Automatisierungen ermöglichen es Ihnen, Zeit zu sparen und Aufgaben zu automatisieren, sobald sich der Status eines Dokuments auf „Gesendet“ oder „Abgeschlossen“ ändert.
Automatisierungen basieren auf Vorlagen – sobald Sie also eine Automatisierung für eine Vorlage eingerichtet haben, übernehmen alle neuen Dokumente, die aus dieser Vorlage erstellt werden, die Einstellungen.
Verfügbarkeit:
PandaDoc-Automatisierungen (PandaDoc-zu-PandaDoc-Rezepte): Verfügbar für Business- und Enterprise-Pakete.
Externe Automatisierungen (PandaDoc zu externen Plattformen wie CRMs, HR und Speichertools): Verfügbar als kostenpflichtiges Add-on für das Business-Paket (39 USD pro Monat und Konto/468 USD pro Jahr und Konto) und im Enterprise-Paket enthalten.
Verwendungsguthaben
Jedes Dokument, das aus Automatisierungen* erzeugt wird, verbraucht ein Nutzungsguthaben.
*Die beiden Rezepte, die auf dieses Limit angerechnet werden, sind:
Sie senden ein Folgedokument, wenn ein Dokument gesendet oder abgeschlossen wurde
Ein neues Dokument senden, wenn ein neuer Mitarbeiterdatensatz in BambooHR erstellt wird
Business und Enterprise (monatlich): 10 Nutzungsguthaben pro Monat
Business und Enterprise (jährlich): 120 Nutzungsguthaben pro Jahr.
Business- und Enterprise-Testzeitraum: 10 Nutzungsguthaben
Nutzungsguthaben aus dem Testzeitraum werden nicht übertragen, sobald Ihr bezahltes Abonnement aktiv wird.
Nach Erreichen des Limits kann der Kontoinhaber ein zusätzliches Nutzungsguthaben-Paket (50–500 Dokumente), das am Ende des Abrechnungszeitraums abläuft, direkt unter Einstellungen > Abrechnung erwerben.
Warnung: Wenn Sie Ihr inkludiertes Nutzungsguthaben überschreiten, entsprechen die Gebühren für dieses zusätzliche Nutzungsguthaben der anwendbaren Gebühr pro Einheit für die aktuelle Bestellung des Kunden.
Hinweis: Jeder Workspace kann bis zu 300 aktive Automatisierungen haben. Wenn Sie dieses Limit überschreiten, werden nur die ersten 300 Automatisierungen ordnungsgemäß ausgeführt.
Wichtig: Kostenlose Nutzungsguthaben sind nur in den Abonnementplänen für die ersten 12 Monate der Kontolaufzeit enthalten. Bei der Verlängerung nach Ablauf der 12-Monats-Frist erhalten die Konten keine kostenlosen Guthaben für wiederkehrende Nutzung mehr.
Springen zu:
Einrichten einer Automatisierung
Hinweis: Nur Benutzer mit den festen Admin- oder Manager-Rollen können auf Automatisierungen zugreifen und diese konfigurieren.
Benutzerdefinierte Rollen können, selbst wenn ihnen die Berechtigung „Automatisierungen konfigurieren und verwalten“ erteilt wurde, keine Automatisierungen verwenden.
Zuerst navigieren Sie zu Erweiterungen und aktivieren PandaDoc-Automatisierungen oder externe Automatisierungen. Erfahren Sie hier, wie Sie Erweiterungen aktivieren.
Hinweis: Nur der Kontoinhaber kann Erweiterungen aktivieren oder deaktivieren.
Sobald die Automatisierungen aktiviert sind, wählen Sie sie im linken Panel aus.
Wählen Sie +Automatisierung.
Erkunden Sie verfügbare Rezepte und wählen Sie dann Ausprobieren, um Ihre Automatisierung einzurichten.
Verfügbare Maßnahmen:
Ein Dokument in den Cloud-Speicher verschieben (Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox, Box oder SharePoint)
Ein Dokument in einen PandaDoc-Ordner verschieben.
Ein weiteres PandaDoc-Dokument senden, wenn sich der Dokumentstatus ändert.
Ändern Sie den Angebots-/Opportunity-/Deal-Status in Microsoft Dynamics, HubSpot, Salesforce, Zoho oder Zendesk Sell, wenn der Status eines Dokuments aktualisiert wird.
Aktualisieren Sie Zeilenelemente in Microsoft Dynamics, Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho oder Zendesk Sell, sobald der Status eines Dokuments aktualisiert wird
PDF-Dateien in Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zoho, Pipedrive, BambooHR, Greenhouse, SharePoint und NetSuite anhängen.
Erstellen Sie einen Datensatz in BambooHR, Greenhouse, wenn der Status eines Dokuments aktualisiert wird.
Eine Notiz in Microsoft Dynamics erstellen
Hinweis: Die Automatisierungen haben keinen Einfluss auf Ihre nativen Integrationseinstellungen.
Warnung: Möglicherweise müssen Sie die Einstellung „Cookies von Drittanbietern blockieren“ in Ihrem Browser deaktivieren, damit die Automatisierungen funktionieren.
