Verfügbarkeit: Enterprise*
*Diese Funktion ist als kostenpflichtiges Add-on erhältlich
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Übersicht
PandaDoc-Workflows wurden entwickelt, um Ihren Dokumentenerstellungsprozess zu automatisieren und zu rationalisieren. Durch die Integration von Daten aus Ihrem CRM oder von Ihrem Team ausgefüllten Formularen können Sie in wenigen Augenblicken individuelle, kundenspezifische Angebote erstellen. Passen Sie diese Angebote mühelos an die Vertragsbedingungen oder Geschäftsbereiche an.
Eigenschaften:
Daten aus dem CRM ziehen: Nahtlose Integration mit gängigen CRMs wie HubSpot, um relevante Daten automatisch in Ihre Workflows zu ziehen.
Formulare: Erstellen Sie einfach Formulare, um notwendige Informationen von Teammitgliedern zu sammeln. Diese Daten können dann zugeordnet und in nachfolgenden Schritten des Workflows verwendet werden.
Anpassbare Workflows: Entwerfen Sie Ihre Workflows mit so vielen Schritten, wie Sie benötigen. Sie können diese Workflows an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse anpassen und so sicherstellen, dass sie perfekt auf Ihre Ziele abgestimmt sind.
Datenzuordnung über Schritte hinweg: Ordnen Sie Daten mühelos von einem Schritt zum anderen zu und stellen Sie so sicher, dass der Informationsfluss zwischen Formularen, Angeboten und Dokumenten ordnungsgemäß ist.
Versionskontrolle und Zusammenarbeit: Halten Sie Ihre Workflows auf dem neuesten Stand, indem Sie sie bearbeiten und weiterentwickeln, wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern. Mit klaren Rollen und Berechtigungen können Sie sicherstellen, dass die richtigen Teammitglieder Zugriff haben, um Workflows zu verwalten und zusammenzuarbeiten.
No-Code-Setup: Richten Sie Ihre Workflows ein und verwalten Sie sie, ohne technisches Know-how zu benötigen. Die intuitive Benutzeroberfläche ist für Geschäftsanwender konzipiert, so dass der Einstieg leicht fällt und Anpassungen nach Bedarf vorgenommen werden können.
Beispiel für einen grundlegenden Workflow:
Richten Sie Ihren Workflow ein. Definieren Sie, woher Ihre Daten stammen (wie Ihr CRM oder Formulare, die von Ihren Teamkollegen ausgefüllt wurden), richten Sie Ihr Angebot ein und konfigurieren Sie, wie diese Daten verwendet werden, um Dokumente zu erstellen.
Veröffentlichen Sie den Workflow. Stellen Sie den Workflow für alle Benutzer in Ihrem Arbeitsbereich zur Verfügung, um die Erstellung von Kostenvoranschlägen zu optimieren.
Ausführung. Benutzer erstellen Kostenvorschläge und schließen Geschäfte mit dem veröffentlichten Workflow ab.
Wie Sie einen Workflow erstellen
Wählen Sie „Workflows“ im linken Navigationsfeld aus und wählen Sie +Workflow, um einen neuen Workflow zu erstellen und den Workflow-Builder zu öffnen.
Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Schritten jeden Typs über das rechte Seitenfeld hinzufügen oder durch Auswahl der Schaltfläche + Schritt hinzufügen auf der Leinwand.
Schrittarten:
Formular erstellen: Fügen Sie einen Fragebogen hinzu, um die notwendigen Daten für die folgenden Schritte zu sammeln.
Dokument erstellen: Erstellen Sie ein Dokument aus einer ausgewählten Vorlage mit den im Workflow gesammelten Daten.
Angebot erstellen: Fügen Sie ein Angebot ein, das in das resultierende Dokument eingefügt wird.
Ziehen Sie Daten aus der Integration: Verbinden Sie Ihr CRM, um Daten aus dem integrierten System zu importieren und zu verwenden.
Hinweise:
Der Workflow kann eine unbegrenzte Anzahl von Schritten desselben Typs enthalten. Um beispielsweise drei Dokumente zu generieren, müssten Sie drei separate Schritte „Dokument erstellen“ hinzufügen.
