Formulare erstellen

Verfügbarkeit: Business*, Enterprise*

* 250 Dokumente pro Jahr und Konto sind enthalten. Sie können zusätzliche Formulare für 2 Euro pro Dokument erwerben.

In diesem Artikel besprechen wir, was zum Erstellen eines Formulars erforderlich ist, einschließlich der Zuweisung von Rollen und des Erstellens des Formulars selbst.

Sehen Sie sich eine kurze Videoübersicht der Formulare an.

Formulare aktivieren

Stellen Sie vor dem Erstellen eines Formulars sicher, dass diese Funktion im Add-on-Store aktiviert ist. Bitte beachten Sie, dass nur der Kontoinhaber Add-ons im Add-on-Store aktivieren kann.

Um das Formular-Add-on zu aktivieren, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie bei Ihrem PandaDoc-Konto angemeldet sind. Folgen Sie dann diesem Link https://app.pandadoc.com/a/#/addon-store/eforms und klicken Sie auf Zu PandaDoc hinzufügen im Pop-up-Fenster. Das ist schon alles!

Wenn Sie Formulare in mehreren Arbeitsbereichen verfügbar machen möchten, gehen Sie zunächst zu den Einstellungen. Dort können Sie das Add-on in jedem Arbeitsbereich aktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen neben jedem Arbeitsbereichsnamen aktivieren und dann auf Änderungen speichern klicken.

Aktualisieren Sie die Seite und Sie sollten den Abschnitt Formulare im linken Bereich sehen können.

Starten Sie Ihr Formular

Navigieren Sie zunächst zum Abschnitt Formulare im linken Bereich. Klicken Sie dann auf die grüne Schaltfläche Formular erstellen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Sie können nun eine Vorlage aus Ihren vorhandenen Vorlagen auswählen. Wenn Sie ein Formular von Grund auf neu erstellen möchten, müssen Sie entweder eine Vorlage erstellen oder Ihre Datei als Vorlage hochladen. Sobald Sie dies getan haben, können Sie aus dieser Vorlage ein Formular erstellen.

Empfänger/Rollen zu Ihrem Formular hinzufügen

Wenn Sie Ihr neues Formular öffnen, müssen Sie als Erstes den primären Empfänger und (falls erforderlich) den sekundären Empfänger angeben.

• Ein primärer Empfänger ist die Person, die den Unterzeichnungsprozess einleiten muss. Ein Formular kann nur einen primären Empfänger haben. Sie müssen die primäre Empfängerrolle in Ihrem Formular angeben.
• Ein sekundärer Empfänger ist ein Mitunterzeichner des Formulars. Er leitet den Unterzeichnungsprozess nicht ein und wird in der Regel vom primären Empfänger ernannt. Der sekundäre Empfänger ist eine optionale Rolle.

Angenommen, Sie haben ein Formular für Urlaubsanträge erstellt. Der primäre Empfänger ist hier der Mitarbeiter, der Urlaub beantragt, während der sekundäre Empfänger der Manager ist, der den Antrag gegenzeichnen muss, damit er von einem Vertreter der Personalabteilung (HR) bearbeitet werden kann. Der primäre Empfänger (Mitarbeiter) gibt vor dem Unterschreiben des Formulars den Namen und die E-Mail-Adresse des sekundären Empfängers (Vorgesetzter) ein, um sicherzustellen, dass der Vorgesetzte das Formular zur Unterschrift erhält.

Wenn die Vorlage, aus der Sie das Formular erstellt haben, Rollen enthält, werden diese in Ihr Formular importiert. Die erste in der Vorlage aufgeführte Rolle wird der primäre Empfänger im Formular.

Folgen Sie diesem Link, um zu erfahren, wie Sie mit Formularen eine Arbeitszeittabelle für Mitarbeiter erstellen. 

Reihenfolge der Unterschriften

Wenn Sie mehrere sekundäre Empfänger haben, können Sie für diese eine Unterzeichnungsreihenfolge festlegen. Diese Funktion stellt sicher, dass das Formular, sobald es vom primären Empfänger unterschrieben wurde, an den ersten sekundären Empfänger in der Unterzeichnungsreihenfolge gesendet wird. Und sobald diese Person unterschreibt, wird das Formular an den nächsten Empfänger in der Reihe gesendet.

Kehren wir zu unserem Beispiel mit Urlaubsanträgen zurück. Der Personalbearbeiter sollte das Formular erst erhalten, wenn es sowohl vom Mitarbeiter als auch vom Vorgesetzten des Mitarbeiters unterschrieben wurde. In diesem Fall haben Sie den Mitarbeiter als primären Empfänger festgelegt, während der Vorgesetzt und der Personalbearbeiter sekundäre Empfänger sind.

