Beschikbaarheid:

*De functie Externe automatiseringen is beschikbaar als betaalde invoegtoepassing voor het Business-pakket ($39 per maand per account / $468 per jaar per account) en is inbegrepen in het Enterprise-pakket.

Deze integratie werkt voor Contactpersonen, Bedrijven en Deals in HubSpot.

Bekijk een overzichtsvideo:

Variabelen: je kunt automatisch informatie van HubSpot naar PandaDoc-documenten en andersom doorgeven met behulp van variabelen.

Producten: Zet productinformatie over van HubSpot-deals naar PandaDoc-prijstabellen en Offertetool-blokken en terug.

Documenten maken: je kunt PandaDoc-documenten maken vanuit HubSpot-deals, -contactpersonen en -bedrijven.

Statusbijhouden: je kunt de documentstatus bijhouden in HubSpot.

Om informatie van HubSpot naar PandaDoc-documenten te pushen, moet je eerst je sjabloon configureren om te bepalen welke gegevens moeten worden overgedragen en waar deze moeten worden geplaatst.

Stel een PandaDoc-sjabloon vooraf in met variabelen die informatie ophalen uit de HubSpot-deal en het gekoppelde bedrijf telkens wanneer je een nieuw document vanuit dit sjabloon maakt.

Selecteer in de HubSpot-extensie aan de rechterkant Verwante variabelen bekijken.

Vanaf hier kun je de benodigde HubSpot-variabelen zoeken, kopiëren en plakken in je sjabloon.

Stel een PandaDoc-sjabloon vooraf in met variabelen die elke keer dat je een nieuw document vanuit dit sjabloon maakt informatie ophalen uit HubSpot Bedrijf of Contactpersoon.

Wordt contactinformatie niet ingevuld wanneer je documenten aanmaakt vanuit een deal- of bedrijfsobject? Helaas zijn contactvariabelen niet beschikbaar binnen een deal of bedrijf, maar er is een workaround. Sjabloonrollen en rolvariabelen zijn een geweldige manier om bepaalde contactgegevens door te geven wanneer je documenten aanmaakt binnen een deal/bedrijf. Je kunt de voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functietitel, straatadres, stad, postcode, land en staat/regio doorgeven van een contact dat aan een deal of bedrijf is gekoppeld.

Als je een ontvanger vooraf toewijst op sjabloonniveau, wordt deze automatisch aan de rol toegewezen wanneer het document wordt aangemaakt.

Je kunt gegevens doorgeven aan PandaDoc-velden op een vergelijkbare manier als hoe variabelen werken. In tegenstelling tot variabelen mag je echter geen rechte haken gebruiken.

In de lijst met tokens kopieer je de bedrijfs-/contacttoken zonder vierkante haken en plak je deze in het gebied Samengevoegd veld in de veldeigenschappen.

Geef de voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functietitel, straatadres, stad, postcode, land en staat/regio door van een contactpersoon dat is gekoppeld aan een deal of bedrijf.

Zodra het document is verzonden, ziet de ontvanger de vooraf ingevulde gegevens en kan deze dit veld bijwerken, mits het veld aan hem/haar is toegewezen. Ga hier naartoe om te leren hoe je de updates terug synchroniseert naar HubSpot.

Om productinformatie van je HubSpot-deals naar het prijstabelblok te sturen, moet je eerst het prijstabelblok toevoegen aan je sjabloon. Maak vervolgens een document vanuit een deal in HubSpot.

Zodra je een document maakt met dit sjabloon, wordt de volgende productinformatie naar de prijstabel gestuurd:

Wat wordt niet ondersteund:

Met kolomtoewijzing kun je deal-productvelden eenvoudig naar specifieke prijstabelkolommen in PandaDoc ophalen.

Om extra kolommen toe te koppelen:

Zodra de setup is voltooid, verschijnen de HubSpot productveldnamen onder de bijbehorende kolommen die in het blauw zijn gemarkeerd.

Je kunt ook eenvoudig producten uit je HubSpot-deal halen en invoegen in specifieke prijstabelsecties of prijstabellen in je documenten.

Filter bijvoorbeeld producten op het veld Naam zodat het "Schema" bevat voor een abonnementssectie.

