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Dokumentlistenfilter
Verfügbarkeit: Alle Pakete
Hinweis: Benutzer mit der Rolle „Teammitglied" sehen die Filter „Datum", „Status", „Tags", „Betrag" und „Währung".
Sie können die folgenden Filter einzeln oder gleichzeitig verwenden:
Datum (Änderungs-, Erstellungs- und Ablaufdatum)
Status
Besitzer
Empfänger
Tags
Betrag
Währung
Unternehmen
Um den Filter „Unternehmen" zu verwenden, müssen Sie zunächst einen Wert zum Feld Unternehmen in Einzelheiten des Dokuments hinzufügen.
Um dies zu tun, fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Dokument in der Dokumentenliste und wählen Sie die vertikalen Auslassungspunkte auf der rechten Seite aus. Wählen Sie Einzelheiten des Dokuments aus dem Dropdown-Menü aus.
Geben Sie dann einen Namen in das Feld „Unternehmen" auf der Registerkarte „Details" ein.
Hinweis: Unternehmenskennwerte werden automatisch aus dem Dokumentinhalt erkannt. Dies gilt für hochgeladene digitale PDFs und bearbeitbare Dokumente, die in PandaDoc erstellt wurden, jedoch nur für Konten mit Enterprise-Paket.
Hinweis: Vorlagen und Inhaltsbibliothekselemente können nach Datum, Eigentümer, Tags und Rollen gefiltert werden.
Wenn Sie nach einem bestimmten Dokument anhand eines Stichworts suchen, können Sie auch Dokumentfilter verwenden, um die Ergebnisse einzugrenzen.
Wenn Ihr Abonnementplan die Funktion Vertragsverwaltung enthält, haben Sie auch die Option „Mehr", mit der Sie Dokumente nach Datenfeldern filtern können. Sie können mehr über das Filtern von Dokumenten mit Datenfeldern hier erfahren.
Nach einem Dokument suchen
Verfügbarkeit: Alle Pakete
Um ein Dokument zu suchen, gehen Sie auf die Seite „Dokumente" oder „Startseite" und beginnen Sie, ein Wort oder einen Ausdruck aus dem Inhalt des Dokuments (sowohl aus hochgeladenen PDF-/Word-Dateien als auch aus bearbeitbaren Dokumenten sind durchsuchbar), den Namen des Dokuments oder den Namen des Empfängers in die Suchleiste einzugeben. Worte mit Satzzeichen (z. B. O'Brien) oder mit Zeichen aus verschiedenen Sprachen (z. B. Amália Gonçalves) sind ebenfalls suchbar.
Sie können alle Treffer anzeigen oder die im Tab „Nur Titel" gefundenen Treffer durchsuchen.
Um ein Dokument zu öffnen, klicken Sie einfach darauf oder verwenden Sie die Pfeiltasten und die Eingabetaste (Return) auf Ihrer Tastatur. Um die Liste aller Treffer anzuzeigen, wählen Sie View # matches.
Unter dem Tab „Alle Treffer" in den Suchergebnissen werden die Dokumente in der folgenden Reihenfolge angeordnet:
- Titelübereinstimmungen von neu zu alt nach letzter Änderung
- Treffer bei E-Mail und vollständigem Namen der Empfänger von neu zu alt nach letzter Änderung
- Inhaltsübereinstimmungen von neu zu alt nach letzter Änderung.
Wenn Sie die automatische Nummerierung von Dokumenten verwenden, können Sie nach der von PandaDoc generierten Sequenznummer suchen.
Dokumente und Vorlagen duplizieren, verschieben, umbenennen und löschen
Verfügbarkeit: Alle Pakete
Wichtige Hinweise:
Es gibt keine Optionen zum Verschieben von Dokumente zwischen Workspaces. Wenden Sie sich an unser Support-Team, um Ihnen bei der Verschiebung einer Kopie eines Dokuments in einen anderen Workspace zu helfen. Alle kopierten Dokumente haben den Status Entwurf.
Der Titel der Vorlage/des Dokuments sollte 250 Zeichen nicht überschreiten.
Wenn Sie ein gesendetes Dokument umbenennen müssen, können Sie dies tun, indem Sie die Option „Umbenennen" aus dem Dropdown-Menü auswählen.
Zum Duplizieren, Verschieben, Umbenennen oder Archivieren eines einzelnen Dokuments/einer Vorlage usw. fahren Sie mit der Maus über das Dokument auf der rechten Seite, klicken Sie auf die vertikalen Auslassungspunkte und wählen Sie eine Aktion aus dem Dropdown-Menü. Weitere Informationen zum schnellen Verschieben von Dokumenten in Ordnern finden Sie unten.
