.
Pour configurer les conditions de votre flux d'approbation, commencez par ouvrir votre modèle, puis suivez ces étapes :
Choisissez le menu à trois points verticaux en haut de la page, puis choisissez Flux de travail dans la liste déroulante
Sur la tuile Approuvés, activez le bouton bascule pour accéder aux paramètres d'approbation
Ajouter des approbateurs individuels ou un groupe d'approbateurs
Cliquez sur le bouton + Ajouter une condition, puis ajoutez une ou plusieurs conditions
Cliquez sur Enregistrer
Astuce : Vous pouvez configurer différentes conditions pour les approbateurs individuels séparément, ou vous pouvez laisser certains approbateurs sans conditions s'ils doivent approuver chaque document.
Astuce : Définissez un ordre d'approbation si vous souhaitez que le document soit envoyé à un seul approbateur à la fois.
Remarque: Puisque la devise d'approbation conditionnelle est contrôlée par la devise de la valeur du document, si vous modifiez la devise de la valeur du document, la devise d'approbation conditionnelle se synchronisera avec elle.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les approbations conditionnelles avec un bloc de générateur de devis.
Logique de conditions supplémentaires et opérations de chaîne
Nous avons introduit une logique plus avancée pour les approbations conditionnelles afin de vous donner une plus grande flexibilité dans l'acheminement des documents.
Opérations de chaîne prises en charge
Vous pouvez maintenant utiliser les opérateurs suivants lors de la configuration des conditions :
Contient
Ne contient pas
Est égal à
N'est pas égal à
Ceux-ci sont particulièrement utiles pour les conditions basées sur variables de devis, telles que le segment client ou la région.
Exemple: Déclencher une approbation uniquement si la valeur de la variable de devis « Client segment » Contient « Enterprise ».
Utilisation de la logique ET et OU
En plus d'utiliser l'opérateur OU pour définir quand un groupe de conditions doit déclencher une approbation, vous pouvez désormais utiliser la logique ET.
Remarque : Un seul type d'opérateur logique (ET ou OU) peut être appliqué à toutes les conditions dans la même étape d'approbation.
Cette formule signifie :
Vous pouvez créer une règle qui exige que toutes les conditions soient vraies (ET), ou
Une règle qui nécessite que n'importe quelle condition soit vraie (OU),
Mais vous ne pouvez pas combiner ET et OU au sein d'un même groupe de conditions d'approbateur.
Lors de l'ajout ou de la modification de conditions, sélectionnez votre logique souhaitée dans la liste déroulante en haut de la liste de conditions.
Suivi des approbations
Piste d'audit et la tuile Dernière activité suivent chacune le statut d'approbation d'un document, par exemple quand l'approbation est automatiquement contournée ou quand un document a été approuvé.
Nouvelle expérience
📘 Note : La nouvelle expérience fait partie d'un Programme d'accès anticipé. Pour un aperçu complet de ce qui a changé et des limitations actuelles, voir Nouvelle expérience de document et de modèle (accès anticipé) et Nouvel éditeur PandaDoc.
Comment utiliser le flux d'approbation
Remarque: Le propriétaire du compte, les administrateurs ou les gestionnaires au sein d'un espace de travail peuvent gérer les flux de travail et agir en tant qu'approbateurs de documents (s'ils sont sélectionnés comme approbateurs.) Les membres ne peuvent pas gérer le flux d'approbation ni agir comme approbateurs. Les utilisateurs disposant d'un rôle de Collaborateur ne pourront pas approuver ni envoyer des documents pour approbation.
La fonctionnalité de flux d'approbation est activée et gérée dans le générateur de flux de travail du modèle.
Sélectionnez un modèle, puis cliquez sur + Ajouter une étape > Envoyer pour approbation.
Pour ajouter un approbateur, commencez à taper son nom ou son adresse e-mail dans la fenêtre contextuelle.
Pour ajouter un groupe d'approbateurs, cliquez sur +Créer un groupe d'approbateurs
Donnez-lui un nom, et ajoutez vos approbateurs
Alternativement, sélectionnez Fichier > Rôles > activez l'interrupteur pour Approbateurs et configurez vos approbateurs.
Remarque: Un membre d'un groupe d'approbateurs approuve le document au nom du groupe.
Vous pouvez configurer un flux d'approbation et ajouter le même approbateur plusieurs fois si vous avez besoin qu'il vérifie le document à plusieurs étapes.
Remarque: Vous ne pouvez pas réutiliser le même groupe d'approbateurs sur d'autres modèles, vous devrez le recréer.
Pour examiner la configuration de votre flux de travail, accédez à votre générateur de flux de travail de modèle, puis sélectionnez l'étape Envoyer pour approbation.
