Verfügbarkeit:
PandaDoc: Business*- und Enterprise-Pakete
HubSpot: Bitte besuchen Sie den HubSpot Marktplatz
*Die Funktion für externe Automatisierungen ist als kostenpflichtiges Add-on für den Business-Tarif (39 $ pro Monat und Konto / 468 $ pro Jahr und Konto) verfügbar und im Enterprise-Tarif enthalten.
Diese Integration funktioniert für Kontakte, Unternehmen und Abschlüsse in HubSpot.
Sehen Sie sich ein Übersichtsvideo an:
Springen zu:
Funktionen
Variablen: Sie können Informationen mit Hilfe von Variablen automatisch von HubSpot an PandaDoc-Dokumente und zurück übergeben.
Produkte: Übertrage Produktinformationen von HubSpot-Deals in PandaDoc-Preistabellen und Angebotsersteller‑Bausteine und zurück.
Dokumente erstellen: Sie können PandaDoc-Dokumente aus HubSpot Deals, Kontakten und Unternehmen erstellen.
Statusverfolgung: Du kannst den Dokumentstatus in HubSpot nachverfolgen.
PandaDoc <> HubSpot Integration installieren
Hinweise und Einschränkungen:
PandaDoc-Kontoinhaber und Admins mit Admin-Berechtigungen in HubSpot können die Integration installieren.
Diese Integration funktioniert mit mehreren Workspaces. Stelle dafür sicher, dass du die Integration in jedem Workspace aktivierst. Im Bereich „Dokumente“ der PandaDoc-Module siehst du nur die über die Integration erstellten Dokumente, die sich in dem Workspace befinden, in den du eingeloggt bist.
Sie müssen im Workspace angemeldet sein, der mit einem aktiven HubSpot CRM verbunden ist, um die Integration zu verwenden.
PandaDoc EU-Konten müssen die Integration von PandaDoc aus initiieren. Eine Verbindung der Integration aus HubSpot heraus funktioniert nicht.
Stelle sicher, dass du in deinem HubSpot-Konto angemeldet bist. Gehe in PandaDoc zu Einstellungen > Integration > HubSpot
Wähle Verbinden. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, wähle „Zugriff gewähren“ > App verbinden
Gehe zu HubSpot und öffne einen beliebigen Deal-, Kontakt- oder Unternehmens-Datensatz. Auf der rechten Seite deines Bildschirms siehst du das PandaDoc-Modul.
Übertragung von Informationen aus HubSpot in PandaDoc
Warnung: Diese Funktion ist für Benutzer des elektronische Signatur-Tarifs nicht verfügbar.
Vorlagen konfigurieren
Um Informationen aus HubSpot in PandaDoc-Dokumente zu übertragen, musst du zunächst deine Vorlage konfigurieren, um anzugeben, welche Daten übertragen werden sollen und wo sie platziert werden sollen.
Öffnen Sie in PandaDoc Ihre Vorlage (klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie eine neue erstellen)
Gehe im rechten Bereich zu Erweiterungen und wähle HubSpot aus
Verbinde die Erweiterung, indem du +Zum Dokument hinzufügen > Verbinden auswählst.
Wichtig: Wenn du dein HubSpot-Konto über Automatisierungen verbindest, werden die erforderlichen Berechtigungen automatisch vorausgewählt. Es ist nicht notwendig, die „Scopes“-Werte während des Autorisierungsschritts in den Erweiterte Einstellungen anzupassen.
Hinweis: Der Benutzer, der das HubSpot-Konto verbindet, muss über die Zugriffsberechtigung für den App Marketplace verfügen.
Wähle Verbinden aus, wähle dein HubSpot-Konto und autorisiere PandaDoc, auf HubSpot zuzugreifen
Hinweis: Sobald Sie erfolgreich eine Verbindung zu HubSpot hergestellt haben, müssen Sie möglicherweise bis zu 5 Minuten warten. Das Seitenpanel wird aktualisiert, sobald die Verbindung mit der Plattform hergestellt ist.
Variablen konfigurieren
HubSpot-Deal-Variablen hinzufügen
Richte eine PandaDoc-Vorlage mit Variablen ein, die bei jeder Erstellung eines neuen Dokuments aus dieser Vorlage Informationen aus dem HubSpot-Deal und dem zugehörigen Unternehmen übernehmen.
Hinweise und Einschränkungen:
Um Variablen zu verwenden, die anderen Feldern in PandaDoc oder Ihrem CRM zugeordnet sind, müssen sie exakt übereinstimmen. Variablen sind Groß- und Kleinschreibungs-empfindlich, und ein einziges falsches Zeichen führt dazu, dass das Token nicht ausgefüllt wird. Beispiel: [Contact.Address] [contactaddress]
Variablen funktionieren nicht für alle Objekte. Wenn du ein Dokument aus einem Kontakt erstellst, kannst du Unternehmens- und Kontakt-Variablen verwenden. Wenn du ein Dokument aus einem Unternehmen erstellst, kannst du nur Unternehmens-Variablen verwenden. Wenn du ein Dokument aus einem Deal erstellst, kannst du Unternehmens- und Deal-Variablen verwenden.
Die Formatierung von Datums-Variablen hängt vom Standard-Datumsformat ab, das in deinen Workspace-Einstellungen festgelegt ist.