Wanneer je een document aanmaakt vanuit een HubSpot-deal met behulp van dit sjabloon, worden producten gefilterd in hun respectieve secties of tabellen op basis van de samenvoegingsregels.

Om productinformatie van je HubSpot-deals naar het Offertetool-blok te sturen, voeg je eerst het Offertetool-blok toe aan je sjabloon. Maak vervolgens een document aan vanuit een deal in HubSpot.

Zodra je een document maakt met dit sjabloon, wordt de volgende productinformatie naar het offerteblok verzonden:

Om aangepaste velden in het gemaakte document zichtbaar te maken, klik je op het Offertetool-blok > selecteer je Offerte bewerken op het zwevende paneel, selecteer je rechtsboven in een sectie Kolom toevoegen en kies je je aangepaste kolom in de vervolgkeuzelijst onder 'Verborgen weergeven'.

Kolomtoewijzing stelt je in staat om eenvoudig deal-productvelden op te halen in specifieke Offertetoolkolommen in PandaDoc.

Met samenvoegingsregels kun je eenvoudig producten uit je HubSpot-deal halen en deze toevoegen aan specifieke prijstabelsecties en/of specifieke prijstabellen in je documenten.

Open deze pagina voor meer informatie.

Je kunt HubSpot-deals bijwerken wanneer de PandaDoc-documentstatus verandert met behulp van de functie Externe automatiseringen* en "Synchronisatiemodussen".

Telkens wanneer een document dat via een HubSpot-deal met dit sjabloon is gemaakt, wijzigt naar de geselecteerde status in de regel, wordt de dealfase automatisch bijgewerkt naar de bijbehorende fase op basis van je regelconfiguratie.

Elke keer dat het document dat je via een HubSpot-deal maakt met dit sjabloon wordt verzonden of voltooid (afhankelijk van je automatiseringsinstellingen), wordt het automatisch aan de deal gekoppeld.

Om de bijgewerkte veldwaarden in een PandaDoc-document terug te synchroniseren naar de HubSpot-deal, moet je eerst het veld in HubSpot koppelen aan het veld in je sjabloon met behulp van het Eigenschappen. Ga hier voor meer informatie over het ophalen van HubSpot-gegevens in PandaDoc-velden.

Vervolgens moet je in je sjabloon de regel instellen:

Als je de documentstatus "Verzonden" als trigger kiest en de velden bijwerkt die uit de deal zijn opgehaald, worden zowel de eigenschappen in HubSpot als het primaire bedrijf dat aan de deal is gekoppeld bijgewerkt wanneer het document wordt verzonden.

Als alternatief, als je "Voltooid" selecteert als de triggerstatus, worden de informatie over veldeigenschappen in je deal en het gekoppelde primaire bedrijf bijgewerkt zodra de documentstatus verandert in Voltooid, op voorwaarde dat de ontvanger de waarden bewerkt die uit de deal zijn overgenomen.

Een paar belangrijke opmerkingen:

Als je de documentstatus "Verzonden" selecteert als trigger en de producten bijwerkt die uit een deal zijn opgehaald, wordt de productinformatie in de deal bijgewerkt zodra je het document verzendt.

Als je “Voltooid” selecteert als triggerstatus, wordt de productinformatie in je deal bijgewerkt als je de naar de prijstabel/Offertetool opgehaalde producten bijwerkt voordat je deze verstuurt, of als een documentondertekenaar het aantal producten in de prijstabel/Offertetool bijwerkt (mits je bewerken van aantal hebt ingeschakeld voordat je deze verstuurt).

Enkele belangrijke opmerkingen:

Gebruik deze synchronisatieregel om CRM-gegevens in HubSpot automatisch bij te werken zodra er wijzigingen worden aangebracht in je PandaDoc-documenten en de documentstatus verandert in Verzonden of Voltooid. Door variabelen terug te synchroniseren naar HubSpot kun je handmatige updates vermijden, workflows stroomlijnen en fouten minimaliseren, zodat je CRM-gegevens nauwkeurig en actueel blijven.

Je kunt automatisch nieuwe contactpersonen in HubSpot aanmaken door ontvangers toe te voegen aan een document dat is gegenereerd vanuit een HubSpot-object.

Als je een document hebt gemaakt in PandaDoc dat je wilt koppelen aan een deal in HubSpot, dan ben je bij ons aan het juiste adres!

