Mit unserer Funktion für automatische Erinnerungen kannst du Erinnerungen einrichten, die automatisch per E‑Mail an alle Unterzeichner gesendet werden, die das Dokument noch nicht abgeschlossen haben.
Verfügbarkeit: Business- und Enterprise-Pläne
Du kannst automatische Erinnerungen deaktivieren/aktivieren, indem du zum Bereich „Workflow“ in den Erweiterungen. gehst.
Wir empfehlen, automatische Erinnerungen in deinen Vorlagen einzurichten. Alle neuen Dokumente, die aus diesen Vorlagen erstellt werden, übernehmen diese Einstellungen für automatische Erinnerungen.
Hinweis: Erinnerungen können nur an Unterzeichner gesendet werden.
Springen zu:
Automatische Erinnerungen für alle Vorlagen und Dokumente einrichten
Wähle dein Profilbild in der linken unteren Ecke aus, um Einstellungen zu öffnen, und wähle dann Dokumenteinstellungen > Automatische Erinnerungen.
Hier kannst du:
Schalte automatische Erinnerungen ein oder aus. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert, aber du kannst sie ganz einfach deaktivieren und bei Bedarf Erinnerungen manuell senden
Wählen Sie die Versandmethode für automatische Erinnerungen aus.
Hinweis: Wenn Sie automatische Erinnerungen per Textnachricht (SMS) auswählen, stellen Sie sicher, dass die Telefonnummern der Empfänger im internationalen Format hinzugefügt werden, zum Beispiel +15551234567.
Passe die Einstellung für die erste Erinnerung an: "Senden in…"
Passe die Einstellung für die Option „Erinnerungen wiederholen …“ an.
Wenn du fertig bist, wähle unten Änderungen speichern aus.
Sobald eine Erinnerung gesendet wurde, erhält der Empfänger eine Nachricht: "{Sender name} bittet Sie, das Dokument {Document name} zu unterschreiben — Sie können es unter {Document link} öffnen."
Hinweis: Das Senden von Erinnerungen per Textnachricht (SMS) sowie das Versenden von Dokumenten per Textnachricht (SMS) erfordert die Einwilligung des Empfängers. Sobald die Einwilligung des Empfängers erteilt wurde, wird sie nicht erneut angefordert.
Automatische Erinnerungen in einer Vorlage oder einem Dokument einrichten
Sie können automatische Erinnerungen für eine bestimmte Vorlage und alle aus dieser Vorlage erstellten Dokumente einrichten.
Öffne eine beliebige Vorlage, klicke dann auf die Auslassungspunkte in der oberen rechten Ecke, wähle Einstellungen und wähle Erinnerungen aus dem Dropdown (oder gehe zu Dokumentinformationen > Einstellungen > Automatische Erinnerungen), um automatische Erinnerungen einzurichten und anzupassen:
Automatische Erinnerungen ein- oder ausschalten. Wenn sie ausgeschaltet sind, kannst du bei Bedarf weiterhin manuell Erinnerungen senden.
Wählen Sie die Zustellmethode für automatische Erinnerungen aus.
Hinweis: Wenn du automatische Erinnerungen per SMS auswählst, stelle sicher, dass die Telefonnummern der Empfänger im internationalen Format angegeben sind, zum Beispiel +15551234567.
Passen Sie die Einstellung für die erste Erinnerung an: "Senden in …"
Passen Sie die Einstellung für die Option „Erinnerungen wiederholen …“ an.
Wählen Sie Übernehmen, wenn Sie fertig sind.
Hinweis: Sie können automatische Erinnerungen auf dieselbe Weise für ein bestimmtes Dokument einrichten.
Einstellungen für automatische Erinnerungen prüfen, bevor Sie ein Dokument senden
Nachdem du auf Senden geklickt und den Namen des Dokuments geändert hast, siehst du das Popup „Dokument senden". Unten wird außerdem die Erinnerungseinstellung angezeigt – wähle sie aus, um automatische Erinnerungen zu aktivieren oder zu bearbeiten.
Automatische Erinnerungen in einem gesendeten Dokument prüfen/ändern
Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie dann auf die Auslassungspunkte in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie anschließend Einstellungen und wählen Sie Erinnerungen aus dem Dropdown-Menü, um automatische Erinnerungen für ein gesendetes Dokument zu bearbeiten.
Automatische Erinnerungen in Letzte Aktivität und Zeitleiste nachverfolgen
Wenn eine automatische Erinnerung an Ihre Unterzeichner gesendet wird, wird dieses Ereignis in der Zeitleiste und unter „Letzte Aktivität“ im Bereich Dokumentinfo angezeigt.
So sieht eine E-Mail-Benachrichtigung für eine automatische Erinnerung für den Empfänger aus:
Zahlungserinnerungen
Zahlungserinnerungen helfen Ihnen, den Überblick über Dokumentzahlungen zu behalten, indem sie Unterzeichner vor, am und nach dem Fälligkeitsdatum der Zahlung erinnern.
So funktioniert es:
Einmalige Zahlungen
Vor Fälligkeitsdatum. 3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum wird eine Erinnerung gesendet. Dies ist standardmäßig aktiviert.
Am Fälligkeitsdatum. Eine Erinnerung wird am Fälligkeitsdatum selbst gesendet und ist standardmäßig ebenfalls aktiviert.
Nach Fälligkeitsdatum. Bis zu vier Erinnerungen zur Nachverfolgung werden nach dem Fälligkeitsdatum gesendet, in folgenden Abständen:
7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum
14 Tage nach dem Fälligkeitsdatum
21 Tage nach dem Fälligkeitsdatum
28 Tage nach dem Fälligkeitsdatum
Zahlungsraten
Vor Fälligkeitsdatum. Eine Erinnerung wird 3 Tage vor jedem Fälligkeitsdatum einer Rate gesendet; standardmäßig aktiviert.
Am Fälligkeitsdatum. Eine Erinnerung wird an jedem Fälligkeitsdatum gesendet, standardmäßig aktiviert.
Nach dem Fälligkeitsdatum. Ähnlich wie bei einmaligen Zahlungen werden bis zu vier Erinnerungen zur Nachverfolgung gesendet, die wie folgt geplant sind:
7 Tage nach Fälligkeitsdatum der Rate
14 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Teilzahlung
21 Tage nach Fälligkeitsdatum der Rate
28 Tage nach Fälligkeitsdatum der Rate
So stoppen Sie Erinnerungen
Wenn du Erinnerungen für bestimmte Dokumentzahlungen oder auf Workspace-Ebene stoppen musst, verwende die folgenden Optionen:
Dokumentebene. Markiere ein Dokument im Zahlungs-Dashboard als „Bezahlt“, um Erinnerungen zu stoppen.
Alternativ kannst du den Dokumentstatus manuell ändern in der Dokumentliste.
Workspace-Ebene. Deaktiviere fällige und überfällige Zahlungserinnerungen, indem du die Einstellung „Zahlungserinnerungen“ in deinen Workspace-Einstellungen ausschaltest.
Hinweis: Zahlungserinnerungen, die 3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum gesendet werden, werden durch diese Einstellungen nicht deaktiviert.