Vous recherchez une expérience classique ? Voir Partage d'un document avec des collaborateurs (expérience classique).
Disponibilité: Débutant, Professionnel, et Entreprise forfait
Le partage d'un site document est un moyen idéal pour collaborer de manière transparente avec des coéquipiers d'un autre espace de travail ou qui disposent de permissions inférieures - ou même avec des collègues qui ne disposent pas d'une licence PandaDoc.
Remarque: vous pouvez inviter des utilisateurs à collaborer à un document quel que soit son statut. Vous pouvez ajouter jusqu'à 20 collaborateurs à votre compte.
Conseil : Si vous devez collaborer sur plusieurs documents, tâches et fichiers dans un espace de travail partagé, vous pouvez utiliser Rooms dans PandaDoc. Les salles vous permettent d'organiser les ressources, de gérer les membres et de collaborer avec les acheteurs dans un centre sécurisé.
Inviter des collaborateurs externes
Remarque : les collaborateurs ne sont pas des utilisateurs à part entière du compte PandaDoc. Ils peuvent consulter, commenter et suggérer des modifications aux documents partagés avec eux, mais ils ne peuvent pas créer leur propre document ou accéder à du contenu en dehors de ce qui est partagé. Si vous êtes membre du compte (administrateur, gestionnaire, ou membre), vos permissions suivront le rôle de votre compte.
Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous souhaitez inviter une personne extérieure à votre compte PandaDoc à consulter votre site document et à suggérer des améliorations - tout cela sans acheter de licence ni lui donner accès à d'autres documents dans le même espace de travail.
Note: Tout utilisateur ayant un rôle de membre, de gestionnaire ou d'administrateur avec la permission de consulter des documents créés par d'autres utilisateurs peut inviter des collaborateurs.
Les utilisateurs invités ayant un rôle de collaborateur peuvent
Accéder, consulter et commenter les documents qui leur sont communiqués
Accédez à la boîte de réception et ajoutez leurs informations personnelles au compte dans Paramètres > Informations personnelles
Note: Les utilisateurs ayant un rôle de collaborateur n'ont pas le droit de créer un document, même s'ils disposent d'une licence standard.
📘 Note : La nouvelle expérience fait partie d'un Programme d'accès anticipé. Pour un aperçu complet de ce qui a changé et des limitations actuelles, voir New document and model experience (accès anticipé) et New PandaDoc éditeur.
Si vous voyez le nouvel éditeur PandaDoc dans votre compte, suivez ces étapes pour inviter des collaborateurs internes ou externes à votre document.
Pour inviter un collaborateur :
Ouvrez le document que vous souhaitez partager.
Sélectionnez Inviter > Collaborateur
Une fenêtre contextuelle apparaît.
Saisissez l'adresse électronique ou le nom de la personne que vous souhaitez inviter.
Cliquez sur envoyé invitation.
Vous pouvez également sélectionner l'onglet Fichier dans le menu supérieur gauche.
Survolez destinataire dans le menu déroulant, puis sélectionnez Collaborateurs.
Une fenêtre contextuelle apparaît.
Saisissez l'adresse électronique ou le nom de la personne que vous souhaitez inviter.
Cliquez sur envoyé invitation.
Gestion des autorisations
Une fois invité, l'utilisateur apparaît dans la liste au bas de la fenêtre contextuelle.
Utilisez le menu déroulant situé à côté de leur nom (dont la valeur par défaut est "Can consulté and comment") pour modifier leur accès à Can edit ou à "Remove".
Vous verrez une notification au bas de cette fenêtre indiquant le nombre de collaborateurs extérieurs à votre organisation que vous pouvez ajouter gratuitement.
Inviter des collaborateurs internes
Vous pouvez accorder à n'importe quel utilisateur de votre compte l'accès à un document spécifique, quel que soit son espace de travail ou son rôle.
Il existe deux types d'autorisations pour les collaborateurs d'un document :
Peut être consulté et commenté
Peut éditer
Pour partager un document avec vos collègues, procédez comme suit :
Ouvrez le site document, sélectionnez le menu Fichier en haut à gauche, puis destinataire > Collaborateurs dans le menu déroulant.
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez vos collègues dans la liste déroulante ou tapez leur nom pour filtrer la liste.
Une fois que tous les collaborateurs ont été ajoutés, sélectionnez envoyé invitation.
Une fois que vous avez sélectionné envoyé invitation, vous pouvez changer leurs permissions à "Can consulté and comment" ou "Can edit" et vos collaborateurs recevront chacun un email notification contenant un lien vers le site document.
Lorsque vous invitez des collaborateurs d'un autre espace de travail, ils sont ajoutés à l'adresse document avec l'autorisation par défaut "Peut consulter et commenter" et ont un rôle de collaborateur dans leur nouvel espace de travail.
Remarque: L'invitation de collaborateurs d'autres espaces de travail n'entraînera pas de frais supplémentaires puisqu'ils disposent déjà d'une licence sur votre compte.
Si vous invitez des utilisateurs de l'espace de travail auquel le document appartient, leur niveau d'autorisation correspondra au rôle de leur compte. Par exemple, si un collègue a un rôle d'administrateur ou de gestionnaire, il se verra accorder par défaut l'autorisation "Peut modifier". L'autorisation par défaut pour un rôle de membre sera "Peut consulter et commenter". (Cliquez ici pour en savoir plus sur le rôle de compte).
Vous pouvez modifier les autorisations à tout moment une fois que vous avez invité des collaborateurs.
Attention: Toute modification des autorisations ne sera pas appliquée tant que le collaborateur n'aura pas actualisé la page.
Les collaborateurs peuvent trouver le document auquel ils ont été invités dans l'onglet "Partagé avec moi" du document.
Si vous souhaitez modifier le rôle d'un utilisateur existant pour en faire un collaborateur, vous pouvez le faire dans les paramètres Tous les utilisateurs de l' équipe.
Une fois que le rôle d'un utilisateur est modifié de cette manière, il n'a plus accès au tableau de bord, à Contacts, à la bibliothèque de contenus, au modèle, aux formulaires et aux documents. Cependant, ils continueront à avoir accès aux documents qu'ils ont créés, ainsi qu'aux documents partagés avec eux.
Découvrez comment partager des dossiers document avec des collaborateurs ici.
Comment supprimer un collaborateur
Pour supprimer un collaborateur d'un document :
Ouvrir le document
Sélectionnez Fichier dans le menu en haut à gauche, puis choisissez destinataire > Collaborateurs dans le menu déroulant.
Ouvrez le menu déroulant des autorisations et sélectionnez l'option Supprimer.
Remarque: la suppression d'un collaborateur au niveau du document ne le supprimera pas complètement du compte.
Pour supprimer un collaborateur du compte, sélectionnez l'icône en forme de roue dentée dans le coin inférieur gauche et allez dans Équipe. Passez la souris sur un utilisateur et sélectionnez trois ellipses verticales à l'extrême droite, puis sélectionnez Supprimer l'utilisateur dans la liste déroulante.
Si cette personne est membre de plusieurs espaces de travail, vous pouvez la supprimer de tous les espaces de travail à la fois. Pour ce faire, cochez l'option "Supprimer de tous les espaces de travail". De cette façon, le collaborateur sera automatiquement retiré de tous les documents qui ont été partagés avec lui et n'aura plus accès au compte.
Remarque: seuls les utilisateurs ayant le rôle d'administrateur peuvent supprimer des collaborateurs du compte.