Met automatiseringen kun je tijd besparen en taken automatiseren wanneer de status van een document verandert in "Verzonden" of "Voltooid".

Automatiseringen zijn gebaseerd op sjablonen. Als je eenmaal een automatisering hebt ingesteld voor een sjabloon, zullen alle nieuwe documenten die vanuit dat sjabloon worden gemaakt die automatisering overnemen.

Beschikbaarheid:

PandaDoc-automatiseringen (recepten van PandaDoc naar PandaDoc): Beschikbaar voor Business- en Enterprise-pakketten.
Externe automatiseringen (PandaDoc naar recepten van externe platforms zoals CRM’s, HR- en opslagtools): beschikbaar als betaalde invoegtoepassing voor het Business-pakket ($39 per maand per account / $468 per jaar per account) en inbegrepen in het Enterprise-pakket.

Gebruikstegoed

Belangrijk: gratis gebruikstegoeden zijn alleen inbegrepen in abonnementspakketten gedurende de eerste twaalf maanden van het account. Bij verlenging na twaalf maanden zijn er geen gratis terugkerende gebruikstegoeden voor accounts meer.

Elk document dat wordt gegenereerd uit automatiseringen* verbruikt één gebruikskrediet.
*De twee recepten die meetellen voor deze limiet zijn:
- Een vervolgdocument sturen wanneer een document is verzonden of voltooid
- Een nieuw document verzenden wanneer een nieuw werknemersrecord wordt aangemaakt in BambooHR
Business en Enterprise (maandelijks): 10 gebruikstegoeden per maand
Business en Enterprise (jaarlijks): 120 gebruikscredits per jaar
Business en Enterprise proefperiode: 10 gebruikskredieten
Gebruikstegoeden uit de proefperiode worden niet meegenomen zodra je betaalde abonnement actief wordt.
Nadat de limiet is bereikt, kan de accounteigenaar in Instellingen > Facturering een extra gebruikstegoedpakket kopen (50-500 documenten) dat vervalt aan het einde van de factureringsperiode.

Opgelet: als je je inbegrepen gebruikstegoed overschrijdt, zullen de kosten voor de extra gebruikstegoeden gelijk zijn aan de geldende kosten per eenheid van de lopende bestelling van de klant.

Opmerking: Elke werkruimte kan maximaal 300 actieve automatiseringen hebben. Als je die limiet overschrijdt, zullen alleen de eerste 300 automatiseringen goed werken.

Een automatisering instellen

Opmerking: Alleen gebruikers met de vaste rollen beheerder of manager kunnen automatiseringen openen en instellen.
Aangepaste rollen kunnen geen automatiseringen gebruiken, zelfs niet als ze de rechten "Automatiseringen instellen en beheren" hebben.

Ga eerst naar Extensies en schakel PandaDoc-automatiseringen of Externe automatiseringen in. Leer hier hoe je extensies kunt inschakelen.

Opmerking: Alleen de accounteigenaar kan extensies in- of uitschakelen.

Zodra automatiseringen zijn ingeschakeld, selecteer je ze in het linkerpaneel.

Selecteer +Automatisering.

Verken beschikbare recepten en selecteer vervolgens Probeer het om je automatisering in te stellen.

Beschikbare acties:

Verplaats een document naar cloudopslag (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box of SharePoint)
Een document naar een PandaDoc-map verplaatsen
Een ander PandaDoc-document verzenden wanneer de status van een document wordt bijgewerkt
De status van een offerte/opportunity/deal in Microsoft Dynamics, HubSpot, Salesforce, Zoho of Zendesk Sell wijzigen wanneer de status van een document wordt bijgewerkt
Regelitems bijwerken in Microsoft Dynamics, Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho of Zendesk Sell wanneer de status van een document wordt bijgewerkt
Voeg een PDF toe in Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zoho, Pipedrive, BambooHR, Greenhouse, SharePoint en NetSuite
Een record aanmaken in BambooHR, Greenhouse wanneer de status van een document wordt bijgewerkt
Een notitie maken in Microsoft Dynamics

Opmerking: Automatiseringen hebben geen invloed op je native integratie-instellingen.

Opgelet: Mogelijk moet je de instelling "Cookies van derden blokkeren" in je browser uitschakelen om automatiseringen te laten werken.

