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Filtres de liste de documents
Disponibilité: Tout forfait
Note: Les utilisateurs ayant un rôle membre verront les filtres Date, Statut, Tags, Montant et Devise.
Vous pouvez utiliser les filtres suivants séparément ou en même temps :
Date (modification, création et date d’expiration)
Statut
Propriétaire
destinataire
Tags
Montant
Monnaie
Entreprise
Pour utiliser le filtre Compagnie, il faut d’abord ajouter une valeur au champion Compagnie dans les détails du document.
Pour cela, survolez la document dans la liste des documents et sélectionnez les ellipses verticales tout à droite. Sélectionnez Détails du document dans le menu déroulant.
Ensuite, tapez un nom dans le champ de l’entreprise dans l’onglet « Détails ».
Note: Les valeurs de l’entreprise seront automatiquement reconnues à partir du contenu document pour les PDF numériques téléchargés et les documents modifiables créés en PandaDoc uniquement pour les comptes Entreprise forfait.
Note: le modèle et l’élément de la bibliothèque de contenus peuvent être filtrés par date, propriétaire, étiquettes et rôle.
Si vous cherchez un document spécifique par mot-clé, vous pouvez aussi utiliser document filtres pour restreindre les résultats.
Si votre forfait d’abonnement inclut la fonctionnalité de dépôt de contrats , vous disposerez également de l’option « Plus », qui permet de filtrer le document par champs de données. Vous pouvez en apprendre davantage sur le filtrage des documents avec les data champs ici.
Recherche d’un document
Disponibilité: Tout forfait
Pour rechercher un document, allez dans le document ou la page d’accueil et commencez à taper un mot ou une expression du contenu du document(qu’ils soient téléchargés depuis des fichiers PDF/Word et des documents modifiables sont consultables), le nom du documentou le nom de son destinataire dans la barre de recherche. Mots avec signes de ponctuation (par exemple, O’Brien) ou avec des personnages de différentes langues (par exemple, Amália Gonçalves) sont également consultables.
Vous pouvez consulter toutes les correspondances ou parcourir les correspondances trouvées dans l’onglet « Titres uniquement ».
Pour ouvrir un document, il suffit de cliquer dessus ou d’utiliser des flèches et d’utiliser Entrée (Retour) sur votre clavier. Pour voir la liste de toutes les correspondances, sélectionnez consulté # correspondances.
Dans l’onglet « Toutes correspondances » dans les résultats de recherche, le document sera placé dans l’ordre suivant :
- Matchs pour le titre, du nouveau à l’ancien, par la dernière modification
- Email et nom complet du destinataire correspondent de nouveau à ancien par Last Modified
- Le contenu correspond du nouveau à l’ancien par la dernière modification.
Si vous utilisez la numérotation automatique des documents, vous pouvez rechercher par numéro de séquence généré par PandaDoc.
Dupliquer, déplacer, renommer et supprimer un document et un modèle
Disponibilité: Tout forfait
Notes importantes:
Il n’y a pas d’option pour déplacer un document entre les espaces de travail. Contactez notre équipe Support pour vous aider à transférer une copie d’un document dans un autre espace de travail. Tous les documents copiés seront en état de brouillon.
Le modèle/titre du document ne doit pas dépasser 250 caractères.
Si vous devez renommer un document envoyé, vous pouvez le faire en choisissant l’option Renommer dans le menu déroulant.
Pour dupliquer, déplacer, renommer ou archiver un seul document/modèle, etc., survolez le document tout à droite, cliquez sur les ellipses verticales, puis choisissez une action dans le menu déroulant. Découvrez ci-dessous comment déplacer rapidement des documents dans des dossiers.
Vous pouvez faire une copie, déplacer, télécharger et archiver plusieurs documents/modèles en même temps. Vérifiez tous les documents que vous souhaitez gérer. En haut à droite, choisissez une action.
Restaurer un document archivé
Disponibilité: Tout forfait
Note: Vous ne pouvez trouver et récupérer un document supprimé que dans l’onglet Archivé dans document ou modèle. Malheureusement, il n’y a aucun moyen de récupérer un formulaire supprimé, mais vous pouvez voter cette demande de fonctionnalité et utiliser une solution de contournement décrite ici.
Pour récupérer un documentarchivé, ouvrez d’abord la liste document , sélectionnez l’onglet Archivé , survolez l' documenttout à droite et sélectionnez trois ellipses verticales > Restaurer.
document et modèle seront automatiquement supprimés de l’onglet Archivé après 90 jours. Contactez notre équipe de support si vous ne parvenez pas à trouver le document requis dans l’onglet Archivés, ou s’il a été supprimé définitivement. Spécifiez le nom du document, la date approximative de création et l’adresse e-mail du propriétaire afin que nous puissions vous aider à récupérer le document.
Attention: les liens destinataires ne fonctionneront pas pour un document supprimé. Une fois restauré, le destinataire pourra consulter le document.
Attention: document supprimé via API ne peut pas être restauré depuis l’onglet Archivé . Si vous avez besoin de cette fonctionnalité, envisagez de voter positivement cette demande de fonctionnalité ici. Pour récupérer un document supprimé via une API, veuillez contacter notre équipe Support et spécifier le nom, la date approximative de création du document et l’adresse e-mail de son propriétaire afin que nous puissions vous aider à le restaurer.
Pour récupérer plusieurs documents, sélectionnez chacun à gauche à leur nom, puis sélectionnez Restaurer en haut à droite.
Note: le document sera restauré sous le dossier racine de la liste document .