Sie können dann die Unterzeichnungsreihenfolge aktivieren, um sicherzustellen, dass die Managerrolle zuerst aufgeführt wird. Wenn der Mitarbeiter das Formular ausfüllt und unterschreibt, wird das Dokument an den Vorgesetzten gesendet. Erst wenn der Vorgesetzte das Dokument unterschrieben hat, wird es an den Personalbearbeiter gesendet.

Weisen Sie einer Person vorab eine Rolle zu

Wenn eine bestimmte Person alle aus Ihrem Formular generierten Dokumente unterschreiben muss, können Sie sie vorab einer bestimmten Formularrolle zuweisen. Klicken Sie einfach auf den Rollennamen und geben Sie die E-Mail-Adresse des Unterzeichners unter Person vorab zuweisen ein.

Hier ist ein hilfreiches Beispiel, das wiederum Urlaubsanträge verwendet. Es ist wahrscheinlich, dass derselbe Personalbearbeiter alle Urlaubsanträge bearbeitet, sodass Sie dieser Person vorab die HR-Rolle zuweisen können. Wenn der Mitarbeiter das Urlaubsantragsformular ausfüllt, muss er nur seinen Vorgesetzten angeben. Der Personalbearbeiter erhält das Formular automatisch, da ihm eine bestimmte Rolle vorab zugewiesen wurde.

Verwenden Sie Rollenvariablen, um die Kontaktinformationen eines Unterzeichners hinzuzufügen

Rollenvariablen sind eine einfache Möglichkeit, die Kontaktinformationen eines Unterzeichners automatisch in Ihr Formular einzugeben. Eine Rollenvariable enthält immer den Rollennamen am Anfang und wird unter der Rolle im Variablenbereich aufgeführt.

Klicken Sie auf eine Variable, um sie zu kopieren und Ihrem Formular hinzuzufügen. Um eine Variable zu einem hochgeladenen Inhalt hinzuzufügen, fügen Sie zuerst einen Textblock und dann die Variable hinzu.

Wenn der Unterzeichner das Formular öffnet, gibt er seine erforderlichen Kontaktinformationen ein. Diese werden dann automatisch in die Variablen des Formulars eingetragen.

Richten Sie die automatische Nummerierung in Ihrem Formular ein

Mit der automatischen Nummerierung können Sie für jedes neue Dokument, das aus Ihrem Formular erstellt wurde, eine Sequenz und Nummer festlegen.

Wenden Sie die automatische Nummerierung in Vorlagen und Formularen an

Um die automatische Nummerierung auf Ihr Formular anzuwenden, fügen Sie zunächst eine Sequenz hinzu. Wählen Sie Einstellungen aus, und scrollen Sie dann zu automatische Dokumentnummerierung. Wählen Sie Sequenz hinzufügen, um eine neue Sequenz und Startnummer hinzuzufügen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Hinzufügen.

Nachdem Sie Ihre Sequenz eingerichtet haben, können Sie diese entweder in der von Ihnen verwendeten Vorlage oder direkt in Ihrem Formular anwenden. Formulare, die aus einer Vorlage mit einer Sequenz erstellt wurden, übernehmen diese Sequenz.

Um eine Sequenz auf Ihre Vorlage anzuwenden, wählen Sie das Kontextmenü oben rechts und dann Vorlagendetails aus der Dropdown-Liste. Scrollen Sie nach unten zu Vorlagensequenz und wählen Sie dann das Zahnradsymbol aus. Wählen Sie die soeben erstellte Sequenz aus oder erstellen Sie hier eine neue. Wählen Sie abschließendÜbernehmen.

Um eine Sequenz auf Ihr Formular anzuwenden, wählen Sie das Kontextmenü oben rechts und dann Dokumentensequenz.

Verwenden Sie die Sequenzvariable, um die Sequenznummer zu übernehmen.

Nachdem Sie die obigen Schritte konfiguriert haben, können Sie Ihrer Vorlage oder Ihrem Formular eine Sequenzvariable hinzufügen. Dadurch wird die Nummer automatisch in jedes Dokument eingefügt, das aus der Vorlage oder dem Formular erstellt wurde.

Um eine Sequenzvariable anzuwenden, öffnen Sie eine Vorlage oder ein Formular und wechseln dann zur Registerkarte Variablen. Scrollen Sie nach unten. Kopieren Sie [Document.SeqNumber] unter System [Document.SeqNumber] und fügen Sie es in einen Block in Ihrer Vorlage oder Ihrem Formular ein.

