Sur la nouvelle expérience PandaDoc ? Voir le document Partage avec les collaborateurs.
Disponibilité: Débutant, Professionnel et Entreprise forfait
Partager un document est un moyen idéal de collaborer sans effort avec des coéquipiers d’autres espaces de travail ou ayant des autorisations moindres — ou même avec des collègues sans licence PandaDoc .
Note: Vous pouvez inviter les utilisateurs à collaborer sur un document selon n’importe quel statut. Jusqu’à 20 collaborateurs peuvent être ajoutés à votre compte.
Conseil : Si vous devez collaborer sur plusieurs documents, tâches et fichiers dans un espace de travail partagé, vous pouvez utiliser Rooms in PandaDoc. Les salles vous permettent d’organiser vos ressources, de gérer des membres et de collaborer avec les acheteurs dans un seul hub sécurisé.
Invitation à des collaborateurs externes
Note : Les collaborateurs ne sont pas des utilisateurs complets de comptes PandaDoc. Ils peuvent consulter, commenter et suggérer des modifications au document partagé, mais ils ne peuvent pas créer leur propre document ni accéder à des contenus en dehors de ce qui est partagé. Si vous êtes membre du compte (administrateur, gestionnaire ou membre), vos permissions suivront plutôt le rôle de votre compte.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous souhaitez inviter quelqu’un en dehors de votre compte PandaDoc à consulter votre document et suggérer des améliorations — le tout sans acheter de licence ni lui accorder l’accès à d’autres documents dans le même espace de travail.
Note: Tout utilisateur disposant d’un rôle membre, gestionnaire ou admin ayant la permission de consulter un document créé par d’autres utilisateurs peut inviter des collaborateurs.
Les utilisateurs invités en rôle de collaborateur peuvent :
Accéder, consulter et commenter le document partagé avec eux
Accédez à la boîte mail et ajoutez leurs informations personnelles au compte dans les Paramètres > Informations personnelles
Note: Les utilisateurs ayant un rôle Collaborateur n’ont pas la permission de créer un document, même s’ils disposent d’une licence Standard.
Pour inviter quelqu’un qui ne fait pas partie de votre équipe, suivez ces étapes :
Ouvre le document, puis sélectionne Inviter et choisis Collaborateur dans le menu déroulant
Ensuite, une fois la fenêtre contextuelle affichée, saisissez leur adresse e-mail, puis sélectionnez Tab ou Entrée
Enfin, sélectionnez invitation envoyée.
Les utilisateurs externes peuvent également demander l’accès à un document au cas où vous leur envoyiez un lien. Un administrateur recevra un e-mail notification et pourra accorder l’accès.
Dès que vous sélectionnez invitation envoyée , l’utilisateur sera ajouté à la liste des collaborateurs où vous pourrez modifier sa permission.
Par défaut, votre collaborateur externe sera invité à la document avec le niveau d’autorisation « consulté et commenter ». Ils auront un rôle de collaborateur dans l’espace de travail et une licence d’invité.
Consultant du collaborateur :
Note: Si vous souhaitez que votre collaborateur externe dispose de capacités d’édition, cela nécessitera une licence Standard. Si vous ne changez leur autorisation que pour « Peut modifier » à l’intérieur d’un document, ils auront toujours un rôle de collaborateur sans accès au modèle ni au document créé par d’autres utilisateurs. Vous pouvez facilement changer leur rôle et leur licence dans les paramètres de l’équipe.
Avertissement: si votre compte ne possède pas de licence inutilisée, un frais supplémentaire s’appliquera.
Une fois que vous sélectionnez l’invitation envoyée, votre collaborateur externe recevra un notification email contenant un lien vers le document. Ce lien leur permettra de rejoindre facilement votre espace de travail avec une licence Guest et de consulter le document dès qu’ils créeront leur propre profil invité.
Note: Pour rétrograder un utilisateur vers la licence invitée, d’abord, retirez l’utilisateur sous Équipe et réinvitez-le au niveau du document en cliquant sur Inviter.
