Avec notre fonctionnalité de rappels automatiques, vous pouvez configurer des rappels qui seront envoyés automatiquement par e-mail à tous les signataires qui n'ont pas encore terminé le document.
Disponibilité : forfaits Professionnel et Entreprise
Vous pouvez désactiver/activer les rappels automatiques en accédant à la section « Workflow » dans Extensions.
Nous recommandons de configurer les rappels automatiques sur vos modèles. Tous les nouveaux documents créés à partir de ces modèles hériteront de ces paramètres de rappel automatique.
Remarque : Les rappels ne peuvent être envoyés qu'aux signataires.
Passer à :
Configurer des rappels automatiques pour tous les modèles et documents
Sélectionnez votre image de profil située dans le coin inférieur gauche pour ouvrir Paramètres, puis choisissez Paramètres du document > Rappels automatiques.
Ici, vous pouvez :
Activez/désactivez les rappels automatiques. Ce paramètre est activé par défaut, mais vous pouvez facilement le désactiver et envoyer des rappels manuellement si nécessaire
Choisissez la méthode d'envoi pour les rappels automatiques.
Remarque : Lors de la sélection de rappels automatiques par SMS, assurez-vous que les numéros de téléphone des destinataires sont ajoutés au format international, tel que +15551234567.
Personnalisez le paramètre du premier rappel : « Envoyer dans… »
Personnalisez le paramètre de l'option « Répéter les rappels... ».
Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications en bas.
Une fois qu'un rappel est envoyé, le destinataire recevra un message : « {Sender name} vous demande de signer {Document name} — vous pouvez l'ouvrir à {Document link}. »
Remarque : L'envoi de rappels par SMS, ainsi que l'envoi de documents par SMS, nécessite le consentement du destinataire. Une fois le consentement du destinataire obtenu, il ne sera plus demandé.
Configurer les rappels automatiques dans un modèle ou un document
Vous pouvez configurer des rappels automatiques pour un modèle spécifique et tous les documents créés à partir de ce modèle.
Ouvrez n'importe quel modèle, puis cliquez sur les points de suspension dans le coin supérieur droit, choisissez Paramètres, et sélectionnez Rappels dans le menu déroulant (ou allez dans Informations du document > Paramètres > Rappels automatiques) pour configurer et personnaliser les rappels automatiques :
Activez/désactivez les rappels automatiques. Lorsqu'ils sont désactivés, vous aurez toujours la possibilité d'envoyer des rappels manuellement si nécessaire.
Choisissez la méthode d'envoi pour les rappels automatiques.
Remarque : Lors de la sélection de rappels automatiques par SMS, assurez-vous que les numéros de téléphone des destinataires sont ajoutés au format international, tel que +15551234567.
Personnalisez le paramètre du premier rappel : « Envoyer dans… »
Personnalisez le paramètre de l'option « Répéter les rappels... ».
Sélectionnez Appliquer une fois terminé.
Remarque : Vous pouvez configurer les rappels automatiques de la même manière pour un document spécifique.
Vérifier les paramètres de rappel automatique avant d'envoyer un document
Après avoir sélectionné Envoyer et modifié le nom du document, vous verrez la fenêtre contextuelle « Envoyer le document ». Vous verrez également le paramètre de rappels en bas — sélectionnez-le pour activer ou modifier les rappels automatiques.
Consulter/modifier les relances automatiques sur un document envoyé
Ouvrez le document, puis cliquez sur les points de suspension dans le coin supérieur droit. Ensuite, choisissez Paramètres et sélectionnez Rappels dans le menu déroulant pour modifier les rappels automatiques sur un document envoyé.
Suivre les rappels automatiques dans Dernière activité et Chronologie
Lorsqu'un rappel automatique est envoyé à vos signataires, cet événement apparaîtra dans la Chronologie et sous « Dernière activité » dans le panneau Informations du document.
Voici à quoi ressemble un e-mail de notification de rappel automatique pour un destinataire :
Rappels de paiement
Les rappels de paiement vous aident à suivre les paiements de documents en envoyant des rappels aux signataires avant, le jour même et après la date d'échéance du paiement.
Voici comment cela fonctionne :
Paiements uniques
Avant la date d'échéance. Un rappel est envoyé 3 jours avant la date d'échéance. Cette option est activée par défaut.
À la date d'échéance. Un rappel est envoyé à la date d'échéance elle-même, également activé par défaut.
Après la date d'échéance. Jusqu'à quatre rappels de suivi sont envoyés après la date d'échéance, espacés comme suit :
7 jours après la date d'échéance
14 jours après la date d'échéance
21 jours après la date d’échéance
28 jours après la date d'échéance
Paiements échelonnés
Avant la date d'échéance. Un rappel est envoyé 3 jours avant chaque date d'échéance de paiement échelonné, activé par défaut.
À la date d'échéance. Un rappel est envoyé à chaque date d'échéance, activé par défaut.
Après la date d'échéance. Comme pour les paiements uniques, jusqu'à quatre rappels de suivi sont envoyés, programmés comme suit :
7 jours après la date d'échéance du paiement échelonné
14 jours après la date d'échéance du paiement échelonné
21 jours après la date d'échéance du paiement échelonné
28 jours après la date d'échéance du paiement échelonné
Comment arrêter les rappels
Si vous devez arrêter les rappels pour des paiements de documents spécifiques ou au niveau d'un Espace de travail, utilisez les options suivantes :
Niveau du document. Marquez un document comme « Payé » dans le tableau de bord des paiements pour arrêter les rappels.
Vous pouvez également modifier manuellement le statut du document depuis la liste des documents.
Niveau de l'Espace de travail. Désactivez les rappels de paiement dus et en retard en désactivant le paramètre « Rappels de paiement » dans les paramètres de votre Espace de travail.
Remarque : Les rappels de paiement envoyés 3 jours avant la date d'échéance ne seront pas désactivés par ce paramètre.