Sie können mehrere Dokumente/Vorlagen gleichzeitig kopieren, verschieben, herunterladen und archivieren. Überprüfen Sie alle Dokumente, die Sie verwalten möchten. Wählen Sie oben rechts eine Aktion aus.
Archivierte Dokumente wiederherstellen
Verfügbarkeit: Alle Pakete
Hinweis: Sie können entfernte Dokumente nur in der Registerkarte Archiviert unter Dokumente oder Vorlagen suchen und wiederherstellen. Leider gibt es keine Möglichkeit, ein gelöschtes Formular wiederherzustellen, aber Sie können diesen Feature-Request bewerten und eine im hier beschriebene Workaround verwenden.
Um ein archiviertes Dokument wiederherzustellen, öffnen Sie zunächst die Dokumentenliste, wählen Sie die Registerkarte *Archiviert* aus, fahren Sie auf der rechten Seite über das Dokument und wählen Sie drei vertikale Auslassungspunkte >*Wiederherstellen*.
Dokumente und Vorlagen werden nach 90 Tagen automatisch aus der Registerkarte „Archiviert" gelöscht. Wenn Sie ein Dokument nicht in der Registerkarte „Archiviert" finden oder es endgültig gelöscht wurde, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team – dieses kann es bis zu 60 Tage nach dem Datum des endgültigen Löschens wiederherstellen. Bitte geben Sie den Dokumentenname, das ungefähre Erstellungsdatum und die E-Mail-Adresse des Eigentümers an. Über dieses 60-Tage-Fenster hinaus ist eine Wiederherstellung für kein Dokument oder keine Vorlage möglich.
Warnung: Empfängerlinks funktionieren nicht für gelöschte Dokumente. Nach dem Wiederherstellen können Empfänger das Dokument anzeigen.
Warnung: Dokumente, die über die API gelöscht werden, können nicht über die Registerkarte Archiviert wiederhergestellt werden. Wenn Sie diese Funktion benötigen, erwägen Sie bitte, diese Funktionsanfrage hier hochzuwählen. Um ein über die API gelöschtes Dokument wiederherzustellen, wenden Sie sich innerhalb von 60 Tagen nach dem Löschen an unser Support-Team und geben Sie den Namen, das ungefähre Erstellungsdatum des Dokuments und die E-Mail-Adresse des Besitzers an, damit wir Ihnen bei der Wiederherstellung helfen können. Nach 60 Tagen kann das Dokument nicht mehr wiederhergestellt werden.
Um mehrere Dokumente wiederherzustellen, wählen Sie jedes einzelne auf der linken Seite nach ihrem Namen aus und wählen Sie dann Wiederherstellen oben rechts.
Hinweis: Dokumente werden im Stammordner in der Dokumentliste wiederhergestellt.
Um Dokumente dauerhaft zu löschen, fahren Sie mit der Maus über das Dokument und wählen Sie die drei vertikalen Punkte auf der rechten Seite > *Endgültiglöschen*. Sie können auch mehrere Dokumente auswählen und auf Dauerhaft löschenklicken, um diese permanent zu löschen.
Warnung: Wenn Sie einen Ordner mit Dokumenten löschen, wird dieser dauerhaft gelöscht und Sie finden ihn nicht auf der Registerkarte „Archiviert". Bitte wenden Sie sich innerhalb von 60 Tagen nach dem Löschen an das Support-Team und geben Sie die Namen, die ungefähren Daten der Erstellung der Dokumente im Ordner sowie die E-Mail-Adressen der Dokumenteneigentümer an, damit wir Ihnen bei der Wiederherstellung helfen können. Nach 60 Tagen können diese Dokumente nicht mehr wiederhergestellt werden.
Massendownload von Dokumenten
Verfügbarkeit: Alle Pakete
Dies ist nur für Dokumente verfügbar. Um mehrere Dokumente gleichzeitig herunterzuladen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wählen Sie alle Dokumente aus, die Sie herunterladen möchten. Scrollen Sie nach unten, um mehr als 30 Dokumente gleichzeitig auswählen zu können.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Herunterladen oben rechts.
Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass das Herunterladen gestartet wurde, und sobald dieser verarbeitet ist, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail von PandaDoc, die eine .zip-Datei enthält. Datei Ihrer Dokumente.
Hinweis::
Die angehängten Dateien und Dateien, die über das Feld „Dateien sammeln" hochgeladen wurden, werden nicht zur .zip hinzugefügt Datei.
Der Link zur .zip Die Datei verfällt innerhalb einer Woche.
Tipp: Wir empfehlen, Dokumente in Chargen (200–300 Dokumente auf einmal) herunterzuladen, um ZIP-Dateien schneller zu erhalten.
Gleichermaßen können Sie einen Ordner mit Dokumenten herunterladen.
