Disponibilité :
Automatisations PandaDoc (recettes PandaDoc vers PandaDoc) : Disponible pour les forfaits Business et Enterprise.
Automatisations externes (recettes PandaDoc vers plateformes externes comme CRM, RH et outils de stockage) : Disponible en tant que module complémentaire payant pour le plan Business (39 $ par mois par compte / 468 $ par an par compte) et inclus dans le plan Enterprise.
Les utilisateurs du plan Enterprise reçoivent une allocation gratuite de 20 documents par mois pour les abonnements mensuels et 250 documents pour les abonnements annuels, tous générés par des automatisations et disponibles par compte, sans frais. Après avoir atteint la limite, le propriétaire du compte peut acheter un package de volume supplémentaire dans Paramètres > Facturation. Les deux recettes qui comptent dans cette limite sont :
* Envoi d'un document de suivi lorsqu'un document est envoyé ou terminé
* Envoi d'un nouveau document lorsqu'un nouvel enregistrement d'employé est créé dans BambooHR
Les automatisations vous permettent de gagner du temps et d'automatiser des tâches chaque fois que le statut d'un document passe à « Envoyé » ou « Terminé ».
Les automatisations sont basées sur des modèles — ainsi, une fois que vous configurez une automatisation dans votre modèle, tous les nouveaux documents créés à partir de ce modèle hériteront de cette configuration.
Remarque : Si vous dupliquez un modèle, la configuration de vos automatisations ne s'étendra pas à la version dupliquée.
Avertissement : Si des automatisations sont configurées pour le modèle et que vous le partagez avec un autre espace de travail, l'automatisation ne sera pas appliquée au document créé à partir de ce modèle partagé.
Remarque : Chaque espace de travail peut avoir jusqu'à 300 automatisations actives. Si vous dépassez cette limite, seules les 300 premières fonctionneront correctement.
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Configuration d'une automatisation
Remarque : Les utilisateurs avec un rôle de Membre ne peuvent pas configurer d'automatisations.
Tout d'abord, accédez à Extensions et activez PandaDoc Automations ou Automatisations externes. Découvrez comment activer les extensions ici.
Remarque : Seul le propriétaire du compte peut activer ou désactiver les extensions.
Une fois que les Automations sont activées, sélectionnez-les dans le panneau de gauche.
Sélectionnez +Automation.
Alternativement, ouvrez un modèle pour lequel vous souhaitez configurer une automatisation, puis sélectionnez Automations dans le panneau de droite.
Avertissement : Les automatisations ne fonctionneront pas dans un formulaire créé à partir d'un modèle dans lequel l'automatisation a déjà été configurée.
Ensuite, choisissez l'une des automatisations recommandées ou cliquez sur +Automation pour explorer toutes les options disponibles.
Actions disponibles :
Déplacer un document vers le stockage cloud (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box ou SharePoint)
Déplacer un document vers un dossier PandaDoc
Envoyer un autre document PandaDoc chaque fois que le statut d'un document est mis à jour
Modifier l'étape de devis/opportunité/affaire dans Microsoft Dynamics, HubSpot, Salesforce, Zoho ou Zendesk Sell chaque fois que le statut d'un document est mis à jour
Mettre à jour les éléments de ligne dans Microsoft Dynamics, Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho, ou Zendesk Sell chaque fois que le statut d'un document est mis à jour
Joindre un PDF dans Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zoho, Pipedrive, BambooHR, Greenhouse, SharePoint et NetSuite
Créer un enregistrement dans BambooHR, Greenhouse chaque fois que le statut d'un document est mis à jour
Créer une note dans Microsoft Dynamics
Remarque : Les automatisations n'affecteront aucune de vos configurations d'intégration natives.
Avertissement : Vous devrez peut-être désactiver le paramètre « Bloquer les cookies tiers » dans votre navigateur pour que les automatisations fonctionnent.
Automatisations de flux de travail
Enregistrement des fichiers PDF terminés sur Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box ou SharePoint
Vous pouvez facilement enregistrer les PDF complétés sur votre compte Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box ou SharePoint avec les documents qui y sont joints en utilisant le champ de collecte de fichiers.
Sélectionnez « Envoyé » ou « Terminé » dans le menu déroulant Statut du document (nous suggérons de sélectionner le statut « Terminé » ici pour vous assurer que seuls les documents finalisés avec un certificat de signature seront joints
Sélectionnez Autoriser > Connecter pour lier votre compte Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou Box à votre compte PandaDoc
Sélectionnez un dossier où les documents seront téléchargés
Cochez la case « Télécharger les fichiers de collecte » pour également joindre ces documents
Sélectionnez Enregistrer l'automatisation
Remarque : Nous suggérons de modifier le nom du document avant de l'envoyer afin que la version créée dans votre dossier de stockage cloud ait un nom unique. Le nom du document ne doit pas contenir de crochets "[ ]", de barres obliques "/, ", ou de signes "Supérieur à"/"Inférieur à" "<>".
Chaque fois qu'un document généré à partir de ce modèle est envoyé ou complété (même si le statut est modifié manuellement), un nouveau dossier contenant un PDF et les fichiers téléchargés (le cas échéant) sera créé dans votre compte Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou Box si vous ne sélectionnez aucun dossier lors de la configuration de l'automatisation. Le dossier héritera du nom du document.
Déplacer les documents envoyés ou terminés vers un dossier PandaDoc sélectionné
Sélectionnez « Déplacer un document vers un dossier PandaDoc »
Sélectionnez « Envoyé » ou « Terminé » dans le menu déroulant Statut du document
Choisissez Sélectionner le dossier, puis choisissez soit l'un des dossiers existants, soit créez-en un nouveau
Sélectionnez Enregistrer
Chaque fois qu'un document généré à partir de ce modèle est terminé, il sera automatiquement déplacé vers le dossier sélectionné.
Envoi d'un autre document lorsque le statut du document PandaDoc change
Sélectionnez « Envoyer un autre document PandaDoc lorsque le statut du document PandaDoc a changé »
Sélectionnez « Envoyé » ou « Terminé » dans le menu déroulant Statut du document
Choisir Sélectionner le modèle
Choisissez l'un des modèles existants et cliquez sur sélectionner
Remarque : Si les deux modèles utilisent les mêmes variables personnalisées, le second document remplira automatiquement ces variables avec les informations saisies dans le premier document.
Sélectionnez Enregistrer
Remarque : Les rôles dans les deux modèles doivent correspondre ; sinon, un autre document ne sera pas envoyé.
Chaque fois qu'un document généré à partir de ce modèle est envoyé ou complété (selon la configuration de votre automatisation), un autre document sera automatiquement créé à partir du modèle que vous avez sélectionné et envoyé aux mêmes destinataires (les destinataires pré-assignés dans ce modèle seront ignorés).
Remarque : Pour vous assurer que les valeurs des variables passent correctement du premier document de votre automatisation au second, assurez-vous que les noms des variables correspondent.
Automatisations CRM
Ouvrez l'un des liens ci-dessous pour en savoir plus sur les automatisations avec un CRM que vous utilisez :
Désactivation des automatisations
Vous pouvez désactiver ou supprimer vos automatisations à tout moment. Pour ce faire, sélectionnez Automatisations dans le panneau de gauche, puis cliquez sur Actif et désactivez le bouton bascule sous n'importe quelle automatisation.
Alternativement, vous pouvez sélectionner les points de suspension (trois points verticaux) dans le coin supérieur droit de l'automatisation et sélectionner Supprimer.