Disponibilité :

*La fonctionnalité d'automatisations externes est disponible en tant que module complémentaire payant pour le forfait Professionnel (39 $ par mois par compte / 468 $ par an par compte) et est incluse dans le forfait Entreprise.

Cette intégration fonctionnera pour les contacts, les entreprises et les contrats sur HubSpot.

Regarder une vidéo de présentation :

Variables : vous pouvez transférer automatiquement des informations de HubSpot vers les documents PandaDoc à l'aide de variables et inversement.

Produits : transférez les informations sur les produits des transactions HubSpot vers les grilles tarifaires PandaDoc et les blocs de générateur de devis, et inversement.

Créer des documents : vous pouvez créer des documents PandaDoc à partir des transactions, contacts et entreprises HubSpot.

Suivi du statut : Vous pouvez suivre le statut du document dans HubSpot.

Pour transférer des informations de HubSpot vers les documents PandaDoc, vous devez d'abord configurer votre modèle pour spécifier quelles données transférer et où elles doivent être placées.

Préconfigurez un modèle PandaDoc avec des variables qui extrairont les informations de transaction HubSpot et de l'entreprise associée chaque fois que vous créez un nouveau document à partir de ce modèle.

Dans l'extension HubSpot à droite, sélectionnez Afficher les variables associées.

À partir de là, vous pouvez rechercher, copier et coller les variables HubSpot nécessaires dans votre modèle.

Préconfigurez un modèle PandaDoc avec des variables qui extrairont les informations de l'entreprise ou du contact HubSpot chaque fois que vous créez un nouveau document à partir de ce modèle.

Les informations de contact ne se remplissent pas lorsque vous créez des documents à partir d'un objet transaction ou entreprise ? Malheureusement, les variables de contact ne sont pas disponibles dans une transaction ou une entreprise, mais il existe une solution de contournement. Les rôles de modèle et les variables de rôle sont un excellent moyen de transmettre certaines données de contact lors de la création de documents dans une transaction/entreprise. Vous pouvez transmettre le prénom, le nom, l'adresse e-mail, le téléphone, le nom de l'entreprise, le titre du poste, l'adresse postale, la ville, le code postal, le pays et l'état/région d'un contact associé à une transaction ou une entreprise.

Si vous pré-attribuez un destinataire au niveau du modèle, il sera automatiquement attribué au rôle lors de la création du document.

Vous pouvez transférer des données dans les champs PandaDoc de la même manière que les variables fonctionnent. Toutefois, contrairement aux variables, vous ne devez pas inclure de crochets.

Dans la liste des jetons, copiez le jeton de société/contact sans les crochets et collez-le dans la zone Champ de fusion dans les propriétés du champ.

Transmettez le prénom, le nom, l'adresse e-mail, le téléphone, le nom de l'entreprise, le titre du poste, l'adresse postale, la ville, le code postal, le pays et l'état/la région d'un contact associé à une transaction ou à une entreprise.

Une fois le document envoyé, le destinataire verra les données pré-remplies et pourra mettre à jour ce champ, à condition que le champ lui ait été attribué. Cliquez ici pour savoir comment synchroniser les mises à jour vers HubSpot.

Pour envoyer les informations produit de vos transactions HubSpot vers le bloc de grille tarifaire, commencez par ajouter le bloc de grille tarifaire à votre modèle. Créez ensuite un document à partir d'une transaction dans HubSpot.

Une fois que vous créez un document à l'aide de ce modèle, les informations produit suivantes seront envoyées à la grille tarifaire :

Ce qui n'est pas pris en charge :

Le mappage de colonnes vous permet d'extraire facilement les champs de produit de transaction dans des colonnes spécifiques de la grille tarifaire dans PandaDoc.

Pour mapper des colonnes supplémentaires :

Une fois la configuration terminée, les noms des champs de produit HubSpot apparaîtront dans les colonnes correspondantes surlignées en bleu.

Vous pouvez également extraire facilement des produits de votre transaction HubSpot dans des sections de grille tarifaire spécifiques ou des tableaux de vos documents.

Par exemple, filtrez les produits par le champ Nom pour qu'il contienne « Échéancier » pour une section Abonnement.

