Disponibilité : forfait gratuit*, Starter*, forfait Professionnel et forfait Entreprise
* Seuls les clients des forfaits Professionnel et Entreprise peuvent modifier la période d'expiration. Pour les forfaits PandaDoc Starter et gratuit, la date d'expiration est de 60 jours et ne peut pas être modifiée.
Remarque : La date d'expiration maximale est de 3650 jours.
L'expiration automatique est une option qui expire vos documents automatiquement si le document n'est pas terminé après une certaine période de temps. Le statut de ces documents deviendra « Expiré ».
Vous pouvez activer la possibilité de modifier la période d'expiration automatique du document dans le Marketplace.
Avertissement : La période d'expiration du document est de 60 jours par défaut pour tous les documents.
Remarque : Vous ne pouvez pas configurer les expirations automatiques via l'API. Si vous avez besoin de cette fonctionnalité, veuillez voter pour cette idée ici.
Ce que vous devez savoir sur l'expiration automatique :
Définir et modifier l'expiration automatique par X jours avant et après l'envoi du document
Activer/désactiver la notification d'avertissement 1 jour avant la date d'expiration du document avant et après l'envoi du document
La notification d'avertissement n'est disponible que pour les signataires et enregistrée sous Informations sur le document> Dernière activité
Le compte à rebours d'expiration apparaît dans « Documents » s'il est inférieur à 5 jours
Une fois que le document devient « Expiré », il n'est plus disponible pour les destinataires
Les modifications des paramètres d'expiration sont suivies sous Informations sur le document > Dernière activité
Le compte à rebours d'expiration redémarre lorsqu'un document est modifié et renvoyé
Le document expirera X jours après son envoi, c'est-à-dire que si vous l'envoyez à 14h30, il expirera X jours plus tard à 14h30
Passer à :
Configuration de l'expiration automatique pour tous les nouveaux modèles et documents
Sélectionnez votre nom dans le coin inférieur gauche et accédez à Paramètres par défaut de l'espace de travail > Paramètres d'expiration. Vos options sont :
Définissez « Nombre de jours » et
« Avertir les signataires 1 jour avant l'expiration »
Cliquez sur Enregistrer les modifications une fois terminé.
Configurer l'expiration dans un modèle/document spécifique
Vous pouvez configurer l'expiration automatique sur un modèle spécifique afin que tous les nouveaux documents créés à partir de ce modèle héritent des paramètres d'expiration.
Ouvrez n'importe quel modèle, cliquez sur le menu contextuel en haut à droite > Paramètres > Expiration (ou Détails du document/modèle > Expiration.) Vos options sont :
« Nombre de jours » et
« Notification d'avertissement » pour un signataire 1 jour avant l'expiration du document.
Remarque : Vous pouvez configurer une période d'expiration automatique de la même manière sur un document.
Variable d'expiration automatique
Vous pouvez remplir automatiquement la date d'expiration sur le document avec la variable de date d'expiration.
Ouvrez la section des variables dans le panneau de droite et faites défiler vers le bas pour trouver Document.ExpirationDate. Dans un document, elle sera répertoriée sous Non utilisées. Dans un modèle, elle sera répertoriée sous Système.
Cliquez sur la variable pour la copier et l'ajouter au document.
La variable sera automatiquement renseignée avec la date d'expiration après l'envoi du document.
Vérifier les paramètres d'expiration avant d'envoyer un document
Après avoir cliqué sur Envoyer et modifié le nom du document, vous verrez la fenêtre contextuelle « Envoyer le document ». Vous verrez les paramètres d'expiration en bas à gauche, cliquez dessus pour vérifier ou modifier le paramètre.
Modifier la période d'expiration d'un document envoyé
Pour prolonger l'expiration de vos documents, accédez d'abord à la liste des documents. Passez la souris sur un document à l'extrême droite, cliquez sur les trois points verticaux et sélectionnez Prolonger la date d’expiration dans le menu déroulant.
Vous pouvez également prolonger la période d'expiration dans un document. Cliquez sur l'icône Informations sur le document en haut à droite > Paramètres > Expiration. Modifiez la date d'expiration et sélectionnez Appliquer.
Notification d'expiration automatique
Vous trouverez ci-dessous un exemple de l'e-mail de notification que vos destinataires recevront lorsque le document est sur le point d'expirer.
Si vous souhaitez recevoir des notifications par e-mail lorsque des e-mails d'avertissement d'expiration sont envoyés aux signataires, veuillez montrer votre soutien en votant pour cette idée ici.
Consulter les documents expirés
4 jours avant l'expiration du document, le statut du document aura un cercle rouge autour de lui. Lorsque le document a expiré, il apparaîtra dans votre liste de documents sous le statut « Expiré ».
Votre destinataire ne pourra pas accéder au document, il verra ce message à la place :
Sous Expiration imminente, vous trouverez les documents qui expirent dans un délai d'une semaine.
Pour supprimer le statut « Expiré », vous avez deux options :
Modifiez le statut du document en Terminé en utilisant la fonctionnalité Changement manuel de statut.