Über das neue PandaDoc-Erlebnis? Siehe Teilen von Dokument mit Kooperationspartnern.
Verfügbarkeit: Starter, Business, und Enterprise Paket
Das Teilen eines Dokuments ist eine ideale Möglichkeit, nahtlos mit Teamkollegen aus anderen Workspaces oder mit niedrigeren Berechtigungen zusammenzuarbeiten – oder sogar mit Kollegen ohne PandaDoc -Lizenz.
Hinweis: Sie können Nutzer in jedem Status zur Zusammenarbeit an Dokument einladen. Bis zu 20 Kollaborateure können Ihrem Konto hinzugefügt werden.
Tipp: Wenn du an mehreren Dokumenten, Aufgaben und Dateien in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zusammenarbeiten musst, kannst du Rooms in PandaDocverwenden. Räume ermöglichen es Ihnen, Ressourcen zu organisieren, Teammitglied zu verwalten und mit Käufern in einem sicheren Hub zusammenzuarbeiten.
Einladung externer Mitwirkender
Hinweis: Die Kollaborateure sind keine vollwertigen PandaDoc-Kontonutzer. Sie können Dokument mit ihnen geteilt, kommentieren und Änderungen vorschlagen, aber sie können kein eigenes Dokument erstellen oder auf Inhalte außerhalb des geteilten Zugriffs zugreifen. Wenn du Teammitglied des Kontos bist (Admin, Manageroder Teammitglied), folgen deine Berechtigungen stattdessen deinem Konto-Rolle.
Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn du jemanden außerhalb deines PandaDoc -Kontos einladen möchtest, dein Dokument zu überprüfen und Verbesserungen vorzuschlagen – und das alles, ohne eine Lizenz zu kaufen oder ihm Zugriff auf andere Dokument im selben Workspace zu gewähren.
Hinweis: Jeder Nutzer mit einem Teammitglied, Manageroder Admin Rolle mit Berechtigung zum von anderen Nutzern erstellten Dokument kann Mitwirkende einladen.
Gastnutzer in einer Collaborateur-Rolle können:
Zugreifen, angesehen und kommentieren Sie das mit ihnen geteilte Dokument
Greifen Sie auf den Posteingang auf und fügen Sie ihre persönlichen Daten in das Konto unter Einstellungen > persönlichen Datenhinzu
Hinweis: Benutzer mit einer Collaborator-Rolle haben keine Berechtigung, ein Dokument zu erstellen, selbst wenn sie eine Standard-Lizenz besitzen.
Um jemanden einzuladen, der nicht Teil Ihres Teams ist, folgen Sie diesen Schritten:
Öffnen Sie das Dokument, wählen Sie dann Einladung und wählen Sie im Dropdown-Menü "Zusammenarbeitende"
Als Nächstes, sobald das Pop-up-Fenster erscheint, geben Sie die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie dann Tab oder Enter
Wählen Sie schließlich die gesendete Einladung aus.
Externe Nutzer können auch Zugriff auf ein Dokument anfordern , falls Sie ihnen einen Link geschickt haben. Ein Admin erhält eine E-Mail-Benachrichtigung und kann Zugang gewähren.
Sobald Sie Einladung gesendet auswählen, wird der Nutzer in die Liste der Kollaborateure aufgenommen, wo Sie seine Berechtigung ändern können.
Standardmäßig wird Ihr externer Kollaborateur mit der Berechtigungsstufe "angesehen und kommentieren" zum Dokument eingeladen. Sie haben eine Collaborateur-Rolle im Arbeitsbereich und eine Gastlizenz.
Collaborateurs angesehen:
Hinweis: Wenn Sie möchten, dass Ihr externer Mitarbeiter Bearbeitungsmöglichkeiten hat, benötigt dies eine Standard-Lizenz. Wenn du ihre Berechtigung nur auf "Kann bearbeiten" innerhalb eines Dokuments änderst, haben sie weiterhin eine Collaborateur-Rolle ohne Zugriff auf Vorlage und Dokument, die von anderen Nutzern erstellt wurden. Du kannst ihre Rolle und Lizenz in Team-Einstellungen ganz einfach ändern.
Warnung: Wenn dein Konto keine ungenutzte Lizenz hat, fällt eine zusätzliche Gebühr an.
Sobald Sie die gesendete Einladung ausgewählt haben, erhält Ihr externer Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Dokument. Dieser Link ermöglicht es ihnen, Ihrem Workspace mit einer Gastlizenz einfach beizutreten und das Dokument zu sehen, sobald sie ihr eigenes Gastprofil erstellen.
Hinweis: Um einen Benutzer auf die Gastlizenz zurückzustufen, entferne zuerst den Benutzer unter Team und lade ihn auf Dokument-Ebene erneut ein, indem du auf Einladung klickst.
Verwaltung von Berechtigungen
Nach der Einladung erscheint der Nutzer in der Liste am unteren Rand des Pop-ups.
