Remarque:
Certaines images et certains liens dans cet article ne sont disponibles qu'en anglais américain.
Avertissement :
PandaDoc se réserve le droit de suspendre temporairement cette fonction si nous constatons une utilisation déraisonnable, car cela aura un impact sur la délivrabilité pour tous nos utilisateurs PandaDoc .
Vous trouverez ci-dessous comment envoyer un document à plusieurs destinataires. Chaque destinataire recevra un exemplaire unique à compléter ou à consulter.
Disponibilité : forfaits annuels professionnels* et annuels d'entreprise* + un forfait volume moyennant des frais supplémentaires. Cette fonction n'est pas disponible pour les comptes en cours d'essai.
* 250 docs par an et par compte sont inclus.
Regarder une vidéo de présentation :
Ce dont vous avez besoin :
Un fichier CSV avec les données de vos destinataires. Nous vous recommandons d'utiliser Google Spreadsheets pour créer et télécharger ton fichier CSV.
Activez l'option Envoi en masse sur le marketplace. (Cette opération doit être effectuée par le propriétaire du compte).
Remarque :
Vous pouvez envoyer 1000 documents par heure maximum et vous ne pouvez pas utiliser la même adresse e-mail pour différents destinataires.
Cliquez ici pour un cours d'apprentissage autonome sur l'envoi en masse.
Choisir un modèle
Allez dans l'application Documents et sélectionnez la flèche à côté de +Document, puis sélectionnez Envoi en masse dans le menu déroulant.
Sélectionnez un modèle dans la liste. Remarque : tous les champs doivent être attribués à des rôles.
Nous allons utiliser un modèle avec un seul rôle : le client.
Examiner les variables du modèle, créer un fichier CSV pour télécharger les données de tes destinataires.
Tout d'abord, passez en revue les variables qui peuvent être remplies avec les données de vos destinataires.
Toutes les variables de rôle par défaut sont affichées dans le menu déroulant de chaque rôle. Nous allons déplier le menu déroulant Client pour découvrir toutes les variables par défaut.
Les variables personnalisées (si vous en avez) apparaissent dans une liste déroulante distincte.
Créez un fichier CSV contenant les données de vos destinataires.
PandaDoc génère un fichier CSV vierge basé sur le modèle que tu utilises. Téléchargez ce fichier CSV et remplissez-le avec les données de vos destinataires.
En plus des variables, ce fichier CSV comprendra :
Titre du document - vous pouvez personnaliser le nom du document pour chaque destinataire.
Message électronique - vous pouvez personnaliser les messages électroniques pour les destinataires individuels.
Si vous avez déjà un fichier CSV que vous souhaitez ajuster et télécharger, développez pour voir les exigences.
Le fichier doit être formaté comme un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV).
La première ligne du fichier doit spécifier les variables que vous allez renseigner dans les documents. La variable E-mail est obligatoire et doit être remplie dans le fichier ; et les autres variables/colonnes sont facultatives. Les variables sont collées sans crochets. Vous pouvez consulter l'exemple ci-dessous :
CSV ne peut pas contenir plus de 1000 destinataires.
Télécharger votre fichier CSV
Vous êtes maintenant prêt à télécharger votre fichier CSV. Vous pouvez faire glisser et déposer ou choisir à partir de votre appareil, l'importation à partir de Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive est également disponible.
Examinez les avertissements et les erreurs
Après le traitement du fichier CSV, PandaDoc vous indiquera les erreurs et les zones vides qu'il a trouvées.
Erreurs (surlignées en rouge) : adresses électroniques manquantes ou invalides. Vous ne pouvez pas continuer avec des erreurs, c'est pourquoi vous devez apporter les modifications nécessaires au fichier et le télécharger à nouveau.
Avertissements (surlignés en jaune) : variables non remplies. Vous pouvez procéder à l'envoi avec des avertissements, les variables non remplies s'afficheront comme des blancs sur les documents envoyés.
Envoi de vos documents
Une fois que vous êtes prêt à envoyer vos documents, cliquez sur Continuer quand même. Vous passerez ainsi à la dernière étape de la procédure.
Ici, vous pouvez vérifier combien de documents seront envoyés et ajouter un message électronique si vous ne l'avez pas spécifié dans votre fichier CSV.
Que se passe-t-il après l'envoi ?
Après avoir cliqué sur Envoyer, PandaDoc créera un dossier dans votre section documents nommé Nom du modèle - Date, en utilisant le nom du modèle que vous avez choisi et la date à laquelle vous l'avez envoyé.
Le dossier contiendra tous les documents envoyés dans le cadre de cette masse.
Lorsque tous les documents auront été envoyés, nous vous enverrons un e-mail de confirmation.
Exigences et limitations fonctionnelles
Vous pouvez envoyer 1000 documents par heure au maximum.
Un modèle, qui est utilisé dans l'envoi groupé, doit avoir au moins un rôle.
Tous les champs doivent être attribués à des rôles.
Le fichier doit être formaté comme un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) et ne peut pas contenir plus de 1000 destinataires.
La même adresse électronique ne peut pas être utilisée pour différents destinataires.
Nous vous recommandons d'utiliser les feuilles de calcul Google pour créer et télécharger votre fichier CSV.
La première ligne du fichier CSV doit spécifier les variables que vous allez renseigner dans les documents.
La variable e-mail est obligatoire et doit être remplie ; les autres variables/colonnes sont facultatives.