Verfügbarkeit: Starter*, Business* und Enterprise Paket
* Vertragsverlängerungen werden schrittweise für Starter und Business Paket eingeführt. Falls du es noch nicht siehst, es kommt bald.
Wer erhält Erneuerungsbenachrichtigungen
Renewal Benachrichtigung-E-Mails gehen ausschließlich an den Inhaber des Dokument – also an die Person, die das Dokument in PandaDocerstellt oder besitzt.
Hinweis: Dokument Empfänger (Gegenparteien, Unterzeichner) erhalten keine Verlängerungsbenachrichtigungen. Verlängerungsbenachrichtigungen sind nur intern.
Deaktivieren oder aktivieren Sie die Erweiterung der Vertragsverlängerungen
Vertragsverlängerungen sind eine Erweiterung, die der Kontoinhaber für Ihren Arbeitsbereich ein- oder ausschalten kann.
Hinweis: Bei einigen neueren Konten sind Vertragsverlängerungen standardmäßig im Rahmen des AI-CLM-Rollouts aktiviert.
Um es zu deaktivieren oder wieder zu aktivieren:
Geh zu den Erweiterungen.
Finden Sie Vertragsverlängerungen in der Liste. Link zur Erweiterung.
Wähle Installieren/Deinstallieren , wenn du einen Workspace hast. Wenn du mehrere hast, wähle Arbeitsbereich, hake den Arbeitsbereich an/deaktiviere und wähle Änderungen speichern.
Hinweis: Nur der Kontoinhaber kann Erweiterungen aktivieren und deaktivieren.
Wie Verlängerungsdaten festgelegt werden
Es gibt zwei Arten, wie ein Verlängerungsdatum auf einem Dokument landet: KI setzt es automatisch ein, oder du legst es manuell ein.
Wenn Ihr Konto KI-Datenextraktion aktiviert hat, liest die KI jeden hochgeladenen oder importierten Vertrag und legt das Verlängerungsdatum für Sie fest – es ist keine manuelle Einrichtung erforderlich. Sobald das Verlängerungsdatum festgelegt ist, wird die Verlängerungsbenachrichtigung für dieses Dokument automatisch aktiviert.
Die KI berechnet das Verlängerungsdatum anhand der ersten gefundenen Matching-Regel:
Was die KI im Vertrag findet | Wie das Verlängerungsdatum festgelegt wird |
Ein Verfallsdatum | Verwendet dieses Datum direkt |
Ein Vereinbarungsdatum + anfängliche Laufzeit | Vereinbarungsdatum + Laufzeit |
Nur eine anfängliche Laufzeit | Fertigstellungsdatum des Dokuments + Laufzeit |
Hinweis: Wenn die KI nur ein Vertragsdatum ohne Ablaufdatum oder Laufzeit findet, setzt sie kein Verlängerungsdatum automatisch. Sie können es stattdessen manuell einstellen (siehe unten).
Hinweis: Die automatische Einstellung des Verlängerungsdatums erfordert, dass sowohl die Vertragsverlängerungen als auch die KI-Datenextraktion auf Ihrem Konto aktiv sind.
Ein Verlängerungsdatum manuell festzulegen
Sie können Erneuerungseinstellungen für jedes Dokument oder jede Vorlage festlegen oder überschreiben, unabhängig davon, ob KI-Datenextraktion aktiviert ist.
Auf einer Vorlage
Setze die Verlängerungseinstellungen auf Vorlage-Ebene, sodass jedes aus dieser Vorlage erstellte Dokument sie automatisch erbt.
Öffne deine Vorlage im Bearbeitungsmodus.
Wählen Sie oben links das Dateimenü aus.
Gehe zu Vorlage > Verlängerung.
Wählen Sie unter Verlängerungsdatum eines der folgenden Optionen aus:
Nicht festgelegt – kein Verlängerungsdatum
Nach Abschluss des Dokument – die Verlängerung wird X Monate nach Abschluss des Dokument ausgelöst
Aktivieren Sie die Verlängerungsbenachrichtigung , wenn Sie möchten, dass der Inhaber des Dokuments eine E-Mail-Benachrichtigung erhält.
Stellen Sie die Anzahl der Tage vor dem Verlängerungsdatum fest, an denen die Benachrichtigung gesendet werden soll.
Wählen Sie 'Zum Speichern anwenden '.
Auf einem einzelnen Dokument
Öffnen Sie Ihr Dokument im Bearbeitungsmodus.
Wählen Sie oben links das Dateimenü aus.
Geh zu Dokument > Erneierung.
Wählen Sie unter Verlängerungsdatum eines der folgenden Optionen aus:
Nicht festgelegt – kein Verlängerungsdatum
Nach Abschluss des Dokument – die Verlängerung wird X Monate nach Abschluss des Dokument ausgelöst
An einem bestimmten Datum – wählen Sie ein genaues Datum aus dem Terminauswähler
Automatisches Festungsdatum – basierend auf KI-extrahiertem Dokument-Erneuerungs- oder Ablaufdatum.
Aktivieren Sie die Verlängerungsbenachrichtigung und setzen Sie bei Bedarf den Wert für Tage davor.
Wählen Sie 'Zum Speichern anwenden '.
Hinweis: Das Verlängerungsdatum kann nur im Dokument auf ein bestimmtes Datum festgelegt werden.
Vor dem Einsenden eines Dokuments
Sie können auch die Verlängerungseinstellungen im gesendeten Flow konfigurieren:
Öffnen Sie den Reiter Verlängerung unter Dokumentationseinstellungen im Schritt Lieferung und Einstellungen konfigurieren.
Erneuerungen einschalten.
Wählen Sie ein Verlängerungsdatum und legen Sie die Benachrichtigungs-Lieferzeit fest.
Fertig auswählen.
angesehen bevorstehende Verlängerungen
Wählen Sie in Ihrer Dokument Liste den Reiter "Bevorstehende Verlängerungen ", um alle Dokument mit einem näher angehenden Verlängerungsdatum zu sehen.
Fahren Sie mit der Maus über ein Datum, um die genaue Uhrzeit zu sehen.
Verwenden Sie die Schaltfläche Filter, um die Liste nach Verlängerungsdatumsbereich, Status, Eigentümer, Gegenpartei oder anderen Daten Feld einzugrenzen.