Lorsque vous créez un document à partir d'une transaction HubSpot en utilisant ce modèle, les produits seront filtrés dans leurs sections ou tableaux respectifs en fonction des règles de fusion.

Pour envoyer les informations produit de vos transactions HubSpot vers le bloc générateur de devis, commencez par ajouter le bloc générateur de devis à votre modèle. Créez ensuite un document à partir d'une transaction dans HubSpot.

Une fois que vous créez un document à l'aide de ce modèle, les informations produit suivantes seront envoyées au bloc de devis :

Pour afficher les champs personnalisés dans le document créé, cliquez sur le bloc de générateur de devis > sélectionnez Modifier le devis dans le panneau flottant, sélectionnez Ajouter une colonne en haut à droite d'une section et sélectionnez votre colonne personnalisée dans le menu déroulant sous « Afficher des éléments masqués ».

Le mappage de colonnes vous permet d'extraire facilement les champs de produit de transaction dans des colonnes spécifiques du générateur de devis dans PandaDoc.

Les règles de fusion vous permettent d'extraire facilement des produits de votre transaction HubSpot vers des sections de grille tarifaire spécifiques et/ou des grilles tarifaires spécifiques dans vos documents.

Ouvrez cette page pour plus d'informations.

Vous pouvez mettre à jour les transactions HubSpot lorsque le statut du document PandaDoc change à l'aide de la fonctionnalité Automatisations externes* et des « Modes de synchronisation ».

Chaque fois qu'un document créé via une transaction HubSpot utilisant ce modèle passe au statut sélectionné dans la règle, l'étape de la transaction sera automatiquement mise à jour vers l'étape correspondante en fonction de la configuration de votre règle.

Chaque fois que le document que vous créez via une transaction HubSpot en utilisant ce modèle est envoyé ou terminé (selon votre configuration d'automatisation), il sera automatiquement joint à la transaction.

Pour synchroniser les valeurs de champ mises à jour dans un document PandaDoc vers la transaction HubSpot, vous devez d'abord lier le champ dans HubSpot au champ de votre modèle à l'aide du Champ de fusion. Consultez cette section pour plus d'informations sur l'extraction des informations HubSpot dans les champs PandaDoc.

Ensuite, dans votre modèle, vous devez configurer la règle :

Si vous choisissez le statut de document « Envoyé » comme déclencheur et mettez à jour les champs extraits de la transaction, les propriétés dans HubSpot et l'entreprise principale associée à la transaction seront mises à jour lorsque le document sera envoyé.

Sinon, si vous sélectionnez « Terminé » comme statut de déclenchement, les informations sur les propriétés des champs de votre transaction et de l'entreprise principale associée seront mises à jour dès que le statut du document passera à Terminé, à condition que le destinataire modifie les valeurs extraites de la transaction.

Quelques remarques importantes :

Si vous sélectionnez le statut de document « Envoyé » comme déclencheur et mettez à jour les produits extraits d'une transaction, les informations sur le produit seront mises à jour dans la transaction une fois que vous aurez envoyé le document.

Si vous sélectionnez « Terminé » comme statut de déclenchement, les informations sur les produits de votre transaction seront mises à jour si vous modifiez les produits extraits vers la grille tarifaire/le générateur de devis avant de l'envoyer, ou si un signataire du document met à jour la quantité de produits dans la grille tarifaire/le générateur de devis (à condition que vous ayez activé la modification de la quantité avant de l'envoyer).

Quelques remarques importantes :

Utilisez cette règle de synchronisation pour mettre à jour automatiquement les données de gestion de la relation client (CRM) dans HubSpot chaque fois que des modifications sont apportées à vos documents PandaDoc et que le statut du document passe à Envoyé ou Terminé. En synchronisant les variables vers HubSpot, vous pouvez éviter les mises à jour manuelles, rationaliser les flux de travail et minimiser les erreurs, garantissant ainsi que vos données de gestion de la relation client (CRM) restent exactes et à jour.

Vous pouvez créer automatiquement de nouveaux contacts dans HubSpot en ajoutant des destinataires à un document généré à partir d'un objet HubSpot.

Si vous avez créé un document dans PandaDoc que vous souhaitez lier à une transaction dans HubSpot, nous avons ce qu'il vous faut !

