Räume in PandaDoc sind sichere Collaboration-Hubs, in denen Sie Verkaufsdokumente organisieren, Aufgaben zuweisen und mit Stakeholdern kommunizieren können – alles an einem Ort. Dieses Handbuch zeigt Ihnen, wie Sie Rooms in Ihrem PandaDoc-Konto erstellen, veröffentlichen und verwalten.

Verfügbarkeit: Business* und Enterprise**

* Geschäftsbenutzer können unbegrenzte Räume erstellen, aber maximal drei veröffentlichen.

**Enterprise-Benutzer können eine unbegrenzte Anzahl von Räumen erstellen und veröffentlichen.

Video-Übersicht ansehen:

Navigieren Sie zunächst zu Erweiterungen und aktivieren Sie Rooms. Erfahren Sie, wie Sie Erweiterungen hier aktivieren.

Sobald Rooms aktiviert sind, wählen Sie diese im linken Navigationsbereich aus.

Sie können eine Raumvorlage erstellen, um diese wiederholt zu verwenden.

Wählen Sie zunächst im rechten Fenster „Rooms" aus, wählen Sie dann Vorlagen > +Vorlage oben links aus.

Um den Namen der Raumvorlage zu ändern, ersetzen Sie „New room" im linken Bereich durch den gewünschten Raumnamen.

Jedes Zimmer besteht aus einem Hauptraum und zwei Erweiterungen:

Sie können eines der Standardaktionselemente in einer Vorlage verwenden oder +Aktion auswählen, um ein neues hinzuzufügen. Weitere Informationen zu Aufgaben hier.

Wählen Sie Dokumente und Dateien aus und fügen Sie Dateien, PandaDoc-Vorlagen oder Links hinzu, die Sie in eine Raumvorlage aufnehmen möchten.

Um Inhalte aus der Raumvorlage zu löschen, fahren Sie mit dem Mauszeiger über ein Element und wählen Sie die vertikalen Auslassungszeichen (drei Punkte) auf der rechten Seite aus. Wählen Sie dann Aus Vorlage entfernen.

Wählen Sie Räume im linken Navigationsbereich, +Raum oben links und dann eine Ihrer Raumvorlagen oder +Blank, um einen Raum von Grund auf zu erstellen.

Alternativ können Sie Vorlagen auswählen, auf die von Ihnen erstellte Vorlage klicken und dann Diese Vorlage verwenden auswählen, um einen Bereich zu erstellen.

Nachdem Sie einen Raum erstellt haben, wird in Ihrer Dokumentenliste ein neuer Dokumentordner angezeigt. Alle Dokumente, die Sie in den Raum hochladen, werden automatisch in diesen Ordner verschoben.

Um den Namen eines Raums zu ändern, wählen Sie „Neuer Raum" in der oberen linken Ecke aus, geben Sie den gewünschten Namen ein und wählen Sie dann „Eingabetaste" aus.

Sie können dem Raum einen persönlicheren Touch verleihen, indem Sie ein Logo-Bild hochladen und eine kurze Beschreibung hinzufügen, die im Raum angezeigt wird.

Sie können einen Raum ganz einfach in eine Raumvorlage zur zukünftigen Verwendung umwandeln. Öffnen Sie einfach einen veröffentlichten oder unveröffentlichten Raum, wählen Sie die vertikalen Auslassungspunkte (drei Punkte) oben rechts aus, und wählen Sie In Vorlage umwandeln aus dem Dropdown-Menü.

Nach der Auswahl von In Vorlage umwandeln werden Sie zur neu erstellten Vorlage weitergeleitet, die den gleichen Namen wie den ursprünglichen Raum hat.

Nachdem Sie alle erforderlichen Inhalte hinzugefügt haben, wählen Sie oben rechts Veröffentlichen aus, um den Raum mit allen Mitgliedern freizugeben.

