Anmerkung
Dieses Handbuch beschreibt die Funktionen der neuesten Version der PandaDoc <> Salesforce-Integration.
Enthalten im:
PandaDoc: Business-Jahrespaket* und Enterprise-Jahrespaket*
Salesforce: Professional, Enterprise, Unlimited, Developer edition, Performance
Die Integration funktioniert für Opportunitys, Leads, Kontakte, Accounts und benutzerdefinierte Objekte.
*Die Funktion ist als kostenpflichtiges Add-on verfügbar.
Direkt zu:
Erfahren Sie hier, wie Sie das PandaDoc-Modul installieren und konfigurieren.
Übergabe von Daten von SFDC an PandaDoc
Anmerkung
Wenn Sie Dokumente aus Ihren Salesforce-Opportunitys erstellen, wird zur Bestimmung des Dokumentwerts die Währung der Opportunity übernommen.
Um Daten aus Salesforce an das PandaDoc-Dokument zu übergeben, müssen Sie zunächst Ihre Vorlage erstellen und sie mit Variablen einrichten (wie bei Feldern zusammenführen).
Übergabe von Feldern von Salesforce an PandaDoc
Bevor Sie Ihre Vorlage mit Variablen einrichten, erstellen Sie eine Variablenliste für jedes Objekt, mit dem Sie PandaDoc verwenden wollen.
Anmerkung
Die Variablen müssen für jedes Objekt einzeln eingerichtet werden. Bei der Erstellung eines Dokuments aus einem bestimmten Objekt sind nur die darin aufgeführten Variablen verfügbar (keine objektübergreifende Ausfüllung).
Dazu sehen Sie unter PandaDoc-Setup im App-Launcher nach.
Gehen Sie nach unten zum Salesforce-zu-PandaDoc-Datenfluss und klicken Sie auf Token konfigurieren.
Als Nächstes wählen Sie ein Objekt, für das Sie die Tokenliste ändern möchten. Wenn Sie PandaDoc in einem anderen Objekt installiert haben, klicken Sie auf Objekt hinzufügen. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Standardliste von Variablen/Tokens. Um weitere Felder hinzuzufügen, markieren Sie die Felder, die Sie der Liste der Variablen/Tokens hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Speichern.
Öffnen Sie einen Salesforce-Datensatz, scrollen Sie nach unten zu PandaDoc, klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Moduls und wählen Sie Variablen – das können Sie übergeben.
Öffnen Sie Ihre PandaDoc-Vorlage in einem separaten Browserfenster, kopieren Sie die Variablennamen und fügen Sie sie mit den eckigen Klammern in die Vorlage ein.
Wenn Sie mit dieser Vorlage ein Dokument aus Salesforce erstellen, werden die Variablen mit den Informationen aus dem CRM ausgefüllt.
Anmerkung
Wenn das Feld in Salesforce leer ist, wird die Variable im Dokument nicht ausgefüllt und Sie müssen sie manuell ausfüllen.
Anmerkung
Die Formatierung der Datumsvariablen hängt vom Standard-Datumsformat ab, das in den Einstellungen Ihres Arbeitsbereichs festgelegt ist.
Die Formatierung der Währungsvariablen basiert auf dem Gebietsschema der Empfängeransicht. Benutzerdefinierte Geldvariablen werden ohne Währungssymbol und Formatierung an das Dokument übergeben.
Warnung:
Verschlüsselte Textfelder können nicht durch eine Variable übergeben werden.
Übergabe von Empfängern von Salesforce an PandaDoc
Anmerkung
Die Übergabe von Empfängerinformationen funktioniert am besten mit PandaDoc-Rollen. Erfahren Sie hier, wie man Rollen in einer Vorlage einrichtet.
Standardmäßig sendet Salesforce je nach Objekt, in dem sich Ihr PandaDoc-Modul befindet, die folgenden Empfängerinformationen:
aus Opportunity: Kontaktrolleninformationen
aus Account: Kontaktinformationen + Möglichkeit, Kontoinformationen zu pushen
aus Lead: Lead-Informationen
aus Kontakt: Kontaktinformationen
aus Angeboten: Kontaktinformationen
Falls Sie einen Empfänger auf Vorlagenniveau vorab zuweisen, wird er automatisch der Rolle zugewiesen, wenn das Dokument über Salesforce erstellt wird.
Sie können konfigurieren, welches Feld aus Salesforce einer Rolle in PandaDoc zugeordnet wird, und festlegen, welche Felder als folgende Parameter gesendet werden:
Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Feld Unternehmen
Feld Telefon
Feld Rolle
Gehen Sie im App-Launcher zu PandaDoc-Setup.
Gehen Sie nach unten zum Salesforce-zu-PandaDoc-Datenfluss und klicken Sie auf Empfänger konfigurieren.