Die Schritte werden nacheinander in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie auf der Leinwand angezeigt werden. Sie können sie leicht neu anordnen, indem Sie den Griff auf der linken Seite ziehen, um die Reihenfolge nach Bedarf anzupassen.
Wie Sie Schritte konfigurieren
Ziehen Sie Daten aus der Integration
Mit diesem Schritt können Sie Ihr CRM verbinden, um Daten aus dem integrierten System zu importieren und zu verwenden.
Hinweis:
Stellen Sie sicher, dass Ihr CRM in Einstellungen > Integrationen verbunden ist, bevor Sie fortfahren.
Um die Integration zu verbinden, müssen Sie die folgenden Schritte befolgen:
Wählen Sie Daten aus der Integration ziehen > Integration auswählen.
Wählen Sie Verbinden auf der Integrationsfläche aus, die Sie benötigen, und klicken Sie im nächsten Modal-Fenster auf Verbinden, um Ihr Integrationskonto (z.B. HubSpot) zu verbinden.
Wählen Sie den Entitätstyp aus, den Sie aus der Integration abrufen möchten. Bei HubSpot ist die verfügbare Option „Deal“, die standardmäßig vorausgewählt ist.
Formular erstellen
Mit Hilfe von Formularen können Sie alle erforderlichen Informationen von den Benutzern, die die Arbeitsabläufe ausführen, sammeln und in den nachfolgenden Schritten verwenden.
Wählen Sie Schritt hinzufügen > Formular erstellen > Neu erstellen. Standardmäßig wird ein Multiple-Choice-Feld zum neuen Formular hinzugefügt. Sie können den Feldtyp ganz einfach ändern, indem Sie auf den Auswahlregler in der oberen rechten Ecke klicken, das Feld mit dem Mülleimer-Symbol entfernen oder neue Felder hinzufügen, indem Sie + Feld hinzufügen unter dem vorhandenen Feld oder das + Zeichen zwischen den Feldern auswählen.
Verwenden Sie die folgenden Feldtypen, um Ihr Formular zu erstellen:
Kontakt-Voreinstellung: Erfassen Sie die Daten einer Person (z.B. E-Mail, Vor- und Nachname, Firma) und weisen Sie sie als Empfänger im Dokument zu.
Kurzer Text: Einzeilige Textsammlung.
Langer Text: Sammlung von mehrzeiligen Texten.
Datum
E-Mail-Adresse
Zahl
Telefonnummer
Kontrollkästchen: Es können mehrere Optionen ausgewählt werden.
Multiple-Choice: Eine einzelne Option kann ausgewählt werden.
Dropdown-Liste
Bild: Dient zur Anpassung des Formulars; kann nicht an andere Schritte weitergegeben werden.
Titel: Dient zur Anpassung des Formulars; kann nicht an andere Schritte weitergegeben werden.
Feldname: Jedes Feld hat seine Feld-ID, die verwendet wird, um die Feldwerte aus dem Formular in weiteren Schritten Variablen oder Rollen zuzuordnen.
Tipp:
Wir empfehlen, den Standardfeldnamen „field_n" in aussagekräftige Namen zu ändern, um die Felder bei der Zuordnung von Daten zwischen Schritten voneinander zu unterscheiden.
Tipp:
Sie können mehrere Feldoptionen vorauswählen, indem Sie das vertikale Ellipsenmenü auf der rechten Seite des Elements > Standardauswahl treffen auswählen.
Angebot erstellen
Angebote sind ein leistungsstarkes Tool innerhalb der PandaDoc-Workflows, mit dem Sie Ihren Kunden Ihre Produkte mit individuellen Bedingungen auf der Grundlage vordefinierter Angebotsregeln präsentieren können. Dies ermöglicht einen klaren, interaktiven und dynamischen Kostenvoranschlag, der sich an die spezifischen Bedingungen anpasst und sicherstellt, dass Ihre Angebote auf die individuellen Bedürfnisse jedes Kunden zugeschnitten sind.
Wie kann ich ein Angebot konfigurieren:
Wählen Sie Neues erstellen aus.
