Les automatisations vous permettent de gagner du temps et d'automatiser des tâches dès que le statut d'un document change et passe à « Envoyé » ou « Terminé ».

Les automatisations sont basées sur des modèles — donc, une fois que vous avez configuré une automatisation pour un modèle, tous les nouveaux documents créés à partir de ce modèle hériteront de la configuration.

Disponibilité:

Automations PandaDoc (modèles prédéfinis PandaDoc vers PandaDoc) : disponibles pour les forfaits Business et Enterprise.
Intégrations externes (modèles prédéfinis d'intégration entre PandaDoc et des plateformes externes telles que les CRM, les outils RH et les solutions de stockage) : disponibles sous forme de module complémentaire payant pour le forfait Business (39 $ par mois et par compte / 468 $ par an et par compte) et incluses dans le forfait Enterprise.

Crédits d’utilisation

Important : les crédits d'utilisation gratuits sont inclus dans les forfaits d'abonnement uniquement pendant les 12 premiers mois de validité du compte. Lors du renouvellement après cette période de 12 mois, les comptes ne bénéficieront plus de crédits d'utilisation gratuits récurrents.

Chaque document généré par des automatisations* consomme un crédit d'utilisation.
* Les deux recettes qui comptent pour cette limite sont :
- Envoi d'un document de suivi lorsqu'un document est envoyé ou terminé
- Envoi d'un nouveau document lorsqu'une nouvelle fiche employé est créée dans BambooHR
Forfaits Business et Enterprise (mensuel) : 10 crédits d'utilisation par mois
Forfaits Business et Enterprise (annuel) : 120 crédits d’utilisation par an
Essai des forfaits Business et Enterprise : 10 crédits d'utilisation
Les crédits d'utilisation accumulés pendant la période d'essai ne seront pas transférés une fois votre abonnement payant activé.
Une fois la limite atteinte, le ou la propriétaire du compte peut acheter un pack de Crédits d'utilisation supplémentaire (50 à 500 documents), valable jusqu'à la fin de la période de facturation, directement dans Paramètres > Facturation.

Avertissement : si vous dépassez le nombre de crédits d'utilisation inclus, les frais liés à ces Crédits d'utilisation supplémentaires correspondront au tarif unitaire applicable figurant sur la Commande du Client en vigueur à ce moment-là.

Remarque : chaque espace de travail peut avoir jusqu'à 300 automatisations actives. Si vous dépassez cette limite, seules les 300 premières s'exécuteront correctement.

Configurer une automatisation

Remarque : seuls les utilisateurs ayant des rôles fixes d’Admin ou de Gestionnaire peuvent accéder aux automatisations et les configurer.
Les rôles personnalisés, même s'ils disposent de l'autorisation « Peut configurer et gérer les automatisations », ne pourront pas utiliser les automatisations.

Tout d'abord, accédez à Extensions et activez les Automatisations PandaDoc ou les Automatisations externes. Découvrez comment activer les extensions ici.

Remarque : le ou la propriétaire du compte est seul(e) à pouvoir activer ou désactiver les extensions.

Une fois les Automatisations activées, sélectionnez-les dans le panneau de gauche.

Sélectionnez +Automatisation.

Découvrez les modèles prédéfinis disponibles, puis sélectionnez Essayer pour commencer à configurer votre automatisation.

Actions disponibles :

Déplacer un document vers un espace de stockage cloud (Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox, Box ou SharePoint)
Déplacer un document dans un dossier PandaDoc
Envoyer un autre document PandaDoc chaque fois que le statut d’un document est mis à jour
Modifier le statut d'un devis, d'une opportunité ou d'une transaction dans Microsoft Dynamics, HubSpot, Salesforce, Zoho ou Zendesk Sell dès qu'un document est mis à jour
Mettre à jour les éléments de ligne dans Microsoft Dynamics, Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho ou Zendesk Sell dès qu'un document change de statut
Joindre un PDF dans Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zoho, Pipedrive, BambooHR, Greenhouse, SharePoint et NetSuite
Créer un enregistrement dans BambooHR, Greenhouse chaque fois que le statut d'un document est mis à jour
Créer une note dans Microsoft Dynamics

Remarque : les automatisations n'affecteront pas les configurations de vos intégrations natives.

