Beschikbaarheid:
PandaDoc Automations (PandaDoc naar PandaDoc recepten): Beschikbaar voor Business en Enterprise plannen.
Externe Automatiseringen (PandaDoc naar externe platforms recepten zoals CRM's, HR, en opslagtools): Beschikbaar als betaalde add-on voor Business plan ($39 per maand per account/ $468 per jaar per account) en is inbegrepen in Enterprise plan.
Enterprise-abonnementgebruikers ontvangen een gratis toewijzing van 20 documenten per maand voor maandelijkse abonnementen en 250 documenten voor jaarlijkse abonnementen, die allemaal worden gegenereerd via automatiseringen en gratis beschikbaar zijn per account. Na het bereiken van de limiet kan de accounteigenaar een extra volumepakket aanschaffen in Instellingen > Facturering. De twee recepten die meetellen voor deze limiet zijn:
* Het verzenden van een vervolgdocument wanneer een document wordt verzonden of voltooid
* Een nieuw document verzenden wanneer een nieuw werknemersrecord wordt aangemaakt in BambooHR
Automatiseringen stellen je in staat om tijd te besparen en taken te automatiseren wanneer de status van een document verandert naar "Verzonden" of "Voltooid."
Automatiseringen zijn gebaseerd op sjablonen — dus zodra je een automatisering instelt binnen je sjabloon, zullen alle nieuwe documenten die van dit sjabloon worden gemaakt de instellingen overnemen.
Opmerking: Als je een sjabloon dupliceert, wordt je automatiseringsinstelling niet overgedragen naar de gedupliceerde versie.
Waarschuwing: Als er automatiseringen zijn ingesteld voor de sjabloon en je deelt deze met een andere werkruimte, wordt de automatisering niet toegepast op het document dat is gemaakt van deze gedeelde sjabloon.
Opmerking: Elke werkruimte kan maximaal 300 actieve automatiseringen hebben. Als u deze limiet overschrijdt, zullen alleen de eerste 300 correct functioneren.
Bekijk een overzichtsvideo:
Ga naar:
Een automatisering instellen
Opmerking: Gebruikers met een Lid-rol kunnen geen automatiseringen instellen.
Ga eerst naar Extensies en schakel PandaDoc Automations of External Automations in. Leer hoe je extensies kunt inschakelen hier.
Opmerking: Alleen de accounteigenaar kan extensies in- of uitschakelen.
Zodra Automations zijn ingeschakeld, selecteer ze in het linkerpaneel.
Selecteer +Automation.
Als alternatief kunt u een sjabloon openen waarvoor u een automatisering wilt instellen en vervolgens Automations selecteren in het rechterpaneel.
Waarschuwing: Automatiseringen werken niet in een formulier dat is gemaakt van een sjabloon waarin automatisering al is ingesteld.
Kies vervolgens een van de aanbevolen automatiseringen of klik op +Automatisering om alle beschikbare opties te verkennen.
Beschikbare acties:
Verplaats een document naar cloudopslag (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box, of SharePoint)
Verplaats een document naar een PandaDoc map
Stuur een ander PandaDoc document wanneer de status van een document wordt bijgewerkt
Wijzig offerte/opportunity/deal-fase in Microsoft Dynamics, HubSpot, Salesforce, Zoho, of Zendesk Sell wanneer de status van een document wordt bijgewerkt
Werk regelitems bij in Microsoft Dynamics, Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho, of Zendesk Sell wanneer de status van een document wordt bijgewerkt
Voeg een PDF toe in Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zoho, Pipedrive, BambooHR, Greenhouse, SharePoint en NetSuite
Maak een record aan in BambooHR, Greenhouse wanneer de status van een document wordt bijgewerkt
Maak een notitie in Microsoft Dynamics
Opmerking: Automatiseringen hebben geen invloed op uw bestaande native integratie-instellingen.
