Verfügbarkeit:
PandaDoc-Automatisierungen (PandaDoc-zu-PandaDoc-Rezepte): Verfügbar für Business- und Enterprise-Tarife.
Externe Automatisierungen (PandaDoc zu externen Plattformen wie CRMs, HR- und Speichertools): Verfügbar als kostenpflichtiges Add-on für den Business-Plan (39 $ pro Monat und Konto / 468 $ pro Jahr und Konto) und im Enterprise-Plan enthalten.
Enterprise-Plan-Nutzer erhalten ein kostenloses Kontingent von 20 Dokumenten pro Monat bei monatlichen Abonnements und 250 Dokumenten bei jährlichen Abonnements. Alle diese Dokumente werden durch Automatisierungen generiert und stehen pro Konto kostenlos zur Verfügung. Nach Erreichen des Limits kann der Kontoinhaber ein zusätzliches Volumenpaket unter Einstellungen > Abrechnung erwerben. Die beiden Rezepte, die auf dieses Limit angerechnet werden, sind:
* Senden eines Folge-Dokuments, wenn ein Dokument gesendet oder abgeschlossen wurde
* Senden eines neuen Dokuments, wenn ein neuer Mitarbeitereintrag in BambooHR erstellt wird
Automatisierungen ermöglichen es Ihnen, Zeit zu sparen und Aufgaben zu automatisieren, sobald sich der Status eines Dokuments auf „Gesendet“ oder „Abgeschlossen“ ändert.
Automatisierungen sind vorlagenbasiert – sobald Sie eine Automatisierung in Ihrer Vorlage eingerichtet haben, übernehmen alle neuen aus dieser Vorlage erstellten Dokumente diese Einrichtung.
Hinweis: Wenn Sie eine Vorlage duplizieren, wird Ihre Automatisierungseinrichtung nicht auf die duplizierte Version übertragen.
Warnung: Wenn für die Vorlage Automatisierungen eingerichtet sind und Sie diese mit einem anderen Arbeitsbereich teilen, wird die Automatisierung nicht auf das aus dieser geteilten Vorlage erstellte Dokument angewendet.
Hinweis: Jeder Arbeitsbereich kann bis zu 300 aktive Automatisierungen haben. Wenn Sie dieses Limit überschreiten, werden nur die ersten 300 ordnungsgemäß ausgeführt.
Sehen Sie sich ein Übersichtsvideo an:
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Einrichten einer Automatisierung
Hinweis: Benutzer mit der Rolle "Mitglied" können keine Automatisierungen einrichten.
Navigieren Sie zunächst zu Erweiterungen und aktivieren Sie PandaDoc Automations oder Externe Automatisierungen. Erfahren Sie hier, wie Sie Erweiterungen aktivieren.
Hinweis: Nur der Kontoinhaber kann Erweiterungen aktivieren oder deaktivieren.
Sobald Automatisierungen aktiviert sind, wählen Sie sie im linken Bereich aus.
Wählen Sie +Automatisierung.
Alternativ können Sie eine Vorlage öffnen, für die Sie eine Automatisierung einrichten möchten, und dann im rechten Bereich Automatisierungen auswählen.
Warnung: Automatisierungen funktionieren nicht in einem Formular, das aus einer Vorlage erstellt wurde, in der die Automatisierung bereits eingerichtet wurde.
Wählen Sie als Nächstes eine der empfohlenen Automatisierungen aus oder klicken Sie auf +Automatisierung, um alle verfügbaren Optionen zu erkunden.
Verfügbare Aktionen:
Verschieben Sie ein Dokument in den Cloud-Speicher (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box oder SharePoint)
Ein Dokument in einen PandaDoc-Ordner verschieben
Senden Sie ein weiteres PandaDoc-Dokument, sobald sich der Status eines Dokuments ändert
Ändern Sie die Angebots-/Chancen-/Deal-Phase in Microsoft Dynamics, HubSpot, Salesforce, Zoho oder Zendesk Sell, sobald der Status eines Dokuments aktualisiert wird.
Aktualisieren Sie Positionen in Microsoft Dynamics, Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho oder Zendesk Sell, sobald sich der Status eines Dokuments ändert.
Fügen Sie eine PDF-Datei in Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zoho, Pipedrive, BambooHR, Greenhouse, SharePoint und NetSuite an
Erstellen Sie einen Eintrag in BambooHR oder Greenhouse, sobald sich der Status eines Dokuments ändert.
Erstellen Sie eine Notiz in Microsoft Dynamics
Hinweis: Automatisierungen wirken sich nicht auf Ihre bestehenden nativen Integrationen aus.
Warnung: Möglicherweise müssen Sie die Einstellung „Drittanbieter-Cookies blockieren“ in Ihrem Browser deaktivieren, damit Automatisierungen funktionieren.
