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Partager un document est un moyen idéal pour collaborer de façon transparente avec des collègues d'autres espaces de travail ou qui ont des autorisations moins élevées — ou même avec des collègues qui n'ont pas de licence PandaDoc.

Vous pouvez inviter des utilisateurs à collaborer sur des documents quel que soit leur statut. Jusqu'à 20 collaborateurs peuvent être ajoutés à votre compte.

Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous souhaitez inviter une personne extérieure à votre compte PandaDoc à consulter votre document et à suggérer des améliorations, le tout sans acheter de licence ni lui donner accès à d'autres documents dans le même espace de travail.

Tout utilisateur ayant unrôle de membre, de gestionnaire ou d'administrateur et autorisé à consulter les documents créés par d'autres utilisateurs peut inviter des collaborateurs.

Les utilisateurs invités ayant un rôle de collaborateur peuvent :

Pour inviter quelqu'un qui ne fait pas partie de votre équipe, suivez les étapes suivantes :

Les utilisateurs externes peuvent également demander l'accès à un document si vous leur envoyez un lien. Un administrateur recevra une notification par courriel et pourra accorder l'accès.

Dès que vous sélectionnez Envoyer l'invitation, l'utilisateur est ajouté à la liste des collaborateurs, où vous pouvez modifier leur autorisation.

Par défaut, votre collaborateur externe sera invité à accéder au document avec le niveau d'autorisation « Voir et commenter ». Il aura un rôle de collaborateur dans l'espace de travail et une licence d'invité.

Point de vue du collaborateur :

Si vous souhaitez que votre collaborateur externe ait des capacités d'édition, cela nécessitera une licence standard. Si vous modifiez seulement son autorisation à « Peut modifier » à l'intérieur d'un document, il conservera un rôle de collaborateur et n'aura pas accès aux modèles et aux documents créés par d'autres utilisateurs. Vous pouvez facilement changer sonrôle etsa licence dans les paramètres d'équipe.

Si votre compte n'a pas de licence inutilisée, des frais supplémentaires s'appliqueront.

Une fois que vous avez sélectionné Envoyer l'invitation, votre collaborateur externe recevra une notification par courriel contenant un lien vers le document. Ce lien lui permettra de rejoindre facilement votre espace de travail avec une licence d'invité et de consulter le document dès qu'il aura créé son propre profil d'invité.

Pour faire passer un utilisateur à la licence d'invité, il faut tout d'abord supprimer l'utilisateur sousÉquipe et licenceset le réinviter au niveau du document en cliquant surInviter..

Vous pouvez accorder à n'importe quel utilisateur de votre compte l'accès à un document spécifique — quel que soit son espace de travail ou son rôle.

Il existe deux types d'autorisations pour les collaborateurs sur un document :

Pour partager un document avec vos collègues, suivez les étapes suivantes :

Une fois que vous avez sélectionné Envoyer l'invitation, vous pouvez modifier leurs autorisations en « Peut voir et commenter » ou « Peut modifier » et vos collaborateurs recevront chacun une notification par courriel contenant un lien vers le document.

Lorsque vous invitez des collaborateurs d'un autre espace de travail, ils seront ajoutés au document avec l'autorisation par défaut « Peut voir et commenter » et auront un rôle de collaborateur dans leur nouvel espace de travail.

Inviter des collaborateurs d'autres espaces de travail n'entraînera pas de frais supplémentaires puisqu'ils ont déjà une licence sur votre compte.

Si vous invitez des utilisateurs de l'espace de travail auquel appartient le document, leur niveau d'autorisation correspondra au rôle de leur compte. Par exemple, si un collègue a un rôle d'administrateur ou de gestionnaire, il se verra accorder l'autorisation « Peut modifier » par défaut. L'autorisation par défaut pour un rôle de membre, quant à elle, sera « Peut voir et commenter » (cliquez ici pour en savoir plus sur les rôles de compte).

Vous pouvez modifier les autorisations à tout moment une fois que vous avez invité des collaborateurs.

Toute modification des autorisations ne sera pas appliquée tant que le collaborateur n'aura pas actualisé la page.

Les collaborateurs peuvent trouver les documents auxquels ils ont été invités dans le dossier « Partagé avec moi », situé dans l'onglet Documents.

Si vous souhaitez changer le rôle d'un utilisateur existant en collaborateur, vous pouvez le faire dans les paramètres d'équipe ou dans le panneau d'administration. Une fois que le rôle d'un utilisateur est modifié de cette façon, il n'aura plus accès au tableau de bord, aux contacts, à la bibliothèque de contenu, aux modèles, aux formulaires et aux documents. Cependant, il continuera à avoir accès aux documents qu'il a créés, ainsi qu'aux documents partagés avec lui.

Découvrez comment partager des dossiers de documents avec des collaborateurs ici.

Pour supprimer un collaborateur, sélectionnez votre nom dans le coin inférieur gauche et accédez à Équipe et licences. Passez le curseur sur un utilisateur et sélectionnez les trois petits points verticaux à l'extrême droite, puis sélectionnez Supprimer l'utilisateur dans le menu déroulant. Si cette personne est membre de plusieurs espaces de travail, vous pouvez la supprimer de tous les espaces de travail à la fois. Pour cela, cochez l'option « Supprimer de tous les espaces de travail ». De cette façon, le collaborateur sera automatiquement retiré de tous les documents qui ont été partagés avec lui et n'aura plus accès au compte.