Die Formatierung von Währungs-Variablen basiert auf dem Gebietsschema der Empfängersicht. Benutzerdefinierte Geld-Variablen werden ohne Währungssymbol und Formatierung an das Dokument übergeben.
PandaDoc unterstützt keine „Sensitive“- und „Highly Sensitive“-HubSpot-Datatokens.
Wählen Sie in der HubSpot-Erweiterung auf der rechten Seite Verknüpfte Variablen anzeigen. aus.
Von hier aus kannst du die benötigten HubSpot-Variablen suchen, kopieren und in deine Vorlage einfügen.
HubSpot-Unternehmens- oder Kontakt-Variablen hinzufügen
Richten Sie eine PandaDoc-Vorlage mit Variablen ein, die bei jedem Erstellen eines neuen Dokuments aus dieser Vorlage Informationen aus HubSpot Unternehmen oder Kontakt übernehmen.
Öffne deine Vorlage (klicke hier, um zu erfahren, wie du eine neue erstellst)
Verwende HubSpot-Variablen: Scrolle in HubSpot rechts nach unten zum PandaDoc-Modul. Wähle Aktionen > PandaDoc-Tokens anzeigen
Kopiere diese Token (Variablen) einschließlich der eckigen Klammern und füge sie in einen Textbaustein in deiner Vorlage ein
Wenn du ein Dokument mit dieser Vorlage erstellst, werden Informationen aus HubSpot über Variablen übernommen.
Hinweis: Wenn die Vorlage in HubSpot nicht zur Auswahl steht, öffne PandaDoc und stelle sicher, dass du in dem Workspace angemeldet bist, in dem die Vorlage erstellt wurde.
Verwenden Sie Rollen und Rollen-Variablen, um Kontaktinformationen auszufüllen
Kontaktinformationen werden nicht ausgefüllt, wenn du Dokumente aus einem Deal- oder Unternehmensobjekt erstellst? Leider sind Kontakt-Variablen in einem Deal oder Unternehmen nicht verfügbar, aber es gibt einen Workaround. Vorlagenrollen und Rollen-Variablen sind eine großartige Möglichkeit, einige Kontaktdaten zu übergeben, während du Dokumente in einem Deal/Unternehmen erstellst. Du kannst den Vornamen, Nachnamen, die E-Mail-Adresse, Telefonnummer, den Firmennamen, die Stellenbezeichnung, die Straßenadresse, die Stadt, die Postleitzahl, das Land sowie den Bundesstaat/die Region eines Kontakts, der einem Deal oder Unternehmen zugeordnet ist, übergeben.
Falls du einen Empfänger auf Vorlagenebene vorab zuweist, wird dieser beim Erstellen des Dokuments automatisch der Rolle zugewiesen.
Klicke in deiner Vorlage oben auf + Rollen hinzufügen und füge eine hinzu
Klicke auf Variablen und suche deinen spezifischen Rollen-Namen
Klicke auf das Duplikat-Symbol neben einer Variable, um sie zu kopieren, und füge sie in deine Vorlage ein. Beispiel: [Client.Name]
Wenn du ein Dokument aus einem Deal oder Unternehmen erstellst, weise den damit verknüpften Kontakt der von dir erstellten Rolle zu
Hinweis: Ein Kontakt, der mit einem HubSpot-Datensatz verknüpft ist, wird im Dropdown-Menü angezeigt, wenn du Empfänger Rollen zuweist. Um einen Empfänger aus deinen PandaDoc-Kontakten zuzuweisen, beginne, seinen Namen oder seine E-Mail-Adresse einzugeben.
Zusammenführungsfelder konfigurieren
Sie können Daten auf ähnliche Weise in PandaDoc-Felder übergeben, wie Variablen funktionieren. Im Gegensatz zu Variablen dürfen Sie jedoch keine eckigen Klammern verwenden.
HubSpot Deal-Zusammenführungsfelder hinzufügen
Wähle ein Feld aus oder füge ein neues hinzu und wähle Eigenschaften im schwebenden Panel aus
Im rechten Bereich unter Eigenschaften sollte die Datenquelle für das Zusammenführungsfeld den „HubSpot Deal“ auflisten
Sie können nach dem benötigten HubSpot Deal suchen und die zugehörigen Unternehmens-Variablen auswählen
HubSpot-Unternehmens- oder Kontakt-Zusammenführungsfelder hinzufügen
In der Liste der Token kopieren Sie das Unternehmens-/Kontakt-Token ohne eckige Klammern und fügen Sie es in den Merge-Feldbereich in den Feldeigenschaften ein.
Füge Rollen-Zusammenführungsfelder hinzu, um Kontaktinformationen auszufüllen
Übergeben Sie den Vornamen, Nachnamen, die E‑Mail‑Adresse, Telefonnummer, den Firmennamen, die Berufsbezeichnung, die Straße, Stadt, Postleitzahl, das Land sowie den Bundesstaat/die Region eines Kontakts, der einer Deal oder einem Unternehmen zugeordnet ist.
Wähle im rechten Bereich Variablen aus und suche deine spezifische Rollen-Variable
Wähle das Duplikat-Symbol neben einer Variable aus, um sie zu kopieren, und füge sie ohne eckige Klammern in das Merge-Feld ein
Wenn du ein Dokument aus einem Deal oder Unternehmen erstellst, ordne den damit verknüpften Kontakt der von dir erstellten Rolle zu.