Workflow-Automatisierungen
Speichern von abgeschlossenen PDF-Dateien in Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box oder SharePoint
Sie können abgeschlossene PDFs ganz einfach zusammen mit den angehängten Dokumenten in Ihrem Microsoft One Drive-, Google Drive-, Dropbox-, Box- oder SharePoint-Konto speichern, indem Sie das Dateien sammeln-Feld verwenden.
Wählen Sie „Gesendet“ oder „Abgeschlossen“ im Dropdown-Menü Dokumentenstatus aus (wir empfehlen, hier den Status „Abgeschlossen“ zu wählen, um sicherzustellen, dass nur finalisierte Dokumente mit einem Signaturzertifikat angehängt werden
Wählen Sie Autorisieren > Verbinden, um Ihr Microsoft One Drive-, Google Drive-, Dropbox- oder Box-Konto mit Ihrem PandaDoc-Konto zu verknüpfen.
Wählen Sie einen Ordner aus, in den die Dokumente hochgeladen werden sollen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Sammeldateien hochladen“, um diese Dokumente ebenfalls anzuhängen.
Wählen Sie Automatisierung speichern aus
Hinweis: Wir empfehlen, den Dokumentnamen vor dem Versenden zu ändern, damit die in Ihrem Cloud-Speicherordner erstellte Version einen eindeutigen Namen hat. Der Dokumentname darf keine eckigen Klammern „[ ]“, Schrägstriche „/“, Anführungszeichen „"“ oder Größer- bzw. Kleiner-als-Zeichen „<>“ enthalten.
Jedes Mal, wenn ein aus dieser Vorlage erstelltes Dokument gesendet oder abgeschlossen wird (auch wenn der Status manuell geändert wird), wird ein neuer Ordner mit einer PDF und hochgeladenen Dateien (falls vorhanden) in Ihrem Microsoft One Drive-, Google Drive-, Dropbox- oder Box-Konto erstellt, sofern Sie beim Einrichten der Automatisierung keinen Ordner auswählen. Der Ordner übernimmt den Namen des Dokuments.
Verschieben von gesendeten oder abgeschlossenen Dokumenten in einen ausgewählten PandaDoc-Ordner
Wählen Sie „Ein Dokument in einen PandaDoc-Ordner verschieben“ aus
Wählen Sie „Gesendet“ oder „Abgeschlossen“ im Dropdown-Menü Dokumentenstatus aus
Wählen Sie Ordner auswählen und wählen Sie dann entweder einen der vorhandenen Ordner aus oder erstellen Sie einen neuen.
Auswählen Speichern
Jedes Mal, wenn ein aus dieser Vorlage erstelltes Dokument abgeschlossen wird, wird es automatisch in den ausgewählten Ordner verschoben.
Ein weiteres Dokument senden, wenn sich der PandaDoc-Dokumentstatus ändert
Wählen Sie „Ein weiteres PandaDoc-Dokument senden, wenn sich der PandaDoc-Dokumentstatus ändert“
Wählen Sie „Gesendet“ oder „Abgeschlossen“ im Dropdown-Menü Dokumentenstatus aus
Wählen Sie Vorlage auswählen
Wählen Sie eine der vorhandenen Vorlagen aus und klicken Sie auf Auswählen
Hinweis: Wenn beide Vorlagen dieselben benutzerdefinierten Variablen verwenden, werden diese Variablen im zweiten Dokument automatisch mit den im ersten Dokument eingegebenen Informationen ausgefüllt.
Auswählen Speichern
Hinweis: Die Rollen in beiden Vorlagen müssen übereinstimmen, andernfalls wird kein weiteres Dokument versendet.
Jedes Mal, wenn ein aus dieser Vorlage erstelltes Dokument gesendet oder abgeschlossen wird (abhängig von der Einrichtung Ihrer Automatisierung), wird automatisch ein weiteres Dokument aus der von Ihnen ausgewählten Vorlage erstellt und an die gleichen Empfänger gesendet (vorausgewählte Empfänger in dieser Vorlage werden ignoriert).
Hinweis: Damit die Variablenwerte korrekt vom ersten Dokument in Ihrer Automatisierung an das zweite übergeben werden, stellen Sie sicher, dass die Variablennamen übereinstimmen.
CRM-Automatisierungen
Öffnen Sie einen der untenstehenden Links, um mehr über Automatisierungen mit einem von Ihnen verwendeten CRM zu erfahren:
Automatisierungen deaktivieren
Sie können Ihre Automatisierungen jederzeit deaktivieren oder löschen. Wählen Sie dazu im linken Bereich Automatisierungen aus, klicken Sie dann auf Aktiv und schalten Sie den Schalter unter einer beliebigen Automatisierung aus.
Alternativ können Sie das Auslassungszeichen (drei vertikale Punkte) oben rechts in der Automatisierung auswählen und Löschen auswählen.