Über das neue PandaDoc-Erlebnis? Siehe automatische Erinnerungen.

Mit unserer automatischen Erinnerungsfunktion können Sie Erinnerungen einrichten, die automatisch per E-Mail an Unterzeichner gesendet werden, die das Dokument noch nicht abgeschlossen haben.

Verfügbarkeit: Business und Enterprise Paket

Du kannst automatische Erinnerungen deaktivieren/aktivieren, indem du zum Abschnitt "Workflow" in den Erweiterungengehst.

Wir empfehlen, automatische Erinnerungen auf Ihrer Vorlage einzurichten. Alle neuen Dokumente, die aus diesen Vorlagen erstellt werden, übernehmen diese automatischen Erinnerungseinstellungen.

Hinweis: Erinnerungen können nur an Unterzeichner gesendet werden.

Richte automatische Erinnerungen für alle Vorlagen und Dokument ein

Hinweis: Automatische Erinnerungen sind auf maximal 10 pro Empfänger und Dokument begrenzt. Sobald 10 automatische Erinnerungen an einen Empfänger gesendet wurden, werden für dieses Dokument keine weiteren automatischen Erinnerungen mehr gesendet. Manuelle Erinnerungen sind von diesem Limit nicht betroffen und können wie üblich einmal täglich gesendet werden.

Wählen Sie Ihr Profilbild unten links aus, um Einstellungen zu öffnen, und wählen Sie dann Dokumentationseinstellungen > Automatische Erinnerungen.

Hier können Sie:

Schalte automatische Erinnerungen an/aus. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert, aber du kannst sie einfach ausschalten und bei Bedarf manuell Erinnerungen senden
Wählen Sie die Liefermethode für automatische Erinnerungen.

Hinweis: Bei der Auswahl automatischer Erinnerungen per Text (SMS) sollten Sie sicherstellen, dass die Telefonnummern der Empfänger im internationalen Format wie +15551234567 eingefügt werden.
Passe die Einstellung für die erste Erinnerung an: "gesendet in... "
Passe die Einstellung für die "Erinnerungen wiederholen..." an. "Option.

Wenn du fertig bist, wähle unten Änderungen speichern aus.

Sobald eine Erinnerung gesendet wurde, erhält der Empfänger eine Nachricht: "{Sender name} bittet Sie, {Document name} zu unterschreiben – Sie können sie um {Document link}öffnen."

Hinweis: Das Versenden von Erinnerungen per SMS (SMS) sowie das Versenden von Dokument per SMS (SMS) erfordert die Zustimmung des Empfängers. Sobald die Zustimmung des Empfängers erteilt wurde, wird sie nicht erneut angefordert.

Richte automatische Erinnerungen in einer Vorlage oder einem Dokument ein

Du kannst automatische Erinnerungen für eine bestimmte Vorlage und alle daraus erstellten Dokumente einrichten.

Öffnen Sie eine beliebige Vorlage, klicken Sie auf die Ellipsen oben rechts, wählen Sie Einstellungen und wählen Sie Erinnerungen aus dem Dropdown-Menü (oder gehen Sie zu Dokument-Infos > Einstellungen > Auto-Erinnerungen), um automatische Erinnerungen einzurichten und anzupassen:

Schalte automatische Erinnerungen an/aus. Wenn es ausgeschaltet ist, hast du weiterhin die Möglichkeit, Erinnerungen bei Bedarf manuell zu senden.
Wählen Sie die Liefermethode für automatische Erinnerungen.

Hinweis: Bei der Auswahl automatischer Erinnerungen per Text (SMS) sollten Sie sicherstellen, dass die Telefonnummern der Empfänger im internationalen Format wie +15551234567 eingefügt werden.
Passe die Einstellung für die erste Erinnerung an: "gesendet in... "
Passe die Einstellung für die "Erinnerungen wiederholen..." an. "Option.

Wählen Sie 'Apply' , sobald Sie fertig sind.

Hinweis: Du kannst automatische Erinnerungen für ein bestimmtes Dokument genauso einrichten.

Überprüfen Sie die automatischen Erinnerungseinstellungen, bevor Sie ein Dokument senden

Nachdem Sie " gesendet " ausgewählt und den Namen des Dokuments geändert haben, sehen Sie das Popup "gesendet Dokument". Unten sehen Sie auch die Einstellung für Erinnerungen – wählen Sie sie aus, um automatische Erinnerungen zu aktivieren oder zu ändern.

Überprüfe oder ändere automatische Erinnerungen auf einem gesendeten Dokument

Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie dann auf die Ellipsen oben rechts. Wähle als Nächstes Einstellungen und wähle Erinnerungen aus dem Dropdown-Menü, um automatische Erinnerungen in einem gesendeten Dokument zu ändern.

Verfolgen Sie automatische Erinnerungen in Neueste Aktivität und Zeitleiste

Wenn eine automatische Erinnerung an Ihre Unterzeichner gesendet wird, erscheint dieses Ereignis in der Zeitleiste und unter "Neueste Aktivität" im Infopanel des Dokuments .

So sieht eine automatische Erinnerungs-Benachrichtigungs-E-Mail für einen Empfänger aus:

Zahlungserinnerungen

Zahlungserinnerungen helfen Ihnen, Dokumentationszahlungen im Blick zu behalten, indem sie Erinnerungen an Unterzeichner vor, auf und nach dem Fälligkeitsdatum senden.

So funktioniert es:

Einmalzahlungen

Vor Fälligkeitsdatum. Eine Erinnerung wird 3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum gesendet. Dies ist standardmäßig aktiviert.
Auf Fälligkeitsdatum. Eine Erinnerung wird auf das Fälligkeitsdatum selbst gesendet, das ebenfalls standardmäßig aktiviert ist.
Nach Fälligkeitsdatum. Nach dem Fälligkeitsdatum werden bis zu vier Folgeerinnerungen gesendet, die wie folgt verteilt sind:
- 7 Tage nach Fälligkeitsdatum
- 14 Tage nach Fälligkeitsdatum
- 21 Tage nach Fälligkeitsdatum
- 28 Tage nach Fälligkeitsdatum

Ratenzahlungszahlungen

Vor Fälligkeitsdatum. Eine Erinnerung wird 3 Tage vor jeder Ratenzahlung Fälligkeitsdatum gesendet und standardmäßig aktiviert.
Auf Fälligkeitsdatum. An jedem Fälligkeitsdatum wird eine Erinnerung gesendet, die standardmäßig aktiviert ist.
Nach Fälligkeitsdatum. Ähnlich wie bei einmaligen Zahlungen werden bis zu vier Folgeerinnerungen gesendet, die wie folgt geplant sind:
- 7 Tage nach der Ratenzahlung Fälligkeitsdatum
- 14 Tage nach Ratenzahlung Fälligkeitsdatum
- 21 Tage nach Ratenzahlung Fälligkeitsdatum
- 28 Tage nach Ratenzahlung Fälligkeitsdatum

Wie man Erinnerungen stoppt

Wenn Sie Erinnerungen für bestimmte Dokumentationszahlungen oder auf Workspace-Ebene stoppen müssen, nutzen Sie folgende Optionen:

Dokument-Niveau. Markiere ein Dokument im Zahlungs-Dashboard als "bezahlt", um Erinnerungen zu stoppen.

Alternativ kann man den Dokument Status manuell aus der Dokumentationsliste ändern.
Workspace Ebene. Deaktiviere fällige und überfällige Zahlungserinnerungen, indem du die Einstellung "Zahlungserinnerungen" in deiner Workspace Einstellungen ausschaltest.