Sobald das Dokument gesendet wurde, sieht der Empfänger die vorausgefüllten Daten und kann dieses Feld aktualisieren, sofern das Feld ihm zugewiesen wurde. Gehen Sie hierhin, um zu erfahren, wie Sie die Aktualisierungen zurück mit HubSpot synchronisieren.
Preisbausteine konfigurieren
Hinweise und Einschränkungen:
Textwerte aus HubSpot können nicht an die Spalten übergeben werden, die nur Zahlen zulassen (Preis, Menge, Rabatt, Steuer, Gebühr, zusätzlicher Multiplikator).
Es gibt keine Möglichkeit, Werte in die Spalten "Zwischensumme" in deiner Preistabelle zu übernehmen, da diese Spalten in PandaDoc automatisch berechnet werden.
Die aktuelle Reihenfolge der Positionen im Deal wird in der Preistabelle und im Angebotsersteller-Baustein beibehalten, wenn du ein Dokument aus deinem Deal erstellst oder Informationen im Dokument mit der Schaltfläche Daten aktualisieren aktualisierst.
Produktinformationen an eine Preistabelle in PandaDoc senden
Um Produktinformationen von deinen HubSpot-Deals an den Preistabellen-Baustein zu senden, musst du zuerst den Preistabellen-Baustein zu deiner Vorlage hinzufügen. Erstelle dann ein Dokument aus einem Deal in HubSpot.
Sobald Sie ein Dokument mit dieser Vorlage erstellen, werden die folgenden Produktinformationen an die Preistabelle übermittelt:
Preis
Menge
Rabatt auf Positionsebene
Positionsname
Positionsbeschreibung
Kosten („Stückkosten“ in HubSpot)
Nicht unterstützt wird:
Steuern (da Steuern in HubSpot nicht unterstützt werden);
Wiederkehrende Zahlungen, die in HubSpot eingerichtet wurden, werden als einmalige Zahlungsoption in die Preistabelle übertragen. Wenn du wiederkehrende Zahlungen in deinem PandaDoc Dokument aufnehmen musst, kannst du den Angebotsersteller-Baustein verwenden.
So ordnen Sie Deal-Produktfelder bestimmten Preistabellenspalten zu
Spalten-Mapping ermöglicht es dir, Deal-Produktfelder ganz einfach in bestimmte Preistabellen-Spalten in PandaDoc zu übernehmen.
Öffnen Sie eine Vorlage, die Sie verwenden, um Dokumente aus HubSpot zu erstellen
Eine Preistabelle suchen oder hinzufügen
Greife auf den Datenabgleich in den Preistabellen-Eigenschaften oder unterhalb der Preistabelle zu, indem du +Produkt > Datenzusammenführung aus CRM/API einrichten auswählst
Aktivieren
Im Datenzusammenführungs-Pop-up wählen Sie Spalten-Mapping aus.
Gib die Namen der HubSpot-Felder (links) ein, um sie mit den Spaltennamen der Preistabelle (rechts) abzugleichen.
Warnung: Verwende „Menge" als Feldwert für Menge, um Zuordnungsfehler bei der Menge zu vermeiden.
So ordnen Sie zusätzliche Spalten zu:
Schließe die Einrichtung der Datenzusammenführung und füge dann Spalten hinzu, indem du rechts auf das Pluszeichen klickst.
Doppelklicke auf die Datenzusammenführungs-Überschrift, um auf das Spalten-Mapping zuzugreifen, und gib die neuen Feldnamen für die kürzlich aus HubSpot hinzugefügten Spalten ein.
Hinweis: Um benutzerdefinierte Feldnamen zu finden, kannst du ein Dokument aus deiner Deal erstellen, rechts das Pluszeichen auswählen und dein benutzerdefiniertes Produktfeld unter Ausgeblendete hinzufügen suchen.
Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, werden die HubSpot-Produktfeldnamen unter den entsprechenden, blau hervorgehobenen Spalten angezeigt.
So ziehen Sie Deal-Produkte in bestimmte Bereiche der Preistabelle und/oder in bestimmte Preistabellen in Ihren Dokumenten
Sie können außerdem ganz einfach Produkte aus Ihrem HubSpot-Deal in bestimmte Preistabellenabschnitte oder Tabellen in Ihren Dokumenten übernehmen.
Öffne oder erstelle eine Vorlage für deine HubSpot Integration.
Fügen Sie eine Preistabelle hinzu oder wählen Sie eine aus, und greifen Sie dann auf die Eigenschaften der Preistabelle zu.
Wähle Datenzusammenführung einrichtenüber das schwebende Panel oder durch Rechtsklick auf einen Abschnittsheader aus.
Wählen Sie Aktivieren aus.
Übersicht über die Regeln zur Produktzusammenführung
Ein Produkt kann nur einmal zu einer Preistabelle hinzugefügt werden, und zwar nach der ersten zutreffenden Regel.
Ohne Regeln werden alle Produkte hinzugefügt, wenn das Zusammenführen von Daten aktiviert ist.
Nur Produkte, die den festgelegten Regeln entsprechen, werden hinzugefügt.
Sie müssen die standardmäßigen Deal-Produktfelder (Name, Beschreibung, Preis, Menge, Rabatt) genau so verwenden, wie sie geschrieben sind.
Wichtige Hinweise:
Rabattfeld. Nur die Werte "Enthält" und "Enthält nicht" funktionieren.
