Beschikbaarheid: Starter, Business en Enterprise-pakketten

Een variabele is een samenvoegveld dat tijd bespaart door informatie die vaak voorkomt in je documenten automatisch in te vullen. Het is een stuk tekst omgeven door rechte haken, bijvoorbeeld:

De variabele krijgt geen gele achtergrond wanneer de ontvanger het document bekijkt; deze wordt alleen zo weergegeven in de editor, zodat je gemakkelijk onderscheid kunt maken tussen tekst en een variabele.

In plaats van handmatig terugkerende informatie te typen, zoals namen van klanten, datums of documentwaarden, vullen variabelen deze gegevens automatisch voor je in. Stel ze één keer in en bespaar tijd bij elk document.

Je kunt ook rechts naar het onderdeel Variabelen gaan en +Aangepaste variabele toevoegen selecteren om een nieuwe variabele te maken. Voer de gewenste naam in en selecteer Variabele toevoegen. Om de variabele te gebruiken, selecteer je Variabele kopiëren onderin het pop-upvenster van de pagina en plak je hem in je tekstblok met Command+V. De variabele verschijnt ook in de lijst Variabelen.

Om een variabele in te vullen met actuele informatie, klik je op een variabele in een sjabloon/document of open je de variabelenlijst onder Variabelen aan de rechterkant en voer je een waarde in. De informatie wordt ingevuld in het hele sjabloon/document via de gebruikte variabele.

Om een variabele te verwijderen, verwijder je deze eerst uit de inhoudstekst van het document.

Klik vervolgens op Variabelen in het paneel rechts, klik op de vervolgkeuzelijst Niet gebruikt en zoek de variabele in de lijst. Plaats de muisaanwijzer erop en klik op het prullenbakpictogram om de variabele uit je variabelenlijst te verwijderen.

Variabelen toevoegen aan een sjabloontitel is eenvoudig:

Je kunt ook een variabele kopiëren van het tabblad variabelen en deze in de sjabloontitel plakken, of rechtstreeks binnen de titel een nieuwe aangepaste variabele maken.

Als je een document aanmaakt, wordt de sjabloontitel standaard vervangen door de naam van de Deal of Opportunity. Als je echter CRM-variabelen opneemt in de sjabloontitel die je gebruikt om documenten te maken van je deals/opportunity's, dan wordt de naam van het document gebaseerd op de sjabloonnaam en worden de variabelen in de titels automatisch gevuld met de corresponderende veldwaarden.

Er zijn 4 soorten variabelen:

Deze variabelen vullen automatisch informatie over je ontvanger in wanneer ze aan een rol zijn toegewezen. Ze kunnen de voor- en achternaam, het e-mailadres, het telefoonnummer en het bedrijf van je ontvanger invullen, zolang de informatie aanwezig is in PandaDoc-contactpersonen. Als je ontvanger niet voorkomt in je PandaDoc-contactpersonen, kun je deze toevoegen wanneer je het document aanmaakt.

Klik vervolgens op Document maken, wijs ontvangers toe aan rollen en selecteer Doorgaan.Rolvariabelen worden ingevuld bij het aanmaken van het document.

Deze variabelen zijn voorgedefinieerd door PandaDoc. Ze vullen automatisch informatie over je document in, specifiek voor dat specifieke document en de inhoud ervan (zoals aanmaakdatum, verzenddatum, referentienummer, documentwaarde enzovoort).

Met prijstabelvariabelen kun je eenvoudig gegevens uit de voettekst van de prijstabel hergebruiken in je sjabloon, document of formulier. Elke rij die je aan de voettekst van je prijstabel toevoegt, wordt als variabele weergegeven, zolang deze een waarde heeft.

Om de variabelenlijst te openen, klik je eerst op een prijstabel in je sjabloon, document of formulier. Klik vervolgens op Eigenschappen in het zwevende paneel en selecteer Variabelen aan de rechterkant.

Klik ten slotte op het pictogram Kopiëren naast de naam van de variabele en plak de variabele in de inhoud van je document.

Je kunt prijstabelvariabelen ook vinden op het tabblad Variabelen aan de rechterkant.

Deze variabelen fungeren als plaatshouders voor informatie die je handmatig moet invullen bij het maken van een document. Je kunt ze noemen zoals je wilt en ze zijn handig als de informatie niet bestaat in je Contactpersonen.