Anmerkung
Sie sehen die Standardzuordnung für Standardobjekte. Sie können sie ändern oder neue Zuordnungen für benutzerdefinierte Objekte hinzufügen.
Wenn Sie möchten, dass PandaDoc den Empfänger automatisch einer bestimmten Rolle zuordnet, benötigen Sie zwei Dinge:
Das Feld Rolle, das in der Empfängerzuordnung konfiguriert wurde
Identische Rollennamen in Salesforce und in der PandaDoc-Vorlage
Wenn dies korrekt eingerichtet wurde, fügt PandaDoc beim Erstellen von Dokumenten den jeweiligen Empfänger in die entsprechende Rolle ein.
Anmerkung
PandaDoc übernimmt alle zugehörigen Kontakte aus Salesforce in das Dokument. Wenn Sie welche entfernen möchten, löschen Sie sie im Rollen-Popup-Fenster oder im Empfängerbereich des Dokuments.
Wenn Sie Dokumente aus einem Angebot oder einem Vorgang erstellen, verwenden Sie möglicherweise ein Nachschlagefeld für einen bestimmten Kontaktdatensatz. Sie können angeben, welche Lookup-Felder als Empfänger verwendet werden sollen, indem Sie zu PandaDoc Setup gehen und nach unten zu Einstellungen für die Objektanpassung scrollen. Suchen Sie das Objekt, für das Sie dies einrichten möchten, und klicken Sie auf der rechten Seite auf Einrichten.
Wählen Sie dann das Feld aus, das als Empfänger verwendet werden soll, und klicken Sie auf Speichern. Sie können bis zu fünf Felder auswählen.
Richten Sie als Nächstes die Empfängerzuordnung ein. Und das war's!
Empfänger filtern
Sie können Kontakte, die als Empfänger in PandaDoc-Dokumente übertragen werden, basierend auf Ja/Nein-Feldern in einem Datensatz (auch als boolesche Felder bezeichnet) filtern.
Gehen Sie im App-Launcher zum PandaDoc-Setup und wählen Sie Empfänger konfigurieren.
Scrollen Sie nach unten zu Empfänger filtern.
Klicken Sie auf Filterung aktivieren.
Wählen Sie ein Feld aus, anhand dessen Wert die Empfänger gefiltert werden sollen.
Wählen Sie den Wert des Felds aus, nach dem die Empfänger gefiltert werden sollen: richtig – ja, falsch – nein.
Wenn Sie die Empfängerzuordnung für Konten eingerichtet haben, können Sie diese Kontoinformationen (E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.) als Empfänger an PandaDoc weitergeben.
Gehen Sie dazu zu PandaDoc Setup und scrollen Sie nach unten zu Einstellungen für die Objektanpassung. Klicken Sie neben dem Namen des Kontoobjekts auf Einrichtenund kreuzen Sie das Kästchen neben Sendekonto als Empfänger an. Klicken Sie auf Speichern.
Anmerkung
Bei Salesforce-Kontaktrollen und PandaDoc-Vorlagenrollen können nicht zwei Kontakte ein und derselben Rolle zugeordnet werden.
Wenn Sie Vorschläge zu den Funktionen von PandaDoc haben, reichen Sie bitte eine Idee auf dem Ideenportal ein oder wenden sich an unser Support-Team.
Übergabe von Informationen aus Salesforce an PandaDoc (über Felder)
Sie können Daten ähnlich wie Variablen an PandaDoc-Felder übergeben. Anders als bei Variablen müssen Sie jedoch keine eckigen Klammern verwenden.
Kopieren Sie in der Token-Liste das Token ohne eckige Klammern in das Zusammenführungsfeld.
Nach dem Versenden des Dokuments sieht der Empfänger die vorausgefüllten Daten und kann dieses Feld aktualisieren, sofern ihm das Feld zugewiesen wurde.
Übergabe von Produktinformationen in die Preistabelle
Anmerkung
Die aktuelle Reihenfolge der Positionen in der Opportunity wird in der Preistabelle und im Angebotserstellerbaustein beibehalten, wenn Sie ein Dokument aus Ihrer Opportunity erstellen oder die Informationen im Dokument über die Schaltfläche „Aus CRM importieren“ aktualisieren.
PandaDoc kann Produkte aus Opportunitys, Leads, Kontakten oder Accounts an eine Preistabelle in einem Dokument senden. In diesem Leitfaden wird erläutert, wie Opportunity-Produkte an PandaDoc übergeben werden, aber die Einrichtung ist auch für andere Objekte identisch.
Ordnen Sie zunächst Opportunity-Produktfelder den Preistabellenfeldern zu.
Gehen Sie zum PandaDoc-Setup und klicken Sie auf PandaDoc-Preiselemente konfigurieren.