Autoriser les utilisateurs à sélectionner les approbateurs de documents
Vous pouvez créer un groupe d'approbateurs contenant autant d'approbateurs que nécessaire, puis autoriser l'expéditeur du document à sélectionner un approbateur dans la liste.
Pour ce faire, sélectionnez un groupe d'approbateurs, sélectionnez des approbateurs, puis sélectionnez Autoriser l'utilisateur à sélectionner un approbateur – cette option offre de la flexibilité au sein d'un seul modèle et garantit que seule la personne appropriée reçoit la demande et approuve le document.
Remarque: Si ce paramètre est désactivé, tous les approbateurs du groupe recevront une notification par e-mail pour approuver le document. Un seul approbation est nécessaire pour que le document soit approuvé.
À l'étape « Envoyer pour approbation », l'expéditeur sélectionne un approbateur dans la liste déroulante. L'approbateur sélectionné reçoit ensuite une notification par e-mail pour examiner et approuver le document.
Modifier/supprimer le flux de travail et les approbateurs
Remarque: Les administrateurs et les utilisateurs disposant de l'autorisation pertinente peuvent gérer les approbations au nom d'autres personnes.
Pour modifier le flux d'approbation, accédez à votre générateur de flux de travail de modèle et modifiez le flux d'approbation dans l'étape Envoyer pour approbation. Pour modifier l'approbation dans un document en ébauche, allez à Fichier > Destinataires > et désactivez Approbateurs.
Cliquez sur l'icône de corbeille pour supprimer l'étape « Envoyer pour approbation ».
Pour supprimer un approbateur ou un groupe, sélectionnez les trois points à droite et sélectionnez Effacer.
Remarque: Les utilisateurs disposant d'un rôle Admin, Manager ou d'un rôle personnalisé avec l'autorisation « Peut créer et modifier les flux d'approbation » peuvent modifier les approbations dans les documents en ébauche.
Si un approbateur est supprimé de l'espace de travail, voici ce qui se produit :• Les approbations en attente assignées à cet approbateur restent en attente, mais aucun utilisateur ne peut les traiter puisque l'approbateur n'a plus accès au workspace.• Les documents qui nécessitent l'approbation de cet utilisateur ne peuvent pas être finalisés tant que l'approbation n'est pas complétée ou que le workflow n'est pas modifié.• Si le workflow permet de modifier les approbateurs, vous pouvez assigner les approbations en attente à un autre approbateur.• Les historiques et pistes d'audit conservent un enregistrement de toutes les approbations précédentes effectuées par cet utilisateur avant sa suppression.• Si l'approbateur avait des approbations planifiées ou conditionnelles pour les futurs documents, celles-ci seront également affectées et devront être reconfigurées.Pour éviter les interruptions de workflow, il est recommandé de transférer les approbations en attente à un autre approbateur avant de supprimer un utilisateur du workspace.
L'approbateur doit être supprimé du flux de travail avant d'être supprimé de l'espace de travail. Si ce n'est pas le cas, un utilisateur ayant un rôle Administrateur ou Gestionnaire sur le compte doit modifier le flux d'approbation avant l'envoi du document pour approbation, sinon l'Approbateur restera dans le Flux d'approbation et les documents resteront bloqués dans le processus d'approbation. Contactez l'équipe d'assistance si votre document est bloqué.
Envoi de documents pour approbation
Lorsque les utilisateurs génèrent un document, ils doivent l'envoyer pour approbation avant qu'il ne soit envoyé au destinataire.
Le statut du document passera à « À approuver » et l'Approbateur recevra l'e-mail de notification. Ils peuvent ouvrir le document à partir de la notification par e-mail ou à partir de leur Boîte de réception dans PandaDoc et ils verront deux options : Approuver ou Rejeter. Les approbateurs peuvent également fournir un commentaire d'accompagnement au créateur du document.
Une fois que l'approbateur rejette ou approuve le document, le créateur du document reçoit une notification par e-mail ainsi que le commentaire (le cas échéant).
Le statut du document sera Approuvé ou Rejeté. Si approuvé, le document peut être envoyé.
Remarque: Les administrateurs, les gestionnaires et les utilisateurs disposant des autorisations pertinentes peuvent envoyer le document une fois qu'il est approuvé.
Si rejeté, le document doit être modifié et renvoyé pour approbation.
Approbation au nom d'autres approbateurs
Si un approbateur n'est pas disponible (par ex., en congé), les administrateurs et les utilisateurs disposant de l'autorisation de rôle personnalisé «Peut approuver des documents au nom de tous les autres approbateurs» peuvent approuver des documents en son lieu et place.
Pour approuver au nom de quelqu'un d'autre :
Ouvrir le document en attente d'approbation.
