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Filtres de la liste des documents
Disponibilité: Tous les plans
Remarque: Les utilisateurs disposant du rôle Membre verront les filtres Date, Statut, Étiquettes, Montant et Devise.
Vous pouvez utiliser les filtres suivants séparément ou simultanément :
Date (modification, création et date d'expiration)
Statut
Propriétaire
Destinataires
Étiquettes
Montant
Devise
Entreprise
Pour utiliser le filtre Entreprise, vous devez d'abord ajouter une valeur au champ Entreprise dans Informations sur le document.
Pour ce faire, survolez le document dans la liste « Documents » et sélectionnez les points de suspension verticaux sur le côté droit. Sélectionnez Informations sur le document dans la liste déroulante.
Tapez ensuite un nom dans le champ entreprise de l'onglet « Détails ».
Remarque: Les valeurs de l'entreprise seront reconnues automatiquement à partir du contenu du document pour les fichiers PDF numériques téléchargés et les documents modifiables créés dans PandaDoc uniquement pour les comptes du plan Entreprise.
Remarque: Les modèles et les articles de la bibliothèque de contenus peuvent être filtrés par Date, Propriétaire, Étiquettes et Rôles.
Si vous recherchez un document spécifique par mot-clé, vous pouvez également utiliser les filtres de document pour affiner les résultats.
Si votre plan d'abonnement inclut la fonctionnalité Référentiel de contrats, vous aurez également l'option « Plus », qui permet de filtrer les documents par champs de données. Vous pouvez en savoir plus sur le filtrage des documents avec des champs de données ici.
Rechercher un document
Disponibilité: Tous les plans
Pour rechercher un document, accédez à Tous les documents ou à la page Accueil et commencez à taper un mot ou une phrase du contenu du document (les documents téléchargés à partir de fichiers PDF/Word et les documents modifiables sont tous deux interrogeables), le nom du document ou le nom du destinataire dans la barre de recherche. Words with punctuation marks (e.g. O'Brien) ou avec des caractères provenant de différentes langues (p. ex. Amália Gonçalves) sont également consultables.
Vous pouvez afficher tous les résultats ou consulter les résultats trouvés dans l'onglet « Titres uniquement ».
Pour ouvrir un document, cliquez simplement dessus ou utilisez les flèches et la touche Entrée (Retour) de votre clavier. Pour voir la liste de tous les résultats, sélectionnez Afficher # résultats.
Sous l'onglet « Tous les résultats », les documents seront classés dans l'ordre suivant dans les résultats de recherche : -
Correspondances de titre du plus récent au plus ancien selon la dernière
modification - Correspondances d'e-mail et de nom complet des destinataires du plus récent au plus ancien selon la dernière
modification - Correspondances de contenu du plus récent au plus ancien selon la dernière modification.
Si vous utilisez la numérotation automatique des documents, vous pouvez rechercher par numéro de séquence généré par PandaDoc.
Dupliquer, déplacer, renommer et supprimer des documents et des modèles
Disponibilité: Tous les plans
Remarques importantes:
Il n'y a pas d'option pour déplacer des documents entre espaces de travail. Contactez notre équipe d'assistance pour vous aider à déplacer une copie d'un document vers un autre espace de travail. Tous les documents copiés seront à l'état Ébauche.
Le titre du modèle/document ne doit pas dépasser 250 caractères.
Si vous devez renommer un document envoyé, vous pouvez le faire en choisissant l'option « Renommer » dans le menu déroulant.
Pour dupliquer, déplacer, renommer ou archiver un document/modèle, etc., survolez le document sur le côté droit, cliquez sur les trois points verticaux, et choisissez une action dans la liste déroulante. Consultez plus d'informations sur le déplacement rapide des documents dans les dossiers ci-dessous.
Vous pouvez copier, déplacer, télécharger et archiver plusieurs documents ou modèles à la fois. Vérifiez tous les documents que vous souhaitez gérer. En haut à droite, choisissez une action.