Opportunity-Produkte werden standardmäßig angezeigt, Sie können jedoch ein anderes Objekt auswählen, um die Zuordnung einzurichten.
Ordnen Sie als Nächstes die Opportunity-Produktfelder den Preistabellenfeldern zu und klicken Sie auf Speichern.
Unten können Sie unter Sortierung der Preisartikel die Reihenfolge festlegen, in der die Produkte in der PandaDoc-Preistabelle aufgeführt werden sollen.
Richten Sie nun die Preistabelle so ein, dass Produkte von Salesforce akzeptiert werden.
Öffnen Sie Ihre PandaDoc-Vorlage und fügen Sie eine Preistabelle hinzu.
Datenzusammenführung ist standardmäßig aktiviert.
Das war's mit der Einrichtung! Wenn Sie ein neues Dokument aus einer Opportunity starten (vorausgesetzt, dass Produkte hinzugefügt wurden), stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Vorlage auswählen. Die Produkte werden der Preistabelle hinzugefügt. Wenn bestimmte Felder nicht angezeigt werden, klicken Sie auf das Pluszeichen auf der rechten Seite der Preistabelle und wählen Sie die Felder unter Ausgeblendete hinzufügen aus.
Übergabe von benutzerdefinierten Produktfeldern an die Preistabelle
Manchmal müssen Sie mehr als den Standardsatz von Produktfeldern übergeben.
Fügen Sie zunächst die Opportunity-Produktfelder zur Liste der Token/Variablen hinzu, indem Sie zu PandaDoc-Setup > Token konfigurieren gehen. Wählen Sie Opportunity-Produkt aus und aktivieren Sie die Felder, die Sie rechts übergeben müssen, und sie werden in der Token-Liste auf der linken Seite angezeigt.
Klicken Sie auf Speichern. Das war's mit der Einrichtung!
Stellen Sie sicher, dass für die Preistabelle in der Vorlage die Option Datenzusammenführung aktiviert ist.
Wenn Sie ein Dokument aus der Vorlage erstellen, klicken Sie auf das Pluszeichen auf der rechten Seite der Preistabelle.
Wählen Sie unter Ausgeblendete hinzufügen die benutzerdefinierten Produktfelder aus.
Wenn Ihnen das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern aus ausgeblendeten Spalten bei jeder Dokumenterstellung zu viele Klicks kostet, können Sie das folgendermaßen umgehen:
Erstellen Sie ein Dokument und blenden Sie benutzerdefinierte Produktfelder ein.
Klicken Sie dann oben rechts auf die vertikalen Auslassungszeichen und wählen Sie In Vorlage konvertieren. Ihre neue Vorlage wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet.
In der Vorlage können Sie die Produkte aus der Preistabelle löschen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die benutzerdefinierten Feldspalten beibehalten.
Wenn Sie das nächste Mal ein Dokument aus Salesforce starten, verwenden Sie diese Vorlage. Die Spalten werden mit benutzerdefinierten Produktfeldwerten ausgefüllt.
Übergabe von Produktdaten aus Salesforce in einen Angebotserstellerbaustein
Enthalten im: Business*- und Enterprise-Tarif
*Der Angebotsersteller ist Teil unseres CPQ-Add-ons.
Anmerkung
Die aktuelle Reihenfolge der Positionen in der Verkaufschance wird in der Preistabelle und im Angebotserstellerbaustein beibehalten, wenn Sie ein Dokument aus Ihrer Opportunity erstellen oder die Informationen im Dokument über die Schaltfläche „Aus CRM importieren“ aktualisieren.
Sie können Produktinformationen aus einer Opportunity in Salesforce an einen Angebotserstellerblock senden. Fügen Sie Ihrer Vorlage zunächst einen Angebotserstellerbaustein hinzu und erstellen Sie dann ein Dokument aus einer Opportunity in Salesforce.
Nachdem Sie ein Dokument mit dieser Vorlage erstellt haben, werden die folgenden Produktinformationen an den Angebotsbaustein übergeben:
Produktname
Preis
Menge
Rabatt
Um die benutzerdefinierten Felder in Ihrem neu erstellten Dokument einzublenden, klicken Sie auf den Angebotsbaustein, wählen Sie Angebot bearbeiten im schwebenden Menü, wählen Sie Spalte hinzufügen oben rechts im Abschnitt und wählen Sie dann Ihre benutzerdefinierte Spalte aus dem Dropdown-Menü unter Ausgeblendete anzeigen.
Anmerkung
Wenn Ihr Angebotserstellerbaustein mehrere Abschnitte enthält, werden die Produkte in den letzten Abschnitt gezogen. Wenn Ihre Vorlage mehrere Angebotserstellerbausteine enthält, werden Produkte aus der Opportunity in jeden Baustein gezogen.