Om een document los te koppelen van een deal of het aan een andere deal te koppelen, selecteer je de drie verticale puntjes naast de naam van de deal en selecteer je Deal ontkoppelen in de vervolgkeuzelijst. Als je het document vanuit een ander object (Bedrijf, Contactpersoon) hebt aangemaakt, kun je het niet van dat object loskoppelen en kun je het ook niet aan een deal koppelen of gerelateerde informatie bekijken.

Als de integratie met HubSpot niet is verbonden met je account, zie je een van de fouten die op de screenshots hieronder worden getoond. Neem contact op met de beheerder van je PandaDoc Werkruimte om de integratie te laten verbinden of, als je de beheerder bent, verbind deze dan zelf in instellingen > integratie.

Als je informatie in je deal bijwerkt nadat het document al is aangemaakt of aan de deal is gekoppeld, kun je je document eenvoudig bijwerken met de nieuwe waarden uit de gekoppelde deal. Dit doe je als volgt:

Als een product is verwijderd uit de gekoppelde deal, wordt het ook verwijderd uit de prijstabel/Offertetool. Als een product is toegevoegd aan de gekoppelde deal, wordt dit ook weergegeven in de prijstabel/Offertetool.

Volg deze stappen om de valuta in een PandaDoc-document bij te werken wanneer deze niet overeenkomt met de valuta in HubSpot:

Wie kan de integratie verwijderen? De PandaDoc-accounteigenaar en beheerders met beheerdersrechten in HubSpot.

Niet binnen onze integratie. Je kunt echter Zapier gebruiken om de dealstatus bij te werken zodra een document is ondertekend. Je kunt ook onze automatiseringen gebruiken om de dealfase bij te werken zodra de documentstatus verandert.

Als je het sjabloon dat je nodig hebt niet ziet, open dan PandaDoc en controleer of je bent ingelogd in de Werkruimte waar het sjabloon is gemaakt.

Op dezelfde manier kun je aangepaste eigenschappen die in HubSpot zijn aangemaakt, ophalen naar PandaDoc-documenten. Een aangepaste eigenschap die in HubSpot is aangemaakt voor een specifiek object (deal, contactpersoon of bedrijf) wordt weergegeven in de overeenkomstige lijst met tokens/variabelen.

Er zijn een paar redenen waarom dit kan gebeuren.

Als optie 1 niet helpt of niet relevant is, vraag dan iemand in je team met toegang met Super Admin-machtigingen in HubSpot om de integratie opnieuw te verbinden (aanbevolen door HubSpot). Ga hiervoor in PandaDoc naar Instellingen > Integratie > HubSpot > klik op Uitschakelen. Schakel deze vervolgens weer in.

1. Waarschijnlijk heb je de instelling "Derdepartijcookies blokkeren" ingeschakeld in je browser. Afhankelijk van welke browser je gebruikt, volg je een van deze links om deze instellingen uit te schakelen:

In Safari ga je naar Voorkeuren > Privacy > Beheer websitegegevens. Klik op Alles verwijderen, of selecteer hubspot.com en pandadoc.com en klik op Verwijderen.

2. Daarnaast moet je mogelijk de instelling "Voorkom cross-site tracking" in Safari uitschakelen (deze moet uitgeschakeld zijn):

Volg deze link om te leren hoe je deze instellingen in andere browsers uitschakelt.

PandaDoc-documents kunnen alleen gekoppeld worden aan/ontkoppeld worden van het object deals in HubSpot. Als je deze foutmelding in je PandaDoc-document ziet, betekent dit dat dit document is aangemaakt vanuit een ander object (Bedrijf of Contactpersoon). Je kunt het niet ontkoppelen van dat object om het aan een deal te koppelen of gerelateerde informatie te bekijken. Je kunt dit document dupliceren en het koppelen aan een deal in PandaDoc, of direct een nieuw document aanmaken via de deal in HubSpot.

Om de integratie te gebruiken, moet je zijn ingelogd in de Werkruimte die is verbonden met een actieve HubSpot CRM. Ga naar Instellingen > Integratie, klik op HubSpot en controleer of de integratie is verbonden met de Werkruimte waarop je momenteel bent ingelogd.

Wil je meer weten over onze HubSpot integratie? Bekijk dan onze cursus HubSpot Integration: Foundations op de PandaDoc Learning Academy!