Menge-Feld. Wenn in HubSpot leer, setze den Wert unter Zusammenführungsregeln auf "0".
So fügen Sie Produkte in bestimmte Abschnitte ein
Fügen Sie Ihrer Preistabelle die erforderlichen Abschnitte hinzu, indem Sie auf +Abschnitt klicken.
Greife über die blaue Datenzusammenführungsleiste oder die Preistabelle-Eigenschaften auf Zusammenführungsregeln zu.
Wähle Regel hinzufügen und lege Bedingungen fest, um Produkte in Abschnitte zu filtern.
Speichern Sie die Regel.
Filtern Sie beispielsweise Produkte nach dem Feld Name, sodass es „Plan“ für einen Abonnement-Abschnitt enthält.
So fügen Sie Produkte in bestimmte Preistabellen ein
Füge eine Preistabelle hinzu und greife auf Zusammenführungsregeln zu.
Wähle Regel hinzufügen, lege Bedingungen fest und wähle im Abschnitt „Dann“ „Preistabelle, kein Abschnitt“ aus.
Speichere die Regel und wiederhole den Vorgang bei Bedarf für jede Preistabelle.
Wenn du ein Dokument aus einem HubSpot-Deal mit dieser Vorlage erstellst, werden Produkte anhand der Zusammenführungsregeln in ihre jeweiligen Abschnitte oder Tabellen gefiltert.
Produktinformationen an einen Angebotsersteller-Baustein in PandaDoc senden
Um Produktinformationen aus deinen HubSpot-Deals an den Angebotskonfigurator-Baustein zu senden, füge zuerst den Angebotsersteller-Baustein zu deiner Vorlage hinzu. Erstelle dann ein Dokument aus einem Deal in HubSpot.
Sobald du ein Dokument mit dieser Vorlage erstellst, werden die folgenden Produktinformationen an den Angebotsbaustein gesendet:
Preis
Menge
Rabatt auf Positionsebene
Positionsname
Positionsbeschreibung
Kosten („Stückkosten“ in HubSpot)
Abrechnungsfrequenz (nur jährlich, halbjährlich, vierteljährlich und monatlich)
Vertragslaufzeit („Laufzeit (Monate)“ in HubSpot)
Um benutzerdefinierte Felder im erstellten Dokument wieder einzublenden, klicke auf den Angebotsersteller-Baustein > wähle Angebot bearbeiten im schwebenden Panel, wähle Spalte hinzufügen oben rechts in einem Abschnitt und wähle deine benutzerdefinierte Spalte aus der Dropdown-Liste unter „Ausgeblendete anzeigen“ aus.
Hinweis: Wenn du mehrere Abschnitte in deinem Angebotsersteller-Baustein hast, werden die Produkte in den letzten Abschnitt übernommen. Wenn du mehrere Angebotskonfigurator-Bausteine in deiner Vorlage hast, werden die Produkte aus deinem Angebot/deiner Opportunity in jeden Baustein übernommen.
So ordnen Sie Deal-Produktfelder bestimmten Spalten im Angebotsersteller zu
Spalten-Mapping ermöglicht es Ihnen, Deal-Produktfelder einfach in bestimmte Angebotsersteller-Spalten in PandaDoc zu übernehmen.
Öffnen Sie die Eigenschaften des Angebotserstellungs-Blocks > Datenzusammenführung einrichten
Die Datenquelle listet die „HubSpot-Deal“ auf
Hinweis: Standardmäßig verwenden die Zusammenführungsregeln das normale Spalten-Mapping zu den Zeilenposten-Feldern Name, Beschreibung, Preis, Menge, Rabatt und Vertragslaufzeit. Wenn du es auf andere Zeilenposten-Felder ändern oder eine Feldzuordnung zu anderen Angebots-Spalten hinzufügen musst, gehe wie folgt vor:Klicke in eine Zelle, die der Angebotsspalte entspricht > lösche den vorhandenen Text > suche das benötigte Positionen-Feld > Speichern
Wie Sie Deal-Produkte in bestimmte Angebotsersteller-Abschnitte und/oder bestimmte Angebote in Ihren Dokumenten übernehmen
Mit Zusammenführungsregeln können Sie Produkte aus Ihrem HubSpot-Deal ganz einfach in bestimmte Abschnitte der Preistabelle und/oder in bestimmte Preistabellen in Ihren Dokumenten übernehmen.
Öffne die Eigenschaften des Angebotsersteller-Blocks > Datenzusammenführung einrichten > Zusammenführungsregeln
Die Datenquelle sollte die „HubSpot Deal“ auflisten
Öffne diese Seite für weitere Informationen.
Informationen von PandaDoc an HubSpot übergeben
Sie können HubSpot-Deals aktualisieren, wenn sich der Status des PandaDoc-Dokuments mit Hilfe der Funktion Externe Automatisierungen* und „Synchronisierungsmodi“ ändert.
Hinweis: *Die Funktion „Externe Automatisierungen“ ist als kostenpflichtiges Add-on für den Business-Tarif (39 $ pro Monat und Account / 468 $ pro Jahr und Account) verfügbar und im Enterprise-Tarif enthalten.