Sie können ein Angebot entweder leer lassen (um später die Datenzuordnung einzurichten und es bei Ausführung des Workflows aus der Integration oder dem Katalog zu füllen) oder es nach Bedarf mit einigen Standardprodukten, Währungen, Design usw. vorab festlegen.
Verwenden Sie Angebotsdatenfelder. wenn Sie bestimmte Werte an den/vom Angebotsschritt weitergeben und bearbeiten müssen. Mit den Angebotsdatenfeldern können Sie Bedingungen für die Angebotsregeln festlegen, die auf dem Wert basieren, der aus den vorangegangenen Schritten in das Angebot übernommen wird, oder einige Daten an die weiteren Workflow-Schritte weitergeben, indem Sie ihnen manuell Werte hinzufügen.
Um den Angebotsinhalt auf der Grundlage der Eingabedaten aus den vorherigen Schritten zu bearbeiten, zu aktualisieren und aufzufüllen, können Sie die Regeln für das Angebot auf der Registerkarte „Regeln“ konfigurieren.
Angebotsdatenfelder
Mit den Angebotsdatenfeldern können Sie benutzerdefinierte Angebotsvariablen hinzufügen:
Um einige Daten aus dem vorherigen Schritt zu sammeln
Um einige Daten aus dem Angebot an weitere Schritte im Workflow weiterzugeben
Um einige Vorgabewerte im Angebot zu haben
Angebotsvariablen helfen Ihnen beim Erstellen der Regeln und bei der Durchführung einiger Aktionen für das Angebot in Abhängigkeit von ihren Werten.
Regel-Builder
Hinweis:
Regeln werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie im Regel-Builder platziert werden.
Um zu beginnen, wählen Sie +Regel und wählen Sie +Bedingung hinzufügen.
Der Regel-Builder ermöglicht Ihnen die Konfiguration von Regeln mit Hilfe eines vordefinierten Satzes von Eigenschaften und Aktionen. Diese Regeln können verwendet werden, um Berechnungen durchzuführen oder verschiedene Aktionen in einem Angebot auszulösen, z.B. das Hinzufügen einer Position aus dem Katalog, das Entfernen einer Position aus dem Angebot oder das Aktualisieren eines Wertes in einer Position oder einem Angebotsabschnitt, z.B. eines Rabatts.
Der Regel-Builder bietet zwei Modi zur Erstellung und Verwaltung dieser Regeln:
Visueller Modusde::: In diesem Modus können Sie Regeln einfach über eine grafische Oberfläche mit einem vorgewählten Satz von Eigenschaften und Aktionen konfigurieren.
Code-Modus: Für komplexere Szenarien können Sie in diesem Modus Regeln von Grund auf in einem JSON-ähnlichen Format schreiben, das mehr Flexibilität und Kontrolle bietet. Weitere Details zum Regel-Builder finden Sie hier.
Angebotsregeln basieren auf einer „Wenn/Dann“-Logik. Im Abschnitt „Wenn" wählen Sie eine oder mehrere Bedingungen aus, die bestimmte Aktionen auslösen. Zu den verfügbaren Textspaltenoperatoren gehören: „gleich ‚,nicht gleich“, „leer“, „nicht leer“, „enthält“, „enthält nicht“, „beginnt mit“ und „endet mit“. Die verfügbaren Zahlenspaltenoperatoren sind: „gleich“, „nicht gleich“, „größer als“, „kleiner als“, „größer als oder gleich“, „kleiner als oder gleich“.
Angebotsregeln können beispielsweise auf Angebotsvariablen, Positionen oder Angebotseinstellungen basieren, die Sie eingerichtet haben.
Hinweis:
Der Teil „Wenn“ kann mehrere Bedingungen enthalten. Für eine möglichst reibungslose Anwendung empfehlen wir, nicht mehr als 15 Bedingungen pro Regel hinzuzufügen.
