Les salles dans PandaDoc sont des espaces de collaboration sécurisés où vous pouvez organiser les documents relatifs aux transactions, assigner des tâches et communiquer avec les parties prenantes — tout en un seul endroit. Ce guide vous montrera comment créer, publier et gérer les Rooms dans votre compte PandaDoc.

Disponibilité: Business* et Enterprise**

* Les utilisateurs métier peuvent créer un nombre illimité de salles, mais en publier un maximum de trois.

**Les utilisateurs Enterprise peuvent créer et publier un nombre illimité de salles.

Regarder une vidéo d'aperçu :

Accédez d'abord à Extensions et activez Rooms. Découvrez comment activer les extensions ici.

Une fois que les Salles sont activées, sélectionnez-les dans le panneau de navigation de gauche.

Vous pouvez créer un modèle de salle pour l'utiliser régulièrement.

Pour commencer, sélectionnez Salles dans le panneau de droite, puis sélectionnez Modèles > +Modèle en haut à gauche.

Pour modifier le nom du modèle de la salle, remplacez « Nouvelle salle » dans le panneau de gauche par le nom de la salle que vous souhaitez utiliser.

Chaque pièce se compose d'une habitation et de deux extensions :

Vous pouvez utiliser l'un des articles d'action par défaut dans un modèle, ou sélectionner +Task pour en ajouter un nouveau. En savoir plus sur les tâches ici.

Sélectionnez Documents et fichiers et ajoutez des fichiers, des modèles PandaDoc ou des liens que vous souhaitez inclure dans un modèle de salle.

Pour supprimer du contenu du modèle de room, passez la souris sur un élément et sélectionnez les points de suspension verticaux (trois points) à l'extrême droite, puis sélectionnez Supprimer du modèle.

Sélectionnez Rooms dans le panneau de navigation de gauche, +Room en haut à gauche, puis l'un de vos modèles de salle ou +Blank pour créer une salle à partir de zéro.

Sinon, sélectionnez Modèles, cliquez sur le modèle que vous avez créé, puis sélectionnez Utiliser ce modèle pour créer une pièce.

Une fois que vous créez une salle, un nouveau dossier de documents apparaîtra dans votre liste de documents. Tous les documents que vous téléchargez dans la salle seront automatiquement déplacés vers ce dossier.

Pour changer le nom d'une salle, sélectionnez « Nouvelle salle » dans le coin supérieur gauche, ajoutez le nom que vous souhaitez utiliser, puis sélectionnez « Entrée ».

Vous pouvez donner à l'espace une touche plus personnalisée en téléchargeant une image de logo et en ajoutant une brève description à afficher dans l'espace.

Vous pouvez facilement convertir une salle en modèle de salle pour une utilisation future. Ouvrez simplement un espace publié ou non publié, sélectionnez les points de suspension verticaux (trois points) en haut à droite, et sélectionnez Convertir en modèle dans le menu déroulant.

Après avoir sélectionné Convertir en modèle, vous serez redirigé vers le modèle nouvellement créé, qui aura le même nom que la salle d'origine.

Une fois que vous avez ajouté tout le contenu nécessaire, sélectionnez Publier en haut à droite pour partager la salle avec tous les membres.

Une fois que vous confirmerez l'action en sélectionnant Publier, tous les membres de la salle recevront un e-mail contenant un lien vers la salle. L'état de la salle sera changé en « Publié », et tous les documents PandaDoc en état d'ébauche avec un niveau d'accès défini sur « Signataires uniquement » ou « Tous les utilisateurs de la salle » seront automatiquement envoyés à leurs destinataires respectifs.

Avant de partager la salle via un lien, assurez-vous que le contenu correct est marqué comme « visible pour tous les membres de la salle ».

Une fois votre salle publiée, vous pouvez partager le lien vers celle-ci avec les membres de la salle via votre application de messagerie préférée ou par message (SMS).

Pour obtenir le lien vers la salle, sélectionnez Copier le lien en haut à droite, ou sélectionnez Membres en bas à gauche > Copier le lien.

Lorsque les utilisateurs ouvrent la salle en utilisant le lien partagé, ils entreront en mode aperçu. Ce mode leur permet de consulter le contenu marqué comme « visible pour tous les membres de la salle. » Pour signer un document ou accéder au contenu restreint, les utilisateurs doivent sélectionner Se connecter et vérifier leur accès par e-mail.