Gestion des autorisations
Une fois invité, l’utilisateur apparaîtra dans la liste en bas de la fenêtre contextuelle.
Utilisez le menu déroulant à côté de leur nom (qui par défaut est « Can consulté and commente ») pour changer leur accès à Can modifier ou à « Supprimer ».
Vous verrez une notification en bas de cette fenêtre indiquant combien de collaborateurs en dehors de votre organisation vous pouvez ajouter gratuitement.
Invitation des collaborateurs internes
Vous pouvez accorder à n’importe quel utilisateur de votre compte l’accès à un document spécifique — quel que soit son espace de travail ou son rôle.
Il existe deux types d’autorisations pour les collaborateurs sur un document :
Peut consulter et commenter
Peut modifier
Pour partager un document avec vos collègues, suivez ces étapes :
Ouvrez le document, sélectionnez Inviter en haut de la page, puis Collaborateur depuis le menu déroulant
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez vos collègues dans le menu déroulant, ou commencez à taper leurs noms pour filtrer la liste
Une fois tous les collaborateurs ajoutés, sélectionnez invitation envoyée.
Une fois que vous sélectionnez l’invitation envoyée, vous pouvez changer leurs permissions en « Peut consulter et commenter » ou « Peut modifier » et vos collaborateurs recevront chacun un e-mail notification contenant un lien vers le document.
Lorsque vous invitez des collaborateurs d’un autre espace de travail, ils seront ajoutés à la document avec « Peut consulter et commenter » comme autorisation par défaut, et auront un rôle de Collaborateur dans leur nouvel espace de travail.
Note: Inviter des collaborateurs d’autres espaces de travail n’entraînera pas de frais supplémentaires puisqu’ils ont déjà une licence sur votre compte.
Si vous invitez des utilisateurs depuis l’espace de travail auquel appartient le document, leur niveau d’autorisation correspondra à leur rôle de compte. Par exemple, si un collègue a un rôle d’administrateur ou de gestionnaire, il se verra accorder « Peut modifier » comme permission par défaut. L’autorisation par défaut pour un rôle de membre sera quant à elle « Can consulté and comment. » (Cliquez ici pour en savoir plus sur le rôle du compte.)
Vous pouvez modifier les permissions à tout moment une fois que vous avez invité des collaborateurs.
Avertissement: Tout changement de permissions ne sera appliqué que lorsque le collaborateur actualise la page.
Les collaborateurs peuvent trouver le document auquel ils ont été invités dans l’onglet « Partagé avec moi » du document.
Si vous souhaitez changer le rôle d’un utilisateur existant en Collaborateur, vous pouvez le faire dans les paramètres Équipe Tous les utilisateurs.
Une fois le rôle de l’utilisateur modifié de cette manière, il n’aura plus accès au tableau de bord, Contacts, à la bibliothèque de contenus, au modèle, aux formulaires et au document. Cependant, ils continueront d’avoir accès aux documents qu’ils ont créés, ainsi qu’aux documents partagés avec eux.
Apprenez ici comment partager document dossiers avec vos collaborateurs.
Comment retirer un collaborateur
Pour retirer un collaborateur d’un document :
Ouvrez le document
Sélectionnez la section Collaborateurs en haut de la page
Ouvrez le menu déroulant des permissions et sélectionnez l’option Supprimer
Note: Supprimer un collaborateur au niveau du document ne le supprimera pas complètement du compte.
Pour supprimer un collaborateur du compte, sélectionnez l’icône d’engrenage en bas à gauche et allez dans Équipe. Survolez un utilisateur et sélectionnez trois ellipses verticales tout à droite, puis sélectionnez Supprimer l’utilisateur dans le menu déroulant.
Si cette personne fait partie de plusieurs espaces de travail, vous pouvez la supprimer de tous les espaces de travail en même temps. Pour ce faire, cochez l’option « Retirer de tout espace de travail ». De cette façon, le collaborateur sera automatiquement retiré de tous les documents qui lui ont été partagés et n’aura pas accès au compte.
Note: Seuls les utilisateurs ayant le rôle administrateur peuvent retirer des collaborateurs du compte.