Disponibilité :
Renouvellements manuels : plans Starter*, Business* et Enterprise. * Renouvellements d'ententes est déployé progressivement aux plans Starter et Business. Si vous ne le voyez pas encore, il arrive bientôt.
Renouvellements d'IA : Plan Entreprise. Disponible avec le forfait Business en tant que module complémentaire payant (20 $ par utilisateur/mois).
Remarque : Les renouvellements par IA sont en cours de déploiement progressif. Vous ne le verrez peut-être pas immédiatement dans votre compte.
Qui reçoit les alertes de renouvellement
Les e-mails de notification de renouvellement sont envoyés au propriétaire du document uniquement — la personne qui a créé ou qui possède le document dans PandaDoc.
Remarque : Les destinataires du document (contractants, signataires) ne reçoivent pas les alertes de renouvellement. Les notifications de renouvellement sont réservées à un usage interne uniquement.
Désactiver ou activer l'extension Renouvellements d'ententes
« Renouvellements d'ententes » est une extension qui peut être activée ou désactivée pour votre espace de travail par le propriétaire du compte.
Remarque : Sur certains nouveaux comptes, les Renouvellements d'ententes sont activés par défaut dans le cadre du déploiement de l'IA CLM.
Pour le désactiver ou le réactiver :
Allez à Extensions.
Trouvez Renouvellements d'ententes dans la liste. Lien vers l'extension.
Sélectionnez Installer/Désinstaller si vous disposez d'un espace de travail. Si vous en avez plusieurs, sélectionnez Espaces de travail, puis cochez/décochez les espaces de travail et sélectionnez Enregistrer les modifications.
Remarque: Seul le Propriétaire du compte peut activer et désactiver les extensions.
Comment les dates de renouvellement sont définies
Il y a deux façons qu'une date de renouvellement se retrouve sur un document : l'IA la définit automatiquement, ou vous la définissez manuellement.
Si votre compte dispose de la Extraction de données par IA activée, l'IA lit chaque contrat téléchargé ou importé et définit automatiquement la date de renouvellement pour vous — aucune configuration manuelle requise. Une fois la date de renouvellement définie, l'alerte de renouvellement est également automatiquement activée pour ce document.
Remarque : Si l'IA trouve uniquement une date du contrat sans date d'expiration ni durée, elle ne définira pas automatiquement la date de renouvellement. Vous pouvez le définir manuellement à la place (voir ci-dessous).
Remarque : La définition automatique de la date de renouvellement nécessite que Renouvellements d'ententes et Extraction de données par IA soient activés sur votre compte.
Renouvellement notification setup pour modèle et document
Configurez des notifications de renouvellement pour un modèle spécifique afin que tout document créé à partir de ce modèle hérite de ces paramètres de notification de renouvellement. Vous pouvez également configurer des notifications de renouvellement pour un document individuel, quel que soit son statut.
Ouvrez un modèle/document, et cliquez sur les ellipses > Paramètres > Renouvellement. Définissez votre :
Date de renouvellement : choisissez un nombre déterminé de mois après l'achèvement du document ou une date spécifique.
E-mail de notification : activez une notification par e-mail de renouvellement pour le propriétaire du document et choisissez quand elle doit être envoyée (n jours avant le renouvellement)
Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les paramètres.
Vous pouvez également sélectionner le bouton Info du document en haut de la page > l'onglet Paramètres, puis configurer les paramètres de renouvellement à cet endroit.
Prochains renouvellements document
Dans votre liste de documents, sélectionnez l'onglet Renouvellements à venir pour voir tous les documents dont la date de renouvellement approche.
Survolez une date pour voir l'heure exacte.
Utilisez le bouton Filtres pour affiner la liste par plage de date de renouvellement, statut, propriétaire, contractant ou autres champs de données.