Pour dissocier un document d'une transaction ou le lier à une transaction, sélectionnez les trois points verticaux à côté du nom de l'offre et sélectionnez Dissocier la transaction dans le menu déroulant. Si vous avez créé le document à partir d'un autre objet (Entreprise, Contact), vous ne pourrez pas le dissocier de cet objet, ni le lier à une transaction ou afficher les informations associées.

Si l'intégration avec HubSpot n'est pas connectée à votre compte, vous verrez l'une des erreurs affichées sur les captures d'écran ci-dessous. Contactez votre admin de l'Espace de travail PandaDoc pour que l'intégration soit connectée ou, si vous êtes l'admin, connectez-la vous-même dans Paramètres > Intégrations.

Si vous mettez à jour des informations dans votre transaction après que le document a déjà été créé ou lié à la transaction, vous pouvez facilement mettre à jour votre document avec les nouvelles valeurs de la transaction liée. Voici comment :

Si un produit a été supprimé de la transaction liée, il sera également supprimé de la grille tarifaire/du générateur de devis. Si un produit a été ajouté à la transaction liée, il sera également reflété dans la grille tarifaire/le générateur de devis.

Pour mettre à jour la devise dans un document PandaDoc lorsqu'elle ne correspond pas à la devise dans HubSpot, suivez ces étapes :

Qui peut désinstaller l'intégration ? Le propriétaire du compte PandaDoc et les admins disposant des autorisations admin dans HubSpot.

Pas dans notre intégration. Cependant, vous pouvez utiliser Zapier pour mettre à jour le statut de la transaction une fois qu'un document a été signé. Vous pouvez également utiliser nos automatisations pour mettre à jour l'étape de la transaction une fois que le statut du document change.

Si vous ne voyez pas le modèle dont vous avez besoin, ouvrez PandaDoc et assurez-vous d'être connecté à l'Espace de travail où le modèle a été créé.

De même, vous pouvez extraire les propriétés personnalisées créées dans HubSpot vers les documents PandaDoc. Une propriété personnalisée créée dans HubSpot pour un objet spécifique (transaction, contact ou entreprise) apparaîtra dans la liste des jetons/variables correspondante.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles cela peut se produire.

Si l'option 1 ne fonctionne pas ou n'est pas pertinente, demandez à un membre de votre équipe disposant d'un accès aux autorisations Super Admin dans HubSpot de reconnecter l'intégration (recommandé par HubSpot). Pour ce faire dans PandaDoc, accédez à Paramètres > Intégrations > HubSpot > cliquez sur Désactiver. Ensuite, réactivez-la.

1. Il est probable que le paramètre « Bloquer les cookies tiers » soit activé dans votre navigateur. Selon le navigateur que vous utilisez, suivez l'un de ces liens pour désactiver ce paramètre :

Dans Safari, accédez à Préférences > Confidentialité > Gérer les données de sites web. Cliquez sur Tout supprimer, ou sélectionnez hubspot.com et pandadoc.com et cliquez sur Supprimer.

2. De plus, vous devrez peut-être désactiver le paramètre « Empêcher le suivi entre sites » dans Safari (il doit être désactivé) :

Suivez ce lien pour savoir comment désactiver ce paramètre dans d'autres navigateurs.

Les documents PandaDoc peuvent uniquement être liés/dissociés de l'objet transaction dans HubSpot. Si vous voyez cette erreur dans votre document PandaDoc, cela signifie que ce document a été créé à partir d'un objet différent (Entreprise ou Contact). Vous ne pourrez pas le dissocier de cet objet pour le lier à une offre ou afficher les informations associées. Vous pouvez dupliquer ce document et le lier à une transaction dans PandaDoc, ou en créer un nouveau directement via la transaction dans HubSpot.

Pour utiliser l'intégration, vous devez être connecté à l'Espace de travail associé à une gestion de la relation client (CRM) HubSpot active. Accédez à Paramètres > Intégrations, cliquez sur HubSpot, et vérifiez si l'intégration est connectée à l'Espace de travail auquel vous êtes actuellement connecté.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre intégration HubSpot ? Consultez notre cours HubSpot Integration: Foundations sur la PandaDoc Learning Academy !