Verfügbarkeit: Starter*, Business* und Enterprise Paket
* Vertragsverlängerungen werden schrittweise für Starter und Business Paket eingeführt. Falls du es noch nicht siehst, es kommt bald.
Wer erhält Erneuerungsbenachrichtigungen
Renewal Benachrichtigung-E-Mails gehen ausschließlich an den Inhaber des Dokument – also an die Person, die das Dokument in PandaDocerstellt oder besitzt.
Hinweis: Dokument Empfänger (Gegenparteien, Unterzeichner) erhalten keine Verlängerungsbenachrichtigungen. Verlängerungsbenachrichtigungen sind nur intern.
Deaktivieren oder aktivieren Sie die Erweiterung der Vertragsverlängerungen
Vertragsverlängerungen sind eine Erweiterung, die der Kontoinhaber für Ihren Arbeitsbereich ein- oder ausschalten kann.
Hinweis: Bei einigen neueren Konten sind Vertragsverlängerungen standardmäßig im Rahmen des AI-CLM-Rollouts aktiviert.
Um es zu deaktivieren oder wieder zu aktivieren:
Geh zu den Erweiterungen.
Finden Sie Vertragsverlängerungen in der Liste. Link zur Erweiterung.
Wähle Installieren/Deinstallieren , wenn du einen Workspace hast. Wenn du mehrere hast, wähle Arbeitsbereich, hake den Arbeitsbereich an/deaktiviere und wähle Änderungen speichern.
Hinweis: Nur der Kontoinhaber kann Erweiterungen aktivieren und deaktivieren.
Wie Verlängerungsdaten festgelegt werden
Es gibt zwei Arten, wie ein Verlängerungsdatum auf einem Dokument landet: KI setzt es automatisch ein, oder du legst es manuell ein.
Wenn Ihr Konto KI-Datenextraktion aktiviert hat, liest die KI jeden hochgeladenen oder importierten Vertrag und legt das Verlängerungsdatum für Sie fest – es ist keine manuelle Einrichtung erforderlich. Sobald das Verlängerungsdatum festgelegt ist, wird die Verlängerungsbenachrichtigung für dieses Dokument automatisch aktiviert.
Hinweis: Wenn die KI nur ein Vertragsdatum ohne Ablaufdatum oder Laufzeit findet, setzt sie kein Verlängerungsdatum automatisch. Sie können es stattdessen manuell einstellen (siehe unten).
Hinweis: Die automatische Einstellung des Verlängerungsdatums erfordert, dass sowohl die Vertragsverlängerungen als auch die KI-Datenextraktion auf Ihrem Konto aktiv sind.
Einrichtung von Verlängerungsbenachrichtigungen für Vorlagen und Dokumente
Richten Sie Verlängerungsbenachrichtigungen für eine bestimmte Vorlage ein, damit alle Dokumente, die auf Basis dieser Vorlage erstellt werden, diese Einstellungen für Verlängerungsbenachrichtigungen übernehmen. Sie können Verlängerungsbenachrichtigungen auch für einzelne Dokumente in jedem beliebigen Status einrichten.
Öffnen Sie eine Vorlage/ein Dokument und klicken Sie auf die Auslassungspunkte > Einstellungen > Verlängerung. Stellen Sie Ihre ein:
Verlängerungsdatum: Wählen Sie eine bestimmte Anzahl von Monaten nach Abschluss des Dokuments oder nach einem bestimmten Datum.
Benachrichtigungs-E-Mail: Aktivieren Sie eine Erneuerungs-E-Mail-Benachrichtigung für den Dokumentbesitzer und wählen Sie aus, wann diese gesendet werden soll (# Tage vor Erneuerung).
Klicken Sie auf „Anwenden“ , um die Einstellungen zu speichern.
Alternativ können Sie oben auf der Seite die Schaltfläche „ Dokumentinfo“ auswählen > Registerkarte „Einstellungen“ und hier die Verlängerungseinstellungen vornehmen.
Anstehende Dokumentenerneuerungen
Wählen Sie in Ihrer Dokument Liste den Reiter "Bevorstehende Verlängerungen ", um alle Dokument mit einem näher angehenden Verlängerungsdatum zu sehen.
Fahren Sie mit der Maus über ein Datum, um die genaue Uhrzeit zu sehen.
Verwenden Sie die Schaltfläche Filter, um die Liste nach Verlängerungsdatumsbereich, Status, Eigentümer, Gegenpartei oder anderen Daten Feld einzugrenzen.