Stelle zunächst sicher, dass Externe Automatisierungen für dein Workspace aktiviert sind
Wählen Sie in Ihrer Vorlage rechts die HubSpot-Erweiterung aus
Wähle Regeln konfigurieren aus
HubSpot-Dealphase ändern, wenn sich der Dokumentstatus ändert
Schalte den Schalter „Deal-Phase in HubSpot ändern“ ein
Wähle die Pipeline aus
Wählen Sie den Auslöse-Status für PandaDoc-Dokumente, die über HubSpot erstellt werden
Wähle die Deal-Phase aus: Alle verfügbaren Deal-Phasen werden im Dropdown angezeigt
Wähle Speichern aus
Immer wenn ein über einen HubSpot-Deal mit dieser Vorlage erstelltes Dokument in den in der Regel ausgewählten Status wechselt, wird die Deal-Phase basierend auf Ihrer Regelkonfiguration automatisch auf die entsprechende Phase aktualisiert.
Ein Dokument in Anhänge in HubSpot-Deals verschieben
Schalte den Schalter „PDF an HubSpot anhängen“ ein
Wählen Sie den Auslöserstatus für alle PandaDoc-Dokumente, die über HubSpot erstellt werden – Sie können zwischen „Gesendet“ und „Abgeschlossen“ wählen.
Wähle Speichern aus
Jedes Mal, wenn das Dokument, das du über einen HubSpot-Deal mit dieser Vorlage erstellst, je nach Automatisierungseinstellungen gesendet oder abgeschlossen wird, wird es automatisch dem Deal zugeordnet.
Aktualisieren Sie Deal-Eigenschaften in HubSpot mit dem PandaDoc-Feldwert, wenn sich der PandaDoc-Dokumentstatus ändert
Um die in einem PandaDoc-Dokument aktualisierten Feldwerte zurück mit dem HubSpot-Deal zu synchronisieren, musst du zunächst das Feld in HubSpot mit dem Feld in deiner Vorlage über das Zusammengeführte Feld verknüpfen. Weitere Informationen zum Übertragen von HubSpot-Informationen in PandaDoc-Felder findest du hier.
Wählen Sie ein Feld aus oder fügen Sie ein neues hinzu und wählen Sie Eigenschaften im schwebenden Panel aus
Im rechten Bereich unter Eigenschaften sollte im Datenfeld Zusammengeführte Feld die Datenquelle „HubSpot Deal“ aufgeführt sein
Sie können die benötigten HubSpot-Deals und die zugehörigen Unternehmensvariablen suchen und auswählen.
Hinweis: Nur die Feldtypen Text, Datum, Dropdown, Kontrollkästchen und Optionsfeld können zurück mit HubSpot synchronisiert werden.
Als Nächstes müssen Sie in Ihrer Vorlage die Regel einrichten:
Gehen Sie im rechten Bereich zu HubSpot-Erweiterung
Aktiviere „HubSpot-Deal-Eigenschaften mit PandaDoc-Feldwerten aktualisieren“
Wähle den Auslöserstatus für über HubSpot erstellte PandaDoc-Dokumente aus – du kannst zwischen „Gesendet“ und „Abgeschlossen“ wählen
Wähle Speichern aus
Erstellen Sie ein Dokument über einen HubSpot-Deal mit dieser Vorlage
Wenn du den Dokumentstatus "Gesendet" als Auslöser wählst und die aus dem Deal übernommenen Felder aktualisierst, werden sowohl die Eigenschaften in HubSpot als auch das primäre Unternehmen, das dem Deal zugeordnet ist, aktualisiert, sobald das Dokument gesendet wird.
Alternativ, wenn du „Abgeschlossen“ als Triggerstatus auswählst, werden Informationen zu Feldeigenschaften in deinem Deal und dem zugehörigen primären Unternehmen aktualisiert, sobald sich der Dokumentstatus auf abgeschlossen ändert, vorausgesetzt, der Empfänger bearbeitet die aus dem Deal übernommenen Werte.
Einige wichtige Hinweise:
Wenn ein bestimmtes Feld die in das Platzhalterfeld eingegebenen Informationen nicht ausfüllen kann, funktioniert die Regel nicht. Gründe dafür:
Keine Berechtigung für das zugeordnete HubSpot-Feld
Das Wertformat stimmt nicht mit den Typ-/Formatregeln des HubSpot-Felds überein.
Felder, deren Namen nur Sonderzeichen enthalten, funktionieren nicht.
Aktualisieren, hinzufügen und entfernen Sie Positionen in HubSpot, sobald sich der Status eines Dokuments ändert
Wähle in der HubSpot-Erweiterung auf der rechten Seite Regeln konfigurieren aus
Schalten Sie den Schalter „Zeilenartikel in HubSpot aktualisieren, hinzufügen und entfernen" ein
Wählen Sie den Auslösestatus für PandaDoc-Dokumente, die über HubSpot erstellt wurden – Sie können zwischen „Gesendet“ und „Abgeschlossen“ wählen.
Aktiviere das Kontrollkästchen, um das Synchronisieren hinzugefügter oder entfernter Positionen zu ermöglichen (optional). Diese Funktion stellt sicher, dass, wenn sich der Status eines Dokuments ändert, alle Artikel, die zur Preistabelle oder zum Angebotsersteller hinzugefügt werden, im zugehörigen Deal erstellt werden. Ebenso wird ein Artikel, der ursprünglich aus dem HubSpot Deal stammt und aus der Preistabelle oder dem Angebotsersteller entfernt wird, auch aus dem HubSpot Deal entfernt.
