Disponibilité :
Renouvellements manuels : plans Starter*, Business* et Enterprise. * Renouvellements d'ententes est actuellement déployé progressivement pour les plans Starter et Business. Si vous ne le voyez pas encore, cela arrive bientôt.
Renouvellements avec l'IA : Plan Entreprise. Disponible dans le plan Business en tant que module complémentaire payant (20 $ par utilisateur/mois).
Remarque : Les renouvellements par IA sont en cours de déploiement progressif. Il se peut que vous ne le voyiez pas dans votre compte immédiatement.
Qui reçoit les alertes de renouvellement
Les e-mails de notification de renouvellement sont envoyés au propriétaire du document uniquement — la personne qui a créé ou possède le document dans PandaDoc.
Remarque : Les destinataires du document (contractants, signataires) ne reçoivent pas les notifications de renouvellement. Les notifications de renouvellement sont internes uniquement.
Désactiver ou activer l'extension Renouvellements d'ententes
Renouvellements d'ententes est une extension qui peut être activée ou désactivée pour votre espace de travail par le propriétaire du compte.
Remarque : Sur certains comptes plus récents, les Renouvellements d'ententes sont activés par défaut dans le cadre du déploiement de l'IA CLM.
Pour le désactiver ou le réactiver :
Accédez aux Extensions.
Trouvez Renouvellements d'ententes dans la liste. Lien vers l'extension.
Sélectionnez Installer/Désinstaller si vous disposez d'un espace de travail. Si vous en avez plusieurs, sélectionnez Espaces de travail, puis cochez/décochez les espaces de travail et sélectionnez Enregistrer les modifications.
Remarque: Seul le Propriétaire du compte peut activer et désactiver les extensions.
Comment les dates de renouvellement sont définies
Il existe deux façons pour qu'une date de renouvellement se retrouve sur un document : l'IA la définit automatiquement, ou vous la définissez manuellement.
Si votre compte dispose de la Extraction de données par l'IA activée, l'IA lit chaque contrat téléchargé ou importé et définit la date de renouvellement pour vous — aucune configuration manuelle requise. Une fois la date de renouvellement définie, l'alerte de renouvellement est également automatiquement activée pour ce document.
L'IA calcule la date de renouvellement en utilisant la première règle correspondante qu'elle trouve :
Ce que l'IA trouve dans le contrat | Comment il définit la date de renouvellement |
Une date d'expiration | Utilise cette date directement |
Une date du contrat + durée initiale du contrat | Date du contrat + durée du contrat |
Une durée de terme initial uniquement | Date de finalisation du document + durée du terme |
Remarque : Si l'IA ne trouve qu'une date du contrat sans date d'expiration ou durée définie, elle ne définira pas automatiquement la date de renouvellement. Vous pouvez plutôt le définir manuellement (voir ci-dessous).
Remarque : La définition automatique de la date de renouvellement nécessite que Renouvellements d'ententes et Extraction de données par IA soient actifs sur votre compte.
Définir manuellement une date de renouvellement
Vous pouvez définir ou modifier les paramètres de renouvellement sur n'importe quel document ou modèle, indépendamment de l'activation de l'extraction de données par IA.
Sur un modèle
Définir les paramètres de renouvellement au niveau du modèle pour que chaque document créé à partir de ce modèle les hérite automatiquement.
Ouvrez votre modèle en mode édition.
Sélectionnez le menu Fichier en haut à gauche.
Accédez à Modèle > Renouvellement.
Sous Date de renouvellement, choisissez l'une des options suivantes :
Non défini — aucune date de renouvellement
Après la finalisation du document — le renouvellement se déclenche X mois après la finalisation du document
Activez Notifications de renouvellement si vous souhaitez que le propriétaire du document reçoive une alerte par e-mail.
Définissez le nombre de jours avant la date de renouvellement auquel l'alerte doit être envoyée.
Sélectionnez Appliquer pour enregistrer.
Sur un document individuel
Ouvrez votre document en mode de modification.
Sélectionnez le menu Fichier en haut à gauche.
Accédez à Document > Renouvellement.
Sous Date de renouvellement, choisissez l'une des options suivantes :
Non défini — aucune date de renouvellement
Après la finalisation du document — le renouvellement se déclenche X mois après la finalisation du document
À une date spécifique — sélectionnez une date exacte dans le sélecteur de date
Définir automatiquement la date — basée sur la date de renouvellement ou d'expiration du document extraite par l'IA.
Activez Notifications de renouvellement et définissez la valeur de jours d'avance si nécessaire.
Sélectionnez Appliquer pour enregistrer.
Remarque : La date de renouvellement ne peut être définie qu'à une date spécifique dans le document.
Avant d'envoyer un document
Vous pouvez également configurer les paramètres de renouvellement à partir du flux d'envoi :
Ouvrez l'onglet Renouvellement sous Paramètres du document à l'étape Configurer la livraison et les paramètres .
Activez Renouvellements.
Choisissez une option de date de renouvellement et définissez le délai d'avance pour les notifications.
Sélectionnez Terminé.
Afficher les renouvellements à venir
Dans votre liste de documents, sélectionnez l'onglet Renouvellements à venir pour voir tous les documents ayant une date de renouvellement approchante.
Survolez une date pour voir l'heure exacte.
Utilisez le bouton Filtres pour affiner la liste en fonction de la plage de dates de renouvellement, du statut, du propriétaire, du contractant ou d'autres champs de données.
