Verfügbarkeit: Business- und Enterprise-Pakete

Sie können einen automatisierten internen Workflow einrichten, um Dokumente an festgelegte Genehmiger zu senden, bevor Sie sie an Ihre Empfänger versenden.

Die Genehmigungs-Workflow-Funktion ist aktiviert und wird auf Vorlagenebene verwaltet.

Öffnen Sie eine Vorlage, navigieren Sie zur Registerkarte Rollen verwalten und klicken Sie auf den Schieberegler „Genehmigung erforderlich".

Wählen Sie alternativ die Registerkarte Workflow im rechten Bereich aus und klicken Sie auf den Schalter Genehmigt, um Genehmigungen einzurichten.

Hinweis: Ein Mitglied einer Genehmigergruppe genehmigt das Dokument im Namen der Gruppe.

Sie können eine Genehmigungs-Reihenfolge einrichten und denselben Genehmiger mehrmals hinzufügen, wenn dieser das Dokument in mehreren Phasen prüfen soll.

Hinweis: Sie können die gleiche Genehmigergruppe nicht in anderen Vorlagen wiederverwenden, Sie müssen sie neu erstellen.

Zum Überprüfen Ihres Workflow-Setups wechseln Sie zu Ihrer Vorlage/Ihrem Dokument, und gehen Sie dann zur Registerkarte Rollen verwalten und klicken Sie auf Genehmigungs-Workflow anzeigen.

Sie können eine Genehmigergruppe mit so vielen Genehmigern erstellen, wie Sie benötigen, und dann dem Dokumentabsender erlauben, einen Genehmiger aus der Liste auszuwählen.

Um dies zu tun, wählen Sie Genehmigergruppe erstellen, wählen Sie Genehmiger aus der Dropdown-Liste aus, und wählen Sie dann Benutzer erlauben, Genehmiger auszuwählen – diese Option bietet Flexibilität innerhalb einer einzelnen Vorlage und stellt sicher, dass nur die entsprechende Person die Anfrage erhält und das Dokument genehmigt.

Hinweis: Falls diese Einstellung deaktiviert ist, erhalten alle Genehmiger in der Gruppe eine E-Mail-Benachrichtigung zur Genehmigung des Dokuments. Nur eine Genehmigung ist erforderlich, damit das Dokument genehmigt wird.

Sobald das Dokument zur Genehmigung bereit ist, muss der Absender einen Genehmiger aus der Liste auswählen. Dieser Genehmiger erhält dann eine E-Mail-Benachrichtigung zur Genehmigung des Dokuments.

Hinweis: Administratoren und Benutzer mit entsprechender Berechtigung können Genehmigungen im Namen anderer Benutzer verwalten.

Um den Genehmigungs-Workflow zu bearbeiten, öffnen Sie Ihre Vorlage oder Ihr Entwurf -Dokument, dann gehen Sie zur Registerkarte Rollen verwalten und klicken Sie auf Genehmigungs-Workflow einrichten.

Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um einen einzelnen Genehmiger oder eine ganze Gruppe zu löschen.

Verwenden Sie den Umschalter, um den Genehmigungs-Workflow auf Ihrer Vorlage/Ihrem Dokument zu deaktivieren.

Hinweis: Benutzer mit einer Administrator-, Manager- oder benutzerdefinierten Rolle mit der Berechtigung „Genehmigungsworkflows erstellen und bearbeiten" können Genehmigungen in Entwurfsdokumenten bearbeiten.

Der Genehmiger sollte aus dem Workflow entfernt werden, bevor er aus dem Workspace entfernt wird. Wenn nicht, sollte ein Benutzer mit der Rolle Admin oder Manager im Konto Genehmigungs-Workflow bearbeiten, bevor das Dokument zur Genehmigung gesendet wird. Andernfalls bleibt der Genehmiger im Genehmigungs-Workflow und Dokumente bleiben im Genehmigungsprozess stecken. Kontaktieren Sie uns, wenn Ihr Dokument nicht vorangeht.