Dokumente als .pdf herunterladen
Hinweis: Die Seitenbegrenzung für PDF-Datei-Herunterladen pro Dokument beträgt 1000.
Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Dokumente als .pdf herunterladen können:
Wählen Sie das Dokument aus, das Sie herunterladen möchten, und wählen Sie Herunterladen oben rechts aus.
Bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument auf der rechten Seite, klicken Sie auf die vertikalen Auslassungspunkte, und wählen Sie Herunterladen aus dem Dropdown-Menü aus.
Öffnen Sie eine Vorlage oder ein Dokument, und wählen Sie dann Datei → Herunterladen → PDF-Dokument (.pdf)
Dokumente als .docx herunterladen
Verfügbarkeit: Starter-, Business- und Enterprise-Pakete
Sie können Ihre Vorlagen oder Dokumente als .docx herunterladen. nur innerhalb einer Vorlage oder eines Dokuments.
Aktivierung/Deaktivierung: Der Kontoinhaber kann diese Funktion in Erweiterungen über diesen Link aktivieren oder deaktivieren.
Hinweis: Sie können Inhaltsbibliothekselemente und Formulare nicht als .docx herunterladen Datei.
Öffnen Sie eine Vorlage oder ein Dokument, und wählen Sie anschließend Datei → Herunterladen → Microsoft Word (.docx)
Bekannte Einschränkungen beim Export von Angebotsersteller zu .docx
Nur nummerierte und Aufzählungslisten in Produktbeschreibung werden derzeit unterstützt; andere Formatierungen können verloren gehen.
Bilder in der Angebotstabelle werden derzeit nicht unterstützt und erscheinen nicht im Export.
Dokument-Herunterladen für Empfänger deaktivieren
Sie können das Herunterladen von Dokumenten für Empfänger nur im Workflow-Builder einer Vorlage deaktivieren. Um die Dokumentdownload-Option für Empfänger bei einer Vorlage zu deaktivieren:
Select Rollen festlegen step
Select Rollenberechtigungen verwalten
Deaktivieren Sie den Schalter für Herunterladen zulassen
Sortieren
Verfügbarkeit: Alle Pakete
Sie können Dokumente nach Titel, Status und Erstellungsdatum sortieren.
Sie können Vorlagen nach Titel oder Erstellungsdatum sortieren.
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie die gewünschte Sortierreihenfolge für Dokumente: aufsteigend oder absteigend (A–Z/Z–A).
Sie können auch sortieren, um Dokumente vor Ordnern anzuzeigen:
Dokumente/Vorlagen in Ordnern organisieren
Verfügbarkeit: Alle Pakete
Um einen neuen Ordner zu erstellen, wählen Sie Neuer Ordner neben +Dokument oder +Vorlage auf der rechten Seite.
Um Dokumente/Vorlagen in einen Ordner zu verschieben, können Sie diese entweder per Drag-and-Drop in einen Ordner in der Liste oder in der Ordnerbaumstruktur ziehen.
Alternativ können Sie die Dokumente auswählen und oben rechts auf Verschieben klicken, den Zielordner wählen und Hier ablegenauswählen.
Verschieben Sie Dokumente aus einem Ordner in den Stammordner
Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie in den Stammordner verschieben möchten, ziehen Sie diese zu Alle Dokumente oben und lassen Sie diese fallen.
Um einen Ordner umzubenennen oder zu löschen, aktivieren Sie ihn und klicken Sie auf die Auslassungspunkte rechts außen > *Umbenennen* oder *Löschen*.
Alternativ können Sie zu Optionen anzeigen oben rechts navigieren und Ordnerbaum anzeigen auswählen, um ihn zu öffnen.
Klicken Sie dann auf die Auslassungspunkte rechts neben dem Ordnernamen und wählen Sie *Umbenennen* oder *Löschen*.
Etikett
Verfügbarkeit: Alle Pakete
Hinweis: Tags sind case-sensitive.
Um ein Element zu kennzeichnen:
Fahren Sie mit der Maus über das Dokument/die Vorlage und klicken Sie auf die Auslassungspunkte auf der rechten Seite.
Select Tags hinzufügen
Wählen Sie ein Tag aus der Liste oder erstellen Sie ein neues Tag
Press Speichern
Sie können Dokumente nach allen vorhandenen Dokument über die Filter oben Filter.
Um ein Dokument zu entfernen:
Fahren Sie mit der Maus über das Dokument und klicken Sie auf die Ellipsen auf der rechten Seite.
Klicken Sie auf Tags hinzufügen
Drücken Sie das rote „x" neben dem Tag, das Sie entfernen möchten
Press Speichern
Warnung: Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team, wenn Sie Tags löschen müssen. Wenn Sie die Rolle „Teammitglied" haben, könnten wir eine Genehmigung von einem Admin-Benutzer auf Ihrem Konto anfordern.