Remarque:
Certaines images et certains liens dans cet article ne sont disponibles qu'en anglais américain.
Vous pouvez configurer un flux de travail interne automatisé pour envoyer les documents à des approbateurs désignés avant de les envoyer à vos destinataires.
Disponibilité: forfait Commerce et Entreprise.
Passer à:
Aperçu vidéo:
Remarque:
le propriétaire, l'administrateur ou les gestionnaires dans un espace de travail peuvent gérer le flux de travail et faire office d'approbateurs de documents (s'ils sont sélectionnés comme approbateurs).
Utilisation du flux de travail d'approbation
La fonctionnalité flux de travail d'approbation est activée et gérée au niveau de modèle.
Ouvrez un modèle, cliquez sur le menu contextuel Configuration du Flux de travail. Utilisez le bouton à bascule pour activer l'option d'approbation dans ce modèle :
Pour ajouter un approbateur, saisissez simplement son nom ou son adresse e-mail dans la fenêtre contextuelle.
Pour ajouter un groupe d'approbateurs, cliquez sur «+Ajouter un groupe d'approbateurs», nommez-le et ajoutez vos approbateurs.
Cliquez sur «Enregistrer» une fois que vous avez terminé.
Remarque:
Un membre d'un groupe d'approbateurs approuve le document au nom du groupe.
Vous pouvez configurer l'ordre d'approbation et ajouter le même approbateur à plusieurs reprises si vous avez besoin de lui pour vérifier le document à plusieurs étapes.
Remarque:
Vous ne pouvez pas réutiliser le même groupe d'approbateurs dans d'autres modèles, vous devrez le recréer.
Modification et suppression du flux de travail et des approbateurs
Pour passer en revue, modifier ou supprimer votre configuration de flux de travail, allez dans votre modèle, puis cliquez sur le menu contextuel Configuration du Flux de travail.
Cliquez sur «Paramètres d'approbation» pour gérer vos approbateurs et cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un approbateur individuel ou un groupe entier:
Utilisez le bouton à bascule pour désactiver l'approbation dans votre modèle:
Remarque:
Vous ne pouvez pas activer ou désactiver les approbations dans un document.
Que se passe-t-il si un approbateur est supprimé d'un espace de travail ?
L'approbateur doit être retiré du flux de travail avant d'être supprimé de l'espace de travail. Sinon, l'approbateur restera dans le flux de travail d'approbation et les documents demeureront bloqués dans le processus d'approbation. Envoyez un e-mail à [email protected] si votre document est bloqué.
Envoi de documents pour approbation
Une fois qu'un document est créé, le créateur de documents l'enverra pour approbation avant qu'il ne soit envoyé au destinataire:
L'état d'un document passera à « À approuver » et l'approbateur recevra la notification par e-mail. Il peut ouvrir le document et aura deux options: Approuver or Rejeter.
Il peut également joindre un commentaire pour le créateur de documents.
Une fois que l'approbateur rejette ou approuve le document, le créateur de documents recevra une notification par e-mail avec le commentaire (le cas échéant).
L'état d'un document sera approuvé ou rejeté. S'il est approuvé, le document peut être envoyé.
Remarque:
Soit l'approbateur, soit l'auteur d'un document peut envoyer le document une fois qu'il est approuvé.
S'il est rejeté, le document doit être modifié et renvoyé pour approbation.
Les Dernières activités dans les Informations concernant le document montrent les événements d'approbation.
Approbations conditionnelles
Disponibilité: forfait Entreprise
Notre fonctionnalité d'approbations conditionnelles vous permet d'automatiser le flux de travail d'approbation de votre document. Les approbateurs ne recevront un document que si les conditions qui ont été configurées dans le modèle sont remplies. Si une condition n'est pas remplie, le document passera automatiquement à l'état approuvé.
Vous pouvez configurer une condition pour:
la valeur du document
la remise sur une rubrique
le total de la remise
le total de la remise sur une rubrique
Configuration des approbations conditionnelles
Pour configurer les conditions pour votre flux de travail d'approbation, commencez par ouvrir votre modèle, puis suivez les étapes suivantes:
Choisissez le menu d'ellipses verticales en haut de la page, puis choisissez Flux de travail dans le menu déroulant
Dans la vignette Approuvé, activez le bouton pour accéder aux paramètres d'approbation
Ajoutez des approbateurs individuels ou un groupe d'approbateurs
Cliquez sur le bouton +Ajouter une condition, puis ajoutez une ou plusieurs conditions
Cliquez sur Enregistrer.
Conseil:
Vous pouvez configurer différentes conditions pour des approbateurs individuels séparément ou vous pouvez laisser certains approbateurs sans conditions s'ils ont besoin d'approuver chaque document.
Conseil:
Définissez un ordre d'approbation si vous souhaitez que le document ne soit envoyé qu'à un seul approbateur à la fois.
Remarque:
Puisque la devise d'approbation conditionnelle est contrôlée par la devise de la valeur du document, toute modification de la devise de la valeur du document entraînera sa synchronisation avec la devise de l'approbation conditionnelle.
Suivi des approbations
La Piste d'audit et la vignette des Dernières activités suivent l'état d'approbation d'un document, par exemple lorsqu'une approbation est automatiquement contournée ou qu'un document a été approuvé.