Sobald ein Dokument erstellt wurde, sendet der Dokumentersteller es zur Genehmigung, bevor es an den Empfänger gesendet wird.

Der Dokumentstatus wird in „Zur Genehmigung" geändert und der Genehmiger erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail. Sie können das Dokument über die E-Mail-Benachrichtigung oder aus dem Posteingang in PandaDoc öffnen und sehen dann zwei Optionen: Genehmigen oder Ablehnen. Genehmiger können dem Dokumentersteller auch einen begleitenden Kommentar bereitstellen.

Sobald der Genehmiger das Dokument ablehnt oder genehmigt, erhält der Dokumentersteller eine E-Mail-Benachrichtigung zusammen mit dem Kommentar (falls zutreffend).

Der Dokumentstatus wird „Genehmigt" oder „Abgelehnt" sein. Wenn genehmigt, kann das Dokument gesendet werden.

Hinweis: Administratoren, Manager und Benutzer mit den relevanten Berechtigungen können das Dokument senden, sobald es genehmigt wurde.

Wenn abgelehnt, muss das Dokument bearbeitet und zur erneuten Genehmigung gesendet werden.

Die Registerkarte „Letzte Aktivität" in Dokumentinformationen zeigt Genehmigungsereignisse.

Wenn ein Genehmiger nicht verfügbar ist (z. B. im Urlaub), können Admins und Benutzer mit der benutzerdefinierten Rollenberechtigung „Can approve documents on behalf of all other approvers" Dokumente an seiner Stelle genehmigen.

Um im Namen einer anderen Person zu genehmigen:

Der Audit Trail, die letzte Aktivität und die Zeitleiste auf der Startseite zeigen, dass der Administrator (oder der autorisierte Benutzer) das Dokument im Namen des ursprünglichen Genehmigers genehmigt hat.

Verfügbarkeit: Business-* und Enterprise-Pakete

* Diese Funktion ist als kostenpflichtige Zusatzoption in unserem Business-Paket verfügbar.

Unsere Funktion für bedingte Genehmigungen ermöglicht es Ihnen, Ihren Dokumentgenehmigungs-Workflow zu automatisieren. Genehmiger erhalten ein Dokument nur, wenn die in der Vorlage festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist, wird das Dokument automatisch in den Status „Genehmigt" verschoben.

Sie können eine Bedingung festlegen für:

Um Bedingungen für Ihren Genehmigungs-Workflow einzurichten, öffnen Sie zunächst Ihre Vorlage und befolgen Sie dann diese Schritte:

Tipp: Sie können unterschiedliche Bedingungen für einzelne Genehmiger separat einrichten, oder Sie können bestimmte Genehmiger ohne Bedingungen belassen, wenn sie jedes Dokument genehmigen müssen.

Tipp: Legen Sie eine Genehmigungsreihenfolge fest, wenn das Dokument jeweils nur an einen Genehmiger gehen soll.

Hinweis: Da die Währung der bedingten Genehmigung durch die Währung des Dokumentenwerts gesteuert wird, wird die Währung der bedingten Genehmigung synchronisiert, wenn Sie die Währung des Dokumentenwerts ändern.

Klicken Sie hier, um mehr über bedingte Genehmigungen mit einem Angebotsersteller-Baustein zu erfahren.

Wir haben erweiterte Logik für bedingte Genehmigungen eingeführt, um Ihnen mehr Flexibilität beim Routing von Dokumenten zu bieten.

Sie können nun die folgenden Operatoren beim Einrichten von Bedingungen verwenden:

Diese sind besonders nützlich für Bedingungen basierend auf Angebotsvariablen, wie z. B. Kundensegment oder Region.

Beispiel: Genehmigung nur auslösen, wenn der Wert der Angebotsvariablen „Kundensegment" Enthält „Enterprise".