Sobald Sie die Aktion durch Auswahl von Veröffentlichen bestätigen, erhalten alle Raummitglieder eine E-Mail, die einen Link zum Raum enthält. Der Status des Raums wird in „Veröffentlicht" geändert, und alle PandaDoc-Dokumente im Entwurfsstatus mit Zugriffsstufe „Nur Unterzeichner" oder „Alle im Raum" werden automatisch an ihre jeweiligen Empfänger gesendet.

Bevor Sie den Raum über einen Link teilen, stellen Sie sicher, dass die korrekten Inhalte als 'für alle Raummitglieder sichtbar' gekennzeichnet sind.

Nachdem Sie Ihr Zimmer veröffentlicht haben, können Sie den Link dazu über Ihre bevorzugte Messenger-App oder per SMS mit Mitgliedern des Zimmers teilen.

Um den Link zum Raum zu erhalten, wählen Sie Link kopieren oben rechts oder wählen Sie Mitglieder unten links > Link kopieren.

Wenn Benutzer den Raum über den gemeinsamen Link öffnen, gelangen sie in den Vorschaumodus. Dieser Modus ermöglicht es ihnen, Inhalte anzuzeigen, die als 'für alle Raummitglieder sichtbar' gekennzeichnet sind. Um ein Dokument zu unterzeichnen oder auf eingeschränkte Inhalte zuzugreifen, müssen Benutzer Anmelden auswählen und ihren Zugriff per E-Mail überprüfen.

Um einen Raum nicht länger mit Raummitgliedern zu teilen, öffnen Sie einen veröffentlichten Raum und wählen Sie Veröffentlichung aufheben oben rechts aus. Sobald Sie den Raum deaktivieren, können die Raummitglieder nicht mehr darauf zugreifen.

Fahren Sie mit der Maus über die rechte Seite eines Raums, wählen Sie dann die vertikalen Auslassungspunkte (drei Punkte) > Löschen.

Um mehrere Räume zu löschen, wählen Sie den Bereich links neben ihrem Namen aus, und wählen Sie dann Löschen oben rechts.

Als Raumersteller (Besitzer) erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen über Aktivitäten im Raum. Diese Benachrichtigungen enthalten Folgendes:

Sie können Benachrichtigungen für Räume jederzeit verwalten, indem Sie auf der linken Navigationsleiste „Räume" auswählen und dann auf das Zahnradsymbol unten links klicken.

Deaktivieren/aktivieren Sie als Nächstes die Benachrichtigungen, die Sie deaktivieren/aktivieren möchten, und wählen Sie dann abschließend Speichern aus.

Home ist das, was Raummitglieder als Erstes sehen, wenn sie eine Einladung zum Beitreten öffnen. Navigieren Sie zunächst zum „Home" im linken Bedienfeld, um die Startseite des Raums anzupassen. Wählen Sie dann Seite bearbeiten und verwenden Sie Inhaltsbausteine wie Text, Bild, Video und Tabelle, um die Seite zu gestalten. Sie können auch eine Willkommensnachricht hinzufügen, Anweisungen hinzufügen und sogar ein Video oder Bild einbetten. Passen Sie Ihren Workspace-Home an, um ihn für alle Mitglieder einladend und informativ zu gestalten.

Ein Action Plan ermöglicht es Ihnen, Ihre Stakeholder durch komplexe Deals zu führen, die Dokumentenvorbereitung, Due Diligence und Zeitleisten-Management umfassen können – alles aus einem einzigen Bereich.

Um eine Aufgabe zu erstellen, wählen Sie +Task und beginnen Sie mit der Eingabe im Feld „Task name".

Bewegen Sie anschließend den Mauszeiger über die Aufgabe und wählen Sie Details, um Zuweisen, Fälligkeitsdatum festlegen und Dateien an die Aufgabe anzuhängen.

Eine Aufgabe kann zugewiesen werden an:

Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe:

Zeigen Sie auf eine Aufgabe, wählen Sie Details, bearbeiten Sie die Aufgabe, und schließen Sie dann das Fenster Details.

Fahren Sie mit der Maus über eine Aufgabe und wählen Sie Löschen.

