Disponibilité : Plans Professionnels et Entreprise

La fonction de négociation de contrat vous permet, à vous et à vos destinataires, de suggérer et de discuter facilement des modifications, puis de les appliquer dans le document avant de signer sa version finalisée.

Regardez une vidéo d'aperçu :

Inscrivez-vous à notre cours à votre rythme sur la façon de négocier avec vos destinataires en temps réel.

Le flux est simple :

C'est tout ! Maintenant, approfondissons.

Pour permettre à vos destinataires d'apporter des modifications au document que vous leur envoyez, ouvrez le modèle ou le document, puis sélectionnez +Ajouter des rôles/destinataires en haut de la page. (Si vous avez déjà des rôles/destinataires ajoutés dans votre modèle ou document, sélectionnez Gérer les rôles.) Enfin, activez le bouton bascule pour Suggestion.

Vous pouvez également activer Suggestion dans la fenêtre contextuelle lors de l'envoi d'un document aux destinataires.

Vous pouvez également activer Suggestion dans un document dans les paramètres du flux de travail. Cliquez simplement sur les points de suspension verticaux en haut de la page, puis sélectionnez Flux de travail et activez le bouton à bascule en regard de Modifs suggérées.

Une fois qu'un destinataire ouvre votre document, il peut simplement l'examiner, remplir les champs et le signer si tout lui semble acceptable.

Lorsqu'ils décident de modifier quelque chose dans le document, ils verront un message les informant que tous les champs qu'ils ont déjà remplis seront effacés. Dès qu'ils sélectionnent Commencer à suggérer des modifications, le document passera en mode Suggestion, et son statut deviendra « Modifs suggérées ».

Les destinataires sont autorisés à supprimer, ajouter et remplacer le contenu dans les blocs de texte et les tableaux. Ils peuvent également modifier la mise en forme du texte, par exemple la police, la taille, souligner le texte, le mettre en gras ou en italique. En tant que propriétaire du document, vous verrez leurs suggestions en temps réel, et tous les participants au document recevront une notification par e-mail pour chaque nouvelle suggestion.

Les examinateurs peuvent facilement accéder à toute nouvelle suggestion à partir de la notification par e-mail en sélectionnant Voir dans le document.

Si vous êtes un expéditeur de document, vos destinataires peuvent facilement vous informer (ainsi que les autres participants autorisés à résoudre les suggestions) une fois qu'ils ont terminé leurs modifications en sélectionnant le bouton Demander un examen.

Ce bouton s'affiche dès qu'un participant au document suggère des modifications à un document. Une fois qu'un destinataire sélectionne Demander un examen, il recevra un message de confirmation et une liste de réviseurs (expéditeurs/destinataires qui peuvent résoudre les suggestions).

Une fois qu'un destinataire demande un examen de ses suggestions, l'expéditeur du document et tous les participants au document autorisés à résoudre les suggestions recevront une notification par e-mail (ainsi qu'une notification en application s'ils consultent le document à ce moment-là).

Vous pouvez désactiver les notifications en temps réel pour chaque suggestion entrante dans vos paramètres de profil, et recevoir uniquement les demandes des destinataires.

Si vous devez inviter quelqu'un à examiner le document, soit vous, soit un destinataire pouvez inviter d'autres examinateurs au document lorsqu'il est en statut « Modifs suggérées ». Les examinateurs invités disposent des mêmes autorisations que les autres destinataires du document – ils peuvent suggérer des modifications au contenu et inviter également des examinateurs.

Les destinataires sont autorisés à modifier le contenu dans les blocs verrouillés. Cependant, seuls les utilisateurs disposant de rôles Gestionnaire/Admin sur le compte — ou les utilisateurs avec un rôle personnalisé leur permettant de modifier des documents et de restreindre la modification des blocs de contenu — peuvent accepter des suggestions sur le contenu dans un bloc verrouillé.

Allez ici pour en savoir plus sur les rôles de compte.

Vous pouvez permettre à vos destinataires de résoudre les suggestions faites par un destinataire du document.

Pour ce faire, ouvrez le modèle ou le document, puis sélectionnez +Ajouter des rôles/destinataires en haut de la page. (Si vous avez déjà des rôles/destinataires ajoutés dans votre modèle ou document, sélectionnez Gérer les rôles.) Enfin, activez le bouton bascule pour Résoudre les modifications suggérées. Par défaut, ce paramètre est désactivé.

Une fois ce paramètre activé, tout destinataire pourra accepter ou refuser les suggestions ajoutées par l'expéditeur du document ou tout autre destinataire du document. Cependant, ce destinataire ne pourra pas accepter ses propres suggestions et les suggestions ajoutées à des blocs verrouillés.

Vous pouvez activer/désactiver le paramètre Résoudre les modifications suggérées sur les documents envoyés, que des modifications aient déjà été suggérées ou non.

L'expéditeur du document et/ou le propriétaire recevra une notification par e-mail lorsqu'un destinataire aura accepté ou rejeté des suggestions.

Les autres participants au document recevront une notification chaque fois qu'une suggestion qu'ils ont ajoutée aura été résolue.

Chaque suggestion doit être acceptée ou rejetée avant que le document puisse être finalisé et envoyé pour collecter les signatures.

Le propriétaire du document ou tout utilisateur de son compte autorisé à consulter et à modifier les documents peut accepter ou refuser les suggestions des destinataires avant de finaliser le document. (Allez ici pour en savoir plus sur les autorisations des utilisateurs.)

Pour rejeter ou accepter des suggestions, sélectionnez l'icône dans la zone de commentaire de suggestion.

Les destinataires recevront une notification par e-mail lorsque leurs suggestions seront acceptées ou rejetées.

Une fois toutes les suggestions résolues, le document sera automatiquement envoyé après que vous ayez sélectionné Finaliser.

Il existe deux façons de vérifier les suggestions qui ont été ajoutées à votre document :

Pour ouvrir historique de version, sélectionnez soit la dernière mise à jour sous le nom du document, soit les points de suspension verticaux en haut de la page, puis sélectionnez historique de version. Vous verrez ici uniquement les suggestions acceptées par les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires. Lorsque vous sélectionnez une suggestion acceptée, elle sera mise en surbrillance et vous serez automatiquement dirigé vers celle-ci.

Chaque suggestion acceptée contient des informations supplémentaires sur :

Pour vérifier les suggestions résolues, sélectionnez les points de suspension verticaux en haut de la page, puis sélectionnez Commentaires/suggestions résolus.
​

Ici, vous pouvez examiner les suggestions acceptées et refusées. Vous pouvez également filtrer une liste pour afficher uniquement les suggestions, et choisir les suggestions que vous souhaitez voir — « Acceptées » ou « Refusées ».

Les destinataires du document peuvent examiner les modifications suggérées acceptées et refusées en sélectionnant Autres actions > Suggestions résolues.

En cas où vous disposez à la fois d'un Ordre de signature et de Suggestion activés dans votre document, votre meilleure option est de le partager avec les destinataires via un lien. De cette façon, les destinataires peuvent ajouter des suggestions au document simultanément. Une fois le document finalisé, les destinataires devront le signer l'un après l'autre.

Si vous décidez d'envoyer le document aux destinataires par e-mail, le premier signataire devra signer le document deux fois. Ceci est nécessaire non seulement pour transmettre le document aux signataires suivants, mais aussi pour finaliser le document une fois que toutes les parties ont terminé la négociation du document.

Si vous partagez votre document par e-mail plutôt que par lien, voici comment les destinataires peuvent suggérer des modifications et signer votre document avec l'ordre de signature activé :