Verfügbare Entitäten für den Teil „Wenn“:
Positionen - Name, Preis, Menge, SKU, Kosten, Ausgewählt, Preisfindungsmethode, Rechnungsfrequenz
Abschnitt
Angebotsvariable
Angebot gesamt
Angebotseinstellungen - Währung, andere Empfängeroptionen
Verfügbare Aktionen für den Teil „Dann“:
Hinzufügen zu
Update
Löschen
Alle Zeilen löschen in
Dokument erstellen
Dieser Schritt dient dazu, ein Dokument aus der ausgewählten Vorlage zu erstellen, wobei die im Workflow gesammelten Daten verwendet werden.
Tipp:
Bevor Sie fortfahren, empfehlen wir Ihnen, die Vorlage zu öffnen, die Sie in diesem Workflow verwenden möchten, und den Genehmigungs-Workflow einzurichten, wenn er für Ihren Fall gilt.
Wie Sie den Schritt konfigurieren:
Klicken Sie auf „Vorlage auswählen“, um Ihre Vorlagenliste zu öffnen.
Wählen Sie eine Vorlage aus, die zum Erstellen eines Dokuments verwendet werden soll.
Hinweise:
Stellen Sie sicher, dass die Kontaktinformationen entweder aus einem CRM oder einem Formular in das endgültige Dokument übernommen werden. Beachten Sie, dass Sie innerhalb von Workflows keine Empfänger manuell zuweisen können, wie Sie es außerhalb von Workflows tun würden.
Um ein Angebot in ein Dokument einzufügen, müssen Sie einen Angebots-Builder-Block einfügen.
Alle Vorlageneinstellungen werden auf das erstellte Dokument angewendet.
Erstellte Dokumente werden im Stammordner von Dokumenten gespeichert.
Wie Sie eine Datenzuordnung zwischen den Schritten einrichten
Daten-Registerkarte
Jeder Schritt hat eine Registerkarte „Daten“, um eingehende (Registerkarte „Workflow-Daten“) und ausgehende (Registerkarte „Schrittdaten“) Daten zu verwalten. Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um Felder zwischen den Schritten abzubilden und sicherzustellen, dass die Datentypen übereinstimmen (z.B. Text zu Text). Ordnen Sie beispielsweise im Schritt „Dokument erstellen“ das Feld „Kontakt“ von HubSpot einer „Kunde“-Rolle zu.
Workflow-Daten
Dateneingabe-Dropdowns enthalten die Daten, die aus den vorherigen Schritten des Workflows übernommen werden können, um sie zu füllen:
Schritt zum Erstellen des Formulars: Verschiedene Formularfeldwerte - Text, Datum, Kontakt usw.
Aus dem Integrationsschritt „Daten abrufen“: Kontakt, Kontaktgruppe, Text, Nummer, Datum usw.
Hinweis: Gehen Sie zu HubSpot und scrollen Sie dann rechts nach unten zum PandaDoc-Modul. Wählen Sie „Aktionen“ > „PandaDoc-Token anzeigen“ und überprüfen Sie die Liste der Variablen. Wenn neben einer Variablen kein Wert steht, werden keine Daten in die nachfolgenden Schritte übernommen.Aus dem Schritt „Angebot erstellen“: Angebot, Angebotsdatenfelder
Aus dem Schritt „Dokument erstellen“: Dokument, Kontakt, Kontaktgruppe, benutzerdefinierte Variablenwerte, Systemvariablenwerte usw.
Hinweis:
Der Schritt Daten aus der Integration ziehen kann keine Daten aus vorherigen Schritten empfangen.
Schrittdaten
Die in einem Schritt erstellte Liste der Datenelemente kann in weiteren Schritten wiederverwendet werden.
Formularfelder
Rollen oder benutzerdefinierte Variablen in einer Vorlage
Angebotspositionen oder Angebotsdatenfelder im Angebot
Automatische Feldzuordnung
Wenn die Feldnamen in Ihrem CRM oder Ihren Formularen mit den Feldern in PandaDoc übereinstimmen, ordnet das System sie automatisch für Sie zu und reduziert so den manuellen Einrichtungsaufwand.
Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ Ihres Schritts
Wählen Sie „Karten-Daten" auf der rechten Seite aus
Wählen Sie einen Schritt, von dem aus Sie Felder ausfüllen möchten
Überprüfen Sie, ob Felder aus Ihrem CRM oder Formular korrekt übereinstimmen und wählen Sie „Zuordnen" aus
Manuelle Zuordnung
Wenn die Felder nicht übereinstimmen, können Sie sie manuell zuordnen, indem Sie die entsprechenden Felder auswählen.