Die Aufgabenfortschrittsleiste ist darauf ausgelegt, den Abschluss-Status von Aufgaben innerhalb eines Raums oder einer Raumvorlage visuell anzuzeigen. Der Balken wird dynamisch aktualisiert, wenn Aufgaben erstellt, aktualisiert, abgeschlossen oder gelöscht werden.

Hier ist der Ablauf:

Wählen Sie Dokumente und Dateien, dann Element hinzufügen/+Hinzufügen > Ordner aus dem Dropdown-Menü.

Geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein und wählen Sie Speichern.

Klicken Sie auf Artikel hinzufügen+Hinzufügen und wählen Sie Dokument erstellen aus dem Dropdown-Menü, um ein neues Dokument hinzuzufügen.

Alternativ können Sie auch ein Dokument aus einer vorhandenen Vorlage erstellen. Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt oder Leeres Dokument ausgewählt haben, um ein Dokument von Grund auf neu zu erstellen, fahren Sie fort, indem Sie das Dokument umbenennen, Empfänger zuweisen und Weiter auswählen.

Sie können einige Ihrer zuvor erstellten Dokumente auswählen, indem Sie auf „Artikel hinzufügen" oder „Hinzufügen" → „Dokument hinzufügen" klicken.

Um ein vorhandenes Dokument zu finden, verwenden Sie die Suchleiste, um die gewünschte Datei zu suchen, wählen Sie diese aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Elemente hinzufügen", um sie einzubeziehen.

Sie können ein Entwurfsdokument einfach senden, indem Sie den Mauszeiger darüber bewegen und dann Sendenauswählen.

Sobald Sie Ihre Dokumente hinzufügen, haben sie standardmäßig die Zugriffsstufe „Signers", was bedeutet, dass nur Unterzeichner von Dokumenten diese anzeigen können, wenn Sie Mitarbeiter einladen und den Raum veröffentlichen.

Zum Hochladen einer Datei in einen Raum wählen Sie Hinzufügen > Datei hochladen.

Das Hinzufügen eines öffentlichen Links zu einem Raum ermöglicht es Ihnen, verschiedene Arten von Inhalten wie Videos, Kalender, Marketing-Präsentationen und mehr einfach zu teilen. Dies ermöglicht den Mitgliedern, einfach auf Ihre Inhalte zuzugreifen und sich mit ihnen in Ihrem freigegebenen Raum auseinanderzusetzen.

Sie können einen beliebigen Link zu einem Dokument hinzufügen, indem Sie Elemente hinzufügen oder +Hinzufügen > Link auswählen.

Ein Benutzer kann einen Link öffnen und damit interagieren, ohne den Raum zu verlassen.

Zugriffsebenen in Räumen ermöglichen Sie die Kontrolle über die Sichtbarkeit von Ordnern, Dokumenten und anderen Inhaltselementen für die einzelnen eingeladenen Mitglieder.

Ordnerzugriffsebenen steuern, wer Zugriff auf bestimmte Ordner und Unterordner in einem Raum hat.

Sie können aus drei Zugriffsstufen wählen:

Für PandaDoc-Dokumente können Sie aus Zugriffsstufen wie „Signers", „All members" und „Internal members" auswählen.

Für andere Inhaltstypen wie hochgeladene Dateien und Links sind die verfügbaren Zugriffsstufen „Alle Raummitglieder" und „Keine".

In einem nicht veröffentlichten Raum wählen Sie +Einladen oben rechts oder Mitarbeiter unten links aus, geben Sie dann den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters im Feld „Mitarbeiter" ein.

In einem veröffentlichten Raum wählen Sie + Einladen oben rechts oder Mitarbeiter unten links aus, geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters im Feld „Mitarbeiter" ein und wählen Sie dann den Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü aus. Wählen Sie für einen neuen Kontakt Mitglied hinzufügen aus dem Dropdown-Menü aus, geben Sie eine Nachricht für die E-Mail-Einladung ein, und wählen Sie dann Veröffentlichen aus.