Wähle Speichern aus
Erstelle ein Dokument über einen HubSpot Deal mit dieser Vorlage
Wenn du den Dokumentstatus „Gesendet“ als Auslöser auswählst und die aus einer Deal übernommenen Produkte aktualisierst, werden die Produktinformationen im Deal aktualisiert, sobald du das Dokument sendest.
Wenn du „Abgeschlossen“ als Trigger-Status auswählst, werden die Produktinformationen in deinem Deal aktualisiert, wenn du die in die Preistabelle/den Angebotsersteller übernommenen Produkte vor dem Senden aktualisierst oder wenn ein Dokumentunterzeichner die Menge von Produkten in der Preistabelle/im Angebotsersteller aktualisiert (vorausgesetzt, du hast Mengenbearbeitung aktiviert, bevor du es sendest).
Einige wichtige Hinweise:
Die wichtigsten Produktfelder, einschließlich SKU, Name, Beschreibung, Preis, Menge und Rabatt, spiegeln stets die Werte aus PandaDoc wider. Benutzerdefinierte Felder werden nur aktualisiert, wenn die entsprechende Spalte im PandaDoc-Dokument sichtbar ist.
Wenn dasselbe Feld mehrmals verwendet wird und unterschiedliche Werte hat, priorisieren wir den Wert, der zuletzt geändert wurde.
Wenn die Validierung für eines der Felder nicht bestanden wird, schlägt die Regel fehl.
Der Deal-Betrag wird automatisch anhand der Positionen in HubSpot neu berechnet.
Wenn optionale Positionen in der Preistabelle/Angebotskonfiguration aktiviert sind, wirken sich die getroffenen Auswahlen auf die Produktliste im Deal aus:
Ausgewählte Artikel werden synchronisiert, und wenn ein ausgewählter Artikel auf der HubSpot-Seite nicht existiert, wird er erstellt.
Nicht ausgewählte Elemente werden aus dem Deal entfernt.
Deal-Eigenschaften in HubSpot mit PandaDoc-Variablenwerten aktualisieren
Verwende diese Synchronisierungsregel, um CRM-Daten in HubSpot automatisch zu aktualisieren, wenn in deinen PandaDoc-Dokumenten Änderungen vorgenommen werden und sich der Dokumentstatus in Gesendet oder abgeschlossen ändert. Durch das Zurücksyncen von Variablen nach HubSpot kannst du manuelle Aktualisierungen vermeiden, Workflows optimieren und Fehler minimieren, sodass deine CRM-Daten stets korrekt und aktuell bleiben.
Hinweis: Variablen müssen im Dokumentinhalt enthalten sein, damit die entsprechenden Werte in HubSpot aktualisiert werden.
Kontakte von PandaDoc mit HubSpot synchronisieren
Du kannst automatisch neue Kontakte in HubSpot erstellen, indem du Empfänger zu einem aus einem HubSpot-Objekt generierten Dokument hinzufügst.
Öffne in HubSpot einen beliebigen Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz und klicke dann auf „Dokument erstellen“.
Wählen Sie eine Vorlage aus, weisen Sie die Empfänger den entsprechenden Rollen zu und erstellen Sie das Dokument.
Überprüfen Sie Ihr Dokument und fügen Sie bei Bedarf weitere Empfänger hinzu.
Nachdem das Dokument gesendet wurde, werden alle Empfänger, die noch nicht in HubSpot vorhanden sind, automatisch als neue Kontakte erstellt.
Dokumente erstellen und verfolgen
Gehe zu HubSpot und öffne einen beliebigen Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz. Klicke dann auf „Dokument erstellen“.
Wähle die Vorlage aus, die du verwenden möchtest, und weise deine Empfänger zu. Überprüfe dann dein Dokument und nimm alle erforderlichen Änderungen vor, um es für deinen Empfänger anzupassen.
Wähle Senden und folge den Anweisungen, um den Titel deines Dokuments und die E-Mail-Nachricht anzupassen.
Gehen Sie im HubSpot-Datensatz zum PandaDoc-Modul, um den Status Ihres Dokuments zu verfolgen.
Ein Dokument mit einem Deal in HubSpot verknüpfen
Wenn du in PandaDoc ein Dokument erstellt hast, das du mit einem Deal in HubSpot verknüpfen möchtest, bist du hier genau richtig!
Stelle sicher, dass du sowohl bei HubSpot als auch bei PandaDoc angemeldet bist.
Öffne in deinem PandaDoc-Tab das Dokument und klicke dann rechts auf das HubSpot-Symbol.
Klicke auf Dokument verknüpfen und du wirst aufgefordert, ein Deal aus deinem HubSpot-Konto auszuwählen.
Wählen Sie eine Deal aus und klicken Sie auf Verknüpfen. In der Liste werden alle Deals angezeigt, auf die Sie Zugriff haben, und die zehn zuletzt aktualisierten Deals werden oben aufgeführt.
Rechts unter „Deal Info“ kannst du das Erstellungsdatum, den Status und den Gesamtbetrag der Deal einsehen. Bitte beachte, dass die in PandaDoc angezeigten Dealinformationen eventuell aktualisiert werden müssen, damit du die neuesten Daten siehst. Wenn der Dealbetrag oder das Erstellungsdatum „Unbekannt“ anzeigen, bedeutet dies, dass dieses Feld in HubSpot leer ist.
Wechsle jetzt zum HubSpot Deal-Datensatz. Das Dokument wird im PandaDoc-Modul angezeigt, als ob es über HubSpot erstellt worden wäre!