Attention : vous devrez peut-être désactiver le paramètre « Bloquer les cookies tiers » de votre navigateur pour que les automatisations fonctionnent.

Automatisations du flux de travail

Sauvegarde des fichiers PDF terminés sur Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box ou SharePoint

Vous pouvez facilement sauvegarder des PDF terminés sur votre compte Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box ou SharePoint ainsi que les documents qui y sont joints à l'aide du champs Collecter les fichiers.

Note : Les automatisations ne se déclencheront pas pour les documents générés à partir d'un formulaire si ce formulaire partage le même modèle que l'automatisation.

Sélectionnez « Envoyé » ou « Terminé » dans le menu déroulant Statut du document (nous vous suggérons de sélectionner le statut « Terminé » afin de vous assurer que seuls les documents finalisés avec un certificat de signature seront joints)
Sélectionnez un modèle
Sélectionnez Autoriser > Connecter pour lier votre compte Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox ou Box à votre compte PandaDoc
Sélectionnez un dossier où les documents seront téléchargés (étape optionnelle)
Cochez « Télécharger les fichiers collectés » pour inclure ces documents. Cochez la case « Inclure le numéro de séquence dans le nom du fichier » pour numéroter automatiquement chaque document téléchargé par le processus automatisé (étape optionnelle)
Sélectionnez Enregistrer l’automatisation

Remarque : nous suggérons de modifier le nom du document avant de l’envoyer afin que la version créée dans votre dossier de stockage cloud ait un nom unique. Le nom du document ne doit pas contenir de crochets « [ ] », de barres obliques « /, \ » ou de signes « supérieur à »/« inférieur à » « <> ».

Chaque fois qu'un document généré à partir de ce modèle est envoyé ou terminé (même si le statut est modifié manuellement), un nouveau dossier contenant un PDF et des fichiers téléchargés (le cas échéant) sera créé sur votre compte Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou Box si vous ne sélectionnez aucun dossier lors de la configuration de l'automatisation. Le dossier héritera du nom du document.

Déplacement des documents envoyés ou terminés vers un dossier PandaDoc sélectionné

Sélectionnez « Déplacer un document vers un dossier PandaDoc »
Sélectionnez « Envoyé » ou « Terminé » dans le menu déroulant Statut du document.
Sélectionner un modèle
Sélectionnez Sélectionner un dossier, puis choisissez l'un des dossiers existants ou créez-en un nouveau.
Sélectionnez Enregistrer l’automatisation

Chaque fois qu’un document généré à partir de ce modèle est envoyé, il est automatiquement transféré vers le dossier sélectionné.

Envoyer un autre document lorsque le statut du document PandaDoc change

Sélectionnez « Envoyer un autre document PandaDoc lorsque le statut d'un document PandaDoc change »
Sélectionnez « Envoyé » ou « Terminé » dans le menu déroulant Statut du document.
Cliquez sur Sélectionner le modèle
Ensuite, sélectionnez un modèle pour le document de suivi

Remarque : si les deux modèles utilisent les mêmes variables personnalisées, le deuxième document remplira automatiquement ces variables avec les informations saisies dans le premier document.
Sélectionnez Enregistrer l'automatisation

Remarque : les rôles dans les deux modèles doivent correspondre ; dans le cas contraire, aucun autre document ne sera envoyé.

Chaque fois qu'un document généré à partir de ce modèle est envoyé ou rempli (selon la configuration de votre automatisation), un autre document sera automatiquement créé à partir du modèle que vous avez sélectionné et envoyé aux mêmes destinataires (les destinataires pré-attribués dans ce modèle seront ignorés).

Remarque : pour garantir que les valeurs des variables soient correctement transmises du premier document de votre automatisation au second, veillez à ce que les noms des variables correspondent.

Automatisations CRM

Ouvrez l’un des liens ci-dessous pour en savoir plus sur les automatisations avec le CRM que vous utilisez :

Désactivation des automatisations

Vous pouvez désactiver ou supprimer vos automatisations à tout moment. Pour ce faire, sélectionnez Automatisations dans le panneau de gauche, puis cliquez sur Active et désactivez n’importe quelle automatisation.

Vous pouvez également sélectionner les trois points verticaux en haut à droite de l’automatisation et sélectionner Supprimer.