Nutzen Sie das Dropdown-Menü neben ihrem Namen (standardmäßig "Can angesehen and comment"), um ihren Zugriff auf Bearbeiten oder "Entfernen" zu wechseln.
Am unteren Rand dieses Fensters sehen Sie eine Benachrichtigung, die angibt, wie viele Mitarbeiter außerhalb Ihrer Organisation Sie kostenlos hinzufügen können.
Einladung interner Mitarbeiter
Sie können jedem Nutzer auf Ihrem Konto Zugriff auf ein bestimmtes Dokument gewähren – unabhängig von seinem Arbeitsbereich oder Rolle.
Es gibt zwei Arten von Kooperationsberechtigungen für ein Dokument:
Kann angesehen und kommentieren
Kann bearbeiten
Um ein Dokument mit Ihren Kollegen zu teilen, folgen Sie diesen Schritten:
Öffnen Sie das Dokument, wählen Sie oben auf der Seite Einladung und dann Collaborateur aus dem Dropdown-Menü
Im Pop-up wählen Sie Ihre Kollegen aus dem Dropdown-Menü aus oder tippen Sie ihre Namen ein, um die Liste zu filtern
Sobald alle Kooperationspartner hinzugefügt wurden, wählen Sie die gesendete Einladung aus.
Sobald Sie Einladung gesendet haben, können Sie deren Berechtigungen auf "Kann angesehen und kommentieren" oder "Kann bearbeiten" ändern, und Ihre Mitarbeiter erhalten jeweils eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Dokument.
Wenn du Kollaborateure aus einem anderen Workspace einlädst, werden sie mit der Standardberechtigung "Can angesehen and comment" zum Dokument hinzugefügt und haben eine Collaborateur-Rolle in ihrem neuen Workspace.
Hinweis: Das Einladen von Mitwirkenden aus anderen Workspaces führt zu keinen zusätzlichen Gebühren, da sie bereits eine Lizenz auf deinem Konto haben.
Wenn du Benutzer aus dem Arbeitsbereich einlädst, zu dem das Dokument gehört, entspricht deren Berechtigungsstufe ihrem Konto-Rolle. Wenn zum Beispiel ein Kollege ein Admin oder Manager Rolle hat, erhält er standardmäßig die Berechtigung "Kann bearbeiten". Die Standardberechtigung für einen Teammitglied Rolle, unterdessen, lautet "Can angesehen and comment." (Klicken Sie hier , um mehr über den Account Rolle zu erfahren.)
Du kannst die Berechtigungen jederzeit ändern, sobald du die Kollaborateure eingeladen hast.
Warnung: Jede Änderung der Berechtigungen wird erst angewendet, wenn der Kollaborateur die Seite aktualisiert.
Kollaborateure können das Dokument finden, zu dem sie eingeladen wurden, im Tab "Mit mir geteilt" in Dokument.
Wenn Sie die Rolle eines bestehenden Benutzers auf Collaborateur ändern möchten, können Sie dies in den Team-Einstellungen Alle Benutzer tun.
Sobald die Rolle eines Nutzers auf diese Weise geändert wurde, hat er keinen Zugriff mehr auf Dashboard, Kontakte, Content-Bibliothek, Vorlage, Formulare und Dokumente. Sie werden jedoch weiterhin Zugriff auf das von ihnen erstellte Dokument sowie auf das mit ihnen geteilte Dokument haben.
Erfahren Sie hier, wie Sie Dokument-Ordner mit Kooperationspartnern teilen können.
Wie man einen Kollaborateur entfernt
Um einen Kollaborateur aus einem Dokument zu entfernen:
Öffnen Sie das Dokument
Wählen Sie oben auf der Seite den Abschnitt "Kollaborateure" aus
Öffne das Dropdown-Menü für Berechtigungen und wähle die Option Entfernen aus
Hinweis: Das Entfernen eines Kollaborateurs auf Dokument-Ebene entfernt ihn nicht vollständig aus dem Konto.
Um einen Mitarbeiter aus dem Konto zu löschen, wähle das Zahnrad-Symbol unten links und gehe zu Team. Fahren Sie mit der Maus über einen Benutzer und wählen Sie drei vertikale Ellipsen ganz rechts aus, dann wählen Sie im Dropdown-Menü Benutzer entfernen .
Wenn diese Person ein Teammitglied mehrerer Arbeitsbereiche ist, kannst du sie gleichzeitig aus allen Arbeitsbereichen löschen. Um dies zu tun, aktivieren Sie die Option "Aus allen Arbeitsbereichen entfernen". So wird der Kollaborateur automatisch aus allen mit ihm geteilten Dokumenter entfernt und hat keinen Zugriff mehr auf das Konto.
Hinweis: Nur Benutzer mit der Admin-Rolle können Mitarbeiter aus dem Konto entfernen.