Um ein Dokument von einem Deal zu trennen oder es mit einem anderen zu verknüpfen, wähle die drei vertikalen Auslassungspunkte neben dem Namen des Deals und wähle im Dropdown-Menü Verknüpfung zum Deal aufheben. Wenn du das Dokument aus einem anderen Objekt (Unternehmen, Kontakt) erstellt hast, kannst du die Verknüpfung zu diesem Objekt nicht aufheben und das Dokument auch nicht mit einem Deal verknüpfen oder zugehörige Informationen einsehen.
Wenn die Integration mit HubSpot nicht mit deinem Konto verbunden ist, werden dir eine der Fehlermeldungen in den untenstehenden Screenshots angezeigt. Kontaktiere entweder den Admin deines PandaDoc Workspace, damit die Integration verbunden wird, oder, wenn du der Admin bist, verbinde sie selbst in den Einstellungen > Integration.
Ein Dokument mit Werten aus HubSpot aktualisieren
Hinweis: Um diese Funktion zu nutzen, muss der Dokumentstatus „Entwurf“ sein.
Hinweis: Die aktuelle Reihenfolge der Positionen im Deal bleibt in der Preistabelle und im Angebotsersteller‑Baustein erhalten, wenn du ein Dokument aus deinem Deal erstellst oder Informationen im Dokument über die Schaltfläche Daten aktualisieren aktualisierst.
Wenn du Informationen in deiner Deal aktualisierst, nachdem das Dokument bereits erstellt oder mit der Deal verknüpft wurde, kannst du dein Dokument ganz einfach mit den neuen Werten aus der verknüpften Deal aktualisieren. So funktioniert’s:
Im PandaDoc-Dokument öffnen Sie das Integrationspanel, indem Sie rechts auf das HubSpot-Symbol klicken.
Wähle Daten aktualisieren aus.
Die Variablen und Produktinformationen in Ihrer Preistabelle/Angebotserstellung werden mit den korrekten Informationen aus HubSpot aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass Sie PandaDoc-Felder oder Rollenvariablen nicht aktualisieren können.
Wenn ein Produkt aus der verknüpften Deal entfernt wurde, wird es auch aus der Preistabelle/Angebotsersteller entfernt. Wenn ein Produkt zur verknüpften Deal hinzugefügt wurde, wird es ebenfalls in der Preistabelle/Angebotsersteller angezeigt.
Um die Währung in einem PandaDoc Dokument zu aktualisieren, wenn sie nicht mit der Währung in HubSpot übereinstimmt, gehe wie folgt vor:
Rechts in HubSpot scrolle nach unten zum PandaDoc-Modul. Klicke auf Actions > Show PandaDoc tokens. Suche anschließend die Variable [Deal.DealCurrencyCode] unter dem Deal-Tab und stelle sicher, dass die Variable den Währungscode enthält.
Öffne im PandaDoc-Dokument das Integrationsfenster, indem du rechts auf das HubSpot-Symbol klickst.
Wähle Daten aktualisieren
Die Währung wird in der Preistabelle oder im Angebotsersteller aktualisiert und im Dokumentwert übernommen.
Hinweis: Ein HubSpot Deal muss den Währungscode in der Variable [Deal.DealCurrencyCode] enthalten. Wenn diese Variable keinen Wert hat, ist dies ein Hinweis darauf, dass das HubSpot Konto für die Verwendung einer einzelnen Währung konfiguriert ist. Wir empfehlen, eine zusätzliche Währung in HubSpot zu aktivieren, wenn du die Funktion verwenden möchtest.
Warnung: In Fällen, in denen die Variable im HubSpot Deal leer ist, aktualisiert die Funktion Daten aktualisieren nicht die Währung des zugehörigen Dokuments und seiner Produkte in der Preistabelle.
So deinstallieren Sie die PandaDoc <> HubSpot Integration
Wer kann die Integration deinstallieren? PandaDoc-Kontoinhaber und Admins mit Admin-Berechtigungen in HubSpot.
Gehe in PandaDoc zu Einstellungen > Integration > HubSpot und wähle unter dem Tab „Übersicht“ Trennen aus. Wähle im Pop-up zur Bestätigung deiner Aktion noch einmal Trennen.
Gehe zu HubSpot und wähle das Marketplace-Symbol in der oberen Navigation aus. Wähle unter Verwalten die Option Verbundene Apps. Wähle Aktionen bei der App „PandaDoc | eSignatures & More“ und klicke dann auf Deinstallieren. Gib im Dialogfeld „Deinstallieren“ in das Textfeld ein und klicke auf Deinstallieren.
Hinweis: Durch das Deinstallieren der App werden keine vorhandenen PandaDoc | eSignatures & More-Daten in HubSpot gelöscht, aber sie werden nicht mehr aktualisiert.
FAQ
Kann ich den Deal-Status aktualisieren, nachdem ein Dokument unterschrieben wurde?
Nicht innerhalb unserer Integration. Du kannst jedoch Zapier verwenden, um deal status zu aktualisieren, sobald ein Dokument unterzeichnet wurde. Du kannst auch unsere Automationen verwenden, um die Deal-Phase zu aktualisieren, sobald sich der Dokumentstatus ändert.
