Vous recherchez l'expérience classique ? Voir Approbations conditionnelles avec générateur de devis (expérience classique).
Disponibilité: plans Entreprise* et Professionnel
*Les approbations conditionnelles sont disponibles en tant que module complémentaire payant sur Business.
Remarque : Cette fonction est déployée progressivement. Si vous ne le voyez pas encore dans votre compte, veuillez contacter notre équipe d'assistance.
Les approbations conditionnelles vous permettent de transférer un document à un approbateur uniquement lorsque des valeurs de devis spécifiques répondent aux règles que vous avez définies sur le modèle. En plus de la valeur du document et des règles de remise, vous pouvez désormais créer des conditions à partir des totaux de remises de Tous les devis, d'un bloc de devis spécifique ou des valeurs de colonne dans une section de devis (colonnes standard ou personnalisées).
Si les conditions ne sont pas satisfaites lorsque quelqu'un envoie le document pour approbation, cet approbateur est ignoré et le document passe à l'étape suivante du flux de travail.
Remarque : Les approbations conditionnelles ne prennent pas en charge les lots de produits dans cette version (prévus pour une version ultérieure). Si une condition est définie pour évaluer un article dans un lot de produits, elle ne déclenche pas le flux de travail d'approbation. Seules les valeurs des articles isolés au sein du bloc de votre générateur de devis peuvent déclencher les approbations conditionnelles.
Ceci est pour
Administrateurs et Responsables qui configurent les flux de travail d'approbation sur les modèles (et documents). Les membres peuvent configurer les approbations uniquement sur les modèles.
What you need
Flux de travail d'approbation activés
L'expérience de flux de travail de modèle (Créer votre flux de travail), ou les approbations via Fichier → Rôles
Au moins un bloc de devis (Générateur de devis) dans le modèle
Conditions - sources que vous pouvez utiliser
Tous les devis — applique les vérifications de remise sur tous les devis du document :
Toute remise sur les articles
Remise sur le sous-total de la section (remise appliquée à un sous-total de section)
Remise sur le sous-total du devis (remise appliquée au sous-total du devis)
Remise totale (somme de tous les rabais à tous les niveaux ; montant fixe uniquement)
Un bloc de devis spécifique (par exemple Devis 1, Devis 2) — les quatre mêmes conditions de remise, limitées à ce devis uniquement.
Une section de devis (par exemple Devis 1 · Abonnement logiciel) — toutes les colonnes ajoutées à cette section, standard ou personnalisée, masquée ou visible, comme toute valeur dans les conditions de colonne :
Colonnes numérique/devise : Égal, Non égal, Supérieur à, Inférieur à
Colonnes de texte : Contient, Ne contient pas
Remarque: Une condition de colonne de section est vraie si au moins un article dans cette section correspond. Cela ne nécessite pas que chaque ligne correspond, et ce n'est pas lié à une position de ligne spécifique.
Également disponible :
Valeur du document
Variables de devis (PandaDoc CPQ, le cas échéant)
Variables de document (opérateurs de texte)
Vous pouvez combiner plusieurs conditions pour le même approbateur avec ET ou OU. Un seul type d'opérateur peut être utilisé dans toutes les conditions pour le même approbateur.
Astuce: Tous les devis signifie que la règle examine chaque devis du document. Pour limiter une règle à un devis ou à une section spécifique, sélectionnez ce devis ou ce groupe de sections de devis spécifique à la place.
Comment configurer les approbations conditionnelles
Ajouter une étape Envoyer pour approbation
Ouvrez votre modèle dans la nouvelle expérience.
Dans Créer votre flux de travail, sélectionnez + Ajouter une étape.
Choisissez Envoyer pour approbation. Placez cette étape avant Envoyer un document.
Ajouter un approbateur
Ouvrir l'étape Envoyer pour approbation.
Dans Ajouter un approbateur ou un groupe, recherchez une personne ou un groupe.
Sélectionnez l'approbateur (ou créez un groupe d'approbation).
Ajouter une condition
À côté de l'approbateur, ouvrez le menu ⋯.
Sélectionnez Ajouter une condition.
Astuce: Laissez un approbateur sans conditions s'il doit examiner chaque document.
Configurer les règles conditionnelles
Dans le panneau Conditions :
Choisissez une source dans Tous les devis, un devis spécifique, ou un chemin Devis · Section · Colonne.
Choisissez un opérateur.
Entrez la valeur à faire correspondre.
En option, sélectionnez + Ajouter une condition.
Choisissez ET ou OU entre les conditions.
Sélectionnez Terminé.
Examiner les conditions sur l'approbateur
La ligne de l'approbateur affiche un badge de conditions (par exemple 4 conditions). Ouvrez-le pour vérifier Envoyer pour approbation si :
Le badge éclair indique le nombre de conditions associées à l'approbateur.
Le résumé énumère chaque règle, y compris le devis et le chemin d'accès à la section lorsque la condition cible un champ de devis spécifique.
Ce que voient les expéditeurs et les approbateurs
Quand les conditions sont remplies
Le flux guidé affiche Envoyer aux approbateurs.
Le document doit faire l'objet d'une approbation interne avant de pouvoir être envoyé aux destinataires.
L'approbateur configuré reçoit la demande.
Les approbateurs ouvrent le document et choisissent Approuver ou Rejeter.
Lorsque les conditions ne sont pas remplies
Cet approbateur conditionnel est ignoré. Le document peut passer à l'étape suivante du flux de travail sans les attendre.
Les conditions sont évaluées lorsque le document est soumis pour approbation, en fonction des valeurs actuelles du devis.
Examples
Remise sur tous les devis
Sous Tous les devis, la Remise totale est supérieure à 500 $
Remise sur un seul devis
Sous Devis 2, la remise totale est supérieure à 500 $
Quantité de section
Devis 2 · Services de mise en œuvre · La quantité est supérieure à 1 (true si un article de la section a une quantité supérieure à 1)
Correspondance de texte sur une colonne de description
Devis 2 · Formation et activation · Description contient intégration
Bon à savoir
La devise pour les conditions de montant est héritée de la devise du devis.
Nommez les sections de devis afin que les étiquettes des conditions soient plus faciles à lire. Les sections sans nom peuvent s'afficher sous le nom Section 1, Section 2, et ainsi de suite.
Les colonnes masquées peuvent toujours être utilisées dans les conditions.
Si un devis, une section ou une colonne utilisé dans une condition est supprimé ultérieurement, le sélecteur peut apparaître vide et cette partie de la règle peut cesser de correspondre. Vérifier les conditions d'approbation après modification de la structure du devis.
Non disponible dans cette version (prévu ultérieurement): statut de sélection des articles, totaux supplémentaires de section/devis au-delà de la remise définie ci-dessus, et vérifications vides/non vides pour les conditions de colonne de devis.