Sie suchen das klassische Erlebnis? Siehe Dokument mit Mitarbeitern teilen (klassische Vorgehensweise).
Verfügbarkeit: Starter, Business und Enterprise Paket
Das Teilen eines Dokuments ist eine ideale Möglichkeit, nahtlos mit Teammitgliedern aus anderen Workspaces oder mit geringeren Berechtigungen zusammenzuarbeiten – oder sogar mit Kollegen, die keine PandaDoc Lizenz besitzen.
Hinweis: Sie können Benutzer in jedem Status zur Zusammenarbeit an Dokument einladen. Sie können Ihrem Konto bis zu 20 Mitarbeiter hinzufügen.
Tipp: Wenn Sie in einem gemeinsamen Arbeitsbereich an mehreren Dokumenten, Aufgaben und Dateien zusammenarbeiten müssen, können Sie in PandaDocdie Funktion „Räume“ verwenden. Mit Rooms können Sie Ressourcen organisieren, Teammitglieder verwalten und in einem sicheren Hub mit Käufern zusammenarbeiten.
Einladen externer Kooperationspartner
Hinweis: Die Mitarbeiter sind keine vollständigen PandaDoc-Kontoinhaber. Sie können die mit ihnen geteilten Dokumente ansehen, kommentieren und Bearbeitungsvorschläge machen, aber sie können keine eigenen Dokumente erstellen oder auf Inhalte zugreifen, die nicht geteilt wurden. Wenn Sie ein Teammitglied des Kontos sind (Admin, Manager oder Teammitglied), richten sich Ihre Berechtigungen stattdessen nach Ihrer Kontorolle.
Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie jemanden außerhalb Ihres PandaDoc Kontos einladen möchten, Ihr Dokument anzusehen und Verbesserungsvorschläge zu machen – und das alles, ohne eine Lizenz zu erwerben oder der Person Zugriff auf andere Dokumente im selben Workspace zu gewähren.
Hinweis: Jeder Benutzer mit der Rolle Teammitglied, Manager oder Admin und der Berechtigung, von anderen Benutzern erstellte Dokumente anzusehen, kann Mitarbeiter einladen.
Gastbenutzer mit der Rolle „Mitarbeiter“ können:
Zugriff, Ansicht und Kommentar zu dem mit ihnen geteilten Dokument
Greifen Sie auf den Posteingang zu und fügen Sie unter Einstellungen > Persönliche Datendie persönlichen Daten zum Konto hinzu.
Hinweis: Benutzer mit der Rolle „Mitarbeiter“ haben keine Berechtigung zum Erstellen eines Dokuments, selbst wenn sie über eine Standardlizenz verfügen.
📘 Hinweis: Das neue Erlebnis ist Teil eines Early-Access-Programms. Einen vollständigen Überblick über die Änderungen und die aktuellen Einschränkungen finden Sie unter „Neue Dokument- und Vorlagenfunktionen (Früher Zugriff)“ und „Neuer PandaDoc -Editor“.
Wenn Sie den neuen PandaDoc-Editor in Ihrem Konto sehen, befolgen Sie diese Schritte, um interne oder externe Mitarbeiter zu Ihrem Dokument einzuladen.
Um einen Mitarbeiter einzuladen:
Öffnen Sie das Dokument, das Sie teilen möchten.
Wählen Sie „Einladen“ > „Mitarbeiter“aus.
Es wird ein Popup-Fenster erscheinen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen der Person ein, die Sie einladen möchten.
Klicken Sie auf die gesendete Einladung.
Alternativ können Sie im Menü oben links die Registerkarte „Datei“ auswählen.
Bewegen Sie den Mauszeiger im Dropdown-Menü über „Empfänger“ und wählen Sie dann „Mitarbeiter“ aus.
Es wird ein Popup-Fenster erscheinen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen der Person ein, die Sie einladen möchten.
Klicken Sie auf die gesendete Einladung.
Berechtigungen verwalten
Nach der Einladung erscheint der Benutzer in der Liste am unteren Rand des Pop-ups.
Über das Dropdown-Menü neben dem Namen (standardmäßig ausgewählt auf „Kann ansehen und kommentieren“) können Sie die Zugriffsrechte auf „Kann bearbeiten“ ändern oder die betreffenden Personen entfernen .
Am unteren Rand dieses Fensters wird Ihnen eine Benachrichtigung angezeigt, die angibt, wie viele Mitarbeiter außerhalb Ihrer Organisation Sie kostenlos hinzufügen können.
