Il peut être utile de mettre à jour le statut de votre document PandaDoc pour refléter tout document complété ou paiement hors ligne. De cette façon, tous vos contrats signés peuvent être conservés au même endroit.
Disponibilité : Tout est forfait
Vous pouvez modifier manuellement votre document en statut terminé, expiré, refusé ou payé.
Matrice de changement de statut manuelle :
terminé
Pour garantir que vos documents sont juridiquement contraignants, tous les documents signés et destinataire-terminé incluront un certificat de signature à la finalisation. Si vous modifiez manuellement un document en statut « terminé », aucun certificat de signature ne sera généré.
Cas d’utilisation : vous envoyez un PandaDoc document, et votre destinataire imprime, signe, scanne, puis vous le renvoie en pièce jointe par e-mail. La transaction est clôturée, mais le document reste bloqué dans votre tableau de bord PandaDoc en tant que « envoyé » ou « consulté ». Vous pouvez changer manuellement le statut pour déplacer le document de « consulté » à « terminé ».
expiré
Si vous avez un document qui n’est plus valable et ne nécessite pas de certificat de signature, vous pouvez faire expirer manuellement le document.
Cas d’utilisation : Vous envoyez un PandaDoc document, et le destinataire ne le signe pas. Vous ne voulez plus que le destinataire ait accès à la document (les conditions de la transaction ont expiré, etc.), donc vous voulez expirer la document immédiatement.
payé
Si vous avez un document avec une application de paiement, et que le client a résilié le document (rempli, signé et finalisé), mais n’a pas résilié le paiement, le statut de document sera « en attente de paiement ». Dans le cas où le client paie avec un autre moyen de paiement, vous pouvez changer manuellement le document en « payé ».
Note : Les documents de brouillon, de refusé et d’expiration ne peuvent être changés en payé que s’ils contiennent un paiement extension.
Exemple d’utilisation : destinataire terminé a document avec un payment champ mais payé en espèces ou par correspondance, vous pouvez utiliser le changement de statut manuel pour déplacer le statut de document de « en attente de paiement » à « payé ».
Comment modifier manuellement le statut
Avertissement : Vous ne pouvez pas changer le statut à l’intérieur d’un document. Vous ne pouvez changer le statut que depuis la liste des documents ou depuis la page d’accueil.
Si vous ne voyez pas l’option pour changer manuellement le statut de document, veuillez demander à votre propriétaire du compte de l’activer dans le Extensions.
Rendez-vous dans la liste des documents ou sur la page d’accueil
Passez la souris sur le document tout à droite
Sélectionnez les ellipses verticales
Sélectionnez Modifier le statut dans la liste déroulante
Options de changement de statut
Lorsque vous cliquez sur Modifier le statut, vous verrez les options suivantes :
Statut de/vers : Modifier le statut d’un document selon la « matrice de statut » ci-dessus.
Notes privées : Fournissez des « notes privées » concernant le changement de statut du manuel.
Joindre un fichier : Joindre un fichier qui sera accessible par l’Auteur et le destinataire lorsque la modification manuelle sera terminée. C’est utile lorsque le document a été signé ou payé hors ligne, et qu’un reçu ou une copie signée vous a été envoyé par email.
Note : Vous pouvez ajouter des fichiers pouvant atteindre 25 Mo.
Notification : Envoyé un notification mail concernant le changement de statut à All Destinataire.
Avertissement: Veuillez noter que si vous modifiez manuellement le statut d’un documenten « terminé », destinataire recevra toujours un notification email avec un PDF joint si l’option « Joindre un PDF à un e-mail» est activée dans les paramètres du destinataire. Cela se produit même si vous désactivez l’option « envoyé notification à tous les destinataires » lors du changement de statut.
Des notes privées et des pièces jointes ajoutées lors du changement de statut du manuel se trouvent plus tard dans la section Piste d’audit.
Exemple d’un e-mail de notification
Si vous avez configuré les modifications manuelles pour notifier votre destinataire, voici un exemple de cet e-mail ci-dessous.
Si vous téléchargez des pièces jointes lors d’un changement manuel de statut de document, elles seront incluses dans la notification par e-mail.