Pour supprimer définitivement un document, survolez la document, et sélectionnez trois ellipses verticales tout à droite > Supprimer définitivement. Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs documents et cliquer sur Supprimer avantr pour les supprimer définitivement.
Avertissement: Lorsque vous supprimez un dossier avec un document, il sera définitivement supprimé, et vous ne le trouverez pas dans l’onglet Archivé. Veuillez contacter l’équipe Support et préciser les noms, les dates approximatives de création du document dans un dossier, ainsi que les adresses e-mail des propriétaires du document afin que nous puissions vous aider à les récupérer.
Téléchargement massif de documents
Disponibilité: Tout forfait
Ceci est disponible uniquement pour le document. Pour télécharger plusieurs documents en même temps, suivez ces étapes :
Sélectionnez tous les documents que vous souhaitez télécharger. Faites défiler vers le bas pour pouvoir sélectionner plus de 30 documents en même temps.
Puis cliquez sur le bouton Télécharger en haut à droite.
Vous verrez une notification indiquant que le téléchargement a commencé et, une fois traité, vous recevrez un e-mail de notification de PandaDoc incluant un .zip fichier de votre document.
Note :
Les fichiers joints et les fichiers téléchargés via le champ Collecter les fichiers ne seront pas ajoutés à la .zip classier.
Le lien vers le .zip Le dossier expirera dans la semaine.
Conseil: Nous recommandons de télécharger les documents par lots (200 à 300 documents à la fois) pour recevoir les fichiers zip plus rapidement.
De même, vous pouvez télécharger un dossier de documents.
Télécharger le document en tant que .pdf
Note: La limite de pages pour le téléchargement de fichiers PDF par document est de 1000.
Il existe trois façons de télécharger votre document en tant que .pdf :
Sélectionnez le document que vous souhaitez télécharger et sélectionnez Télécharger en haut à droite.
Passez la souris sur le document tout à droite, cliquez sur les points de suspension verticales, puis sélectionnez Télécharger dans le menu déroulant.
Ouvrez un modèle ou document, puis sélectionnez Fichier → Télécharger → document PDF (.pdf)
Télécharger le document en tant que .docx
Disponibilité: Débutant, Professionnel et Entreprise forfait
Vous pouvez télécharger votre modèle ou document en tant que .docx Seulement à l’intérieur d’un modèle ou d’un document.
Comment activer/désactiver : le propriétaire du compte peut activer ou désactiver cette fonctionnalité dans Extensions via ce lien.
Note: Vous ne pouvez pas télécharger l’élément de la bibliothèque de contenus et les formulaires en tant que .docx dossiers.
Ouvrez un modèle ou un document, puis sélectionnez Fichier → Télécharger → Microsoft Word (.docx)
Limitations connues de l’exportation de Générateur de devis vers .docx
Seules les listes numérotées et à puces dans les descriptions de produits sont actuellement prises en charge ; d’autres formatages peuvent être perdus.
Les images dans le tableau des citations ne sont pas encore prises en charge et n’apparaîtront pas dans l’export.
Désactivez document téléchargement pour destinataire
Vous pouvez désactiver document téléchargement pour destinataire dans le constructeur flux de travail d’un modèle uniquement. Pour désactiver l’option de téléchargement document pour destinataire sur un modèle :
Sélectionner Définir l’étape du rôle
Sélectionner les permissions de gestion du rôle
Désactivez le bouton pour Autoriser le téléchargement
Trier
Disponibilité: Tout forfait
Vous pouvez trier le document par titre, statut et date de création.
Vous pouvez trier le modèle par titre ou date de création.
Cliquez sur un en-tête de colonne et choisissez l’ordre dans lequel vous souhaitez trier le document, ascendant ou descendant (A-Z/Z-A).
Vous pouvez aussi trier pour afficher le document avant les dossiers :
Organisez le document/modèle dans des dossiers
Disponibilité: Tout forfait
Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez Nouveau dossier à côté du document ou modèle à droite.
Pour déplacer un document ou un modèle dans un dossier, vous pouvez soit les glisser-déposer dans un dossier dans la liste, soit dans l’arbre des dossiers.
Sinon, sélectionnez le document et sélectionnez Déplacer en haut à droite, choisissez le dossier de destination, puis sélectionnez Déplacer ici.
Déplacez un document d’un dossier vers le dossier racine
Sélectionnez le document que vous souhaitez déplacer dans le dossier racine, glissez-les dans Tous les documents en haut, puis déposez-les.
Pour renommer ou supprimer un dossier, cochez dessus et cliquez sur les ellipses tout à droite > Renommer ou supprimer.
Sinon, allez dans les options consulté en haut à droite et sélectionnez l’arbre de dossiers consulté pour l’ouvrir.
Ensuite, cliquez sur les ellipses à droite du nom du dossier et choisissez Renommer ou Supprimer.
Tag
Disponibilité: Tout forfait
Note: Les balises sont sensibles à la casse.
Pour taguer un article :
Passez la souris sur le document/modèle et cliquez sur les points de suspension tout à droite
Sélectionner Ajouter des balises
Choisissez un tag dans la liste ou créez-en un nouveau
Appuyez sur Enregistrer
Vous pourrez filtrer le document par toutes les balises existantes depuis les filtres en haut.
Pour désétiqueter un document :
Survolez le document et cliquez sur les points de suspension tout à droite
Cliquez sur Ajouter des tags
Appuyez sur le 'x' rouge à côté de l’étiquette que vous souhaitez retirer
Appuyez sur Enregistrer
Avertissement: Veuillez contacter notre équipe de support si vous devez supprimer des tags. Si vous avez un rôle de membre, nous pourrions demander l’approbation d’un utilisateur admin sur votre compte.