Waarschuwing: Mogelijk moet u de instelling "Cookies van derden blokkeren" in uw browser uitschakelen om automatiseringen te laten werken.
Workflow-automatiseringen
Voltooide PDF-bestanden opslaan naar Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box of SharePoint
Je kunt voltooide PDF's eenvoudig opslaan in je Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box, of SharePoint account samen met de documenten die eraan zijn gekoppeld met behulp van het bestanden verzamelen veld.
Selecteer "Sent" of "Completed" in het Document status dropdown menu (we raden aan om hier de status "Completed" te selecteren om ervoor te zorgen dat alleen afgeronde documenten met een handtekeningcertificaat worden bijgevoegd
Selecteer Autoriseren > Verbinden om uw Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox of Box account te koppelen aan uw PandaDoc account
Selecteer een map waar documenten geüpload zullen worden
Selecteer het selectievakje "Upload collect files" om ook die documenten bij te voegen
Selecteer Automatisering opslaan
Opmerking: We raden aan om de documentnaam te wijzigen voordat u het verstuurt, zodat de versie die in uw cloudopslagmap wordt aangemaakt een unieke naam heeft. De documentnaam mag geen vierkante haken "[ ]", schuine strepen "/, ", of "Groter dan"/"Kleiner dan" tekens "<>" bevatten.
Elke keer dat een document gegenereerd vanuit deze sjabloon wordt verzonden of voltooid (zelfs als de status handmatig wordt gewijzigd), wordt er een nieuwe map met een PDF en geüploade bestanden (indien aanwezig) aangemaakt in uw Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, of Box account als u geen map selecteert bij het instellen van de automatisering. De map zal de naam van het document overnemen.
Verzonden of voltooide documenten verplaatsen naar een geselecteerde PandaDoc map
Selecteer "Een document naar een PandaDoc map verplaatsen"
Selecteer "Sent" of "Completed" in het Document status dropdown menu
Kies Map selecteren, kies vervolgens een van de bestaande mappen of maak een nieuwe aan
Selecteer Opslaan
Elke keer dat een document dat is gegenereerd vanuit deze sjabloon wordt voltooid, wordt het automatisch verplaatst naar de geselecteerde map.
Een ander document verzenden wanneer de PandaDoc documentstatus verandert
Selecteer "Verstuur een ander PandaDoc document wanneer PandaDoc documentstatus is gewijzigd"
Selecteer "Sent" of "Completed" in het Document status dropdown menu
Kies Selecteer sjabloon
Kies een van de bestaande sjablonen en klik op selecteren
Opmerking: Als beide sjablonen dezelfde aangepaste variabelen gebruiken, zal het tweede document automatisch die variabelen vullen met de informatie die in het eerste document is ingevoerd.
Selecteer Opslaan
Opmerking: De rollen in beide sjablonen moeten overeenkomen; anders wordt er geen ander document verzonden.
Elke keer dat een document dat is gegenereerd vanuit deze sjabloon wordt verzonden of voltooid (afhankelijk van de instellingen van uw automatisering), wordt automatisch een ander document aangemaakt vanuit de sjabloon die u heeft geselecteerd en verzonden naar dezelfde ontvangers (vooraf toegewezen ontvangers in deze sjabloon worden genegeerd).
Opmerking: Om ervoor te zorgen dat variabele waarden correct worden doorgegeven van het eerste document in uw automatisering naar het tweede, zorg ervoor dat de variabelenamen overeenkomen.
CRM-automatiseringen
Open een van de onderstaande links om meer te leren over automatiseringen met een CRM die je gebruikt:
Automatiseringen uitschakelen
Je kunt je automatiseringen op elk moment uitschakelen of verwijderen. Selecteer hiervoor Automations in het linkerpaneel, klik vervolgens op Active en schakel de schakelaar onder elke automatisering uit.
Als alternatief kunt u de ellipsis (drie verticale punten) selecteren in de rechterbovenhoek van de automatisering en Verwijderen selecteren.