Ich sehe die benötigte Vorlage nicht, wenn ich ein Dokument aus einem HubSpot-Deal erstellen möchte
Wenn die benötigte Vorlage nicht angezeigt wird, öffne PandaDoc und stelle sicher, dass du in dem Workspace angemeldet bist, in dem die Vorlage erstellt wurde.
So verwendest du benutzerdefinierte HubSpot-Eigenschaften als Variablen
Ebenso können Sie benutzerdefinierte Eigenschaften, die in HubSpot erstellt wurden, in PandaDoc‑Dokumente übernehmen. Eine in HubSpot für ein bestimmtes Objekt (Deal, Kontakt oder Unternehmen) erstellte benutzerdefinierte Eigenschaft wird in der entsprechenden Token-/Variablenliste angezeigt.
Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Deal oben rechts das Zahnradsymbol aus, um die Einstellungen zu öffnen
Wähle Datensatzanpassung > Anpassen der linken Seitenleiste
Wählen Sie als Nächstes im rechten Bereich die Standardansicht aus.
Wählen Sie im linken Bereich eine vorhandene benutzerdefinierte Eigenschaft aus oder erstellen Sie eine neue und wählen Sie dann Speichern aus
Öffne die Deal > suche links deine Eigenschaft > trage den Wert ein
Danach scrolle auf der rechten Seite zum PandaDoc-Modul und klicke auf Aktionen > PandaDoc Tokens anzeigen, um dort deine Variable zu finden. Damit sie in den Dokumenten ausgefüllt wird, kopiere einfach die Variable und füge sie in einen Text-Baustein in deiner Vorlage ein.
Fehlerbehebung
Einige meiner HubSpot-Variablen werden nicht ausgefüllt
Es gibt einige Gründe, warum dies passieren kann.
Die Variable-Zeichen stimmen nicht exakt mit der zugeordneten Variable überein. Gehe zu Aktionen > PandaDoc-Tokens anzeigen, um zu überprüfen, ob sie übereinstimmen.
Sie verwenden eine Variable aus einem anderen HubSpot-Datensatztyp, der in dem Datensatz, aus dem Sie Ihr Dokument erstellen, nicht unterstützt wird. Beispielsweise funktionieren Deal-Tokens/Variablen nicht, wenn Sie Dokumente aus Kontakten erstellen.
Für die Eigenschaft, die Ihrer HubSpot-Variable zugeordnet ist, wurde kein Wert angegeben.
Meine Produkte werden nicht in die Preistabelle übertragen
Überprüfen Sie, ob in der Preistabelle in der Vorlage, aus der Sie Dokumente erstellen, „Datenzusammenführung“ aktiviert ist. Wählen Sie dazu die Preistabelle aus, die Sie befüllen möchten. Klicken Sie dann im schwebenden Bedienfeld auf Eigenschaften und aktivieren Sie in den Eigenschaften der Tabelle auf der rechten Seite den Schalter mit der Bezeichnung Datenzusammenführung. Jetzt können Sie beginnen, ein Dokument zu erstellen.
Wenn Option 1 nicht hilft oder irrelevant ist, bitte jemanden in deinem Team mit Super-Admin-Berechtigungen in HubSpot, die Integration erneut zu verbinden (von HubSpot empfohlen). Gehe dazu in PandaDoc zu Einstellungen > Integration > HubSpot > klicke auf Deaktivieren. Aktiviere sie anschließend wieder.
PandaDoc fordert Sie fortlaufend zur Anmeldung auf
1. Es ist wahrscheinlich, dass in Ihrem Browser die Einstellung „Cookies von Drittanbietern blockieren“ aktiviert ist. Je nachdem, welchen Browser Sie verwenden, folgen Sie einem der folgenden Links, um diese Einstellung zu deaktivieren:
In Safari gehe zu Einstellungen > Datenschutz > Websitedaten verwalten. Klicke auf Alle entfernen, oder wähle hubspot.com und pandadoc.com aus und klicke auf Entfernen.
2. Zusätzlich musst du möglicherweise die Einstellung „Cross-Site-Tracking verhindern“ in Safari deaktivieren (sie sollte ausgeschaltet sein):
Folge diesem Link, um zu erfahren, wie du diese Einstellungen in anderen Browsern deaktivierst.
[#$tu737]
PandaDoc-Dokumente können in HubSpot nur mit dem Deals-Objekt verknüpft bzw. davon getrennt werden. Wenn du diesen Fehler in deinem PandaDoc-Dokument siehst, bedeutet das, dass dieses Dokument aus einem anderen Objekt (Unternehmen oder Kontakt) erstellt wurde. Du kannst die Verknüpfung zu diesem Objekt nicht aufheben, um es mit einem Deal zu verknüpfen oder zugehörige Informationen anzuzeigen. Du kannst dieses Dokument duplizieren und es in PandaDoc mit einem Deal verknüpfen oder direkt über den Deal in HubSpot ein neues erstellen.
Ich sehe in der HubSpot-App in meinem PandaDoc-Dokument die Fehlermeldung „PandaDoc ist nicht mit HubSpot verbunden. Bitte kontaktiere deinen PandaDoc Admin, um die Integration zu konfigurieren.“
Um die Integration zu verwenden, müssen Sie in dem Workspace angemeldet sein, der mit einem aktiven HubSpot CRM verbunden ist. Gehen Sie zu Einstellungen > Integration, klicken Sie auf HubSpot und prüfen Sie, ob die Integration mit dem Workspace verbunden ist, in dem Sie derzeit angemeldet sind.