Verfügbarkeit: Business-* und Enterprise-Paket
* Die Funktion ist als kostenpflichtiges Add-on verfügbar.
Anmerkung:
Benutzer in einer Admin- oder Manager-Rolle können bedingte Inhalte in allen Vorlagen einrichten. Benutzer in einer Mitgliedsrolle können bedingte Inhalte nur in eigenen Vorlagen einrichten.
Ein Baustein mit intelligenten Inhalten besteht aus den folgenden zwei Komponenten:
Vorausgewählte Inhalte (im Business-Paket enthalten). Mit dieser Funktion können Sie die Anzahl der Content-Bibliothekselemente begrenzen, die andere Benutzer Ihres Kontos zu Dokumenten hinzufügen können. Mehr über vorausgewählte Inhalte erfahren Sie hier.
Bedingte Inhalte (im Enterprise-Paket enthalten). Diese Funktion eignet sich speziell für die erweiterte Automatisierung von Dokumenten. Content-Bibliothekselemente werden dabei dynamisch anhand von Preislisten oder Variablenwerten ausgefüllt, wenn ein Dokument anhand einer Vorlage erstellt wird.
Dieser Artikel enthält eine umfassende Einführung zu bedingten Inhalten und deren Nutzung.
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Sehen Sie sich dazu ein Übersichtsvideo an:
Regeln für die Einrichtung bedingter Inhalte
Fügen Sie dazu zunächst einen Baustein mit intelligenten Inhalten in Ihre Vorlage hinzu. Klicken Sie anschließend auf den Baustein selbst oder auf Eigenschaften im schwebenden Panel und wählen Sie dann Bedingte Inhalte aus. Wählen Sie anschließend unter „Eigenschaften“ rechts die Option Regel hinzufügen aus.
Anmerkung:
Auf Titelseiten oder hochgeladenen Seiten können Sie keine Bausteine mit intelligenten Inhalten hinzufügen.
Variablen als Auslöser für intelligente Inhalte
Wählen Sie im Popup-Fenster eine Variable aus, auf der die Regel basieren soll. Sie können dabei eine beliebige Variable aus der Dropdown-Liste auswählen oder die Variable aus Ihrem CRM eingeben. Stellen Sie hierbei sicher, dass der Name der CRM-Variable in der Regel und im CRM genau derselbe ist.
Anmerkung:
Sie können bis zu 50 Bedingungen pro Regel festlegen. Dabei sind pro Bedingung maximal 10 Content-Bibliothekselemente zulässig.
Regeln basieren auf Wenn-Dann-Logik.
Unter Wenn ist ein Operator auszuwählen („entspricht“, „entspricht nicht“, „leer“, „nicht leer“, „enthält“ oder „enthält nicht“) und ein Variablenwert anzugeben, auf dessen Grundlage Content-Bibliothekselemente innerhalb des Bausteins mit intelligenten Inhalten automatisch ausgefüllt werden. Bedingte Inhalte können dabei auf einer Rolle, einer Systemvariable (inkl. Preislistenvariablen) oder einer CRM-Variable basieren.
Anmerkung:
Wichtig ist dabei, dass Sie die Variable genau so schreiben wie in der Registerkarte „PandaDoc-Variablen“ oder in der Variablenliste Ihres CRMs angegeben. Bei Variablenwerten wird jedoch nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden (Beispiel: keine Unterscheidung zwischen „USA“ und „usa“).
Geben Sie unter Dann an, welche Content-Bibliothekselemente hinzugefügt werden sollen, wenn der Wert der Variablen die Bedingung erfüllt. Sie können bis zu 10 Content-Bibliothekselemente pro Bedingung hinzufügen.
Nachdem Sie alle Content-Bibliothekselemente hinzugefügt haben, speichern Sie die Regel durch Klick auf Regel speichern.
Wenn keine Bedingung erfüllt ist, können Sie den Baustein entweder bei Versand ausblenden oder Sie wählen die Content-Bibliothekselemente aus, die standardmäßig eingefügt werden sollen.