Restaurer les documents archivés
Disponibilité: Tous les plans
Remarque: Vous ne pouvez trouver et restaurer les documents supprimés que dans l'onglet Archivés dans Documents ou Modèles. Malheureusement, il n'est pas possible de récupérer un formulaire supprimé, mais vous pouvez soutenir cette demande de fonctionnalité et utiliser une solution de contournement décrite ici.
Pour récupérer un document archivé, ouvrez d'abord la liste des documents, sélectionnez l'onglet Archivés, passez le curseur sur le document à l'extrême droite, puis sélectionnez les trois points verticaux > Restaurer.
Les documents et les modèles sont automatiquement supprimés de l'onglet Archivés après 90 jours. Si vous ne trouvez pas de document dans l'onglet Archivés ou s'il a été supprimé définitivement, contactez notre équipe d'assistance — celle-ci peut le restaurer jusqu'à 60 jours après la date de suppression définitive. Please provide the document name, approximate creation date, and owner's email. Au-delà de cette période de 60 jours, la restauration n'est pas possible pour un document ou un modèle quelconque.
Avertissement: Les liens des destinataires ne fonctionneront pas pour les documents supprimés. Une fois restauré, les destinataires pourront consulter le document.
Avertissement: Les documents supprimés via l'API ne peuvent pas être restaurés à partir de l'onglet Archivés. Si vous avez besoin de cette fonctionnalité, envisagez de voter pour cette demande de fonctionnalité ici. Pour récupérer un document supprimé via l'API, contactez notre équipe d'assistance dans les 60 jours suivant la suppression et indiquez le nom, la date approximative de création du document et l'adresse e-mail de son propriétaire afin que nous puissions vous aider à le restaurer. Après 60 jours, le document ne peut plus être récupéré.
Pour récupérer plusieurs documents, sélectionnez chacun d'eux sur la gauche à côté de leur nom, puis sélectionnez Restaurer en haut à droite.
Remarque: Les documents seront restaurés dans le dossier racine de la liste des documents.
Pour supprimer définitivement des documents, survolez le document et sélectionnez les trois points de suspension verticaux à droite > Supprimer définitivement. Vous pouvez également sélectionner plusieurs documents et cliquer sur Supprimer définitivementpour les supprimer de façon permanente.
Avertissement : Lorsque vous supprimez un dossier contenant des documents, il sera supprimé définitivement et vous ne le trouverez pas dans l'onglet Archivés. Veuillez contacter l'équipe d'assistance dans les 60 jours suivant la suppression et préciser les noms, les dates approximatives de création des documents placés dans un dossier, ainsi que les adresses e-mail des propriétaires des documents afin que nous puissions vous aider à les récupérer. Après 60 jours, ces documents ne peuvent plus être récupérés.
Télécharger des documents en masse
Disponibilité: Tous les plans
Ceci n'est disponible que pour les documents. Afin de télécharger plusieurs documents à la fois, suivez ces étapes :
Sélectionnez tous les documents que vous souhaitez télécharger. Faites défiler vers le bas pour pouvoir sélectionner plus de 30 documents à la fois.
Cliquez ensuite sur le bouton Télécharger en haut à droite.
Vous recevrez une notification indiquant que le téléchargement a commencé et une fois qu'il sera traité, vous recevrez un e-mail de notification de PandaDoc contenant un fichier .zip fichier de vos documents.
Remarque :
Les fichiers joints et les fichiers téléchargés via le champ Collecter des fichiers ne seront pas ajoutés au fichier .zip fichier.
Le lien vers le fichier .zip le fichier expirera dans une semaine.
Astuce: Nous recommandons de télécharger les documents par lots (200 à 300 documents à la fois) pour recevoir les fichiers ZIP plus rapidement.
De la même manière, vous pouvez télécharger un dossier de documents.
Télécharger les documents au format .pdf
Remarque: La limite de pages pour les téléchargements de fichiers PDF par document est de 1000.
Il y a trois façons de télécharger vos documents au format .pdf :
Sélectionnez le document que vous souhaitez télécharger et sélectionnez Télécharger en haut à droite.