Zusätzlich zur Verwendung des ODER-Operators zum Definieren, wann eine Bedingungsgruppe eine Genehmigung auslösen soll, können Sie jetzt UND-Logik verwenden.

Hinweis: In einem Genehmigungs-Schritt kann nur ein Typ logischer Operator (UND oder ODER) auf alle Bedingungen angewendet werden.

Ich benötige den Text, den Sie übersetzen möchten. Bitte geben Sie den englischen Text ein, den Sie ins Deutsche übersetzen lassen möchten.

Wählen Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten von Bedingungen die gewünschte Logik aus der Dropdown-Liste oben in der Bedingungsliste aus.

Audit Trail und die Kachel Letzte Aktivität verfolgen jeweils den Genehmigungsstatus eines Dokuments, z. B. wenn die Genehmigung automatisch umgangen wird oder ein Dokument genehmigt wurde.

Die Genehmigungsworkflow-Funktion ist aktiviert und wird im Vorlagen-Workflow-Generator verwaltet.

Wählen Sie eine Vorlage aus, und klicken Sie auf +Schritt hinzufügen > Zur Genehmigung übermitteln.

Alternativ können Sie Datei > Rollen > den Schalter für Genehmiger aktivieren und Ihre Genehmiger einrichten.

Sie können eine Genehmigungs-Reihenfolge einrichten und denselben Genehmiger mehrmals hinzufügen, wenn dieser das Dokument in mehreren Phasen prüfen soll.

Um Ihr Workflow-Setup zu überprüfen, gehen Sie zu Ihrem Template-Workflow-Builder und wählen Sie dann den Schritt Zur Genehmigung übermitteln aus.

Sie können eine Genehmigergruppe mit so vielen Genehmigern erstellen, wie Sie benötigen, und dann dem Dokumentabsender erlauben, einen Genehmiger aus der Liste auszuwählen.

Gehen Sie hierfür wie folgt vor: Wählen Sie eine Genehmigergruppe, wählen Sie Genehmiger aus, und wählen Sie dann Benutzer erlauben, Genehmiger auszuwählen – diese Option bietet Flexibilität innerhalb einer einzelnen Vorlage und stellt sicher, dass nur die entsprechende Person die Anfrage erhält und das Dokument genehmigt.

Im Schritt „Zur Genehmigung übermitteln" wählt der Absender einen Genehmiger aus der Dropdown-Liste aus. Der ausgewählte Genehmiger erhält dann eine E-Mail-Benachrichtigung, um das Dokument zu überprüfen und zu genehmigen.

Um den Genehmigungs-Workflow zu bearbeiten, wechseln Sie zu Ihrem Vorlagen-Workflow-Builder und ändern Sie den Genehmigungs-Workflow im Schritt Zur Genehmigung übermitteln. Um die Genehmigung in einem Entwurf -Dokument zu bearbeiten, gehen Sie zu Datei > Empfänger > und deaktivieren Sie Genehmiger.

Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um den Schritt „Zur Genehmigung übermitteln" zu löschen.

Zum Entfernen eines Genehmigers oder einer Gruppe wählen Sie drei Punkte auf der rechten Seite und wählen Entfernen.
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Der Genehmiger sollte aus dem Workflow entfernt werden, bevor er aus dem Workspace entfernt wird. Wenn nicht, sollte ein Benutzer mit der Rolle Admin oder Manager auf dem Konto Genehmigungs-Workflow bearbeiten, bevor das Dokument zur Genehmigung gesendet wird. Andernfalls bleibt der Genehmiger im Genehmigungs-Workflow und Dokumente bleiben im Genehmigungsprozess stecken. Kontaktieren Sie das Support-Team, wenn Ihr Dokument steckengeblieben ist.

Wenn Benutzer ein Dokument erstellen, müssen sie es zur Genehmigung senden, bevor es an den Empfänger gesendet wird.