Anmerkung:
Wenn Sie mehrere Vorlagen mit Bausteinen mit intelligenten Inhalten in einem Dokument bündeln, wird jede intelligente Inhaltseinheit automatisch anhand der vorausgewählten Content-Bibliothekselemente ausgefüllt, wenn eine Regelbedingung erfüllt ist. Wenn keine Bedingungen erfüllt sind, wird der Baustein mit den intelligenten Inhalten entweder für die Empfänger ausgeblendet, wenn Sie das Dokument versenden, oder anhand der standardmäßig festgelegten Inhalte automatisch ausgefüllt.
Preislisten als Auslöser für intelligente Inhalte
Jetzt können Sie Preislisten als Auslöser für intelligente Inhalte verwenden. Damit können Sie Dokumente basierend auf den Produkten oder Dienstleistungen auf Preislisten dynamisch anpassen.
Wählen Sie im Popup-Fenster zu bedingten Regeln die Preisliste aus, auf deren Grundlage das erstellte Dokument aktualisiert werden soll.
Wählen Sie eine Spalte für den entsprechenden Auslöser aus, z. B. „Name“ oder „Preis“.
Wählen Sie einen Operator („entspricht“ (Standardeinstellung), „entspricht nicht“, „leer“, „nicht leer“, „enthält“ oder „enthält nicht“).
Geben Sie den Spaltenwert an, der bestimmt, welche Content-Bibliothekselemente automatisch in das erstellte Dokument eingefügt werden sollen.
Wählen Sie die gewünschten Inhalte aus, die eingefügt werden sollen, wenn die Bedingungen erfüllt sind.
Wählen Sie eine Option für den Fall, dass keine Bedingungen erfüllt sind.
Wählen Sie Regel speichern aus.
Bearbeitung von Regeln
Um Änderungen an einer Regel vorzunehmen, öffnen Sie die jeweilige Vorlage und wählen Sie den Baustein mit den intelligenten Inhalten aus. Wählen Sie dann Regel bearbeiten im schwebenden Panel aus oder klicken Sie auf das Stiftsymbol im Regelvorschaubereich unter „Eigenschaften“ auf der rechten Seite.
Zur Einrichtung von Regeln für bedingte Inhalte verwendbare Rollen- und Systemvariablen in PandaDoc.
TemplateRoleName.FirstName
TemplateRoleName.LastName
TemplateRoleName.Email
TemplateRoleName.Company
TemplateRoleName.Phone
TemplateRoleName.Country
TemplateRoleName.State
TemplateRoleName.City
TemplateRoleName.StreetAddress
TemplateRoleName.PostalCode
TemplateRoleName.Title
TemplateRoleName entspricht in der Regel dem Kunden bzw. dem Absender – also Client.RoleName und Se nder.RoleName.
PricingTableName.Subtotal
PricingTableName.Discount
PricingTableName.Tax
PricingTableName.Lineitemtaxtotal
PricingTableName.Fee
PricingTableName.LineItemDiscountTotal
PricingTableName.TotalQTY
PricingTableName.Total
Anmerkung:
Preislistenvariablen nutzen Daten aus der Fußzeile der Preisliste in Ihrer Vorlage. Jede in der Fußzeile Ihrer Preisliste hinzugefügte Zeile erscheint als Variable, sofern sie einen Wert hat.
Document.CreatedDate
Document.RefNumber
Document.SeqNumber
Document.Value
Dokumentenerstellung anhand einer Vorlage mit bedingten intelligenten Inhalten
Dokumentenerstellung mit einem CRM
Erfahren Sie mehr über die Übergabe von Informationen mit Variablen in HubSpot, Pipedrive und Salesforce. Hier finden Sie einen Artikel zu bestimmten CRMs.
Basiert die Regel auf einer CRM-Variable oder -Produkten, öffnen Sie die entsprechende CRM-Entität und wählen Sie dann Neues Dokument erstellen im PandaDoc-Widget aus.
Wenn eine Vorlage ausgewählt und ein Dokument erstellt wurde, werden intelligente Inhalte automatisch anhand der vorausgewählten Content-Bibliothekselemente ausgefüllt, wenn eine Regelbedingung erfüllt ist. Wenn keine Bedingungen erfüllt sind, wird der Baustein mit den intelligenten Inhalten beim Versand des Dokuments entweder vor den Empfängern verborgen oder der Standardinhalt basierend auf den festgelegten Vorlagenregeln automatisch ausgefüllt.