Survolez le document à l'extrême droite, cliquez sur les trois points verticaux, et sélectionnez Télécharger dans la liste déroulante.
Ouvrez un modèle ou un document, puis sélectionnez Fichier → Télécharger → Document PDF (.pdf)
Télécharger les documents au format .docx
Disponibilité: Plans Starter, Business et Enterprise
Vous pouvez télécharger vos modèles ou documents au format .docx uniquement à l'intérieur d'un modèle ou d'un document.
Comment activer/désactiver : le Propriétaire du compte peut activer ou désactiver cette fonctionnalité dans Extensions en utilisant ce lien.
Remarque: Vous ne pouvez pas télécharger les articles de la bibliothèque de contenus et les formulaires au format .docx fichiers.
Ouvrir un modèle ou un document, puis sélectionner Fichier → Télécharger → Microsoft Word (.docx)
Limitations connues de l'export du Générateur de devis vers .docx
Seules les listes numérotées et les listes à puces dans les descriptions de produits sont actuellement prises en charge ; les autres formats risquent d'être perdus.
Images dans la grille du devis ne sont pas encore pris en charge et n'apparaîtront pas dans l'export.
Désactiver le téléchargement de documents pour les destinataires
Vous pouvez désactiver le téléchargement de documents pour les destinataires uniquement dans le générateur de flux de travail d'un modèle. Pour désactiver l'option de téléchargement du document pour les destinataires sur un modèle :
Sélectionner l'étape Définir les rôles
Sélectionner Gérer les autorisations des rôles
Désactiver le commutateur pour Autoriser le téléchargement
Trier
Disponibilité: Tous les plans
Vous pouvez trier les documents par titre, statut et date de création.
Vous pouvez trier les modèles par titre ou date de création.
Cliquez sur l'en-tête d'une colonne et choisissez l'ordre dans lequel vous souhaitez trier les documents, ascendant ou descendant (A-Z/Z-A).
Vous pouvez aussi trier pour afficher les documents avant les dossiers :
Organiser les documents/modèles dans des dossiers
Disponibilité: Tous les plans
Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez Nouveau dossier à côté de +Document ou +Modèle sur la droite.
Pour déplacer des documents/modèles vers un dossier, vous pouvez soit les faire glisser-déposer vers un dossier dans la liste, soit dans l'arborescence des dossiers.
Vous pouvez aussi sélectionner les documents et sélectionner Déplacer en haut à droite, choisir le dossier de destination, puis sélectionner Déplacer ici.
Déplacer les documents d'un dossier vers le dossier racine
Sélectionnez les documents que vous souhaitez déplacer vers le dossier racine, faites-les glisser vers Tous les documents en haut, puis déposez-les.
Pour renommer ou supprimer un dossier, cochez-le et cliquez sur les points de suspension à droite → Renommer ou Supprimer.
Sinon, accédez à Voir les options en haut à droite et sélectionnez Afficher l'arborescence des dossiers pour l'ouvrir.
Cliquez ensuite sur les points de suspension à droite du nom du dossier et choisissez Renommer ou Supprimer.
Étiquette
Disponibilité: Tous les plans
Remarque: Les étiquettes sont sensibles à la casse.
Pour étiqueter un élément :
Survolez le document/modèle et cliquez sur les points de suspension à l'extrême droite
Sélectionnez Ajouter des étiquettes
Choisissez une étiquette dans la liste ou créez-en une nouvelle
Appuyez sur Enregistrer
Vous pourrez filtrer les documents selon toutes les étiquettes existantes à partir des filtres en haut.
Pour supprimer une étiquette d'un document :
Survolez le document et cliquez sur les points de suspension à l'extrême droite
Cliquez sur Ajouter des étiquettes
Appuyez sur le « x » rouge à côté de l'étiquette que vous souhaitez supprimer
Appuyez sur Enregistrer
Avertissement: Veuillez contacter notre équipe d'assistance si vous devez supprimer des étiquettes. Si vous disposez d'un rôle Membre, nous pourrions demander l'approbation d'un utilisateur administrateur sur votre compte.