Om een aangepaste variabele toe te voegen, typ je een rechte openingshaak gevolgd door de naam van je variabele en druk je op Enter.

Om de naam van een aangepaste variabele te bewerken:

Ga aan de rechterkant naar het onderdeel Weergeven bovenaan en klik op de optie Alle variabelen. Selecteer +Aangepaste variabele toevoegen om een nieuwe variabele te maken. Voer de gewenste naam in en selecteer Variabele toevoegen. Om de variabele te gebruiken, selecteer je Variabele kopiëren onderin de paginapop-up en plak je hem in je tekstblok met Command+V. De variabele verschijnt ook in de lijst Variabelen.

Om een variabele in te vullen met actuele informatie, klik je op een variabele in een sjabloon/document of open je de variabelenlijst onder Variabelen aan de rechterkant en voer je een waarde in. De informatie wordt ingevuld in het hele sjabloon/document via de gebruikte variabele.

Om een variabele te verwijderen, moet je eerst alle vermeldingen ervan uit je document verwijderen.

De variabele wordt dan weergegeven onder 'Niet gebruikt' in het paneel Variabelen. Klik op de drie puntjes ernaast en selecteer Verwijderen.

Variabelen toevoegen aan een sjabloontitel is eenvoudig:

Je kunt ook een variabele kopiëren van het tabblad variabelen en deze in de sjabloontitel plakken, of rechtstreeks binnen de titel een nieuwe aangepaste variabele maken.

Als je een CRM-integratie gebruikt, wordt standaard bij het aanmaken van een document de sjabloontitel vervangen door de naam van de deal of opportunity. Als je echter CRM-variabelen opneemt in de sjabloontitel die je gebruikt om documenten te maken van je deals/opportunity's, dan wordt de naam van het document gebaseerd op de sjabloonnaam en worden de variabelen in de titels automatisch gevuld met de corresponderende veldwaarden.

Maak een document van dit sjabloon via je CRM en de variabele wordt automatisch ingevuld met de veldwaarde.

Er zijn 4 soorten variabelen:

Deze variabelen vullen automatisch informatie over je ontvanger in wanneer ze aan een rol zijn toegewezen. Ze kunnen de voor- en achternaam, het e-mailadres, het telefoonnummer en het bedrijf van je ontvanger invullen, zolang de informatie aanwezig is in PandaDoc-contactpersonen. Als je ontvanger niet voorkomt in je PandaDoc-contactpersonen, kun je deze toevoegen wanneer je het document aanmaakt.

Wanneer je een document maakt nadat je ontvangers aan rollen hebt toegewezen, worden rolvariabelen automatisch ingevuld bij het aanmaken van het document.

Deze variabelen zijn voorgedefinieerd door PandaDoc. Ze vullen automatisch informatie over je document in, specifiek voor dat specifieke document en de inhoud ervan (zoals aanmaakdatum, verzenddatum, referentienummer, documentwaarde enzovoort).

Met prijstabelvariabelen kun je eenvoudig gegevens uit de voettekst van de prijstabel hergebruiken in je sjabloon, document of formulier. Elke rij die je aan de voettekst van je prijstabel toevoegt, wordt als variabele weergegeven, zolang deze een waarde heeft.

Om de variabelenlijst te openen, klik je eerst op een prijstabel in je sjabloon, document of formulier. Klik vervolgens op het tandwielpictogram > Eigenschappen en selecteer Variabelen aan de rechterkant.

Klik ten slotte op het pictogram Kopiëren naast de naam van de variabele en plak de variabele in de inhoud van je document.

Je kunt prijstabelvariabelen ook vinden op het tabblad Variabelen aan de rechterkant.

Deze variabelen fungeren als plaatshouders voor informatie die je handmatig moet invullen bij het maken van een document. Je kunt ze noemen zoals je wilt en ze zijn handig als de informatie niet bestaat in je Contactpersonen.

Om een aangepaste variabele toe te voegen, typ je een rechte openingshaak gevolgd door de naam van je variabele en druk je op Enter.

Om de naam van een aangepaste variabele te bewerken:

Wil je meer weten over werken met velden? Bekijk onze cursus Variabelen maken en gebruiken in de PandaDoc Learning Academy!