Workflowautomatiseringen

Voltooide pdf-bestanden opslaan op Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box of SharePoint

Je kunt eenvoudig voltooide pdf's opslaan op je Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box of SharePoint-account, samen met de bijbehorende documenten via het veld 'Bestanden verzamelen'.

Opmerking: Automatiseringen worden niet geactiveerd voor documenten die worden gegenereerd vanuit een formulier als dat formulier dezelfde sjabloon heeft als de automatisering.

Selecteer "Verzonden" of "Voltooid" in het keuzemenu Documentstatus (we raden aan om hier de status "Voltooid" te selecteren om alleen afgeronde documenten met een handtekeningcertificaat te laten bijvoegen).
Selecteer een sjabloon
Selecteer Toestaan > Koppelen om je Microsoft One Drive-, Google Drive-, Dropbox- of Box-account te koppelen aan je PandaDoc-account.
Selecteer een map waar documenten worden geüpload (optionele stap)
Vink "Upload verzamelbestanden" aan om die documenten op te nemen. Vink "Volgnummer opnemen in de bestandsnaam" aan om elk document dat door de automatisering wordt geüpload automatisch te nummeren (optionele stap)
Selecteer Automatisering opslaan

Opmerking: We raden aan om de naam van het document aan te passen voordat je het verstuurt, zodat de versie in je cloudopslagmap een unieke naam heeft. De documentnaam mag geen vierkante haken "[ ]", schuine strepen "/", "\" of "groter dan"/"kleiner dan"-tekens "<>" bevatten.

Elke keer dat een document uit deze sjabloon wordt verzonden of voltooid (zelfs als de status handmatig wordt gewijzigd), wordt een nieuwe map met een pdf en geüploade bestanden (indien aanwezig) aangemaakt in je Microsoft One Drive-, Google Drive-, Dropbox- of Box-account als je geen map selecteert bij het instellen van de automatisering. De map zal de naam van het document overnemen.

Verplaatsen van verzonden of voltooide documenten naar een geselecteerde PandaDoc-map

Selecteer “Verplaats een document naar een PandaDoc-map”
Selecteer "Verzonden" of "Voltooid" in het keuzemenu Documentstatus.
Selecteer een sjabloon
Kies Map selecteren, vervolgens een van de bestaande mappen of maak een nieuwe aan
Selecteer Automatisering opslaan

Wanneer een document dat met dit sjabloon is gemaakt wordt verzonden, wordt het automatisch naar de geselecteerde map verplaatst.

Een nieuw document verzenden wanneer de status van een PandaDoc-document verandert.

Selecteer "Een ander PandaDoc-document verzenden wanneer de status van een PandaDoc-document is gewijzigd"
Selecteer "Verzonden" of "Voltooid" in het keuzemenu Documentstatus.
Kies sjabloon selecteren
Selecteer vervolgens een sjabloon voor het vervolgdocument

Opmerking: Als beide sjablonen dezelfde aangepaste variabelen gebruiken, zal het tweede document deze variabelen automatisch vullen met de informatie die is ingevoerd in het eerste document.
Selecteer automatisering opslaan

Opmerking: De rollen in beide sjablonen moeten overeenkomen; anders wordt er geen ander document verzonden.

Elke keer dat een document dat op basis van dit sjabloon is gegenereerd, wordt verzonden of voltooid (afhankelijk van de instellingen van je automatisering), wordt automatisch een ander document aangemaakt op basis van het sjabloon dat je hebt geselecteerd en naar dezelfde ontvangers gestuurd (vooraf toegewezen ontvangers in dit sjabloon worden genegeerd).

Opmerking: Om ervoor te zorgen dat variabele waarden correct worden doorgegeven van het eerste document in je automatisering naar het tweede, moet je ervoor zorgen dat de namen van de variabelen overeenkomen.

CRM-automatiseringen

Open een van de onderstaande links voor meer informatie over automatiseringen met een gebruikte CRM:

Automatiseringen uitschakelen

Je kunt je automatiseringen op elk gewenst moment uitschakelen of verwijderen. Selecteer hiervoor Automatiseringen in het linkerpaneel, klik dan op Actief en schakel de schakelaar onder elke automatisering uit.

Je kunt ook de ellips (drie verticale puntjes) rechtsboven in de automatisering selecteren en Verwijderen kiezen.