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Notre fonction de négociation de contrats vous permet, à vous et à vos destinataires, de suggérer et de discuter facilement des modifications, puis de les appliquer dans le document avant de signer sa version finalisée.
Le flux est simple :
Activez Suggestion dans votre modèle ou document, puis envoyez-le
Les destinataires suggèrent des modifications au document
Vous acceptez ou rejetez chaque suggestion, puis finalisez le document
Une fois finalisé, le document est automatiquement envoyé pour collecter les signatures de tous les destinataires.
C'est tout ! Maintenant, approfondissons la question.
Comment activer le mode Suggestion
Remarque : L'activation du mode Suggestion au niveau du modèle permet à tout document créé à partir de ce modèle d'hériter de ce paramètre.
Pour permettre à vos destinataires de modifier le document, ouvrez le modèle ou le document et accédez à Fichier > Rôles > Autorisations dans le menu supérieur. Enfin, activez le bouton bascule Modifs suggérées.
Si vous avez déjà ajouté des rôles ou des destinataires, vous pouvez également l'activer en cliquant sur Gérer les rôles/destinataires (selon que vous êtes au niveau du modèle ou du document) > Gérer les autorisations des rôles/destinataires et en activant le bouton bascule Modifs suggérées.
Vous pouvez également activer Modifs suggérées lors de la création de votre flux de travail de modèle. Pour ce faire, cliquez sur l'étape Définir les rôles, puis sélectionnez Gérer les autorisations des rôles. Enfin, activez le bouton bascule Modifs suggérées.
Remarque : Vous pouvez activer le mode Modifs suggérées même après l'envoi du document — votre destinataire devra uniquement actualiser la page pour commencer à suggérer des modifications.
Comment suggérer des modifications au document
Remarque : Les destinataires du document ne peuvent suggérer des modifications que pour le contenu dans les blocs de texte et les grilles.
Une fois qu'un destinataire ouvre votre document, il peut l'examiner, remplir les champs et le signer si tout semble correct.
Si Modifs suggérées est activé pour le destinataire, il verra une fenêtre contextuelle l'informant qu'il peut suggérer des modifications.
S'ils décident de modifier le document après avoir déjà rempli les champs qui leur sont assignés, ils verront un message d'avertissement les informant que leurs données remplies seront effacées. Dès qu'ils sélectionnent Commencer à suggérer des modifications, le document passera en mode suggestion et son statut passera à « Modifs suggérées ».
Les destinataires sont autorisés à supprimer, ajouter et remplacer le contenu à l'intérieur des blocs de texte et des tableaux. Ils peuvent également modifier la mise en forme du texte, par exemple la police, la taille, le soulignement du texte, ou le mettre en gras ou en italique. En tant que propriétaire du document, vous verrez leurs suggestions en temps réel, et tous les participants du document recevront une notification par e-mail pour chaque nouvelle suggestion.
Les relecteurs peuvent facilement accéder à toute nouvelle suggestion à partir de la notification par e-mail en sélectionnant Voir dans le document.
Remarque : Une modification suggérée sera appliquée au document une fois approuvée par l'expéditeur du document ou par un autre utilisateur autorisé à modifier le document. Les destinataires ne peuvent supprimer que leurs propres suggestions.
Si vous êtes un expéditeur de document, vos destinataires peuvent facilement vous informer (ainsi que les autres participants autorisés à résoudre les suggestions) une fois qu'ils ont terminé leurs modifications en sélectionnant le bouton Demander un examen.
Ce bouton s'affiche dès qu'un participant au document suggère des modifications à un document. Une fois qu'un destinataire sélectionne Demander un examen, il recevra un message de confirmation et une liste de relecteurs (expéditeurs/destinataires pouvant résoudre les modifications suggérées).
Remarque : Le bouton Demander un examen ne s'affiche pas lorsque l'unique utilisateur autorisé à résoudre les modifications suggérées formule lui-même une suggestion.
Le bouton changera en Envoyer un rappel une fois la demande envoyée.
Une fois qu'un destinataire demande un examen de ses suggestions, l'expéditeur du document et tout participant au document ayant la permission de résoudre les suggestions recevront une notification par e-mail (ainsi qu'une notification dans l'application s'il consulte le document à ce moment-là).
Astuce :
Vous pouvez désactiver les notifications en temps réel pour chaque suggestion entrante dans vos paramètres de profil, et recevoir à la place uniquement les demandes des destinataires.
Inviter des réviseurs
Si vous devez inviter quelqu'un à examiner le document, vous ou un destinataire pouvez inviter d'autres réviseurs au document alors qu'il est en statut « Modifs suggérées ». Les relecteurs invités ont les mêmes autorisations que les autres destinataires du document — ils peuvent suggérer des modifications du contenu et aussi inviter des relecteurs.
Suggestion de contenu dans un bloc verrouillé
Les destinataires sont autorisés à modifier le contenu dans les blocs verrouillés. Cependant, seuls les utilisateurs disposant des rôles Gestionnaire/Admin sur le compte — ou les utilisateurs avec un rôle personnalisé leur permettant de modifier les documents et de restreindre les modifications de blocs de contenu — peuvent accepter les suggestions sur le contenu d'un bloc verrouillé.