Dokumentenerstellung im Editor
Wenn die Regel auf einer PandaDoc-Rollenvariable, einer Preislistenvariable, einer Systemvariable, einer benutzerdefinierten Variable oder Katalogprodukten basiert, wählen Sie Diese Vorlage verwenden am Seitenanfang, um zuerst ein Dokument zu erstellen. Weisen Sie den Rollen in der Vorlage Empfänger zu und wählen Sie dann Weiter aus.
Content-Bibliothekselemente werden daraufhin im erstellten Dokument automatisch anhand der Kontakt-/Preislisten-/System-/Produktinformationen ausgefüllt.
Wenn innerhalb einer Bedingung ein Fehler festgestellt wird und ein falsches Content-Bibliothekselement eingetragen wurde, können Sie dies problemlos im erstellten Dokument beheben.
Werden Inhalte basierend auf Variablen ausgefüllt, gehen Sie zum Bereich Variablen rechts, wählen Sie die Variable aus, auf der die jeweilige Regel basiert, und geben Sie den richtigen Wert ein. Der Baustein mit den intelligenten Inhalten wird daraufhin automatisch aktualisiert.
Werden Inhalte automatisch basierend auf Produktinformationen in Preislisten ausgefüllt, können Sie die entsprechende Preisliste manuell bearbeiten und den Baustein mit den intelligenten Inhalten so aktualisieren.
Anmerkung:
Wenn Sie mehrere Vorlagen mit Bausteinen mit intelligenten Inhalten in einem Dokument bündeln, wird jede intelligente Inhaltseinheit automatisch anhand der vorausgewählten Content-Bibliothekselemente ausgefüllt, wenn eine Regelbedingung erfüllt ist. Wenn keine Bedingungen erfüllt sind, wird der Baustein mit den intelligenten Inhalten entweder für die Empfänger ausgeblendet, wenn Sie das Dokument senden, oder die standardmäßig festgelegten Inhalte werden automatisch ausgefüllt.
Bedingte intelligente PandaDoc-Inhalte mit APIs
Sie können einen Baustein mit intelligenten Inhalten in eine Vorlage einfügen und unsere öffentliche API verwenden, um Content-Bibliothekselemente hinzuzufügen. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Funktionale Einschränkungen bei Nutzung von CRMs und dem Editor
Bausteine mit intelligenten Inhalten, für die bedingte Regeln gelten, können zur Automatisierung der Dokumentenerstellung nur auf Vorlagenebene hinzugefügt werden.
Pro Baustein mit intelligenten Inhalten kann eine Regel erstellt werden.
Pro Baustein mit intelligenten Inhalten können bis zu 50 Bedingungen erstellt werden.
Pro Bedingung können bis zu 10 Content-Bibliothekselemente ausgewählt werden.
In Vorlagen können so viele Bausteine mit intelligenten Inhalten verwendet werden wie nötig.
Für Variablenwerte ist die Groß-/Kleinschreibung zu beachten.
Im Versionsverlauf werden keine bedingten Regeln für Bausteine mit intelligenten Inhalten gespeichert.
Bedingte Regeln innerhalb von Bausteinen mit intelligenten Inhalten werden gespeichert, wenn Sie einen Baustein duplizieren, jedoch nicht, wenn Sie eine Seite duplizieren, die einen Baustein mit intelligenten Inhalten enthält.
Bei Duplizierung einer Vorlage werden alle bedingten Regeln innerhalb der Vorlage gespeichert.
Intelligente Inhalte funktionieren nicht in Kombination mit der Massenversandsfunktion.
Intelligente Inhalte in gemeinsamen Vorlagen funktionieren im Anzeigemodus in anderen Workspaces, sofern auch die entsprechenden Content-Bibliotheksinhalte geteilt werden.
Unsere mobile App unterstützt derzeit keine Content-Bibliothekselemente. Daher ist es in der mobilen App nicht möglich, Bausteine mit intelligenten Inhalten auf Dokumentebene zu nutzen.
Geplante Verbesserungen
Verbesserte Anpassbarkeit von intelligenten Inhalten in der mobilen App
Erweiterte Logik für Regeln