Wenn Sie eine Einladung erneut senden möchten, wählen Sie Mitglied unten links aus, dann das Mitglied und wählen Sie abschließend Einladung erneut senden aus.

Navigieren Sie zu Mitglied in der unteren linken Ecke, wählen Sie den Namen des Mitglieds aus, das Sie entfernen möchten, und wählen Sie dann Mitglied löschen.

Um die Berechtigungseinstellungen eines Mitglieds anzupassen, wählen Sie Mitglieder unten links aus und dann den Namen des Mitglieds. Unter „Member-Einstellungen" finden Sie zwei Berechtigungen: „Members einladen" und „Inhalte hinzufügen".

Wenn Ihr Dokumentteilnehmer die Einladung zum Beitreten zum Raum zum ersten Mal öffnet, erhält der Raumersteller (Inhaber) eine E-Mail-Benachrichtigung.

Der Teilnehmer wird zum Home-Bereich des Raums weitergeleitet, sobald er Raum beitreten auswählt.

Wenn der Teilnehmer ein Unterzeichner in einem Dokument ist, wird oben auf der Seite Jetzt unterzeichnen angezeigt. Sobald sie Dokumente unterzeichnen auswählen, werden sie aufgefordert, jedes Dokument einzeln anzuzeigen und auszufüllen.

Sie können Dokumentinformationen einfach anzeigen, ohne das Dokument zu öffnen. Dazu halten Sie die Maus über einen Dokumentennamen und wählen Dokumentinformationen aus, um die Analyse und die letzte Aktivität anzuzeigen.

Die Funktion „Rooms Insights" bietet einen Überblick über die Aktivitäten von externen Mitarbeitern in einem bestimmten Raum. Dieser Tab enthält verschiedene Widgets, die Engagement und Fortschritt verfolgen und Ihnen dabei helfen, zu überwachen, wie Raummitglieder mit gemeinsamen Inhalten interagieren. I'm ready to translate! However, I don't see any text to translate in your message. You've indicated that you're about to provide "a breakdown of the key sections visible on the screen," but the actual content isn't included.Please paste the English text you'd like me to translate to German, and I'll provide the translation following all the rules and glossary terms you've specified.

Zeigt die Gesamtzahl der Aufrufe durch externe Benutzer an. Dieses Widget hebt das allgemeine Interesse am Inhalt des Raumes hervor.

Verfolgt die Anzahl der eindeutigen Benutzer, die den Raum geöffnet haben. Jeder Benutzer wird mit seinen jeweiligen offenen Zahlen aufgelistet.

Sie können über ein Teamitglied fahren, um Elementaufrufe anzuzeigen.

Ein Fortschritts-Kreisdiagramm, das den Abschluss-Status von Aufgaben visualisiert, die im Raum zugewiesen sind. Aufgaben werden kategorisiert in:

Dieser Abschnitt enthält detaillierte Engagement-Metriken für jedes Stück an Inhalten, die im Raum geteilt wurden. Jedes Element zeigt:

Audit Trail ist eine Aufzeichnung aller Aktionen, die in einem Raum ausgeführt wurden, einschließlich wer eine Aktion ausgeführt hat, wann sie ausgeführt wurde und was die Aktion war. Diese Informationen können zur Verfolgung von Benutzeraktivitäten, zur Behebung von Problemen und zur Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien verwendet werden.

Um den Audit Trail für einen Raum anzuzeigen, wählen Sie die Registerkarte Audit Trail in der Seitenleiste des Raums aus. Der Audit Trail zeigt alle im Raum durchgeführten Aktionen in chronologischer Reihenfolge an.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren PandaDoc-Workspace mit Ihrem HubSpot-Konto verbinden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Sie können einen Raum erstellen direkt in HubSpot. Öffnen Sie eine Entität „Deal", „Company" oder „Contact", und suchen Sie dann den Abschnitt PandaDoc Rooms im rechten Bereich. Wählen Sie in diesem Abschnitt Create Room aus.

Sie können einen Raum auch über den rechten Schieberegler mit einem HubSpot-Deal verknüpfen und die Verknüpfung aufheben.