Cliquez sur Modifier le document et sélectionnez Approuver en haut à droite.
(Facultatif) Ajouter un commentaire pour indiquer la raison de l'approbation en leur nom.
La piste d'audit, la dernière activité et l'historique sur la page Accueil montreront que l'administrateur (ou l'utilisateur autorisé) a approuvé le document au nom de l'approbateur initial.
Approbations conditionnelles
Disponibilité : forfaits Professionnel* et Entreprise
* Cette fonction est disponible en tant que module complémentaire payant dans notre plan Business.
Notre fonction d'approbations conditionnelles vous permet d'automatiser votre flux d'approbation de documents. Les approbateurs recevront un document uniquement si les conditions définies dans le modèle sont satisfaites. Si une condition n'est pas respectée, le document passera automatiquement au statut approuvé.
Vous pouvez définir une condition pour :
Valeur du document
Remise sur article
Réduction totale
Total des réductions sur les articles
Toute variable de devis ( disponible pour les utilisateurs de PandaDoc CPQ )
# Comment configurer les Approbations conditionnelles**Approbations conditionnelles** vous permettent de définir des règles qui détermine qui doit approuver un document en fonction de conditions spécifiques.## Étapes de configuration :1. **Ouvrir les paramètres du document** - Accédez à **Paramètres du document** → **Approbations conditionnelles**2. **Ajouter une règle conditionnelle** - Cliquez sur **Ajouter une règle conditionnelle**3. **Définir les conditions** - Sélectionnez le champ et la condition (par exemple : Montant supérieur à 5000 €) - Vous pouvez combiner plusieurs conditions avec **ET** ou **OU**4. **Attribuer les approbateurs** - Spécifiez qui doit approuver lorsque les conditions sont remplies - Cliquez sur **Ajouter un approbateur ou un groupe**5. **Enregistrer la règle** - Cliquez sur **Enregistrer la règle** pour appliquer vos modifications## Exemple : - **Si** Montant > 10 000 € **ET** Département = Ventes - **Alors** Envoyer pour approbation à : Gestionnaire de ventes + Directeur financierVous pouvez créer plusieurs règles pour couvrir différents scénarios d'approbation.
Pour configurer les conditions de votre flux d'approbation, ouvrez votre modèle, puis, dans le générateur de flux de travail du modèle, sélectionnez l'étape Envoyer pour approbation et :
Ajouter des approbateurs individuels ou un groupe d'approbateurs
Cliquez sur les trois points à droite et sélectionnez +Condition, puis ajoutez une ou plusieurs conditions
Cliquez sur Terminé
Astuce : Vous pouvez configurer différentes conditions pour les approbateurs individuels séparément, ou vous pouvez laisser certains approbateurs sans conditions s'ils doivent approuver chaque document.
Astuce : Définissez un ordre d'approbation si vous souhaitez que le document soit envoyé à un seul approbateur à la fois.
Remarque: Puisque la devise d'approbation conditionnelle est contrôlée par la devise de la valeur du document, si vous modifiez la devise de la valeur du document, la devise d'approbation conditionnelle se synchronisera avec elle.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les approbations conditionnelles avec un bloc de générateur de devis.
Logique de conditions supplémentaires et opérations de chaîne
Nous avons introduit une logique plus avancée pour les approbations conditionnelles afin de vous donner une plus grande flexibilité dans l'acheminement des documents.
Opérations de chaîne prises en charge
Vous pouvez maintenant utiliser les opérateurs suivants lors de la configuration des conditions :
Contient
Ne contient pas
Est égal à
N'est pas égal à
Ceux-ci sont particulièrement utiles pour les conditions basées sur variables de devis, telles que le segment client ou la région.
Exemple: Déclencher une approbation uniquement si la valeur de la variable de devis « Client segment » Contient « Enterprise ».
Utilisation de la logique ET et OU
En plus d'utiliser l'opérateur OU pour définir quand un groupe de conditions doit déclencher une approbation, vous pouvez désormais utiliser la logique ET.
Remarque : Un seul type d'opérateur logique (ET ou OU) peut être appliqué à toutes les conditions dans la même étape d'approbation.
Cette formule signifie :
Vous pouvez créer une règle qui exige que toutes les conditions soient vraies (ET), ou
Une règle qui nécessite que n'importe quelle condition soit vraie (OU),
Mais vous ne pouvez pas combiner ET et OU au sein d'un même groupe de conditions d'approbateur.
Lors de l'ajout ou de la modification de conditions, sélectionnez votre logique souhaitée dans la liste déroulante en haut de la liste de conditions.
Suivi des approbations
Piste d'audit et la tuile Dernière activité suivent chacune le statut d'approbation d'un document, par exemple quand l'approbation est automatiquement contournée ou quand un document a été approuvé.