Der Dokumentstatus wird in „Zur Genehmigung" geändert und der Genehmiger erhält die Benachrichtigungs-E-Mail. Sie können das Dokument über die E-Mail-Benachrichtigung oder aus ihrem Posteingang in PandaDoc öffnen und sehen dann zwei Optionen: Genehmigen oder Ablehnen. Genehmiger können dem Dokumentersteller auch einen begleitenden Kommentar bereitstellen.

Sobald der Genehmiger das Dokument ablehnt oder genehmigt, erhält der Dokumentersteller eine E-Mail-Benachrichtigung zusammen mit dem Kommentar (falls zutreffend).

Der Dokumentstatus wird „Genehmigt" oder „Abgelehnt" sein. Wenn genehmigt, kann das Dokument gesendet werden.

Wenn abgelehnt, muss das Dokument bearbeitet und zur erneuten Genehmigung gesendet werden.

Wenn ein Genehmiger nicht verfügbar ist (z. B. im Urlaub), können Admins und Benutzer mit der benutzerdefinierten Rollenberechtigung „Can approve documents on behalf of all other approvers" Dokumente an seiner Stelle genehmigen.

Um im Namen einer anderen Person zu genehmigen:

Der Audit Trail, die letzte Aktivität und die Zeitleiste auf der Startseite zeigen, dass der Administrator (oder der autorisierte Benutzer) das Dokument im Namen des ursprünglichen Genehmigers genehmigt hat.

Verfügbarkeit: Business-* und Enterprise-Pakete

* Diese Funktion ist als kostenpflichtige Zusatzoption in unserem Business-Paket verfügbar.

Unsere Funktion für bedingte Genehmigungen ermöglicht es Ihnen, Ihren Dokumentgenehmigungs-Workflow zu automatisieren. Genehmiger erhalten ein Dokument nur, wenn die in der Vorlage festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist, wird das Dokument automatisch in den Status „Genehmigt" verschoben.

Sie können eine Bedingung festlegen für:

Um Bedingungen für Ihren Genehmigungs-Workflow einzurichten, öffnen Sie Ihre Vorlage und wählen Sie dann im Vorlagen-Workflow-Generator den Schritt Zur Genehmigung übermitteln aus:

Klicken Sie hier, um mehr über bedingte Genehmigungen mit einem Angebotsersteller-Baustein zu erfahren.

Wir haben erweiterte Logik für bedingte Genehmigungen eingeführt, um Ihnen mehr Flexibilität beim Routing von Dokumenten zu bieten.

Sie können nun die folgenden Operatoren beim Einrichten von Bedingungen verwenden:

Diese sind besonders nützlich für Bedingungen basierend auf Angebotsvariablen, wie z. B. Kundensegment oder Region.

Beispiel: Genehmigung nur auslösen, wenn der Wert der Angebotsvariablen „Kundensegment" Enthält „Enterprise".

Zusätzlich zur Verwendung des ODER-Operators zum Definieren, wann eine Bedingungsgruppe eine Genehmigung auslösen soll, können Sie jetzt UND-Logik verwenden.

Ich benötige den Text, den Sie übersetzen möchten. Bitte geben Sie den englischen Text ein, den Sie ins Deutsche übersetzen lassen möchten.

Wählen Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten von Bedingungen die gewünschte Logik aus der Dropdown-Liste oben in der Bedingungsliste aus.

Audit Trail und die Kachel Letzte Aktivität verfolgen jeweils den Genehmigungsstatus eines Dokuments, z. B. wenn die Genehmigung automatisch umgangen wird oder ein Dokument genehmigt wurde.

Möchten Sie mehr über die Dokumentgenehmigung in PandaDoc erfahren? Schauen Sie sich unseren Kurs „Managing Internal Approval Workflows" (Verwaltung interner Genehmigungs-Workflows) in der PandaDoc Learning Academy an!