Pour ne plus partager une salle avec les membres de la salle, ouvrez une salle publiée et sélectionnez Dépublier en haut à droite. Une fois la salle dépubliée, les membres de la salle ne pourront pas y accéder.

Survolez l'extrême droite d'une salle, puis sélectionnez les points de suspension verticaux (trois points) > Supprimer.

Pour supprimer plusieurs salles, sélectionnez la zone à gauche de leur nom, puis sélectionnez Supprimer en haut à droite.

En tant que créateur de salle (propriétaire), vous recevrez des notifications par e-mail concernant l'activité dans la salle. Ces notifications incluent les éléments suivants :

Vous pouvez gérer les notifications de salle à tout moment en sélectionnant « Rooms » dans le panneau de navigation de gauche, puis l'icône d'engrenage en bas à gauche.

Ensuite, décochez/cochez les notifications que vous souhaitez désactiver/activer, puis sélectionnez finalement Enregistrer.

Accueil est ce que les membres de l'espace de travail voient en premier lorsqu'ils ouvrent une invitation pour rejoindre. Pour personnaliser l'accueil de votre espace de travail, commencez par accéder à « Accueil » dans le panneau de gauche. Ensuite, sélectionnez Modifier la page et utilisez des blocs de contenu tels que du texte, une image, une vidéo et un tableau pour concevoir la page. Vous pouvez également inclure un message de bienvenue, ajouter des instructions et même intégrer une vidéo ou une image. Adaptez votre espace d'accueil pour qu'il soit accueillant et informatif pour tous les membres.

Un plan d'action vous permet de guider vos parties prenantes à travers des transactions complexes qui peuvent impliquer la préparation de documents, l'audit préalable et la gestion des délais, le tout à partir d'un seul espace.

Pour créer une tâche, sélectionnez +Task et commencez à saisir dans le champ « Nom de la tâche ».

Ensuite, survolez la tâche et sélectionnez Détails pour Attribuer, Définir la date d'échéance et Joindre des fichiers à la tâche.

Une tâche peut être assignée à :

La date d'échéance de la tâche :

Survolez une tâche, sélectionnez Détails, modifiez la tâche, puis fermez le panneau Détails.

Survolez une tâche et sélectionnez Supprimer.

La barre de progression des tâches est conçue pour indiquer visuellement l'état d'avancement des tâches dans un Room ou un modèle de Room. La barre se met à jour dynamiquement lors de la création, de la mise à jour, de la réalisation ou de la suppression de tâches.

Voici comment cela fonctionne :

Sélectionnez Documents et fichiers, puis Ajouter un élément/+Ajouter > Dossier dans le menu déroulant.

Nommez le nouveau dossier et sélectionnez Enregistrer.

Cliquez sur Ajouter un article/+Ajouter et sélectionnez Créer un document dans le menu déroulant pour ajouter un nouveau document.

Vous pouvez aussi créer un document à partir d'un modèle existant. Une fois que vous avez sélectionné un modèle ou choisi Blank document pour créer un document à partir de zéro, continuez en renommant le document, en assignant des destinataires et en sélectionnant Continuer.

Vous pouvez sélectionner certains de vos documents créés précédemment en cliquant sur Ajouter des éléments ou Ajouter > Ajouter un document.

Pour trouver un document existant, utilisez la barre de recherche pour localiser le fichier souhaité, sélectionnez-le, et cliquez sur le bouton « Ajouter un élément » pour l'inclure.

Vous pouvez facilement envoyer un document en ébauche en le survolant dans la salle et en sélectionnant Envoyer.

Une fois vos documents ajoutés, ils auront un niveau d'accès « Signataires » par défaut, ce qui signifie que lorsque vous invitez des membres et publiez la salle, seuls les signataires du document pourront les consulter.

Pour charger un fichier dans une salle, sélectionnez Ajouter > Charger un fichier.

L'ajout d'un lien public à une salle vous permet de partager facilement différents types de contenu, tels que des vidéos, des calendriers, des présentations marketing, et bien d'autres. Ceci permet aux membres d'accéder facilement à votre contenu et de s'engager dans votre salle partagée.

Vous pouvez ajouter n'importe quel lien à un document en sélectionnant Ajouter des éléments ou +Ajouter > Lien.

L'utilisateur pourra ouvrir un lien et interagir avec celui-ci sans quitter la salle.