Workflow-Automatisierungen
Speichern von abgeschlossenen PDF-Dateien in Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box oder SharePoint
Sie können abgeschlossene PDFs ganz einfach in Ihrem Microsoft One Drive-, Google Drive-, Dropbox-, Box- oder SharePoint-Konto zusammen mit den daran angehängten Dokumenten speichern, indem Sie das Feld zum Sammeln von Dateien verwenden.
Hinweis: Automatisierungen werden nicht für Dokumente ausgelöst, die aus einem Formular generiert werden, wenn dieses Formular dieselbe Vorlage wie die Automatisierung verwendet.
Wählen Sie „Gesendet“ oder „Abgeschlossen“ im Dropdown-Menü Dokumentstatus. (Wir empfehlen, den Status „Abgeschlossen“ hier auszuwählen, um sicherzustellen, dass nur fertige Dokumente mit einem Signatur-Zertifikat angehängt werden.)
Vorlage auswählen
Wählen Sie Autorisieren > Verbinden, um Ihr Microsoft One Drive-, Google Drive-, Dropbox- oder Box-Konto mit Ihrem PandaDoc-Konto zu verknüpfen.
Wählen Sie einen Ordner, in den die Dokumente hochgeladen werden sollen (optionaler Schritt)
Aktivieren Sie die Option „Sammeldateien hochladen“, um diese Dokumente einzuschließen. Aktivieren Sie die Option „Sequenznummer in den Dateinamen einfügen“, um jedes vom Automatisierungstool hochgeladene Dokument automatisch zu nummerieren (optionaler Schritt).
Wählen Sie Automatisierung speichern
Hinweis: Wir empfehlen, den Namen des Dokuments vor dem Versenden zu ändern, damit die in Ihrem Cloud-Speicherordner erstellte Version einen eindeutigen Namen hat. Der Dokumentname darf keine eckigen Klammern „[ ]“, Schrägstriche „/, \“, oder „Größer als“/„Kleiner als“ Zeichen „<>“ enthalten.
Jedes Mal, wenn ein aus dieser Vorlage generiertes Dokument gesendet oder abgeschlossen wird (auch wenn der Status manuell geändert wird), wird ein neuer Ordner mit einem PDF und hochgeladenen Dateien (falls vorhanden) in Ihrem Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox oder Box-Konto erstellt, falls Sie bei der Einrichtung der Automatisierung keinen Ordner auswählen. Der Ordner erbt den Namen des Dokuments.
Verschieben von Dokumenten mit dem Status „Gesendet“ oder „Abgeschlossen“ in einen ausgewählten PandaDoc-Ordner
Wählen Sie „Dokument in einen PandaDoc-Ordner verschieben“.
Wählen Sie „Gesendet“ oder „Abgeschlossen“ im Dropdown-Menü Dokumentstatus
Vorlage auswählen
Wählen Sie Ordner auswählen, dann wählen Sie entweder einen der vorhandenen Ordner aus oder erstellen Sie einen neuen.
Wählen Sie Automatisierung speichern
Jedes Mal, wenn ein mit dieser Vorlage erstelltes Dokument gesendet wird, wird es automatisch in den ausgewählten Ordner verschoben.
Weiteres Dokument senden, wenn sich der PandaDoc-Dokumentstatus ändert
Wählen Sie „Ein weiteres PandaDoc-Dokument senden, wenn sich der PandaDoc-Dokumentstatus ändert“.
Wählen Sie „Gesendet“ oder „Abgeschlossen“ im Dropdown-Menü Dokumentstatus
Wählen Sie Vorlage auswählen
Wählen Sie anschließend eine Vorlage für das Folgedokument aus.
Hinweis: Wenn beide Vorlagen die gleichen benutzerdefinierten Variablen verwenden, werden diese Variablen im zweiten Dokument automatisch mit den im ersten Dokument eingegebenen Informationen gefüllt.
Wählen Sie Automatisierung speichern
Hinweis: Die Rollen in beiden Vorlagen müssen übereinstimmen; sonst wird kein weiteres Dokument gesendet.
Jedes Mal, wenn ein aus dieser Vorlage generiertes Dokument versendet oder abgeschlossen wird (abhängig von der Konfiguration Ihrer Automatisierung), wird automatisch ein weiteres Dokument aus der von Ihnen ausgewählten Vorlage erstellt und an dieselben Empfänger gesendet (in dieser Vorlage fest zugewiesene Empfänger werden ignoriert).
Hinweis: Um sicherzustellen, dass die Variablenwerte korrekt vom ersten Dokument Ihrer Automatisierung an das zweite übergeben werden, stellen Sie sicher, dass die Variablennamen übereinstimmen.
CRM-Automatisierungen
Öffnen Sie einen der folgenden Links, um mehr über Automatisierungen mit Ihrem CRM-System zu erfahren:
Deaktivierung von Automatisierungen
Sie können Ihre Automatisierungen jederzeit deaktivieren oder löschen. Wählen Sie dazu im linken Fensterbereich Automatisierungen aus, klicken Sie auf Aktiv und schalten Sie den Schalter unter jeder Automatisierung aus.
Alternativ können Sie die Auslassungspunkte (drei vertikale Punkte) in der oberen rechten Ecke der Automatisierung auswählen und Löschen wählen.