Einladen interner Mitarbeiter
Sie können jedem Benutzer Ihres Kontos Zugriff auf ein bestimmtes Dokument gewähren – unabhängig von seinem Arbeitsbereich oder seiner Rolle.
Es gibt zwei Arten von Berechtigungen für die Zusammenarbeit an einem Dokument:
Kann angesehen und kommentiert werden
Kann bearbeiten
Um ein Dokument mit Ihren Kollegen zu teilen, befolgen Sie diese Schritte:
Öffnen Sie das Dokument, wählen Sie oben links das Menü „Datei“ und anschließend im Dropdown-Menü „Empfänger“ > „Mitarbeiter“.
Wählen Sie im Pop-up-Fenster Ihre Kollegen aus der Dropdown-Liste aus oder beginnen Sie mit der Eingabe ihrer Namen, um die Liste zu filtern.
Sobald alle Mitarbeiter hinzugefügt wurden, wählen Sie „Einladung senden“.
Sobald Sie „Einladung senden“ ausgewählt haben, können Sie die Berechtigungen Ihrer Mitarbeiter auf „Kann ansehen und kommentieren“ oder „Kann bearbeiten“ ändern. Ihre Mitarbeiter erhalten dann jeweils eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Dokument.
Wenn Sie Mitarbeiter aus einem anderen Workspace einladen, werden diese dem Dokument mit der Standardberechtigung „Kann ansehen und kommentieren“ hinzugefügt und erhalten in ihrem neuen Workspace die Rolle „Mitarbeiter“.
Hinweis: Das Einladen von Mitarbeitern aus anderen Workspaces führt nicht zu zusätzlichen Kosten, da diese bereits über eine Lizenz auf Ihrem Konto verfügen.
Wenn Sie Benutzer aus dem Workspace einladen, zu dem das Dokument gehört, entspricht deren Berechtigungsstufe ihrer Kontorolle. Wenn beispielsweise ein Kollege die Rolle eines Admin oder Manager innehat, wird ihm standardmäßig die Berechtigung „Kann bearbeiten“ erteilt. Die Standardberechtigung für eine Teammitglied-Rolle lautet hingegen „Kann angesehen und kommentiert werden“. (Klicken Sie hier, um mehr über das Konto Rolle zu erfahren.)
Sie können die Berechtigungen jederzeit ändern, sobald Sie Mitarbeiter eingeladen haben.
Warnung: Änderungen der Berechtigungen werden erst nach dem Aktualisieren der Seite durch den Mitarbeiter wirksam.
Mitarbeiter können das Dokument, zu dem sie eingeladen wurden, im Tab „Mit mir geteilt“ in Dokument finden.
Wenn Sie die Rolle eines bestehenden Benutzers in Mitarbeiter ändern möchten, können Sie dies in Team unter Alle Benutzereinstellungen tun.
Sobald die Rolle eines Benutzers auf diese Weise geändert wurde, hat er keinen Zugriff mehr auf Dashboard, Kontakte, Inhaltsbibliothek, Vorlage, Formulare und Dokument. Sie behalten jedoch weiterhin Zugriff auf die von ihnen erstellten Dokumente sowie auf die mit ihnen geteilten Dokumente.
Hier erfahren Sie, wie Sie Dokumentordner mit Mitarbeitern teilen können.
Wie man einen Mitarbeiter entfernt
So entfernen Sie einen Mitarbeiter aus einem Dokument:
Öffnen Sie das Dokument
Wählen Sie im Menü oben links „Datei“ und anschließend im Dropdown-Menü „Empfänger“ > „Mitarbeiter“.
Öffnen Sie das Berechtigungsmenü und wählen Sie die Option „Entfernen“ .
Hinweis: Wenn ein Mitarbeiter auf Dokumentebene entfernt wird, wird er nicht vollständig aus dem Konto entfernt.
Um einen Mitarbeiter aus dem Konto zu löschen, wählen Sie das Zahnradsymbol in der unteren linken Ecke und gehen Sie zu Team. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Benutzer und wählen Sie die drei vertikalen Ellipsen ganz rechts aus. Wählen Sie dann im Dropdown-Menü „Benutzer entfernen“ aus.
Wenn diese Person Mitglied mehrerer Workspaces ist, können Sie sie aus allen Workspaces gleichzeitig löschen. Aktivieren Sie dazu die Option „Aus allen Arbeitsbereichen entfernen“. Auf diese Weise wird der Mitarbeiter automatisch aus allen Dokumenten entfernt, die mit ihm geteilt wurden, und hat keinen Zugriff mehr auf das Konto.
Hinweis: Nur Benutzer mit Admin können Mitarbeiter aus dem Konto entfernen.