Disponibilité: Forfaits Entreprise et Business
Les modifs suggérées dans les documents en ébauche vous permettent, à vous et à vos collègues n'ayant pas de licence PandaDoc, de collaborer facilement sur les documents avant de les envoyer à vos clients.
Aller à :
Allez ici pour un cours à votre rythme sur la façon de collaborer avec vos collègues sur le document.
Inviter des collaborateurs à suggérer des modifications
Pour inviter quelqu'un de votre compte sans permission pour voir et modifier votre document, ou quelqu'un en dehors de votre compte PandaDoc, à accéder à un document et suggérer des modifications, suivez ces étapes :
Ouvrir le document
Sélectionnez Inviter, puis sélectionnez Collaborateur dans la liste déroulante
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez l'utilisateur disposant de permissions moins élevées ou entrez son adresse e-mail (pour les collègues sans licence PandaDoc), puis sélectionnez Tab ou Entrée
Enfin, sélectionnez Envoyer une invitation
Remarque : Une fois que vous ajoutez un collaborateur à un document, tous les administrateurs de l'espace de travail recevront une notification par e-mail.
Votre collaborateur sera invité avec le niveau de permission « Voir et commenter ». Ils auront un rôle de Collaborateur dans l'espace de travail et une licence Invité. Les collaborateurs peuvent facilement demander des droits d'édition en sélectionnant le bouton Request edit access dans le document partagé, après quoi le propriétaire du document recevra une notification par e-mail et pourra ensuite accorder l'accès.
Remarque : Si vous souhaitez que votre collaborateur externe dispose de capacités de modification, cela nécessitera une licence Standard. En savoir plus sur les collaborateurs ici.
Utilisateurs invités disposant du rôle Collaborateur peuvent :
Accéder à un document partagé avec eux, l'afficher et y ajouter des commentaires
Accédez à la boîte de réception et ajoutez ses informations personnelles dans Paramètres > Informations personnelles
Comment suggérer des modifications sur les documents en ébauche
Une fois que votre collaborateur externe ouvre la notification par e-mail l'invitant à collaborer sur un document, il ajoutera son nom et créera un mot de passe pour son propre profil d'invité.
Après cela, ils seront envoyés au document et pourront commencer à suggérer des modifications immédiatement.
Les destinataires peuvent supprimer, ajouter et remplacer du contenu dans les blocs de texte et les tableaux.
Comment accepter/refuser les suggestions
En tant que propriétaire du document, vous verrez les suggestions en temps réel, et vous pourrez facilement accepter ou rejeter les suggestions. De la même façon, tout utilisateur de votre compte disposant de la permission de modifier les documents peut accepter ou rejeter les suggestions ajoutées par les collaborateurs du document. (Allez ici pour en savoir plus sur les autorisations des utilisateurs.)
Pour rejeter ou accepter des suggestions, sélectionnez l'icône dans la zone de commentaire de suggestion.
Vous pouvez utiliser le panneau supérieur pour facilement consulter les suggestions ajoutées par les collaborateurs.
Remarque : Vous devez résoudre toutes les suggestions avant d'envoyer le document.
Comment suivre les suggestions
Les propriétaires de documents et les collaborateurs peuvent facilement suivre les suggestions au sein des documents.
Pour examiner les suggestions résolues, sélectionnez les points de suspension verticaux (trois points) en haut à droite, puis sélectionnez Commentaires/suggestions résolus. Ici, vous pouvez vérifier les suggestions acceptées et refusées. Vous pouvez également filtrer une liste pour afficher les suggestions uniquement, et choisir les suggestions que vous souhaitez voir — « Acceptées » ou « Refusées ».
Chaque suggestion acceptée contient des informations supplémentaires sur :
Auteur de la suggestion
L'utilisateur qui a accepté la suggestion
La date et l'heure auxquelles la suggestion a été acceptée