Les niveaux d'accès dans les espaces vous permettent de contrôler la visibilité des dossiers, des documents et d'autres articles de contenu pour chaque membre invité.

Les niveaux d'accès aux dossiers contrôlent qui a accès à des dossiers et sous-dossiers spécifiques dans un espace.

Vous pouvez choisir parmi trois niveaux d'accès :

Pour les documents PandaDoc, vous pouvez choisir parmi les niveaux d'accès tels que « Signataires », « Tous les membres » et « Membres internes ».

Pour les autres types de contenu, tels que les fichiers téléchargés et les liens, les niveaux d'accès disponibles incluent « Tous les membres de la salle » et « Personne ».

Dans une pièce non publiée, sélectionnez +Inviter en haut à droite ou Membres en bas à gauche, puis tapez le nom ou l'adresse e-mail d'un membre dans le champ « Membres ».

Dans une salle publiée, sélectionnez +Inviter en haut à droite ou Membres en bas à gauche, tapez le nom ou l'adresse e-mail d'un membre dans le champ « Membres », puis sélectionnez le membre dans le menu déroulant. Pour un nouveau contact, sélectionnez Ajouter un membre dans le menu déroulant, tapez un message pour l'invitation par e-mail, puis sélectionnez Publier.

Si vous devez renvoyer une invitation, sélectionnez Membre en bas à gauche, puis le membre, puis sélectionnez enfin Renvoyer l'invitation.

Accédez à Membres dans le coin inférieur gauche, sélectionnez le nom du membre que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer le membre.

Pour ajuster les paramètres d'autorisation d'un membre, sélectionnez Membres en bas à gauche, puis le nom du membre. Sous « Paramètres des membres », vous trouverez deux autorisations : « Peut inviter des membres » et « Peut ajouter du contenu ».

Une fois que votre participant au document ouvre l'invitation pour rejoindre la salle pour la première fois, le créateur de la salle (propriétaire) recevra une notification par e-mail.

Le participant sera envoyé à l'accueil de la salle une fois qu'il aura sélectionné Rejoindre la salle.

Si le participant est un signataire du document, il verra Signer maintenant en haut de la page. Une fois qu'ils sélectionnent Signer les documents, ils seront invités à afficher et remplir chaque document individuellement.

Vous pouvez facilement afficher les informations du document sans ouvrir le document. Pour ce faire, survolez un nom de document et sélectionnez Informations sur le document pour afficher les analyses et la dernière activité.

La fonctionnalité Rooms Insights fournit un aperçu de l'activité des membres externes dans une salle spécifique. Cet onglet contient diverses appliquettes qui suivent l'engagement et la progression, vous aidant à surveiller comment les membres de la salle interagissent avec le contenu partagé. Voici une ventilation des sections clés visibles sur l'écran :

Affiche le nombre total de consultations par les membres externes. Ce widget met en évidence l'intérêt global pour le contenu de la salle.

Suivi du nombre d'utilisateurs uniques qui ont ouvert la salle. Chaque utilisateur est répertorié avec ses nombres respectifs de dossiers ouverts.

Vous pouvez survoler un membre de la salle pour voir les vues d'éléments.

Un diagramme circulaire de progression qui visualise le statut de réalisation des tâches assignées dans la salle. Les tâches sont catégorisées en :

Cette section fournit des métriques d'engagement détaillées pour chaque élément de contenu partagé dans la salle. Chaque article affiche :

Piste d'audit est un enregistrement de toutes les actions effectuées dans une salle, y compris qui a effectué une action, quand elle a été effectuée et ce qu'était l'action. Ces informations peuvent servir à suivre l'activité des utilisateurs, à résoudre des problèmes et à assurer le respect des politiques organisationnelles.

Pour consulter la piste d'audit d'une salle, sélectionnez l'onglet Piste d'audit dans la barre latérale de la salle. La piste d'audit affichera toutes les actions effectuées dans la salle par ordre chronologique.

Assurez-vous de connecter votre espace de travail PandaDoc avec votre compte HubSpot. Pour plus d'informations, allez ici.

Vous pouvez créer une salle à partir de HubSpot. Ouvrir une entité Opportunité, Entreprise ou Contact, puis localiser la section PandaDoc Rooms dans le panneau de droite. Dans cette section, sélectionnez Créer une salle.

Vous pouvez également associer et dissocier une room à une opportunité HubSpot à partir du curseur de droite.