Die Sequenzvariable wird automatisch ausgefüllt, sobald Ihr Formular veröffentlicht wurde und die Empfänger es gesehen haben.

Erstellen Sie Ihr Formular

Wenn Sie ein Formular aus einer bestehenden Vorlage erstellen, wird der Vorlageninhalt bequem in Ihr neues Formular importiert. Besser noch, Sie können Ihr Formular weiter anpassen, indem Sie Inhaltsblöcke und Felder hinzufügen, wie Sie es normalerweise bei Vorlagen tun.

Sie können auch eine interaktive Preistabelle einrichten, ebenso wie in Ihren regulären Dokumenten und Vorlagen.

Fügen Sie ein Feld zum Sammeln von Dateien hinzu, damit Ihre Empfänger problemlos Dateien in Ihr Formular hochladen können.

Sie können auch Inhalte aus Ihrer Inhaltsbibliothek hinzufügen. Sie können die Seiten und Inhaltsblöcke des Formulars jedoch nicht in Ihrer Inhaltsbibliothek speichern.

Und schließlich können Sie sogar das Design Ihres Formulars ändern.

Hinzufügen eines Titels zur Feld-ID

Um die Daten, die Ihre Empfänger enthalten, leicht zu finden und mit ihnen zu arbeiten, können Sie der Feld-ID für jeden Text, Kontrollkästchen oder Dropdown-Feld einen Titel hinzufügen.

Den zur Feld-ID hinzugefügten Wert finden Sie in der Spaltenüberschrift der heruntergeladenen CSV-Datei mit Formularantworten. In der Spaltenüberschrift wird der Wert nach der Rolle und dem Feldtyp in diesem Format hinzugefügt: Role_Name.Field_Type.Field_ID_value.

Um einer Feld-ID einen Wert hinzuzufügen, wählen Sie ein Feld in Ihrer Vorlage oder Ihrem Formular aus und wählen Sie dann Eigenschaften im schwebenden Bedienfeld des Felds aus. Geben Sie abschließend rechts unter Feld-ID einen Titel ein.

Veröffentlichen Sie Ihr Formular oder heben Sie die Veröffentlichung auf

Wenn Sie bereit sind, Unterschriften mit Ihrem neuen Formular zu sammeln, klicken Sie auf Code abrufen. Sie können dann entweder den Code kopieren, um das Formular zu Ihrer Website hinzuzufügen, oder einen direkten Link zum Formular abrufen.

Sobald Sie bereit sind, Unterschriften über Ihr Formular anzunehmen, klicken Sie auf Veröffentlichen. Dadurch wird das Formular für andere zum Ausfüllen verfügbar. Wenn Sie das Formular zu Ihrer Website hinzufügen, ohne es zu veröffentlichen, können andere es nicht ausfüllen.

Um Änderungen an Ihrem Formular vorzunehmen, müssen Sie die Veröffentlichung zuerst aufheben. Wenn ein Formular deaktiviert bzw. nicht veröffentlicht ist, wird dies Ihrem Kunden angezeigt (vorausgesetzt, Sie haben den Code nicht von Ihrer Website entfernt).

Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie einfach auf Veröffentlichen. Sie müssen keinen neuen Code generieren – er bleibt gleich.

Anzeigen und Verwalten Ihrer Formulare

Sie können Ihre Formulare anzeigen, indem Sie zum Abschnitt Formulare der Anwendung gehen.

Es gibt drei Statusstufen, die Ihre Formulare haben können: Entwurf, Aktiv, Deaktiviert.

Entwurf: Das Formular wurde erstellt, muss aber noch veröffentlicht werden.

Aktiv: Das Formular wurde erstellt und veröffentlicht. (Beachten Sie, dass dies nicht bedeutet, dass es zu Ihrer Website hinzugefügt wurde – es kann jedoch ausgefüllt werden.)

Deaktiviert: Das Formular wurde nicht veröffentlicht und kann nicht mehr ausgefüllt werden.

Um eine CSV-Datei mit Antworten eines Formulars zu löschen, zu duplizieren, umzubenennen oder herunterzuladen, klicken Sie auf die vertikalen Auslassungspunkte rechts neben dem Formularnamen und wählen Sie dann eine Aktion aus dem Dropdown-Menü aus.

Sie können auch mehrere Formulare gleichzeitig löschen oder duplizieren. Aktivieren Sie einfach so viele Kästchen wie Sie möchten links neben einem Formularnamen und wählen Sie dann eine Aktion in der oberen rechten Ecke aus.

Unser nächster Artikel befasst sich genauer mit dem Veröffentlichen und Bearbeiten von Formularen. Lesen Sie weiter, wenn Sie mehr erfahren möchten!