Wählen Sie den richtigen Wert aus dem Dropdown-Menü „Workflow-Daten“ für das Element, das Sie auffüllen möchten. So können Sie beispielsweise das Feld „Kontakt“ aus einem HubSpot-Deal einem Rollennamen („Kunde“) im Schritt „Dokument erstellen“ zuordnen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rolle automatisch mit den Kontaktdaten aus den Deal-Kontakten bestückt wird.
Hinweis:
Stellen Sie sicher, dass die Datenpunkte, die Sie zuordnen, mit ihren Typen übereinstimmen, z.B. Kontakt > Kontakt, Text > Text usw.
Zuordnung von Positionen aus der Integration zu einem Angebot
Sie können die Positionen aus der Integration den Angebotspositionen zuordnen.
Hierfür sind 2 Schritte erforderlich: Schritt „Daten aus der Integration abrufen“ und Schritt „Angebot erstellen“.
Ordnen Sie die Positionen aus der Integration den Produktpositionen des Angebots zu.
Wählen Sie „Einrichtung“ aus.
Passen Sie bei Bedarf die Zuordnung der Felder der Positionen zu den Angebotsspalten an.
Fügen Sie bei Bedarf Zusammenführungsregeln hinzu.
Einfügen eines Angebots im Schritt „Dokument erstellen"
Um ein im Rahmen des Workflows erstelltes Angebot in Ihr Dokument einzubinden, müssen Sie für jedes Angebot in der im Workflow verwendeten Vorlage einen Angebots-Builder-Block hinzufügen.
Ausführung von Workflows testen
Nachdem Sie alle Schritte hinzugefügt haben, können Sie den Workflow vor der Bereitstellung für alle in Ihrem Team problemlos testen.
Wählen Sie in Ihrem Workflow den kleinen Pfeil in der oberen rechten Ecke aus und wählen Sie im Dropdown-Menü Workflow ausführen aus.
Alternativ können Sie einen von Ihnen erstellten Workflow aus der Workflow-Liste testen - fahren Sie einfach mit dem Mauszeiger über den Workflow und wählen Sie +Workflow ausführen.
Veröffentlichung von Workflows
Die Veröffentlichung eines Workflows ist der letzte Schritt im Workflow-Erstellungsprozess. Er macht den Workflow für die Verwendung durch Ihr Team verfügbar und stellt sicher, dass alle Mitglieder auf den Workflow zugreifen und diesen bei Bedarf ausführen können.
Vor der Veröffentlichung:
Stellen Sie sicher, dass alle Schritte richtig konfiguriert sind, einschließlich Datenquellen, Regeln und Dokumentenvorlagen.
Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Integrationen verbunden sind und ordnungsgemäß funktionieren.
Wählen Sie die Schaltfläche „Veröffentlichen" entweder im Workflow-Builder oder in der Workflow-Liste aus. Dadurch wird der konfigurierte Workflow validiert und der Workflow im Arbeitsbereich für die restlichen Mitglieder veröffentlicht.
Hinweis:
Wenn Fehler in der Workflow-Konfiguration gefunden werden, werden sie hervorgehoben und müssen vor der Veröffentlichung behoben werden.
Bearbeitung von Workflows
Sie können den Workflow bei Bedarf einfach aktualisieren und so sicherstellen, dass er relevant und genau bleibt, wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen weiterentwickeln.
Um einen veröffentlichten Workflow zu bearbeiten, müssen Sie ihn zunächst wieder freigeben, um zu verhindern, dass die Benutzer ihn ausführen können.
Heben Sie die Veröffentlichung des Workflows auf, indem Sie in der Workflow-Liste oder im Workflow-Builder die Option „Nicht veröffentlichen“ auswählen.
Ändern oder aktualisieren Sie den Workflow nach Bedarf.
Veröffentlichen Sie den aktualisierten Workflow erneut, um Änderungen anzuwenden.