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Verfügbarkeit: Essentials, Business, und Enterprise-Tarife

Die gemeinsame Nutzung eines Dokuments ist ein idealer Weg, um nahtlos mit Teamkollegen aus anderen Arbeitsbereichen oder mit weniger Berechtigungen zusammenzuarbeiten —oder sogar mit Kollegen, die keine PandaDoc Lizenz haben.

Sie können Benutzer einladen, in jedem Status an Dokumenten mitzuarbeiten. Sie können Ihrem Konto bis zu 20 Mitwirkende hinzufügen.

Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie jemanden außerhalb Ihres PandaDoc-Kontos einladen möchten, Ihr Dokument anzusehen und Verbesserungen vorzuschlagen — und das alles, ohne eine Lizenz zu erwerben oder Zugriff auf andere Dokumente im selben Arbeitsbereich zu gewähren.

Jeder Benutzer mit einerMitglied-, Manager- oder Verwaltungsfunktion, mit der Berechtigung zum Anzeigen von Dokumenten, die von anderen Benutzern erstellt wurden, können Mitwirkende einladen.

Gastbenutzer in einer Mitwirkenden-Rolle können folgende Berechtigungen haben:

Um jemanden einzuladen, der nicht zu Ihrem Team gehört, gehen Sie folgendermaßen vor:

Auch externe Benutzer können den Zugriff auf ein Dokument anfordern, wenn Sie ihnen einen Link schicken. Ein Administrator erhält eine E-Mail-Benachrichtigung und kann den Zugang gewähren.

Sobald Sie Einladung senden wählen, wird der Benutzer zur Liste der Mitwirkenden hinzugefügt, wo Sie seine Berechtigung ändern können.

Standardmäßig wird Ihr externer Mitwirkender mit der Berechtigungsstufe „Anzeigen und Kommentieren“ zum Dokument eingeladen. Er hat die Rolle „Mitwirkender“ im Arbeitsbereich und eine Gastlizenz.

Die Ansicht eines Mitwirkenden:

Wenn Sie möchten, dass Ihr externer Mitwirkender über Bearbeitungsfunktionen verfügt, benötigen Sie eine Standardlizenz. Wenn Sie ihre Berechtigung nur auf „Bearbeiten können“ innerhalb eines Dokuments ändern, haben sie immer noch die Rolle eines Mitwirkenden und keinen Zugriff auf Vorlagen und Dokumente, die von anderen Benutzern erstellt wurden. Sie können ganz einfach ihreRolle undLizenz in Teameinstellungen ändern.

Wenn Ihr Konto keine ungenutzte Lizenz enthält, wird eine zusätzliche Gebühr fällig.

Sobald Sie Einladung senden wählen, erhält Ihr externer Mitwirkender eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zu dem Dokument. Dieser Link ermöglicht es, Ihrem Arbeitsbereich mit einer Gastlizenz beizutreten und das Dokument anzusehen, sobald ein eigenes Gastprofil erstellt wurde.

Um einen Benutzer auf die Gastlizenz herabzustufen, entfernen Sie zunächst den Benutzer unterTeam und Lizenzenund laden Sie ihn auf Dokumentenebene erneut ein, indem Sie aufEinladen.

Sie können jedem Benutzer Ihres Kontos Zugriff auf ein bestimmtes Dokument gewähren — unabhängig von seinem Arbeitsbereich oder seiner Rolle.

Es gibt zwei Arten von Berechtigungen für Beteiligte an einem Dokument:

Um ein Dokument für Ihre Kollegen freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

Sobald Sie die Option Einladung senden ausgewählt haben, können Sie die Berechtigungen auf „Ansehen und kommentieren können“ oder „Bearbeiten können“ ändern . Ihre Mitarbeiter erhalten dann jeweils eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Dokument.

Wenn Sie Mitwirkende aus einem anderen Arbeitsbereich einladen, werden sie dem Dokument mit der Standardberechtigung „Ansehen und kommentieren können“ hinzugefügt und erhalten in ihrem neuen Arbeitsbereich die Rolle eines Mitwirkenden.

Wenn Sie Mitwirkende aus anderen Arbeitsbereichen einladen, fallen keine zusätzlichen Kosten an, da diese bereits eine Lizenz für Ihr Konto haben.

Wenn Sie Benutzer aus dem Arbeitsbereich einladen, zu dem das Dokument gehört, entspricht ihre Berechtigungsstufe deren Rolle im Konto. Wenn zum Beispiel ein Kollege die Rolle eines Administrators oder Managers hat, erhält er standardmäßig die Berechtigung „Bearbeiten können“. Die Standardberechtigung für die Rolle „Mitglied“ lautet hingegen „Ansehen und kommentieren können“ (Klicken Sie hier, um mehr über Rollen im Konto zu erfahren).

Sie können die Berechtigungen jederzeit ändern, sobald Sie Mitwirkende eingeladen haben.

Jede Änderung der Berechtigungen wird erst übernommen, wenn der Mitwirkende die Seite aktualisiert.

Mitwirkende finden die Dokumente, zu denen sie eingeladen wurden, im Ordner „Mit mir geteilt“ auf der Registerkarte Dokumente.

Wenn Sie die Rolle eines bestehenden Benutzers in Mitwirkende ändern möchten, können Sie dies in den Teameinstellungen oder im Adminbereich tun. Sobald die Rolle eines Benutzers auf diese Weise geändert wird, hat er keinen Zugriff mehr auf Dashboard, Kontakte, Inhaltsbibliothek, Vorlagen, Formulare und Dokumente. Es besteht jedoch weiterhin Zugriff auf Dokumente, die sie erstellt haben, sowie auf Dokumente, die mit ihnen geteilt wurden.

Hier erfahren Sie, wie Sie Dokumentordner für andere Benutzer freigeben können.

Um einen Mitwirkenden zu löschen, wählen Sie Ihren Namen in der unteren linken Ecke und gehen Sie zu Team und Lizenzen. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Benutzer und wählen Sie die drei vertikalen Ellipsen ganz rechts aus, dann wählen Sie Benutzer entfernen aus dem Dropdown-Menü. Wenn diese Person Mitglied in mehreren Arbeitsbereichen ist, können Sie sie aus allen Arbeitsbereichen auf einmal löschen. Aktivieren Sie dazu die Option „Aus allen Arbeitsbereichen entfernen“. Auf diese Weise wird der Mitwirkende automatisch aus allen Dokumenten, die mit ihm geteilt wurden, entfernt und hat keinen Zugriff mehr auf sein Konto.