Allez ici pour en savoir plus sur les rôles de compte.
Permettre aux destinataires de résoudre les suggestions
Vous pouvez permettre aux destinataires de résoudre les suggestions faites dans le document. Pour ce faire, ouvrez le modèle ou le document et accédez à Fichier > Rôles > Autorisations dans le menu supérieur. Enfin, activez le bouton Résoudre les modifications suggérées (qui n'est actif que lorsque le bouton Modifs suggérées est activé).
Vous pouvez aussi sélectionner Gérer les rôles/destinataires dans le panneau de droite, cliquer sur Gérer les autorisations des rôles/destinataires, et activer les commutateurs Modifs suggérées et Résoudre les modifications suggérées.
Une fois que vous activez ce paramètre, tout destinataire pourra accepter et refuser les suggestions ajoutées par l'expéditeur du document ou tout autre destinataire du document. Cependant, ce destinataire ne pourra pas accepter ses propres suggestions et les suggestions ajoutées à des blocs verrouillés.
Vous pouvez activer/désactiver le paramètre Résoudre les modifications suggérées sur les documents envoyés, que des suggestions aient déjà été ajoutées ou non.
L'expéditeur du document et/ou le propriétaire recevront une notification par e-mail lorsqu'un destinataire aura accepté ou rejeté les suggestions.
Les autres participants au document recevront une notification chaque fois qu'une suggestion qu'ils ont ajoutée aura été résolue.
Comment finaliser et envoyer le document
Chaque suggestion doit être soit acceptée, soit rejetée avant que le document puisse être finalisé et envoyé pour collecter les signatures.
Le propriétaire du document, ou tout utilisateur de son compte autorisé à afficher et modifier les documents, peut accepter ou rejeter les suggestions des destinataires avant de finaliser le document. (Allez ici pour en savoir plus sur les autorisations utilisateur.)
Pour rejeter ou accepter des suggestions, sélectionnez l'icône dans la zone de commentaire de suggestion.
Les destinataires recevront une notification par e-mail lorsque leurs suggestions seront acceptées ou refusées.
Une fois toutes les suggestions résolues, le document sera automatiquement envoyé après que vous ayez sélectionné Finaliser.
Remarque : Si votre document possède un flux d'approbation activé, l'option « Envoyer pour approbation » s'affichera au lieu de « Finaliser ».
Comment suivre les suggestions
Il existe deux façons d'examiner les suggestions qui ont été ajoutées à votre document :
Sous historique de version
Sous Commentaires/suggestions résolus
Pour ouvrir l'historique de version, sélectionnez soit la dernière mise à jour sous le nom du document, soit sélectionnez Fichier → Document → Historique de version dans la barre de menu supérieure. Ici vous verrez uniquement les suggestions acceptées par les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires. Lorsque vous sélectionnez une suggestion acceptée, elle sera mise en évidence et vous serez automatiquement dirigé vers celle-ci.
Chaque suggestion acceptée contient des informations supplémentaires sur :
Auteur de la suggestion
L'utilisateur qui a accepté la suggestion
Date et heure d'acceptation de la suggestion
Remarque : Seul l'expéditeur du document et les utilisateurs autorisés à consulter le document peuvent afficher l'historique de version avec les modifications acceptées.
Pour examiner les suggestions résolues, sélectionnez les points de suspension verticaux en haut de la page, puis sélectionnez Commentaires/suggestions résolus.
Vous pouvez ici examiner les suggestions acceptées et refusées. Vous pouvez également filtrer une liste pour afficher uniquement les suggestions et choisir les suggestions que vous souhaitez voir — « Acceptée » ou « Refusée ».
Les destinataires du document peuvent vérifier les suggestions acceptées et refusées en sélectionnant Autres actions > Suggestions résolues.
Suggestion avec Ordre de signature
Au cas où vous auriez à la fois Ordre de signature et Suggestion activés dans votre document, votre meilleure option est de le partager avec les destinataires via un lien. De cette façon, les destinataires peuvent ajouter des suggestions au document simultanément. Une fois le document finalisé, les destinataires devront le signer un par un.
Si vous décidez d'envoyer le document aux destinataires par e-mail, le premier signataire devra signer le document deux fois. Ceci est nécessaire non seulement pour faire avancer le document vers les signataires suivants, mais aussi pour finaliser le document une fois que toutes les parties ont terminé la négociation du document.
Si vous partagez votre document par e-mail plutôt que par lien, voici comment les destinataires peuvent suggérer des modifications et signer votre document avec l'ordre de signature activé :
Après que vous ayez envoyé le document, le premier signataire proposera des modifications.
Une fois que vous acceptez ou refusez ces modifications, vous pouvez finaliser le document, puis l'envoyer
Le premier signataire signera le document, puis l'ordre de signature passera au destinataire suivant.
Si le destinataire suivant utilise la fonction Modifs suggérées, les champs remplis précédemment seront effacés
Une fois que vous acceptez ou refusez ces nouvelles modifications, vous pouvez envoyer la version finalisée pour collecter les signatures de vos destinataires.