Dokumente erstellen und senden
Nachdem Sie Ihre Vorlage erstellt und eingerichtet haben, können Sie mit dem Erstellen und Senden von Dokumenten aus Salesforce fortfahren.
Gehen Sie zu einem Datensatz, suchen Sie das PandaDoc-Modul und klicken Sie auf Neues Dokument.
Wählen Sie eine Vorlage oder die Vorlagen, die Sie bündeln möchten, aus, klicken Sie auf Elemente hinzufügen und weisen Sie den Empfängern bei Bedarf Rollen zu.
Klicken Sie auf Weiter und klicken Sie Ihr Dokument an: Variablen, Inhalt, Empfängerliste, Erinnerungen, und versenden Sie Ihr Dokument.
Sie können jetzt in Salesforce zum Datensatz zurückkehren und Ihren Dokumentstatus verfolgen.
Wenn ein Dokument fertiggestellt ist, wird die zugehörige PDF-Datei unter „Dateien“ im Datensatz angezeigt. (Obwohl dies ein Teil der Synchronisierungsfunktion ist, ist es bei der Installation des PandaDoc-Pakets standardmäßig aktiviert.)
„Dateien“ zur Objektansicht hinzufügen
Wenn Sie „Dateien“ nicht in Ihrem Objekt sehen, müssen Sie es möglicherweise zu Ihrer Objektansicht hinzufügen.
Dazu müssen Sie zu den Seitenlayouts des Objekts in den Salesforce-Einstellungen zurückgehen:
Öffnen Sie Salesforce, klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Einrichtung.
Wählen Sie in der Liste Objekt-Manager Liste den Eintrag Opportunity aus.
Gehen Sie in der Opportunity zu Seitenlayoutund wählen Sie Opportunity-Layout.
Auf der Seite „Opportunity-Layout“ finden Sie in der oberen Symbolleiste Zugehörige Listen. Suchen Sie Dateien, ziehen Sie es per Drag & Drop an die gewünschte Stelle und klicken Sie auf Speichern.
Überprüfen Sie Ihre Opportunitys noch einmal, um sicherzustellen, dass „Dateien“ jetzt auf der Seite angezeigt wird.
Dokument mit einer Opportunity verknüpfen
Anmerkung
Diese Funktion ist für Benutzer mit den Rollen Mitglied, Manager und Admin verfügbar. Wenn Sie benutzerdefinierte Rollen verwenden, stellen Sie sicher, dass die Berechtigung „Kann Integrationen anzeigen und anfordern“ für die Rolle aktiviert ist, damit die Benutzer Dokumente mit Salesforce verknüpfen und Daten importieren können.
Wenn Sie ein in PandaDoc erstelltes Dokument haben, das Sie mit einer Opportunity in Salesforce verknüpfen möchten, sind Sie bei uns genau richtig!
Klicken Sie auf hier, um mehr zu erfahren.
Dokument mit Feldwerten aus Salesforce aktualisieren
Anmerkung
Das Dokument muss sich für diese Funktion im Entwurfsstatus befinden.
Anmerkung
Diese Funktion ist für Benutzer mit den Rollen Mitglied, Manager und Admin verfügbar. Wenn Sie benutzerdefinierte Rollen verwenden, stellen Sie sicher, dass die Berechtigung „Kann Integrationen anzeigen und anfordern“ für die Rolle aktiviert ist, damit die Benutzer Dokumente mit Salesforce verknüpfen und Daten importieren können.
Wenn die Informationen in einem Salesforce-Datensatz aktualisiert werden, nachdem das Dokument bereits aus diesem Datensatz erstellt wurde, können Sie das Dokument mit den richtigen Werten aktualisieren:
Gehen Sie im Dokument zum Integrationsmenü, indem Sie links im PandaDoc-Dokument auf das Salesforce-Symbol klicken.
Klicken Sie unter Dokumentdaten auf „Aus CRM importieren“.
Die Variablen und Produkte im Angebotsersteller bzw. der Preistabelle werden mit den neuesten Informationen aus Salesforce aktualisiert, sofern das Dokument aus einer Opportunity erstellt wurde. Die Liste der Produkte in PandaDoc ändert sich mit dem Hinzufügen oder Entfernen von Opportunity-Produkten.
Anmerkung
Die aktuelle Reihenfolge der Positionen in der Opportunity wird in der Preistabelle und im Angebotserstellerbaustein beibehalten, wenn Sie ein Dokument aus Ihrer Opportunity erstellen oder die Informationen im Dokument über die Schaltfläche „Aus CRM importieren“ aktualisieren.
Sie können die Funktion „Aus CRM importieren“ in jedem Objekt in Salesforce verwenden: Opportunity, Account, Lead, Kontakt oder benutzerdefinierte Objekte.
Wenn das Feld in Salesforce leer ist, wird die entsprechende Variable nicht aktualisiert.
Warnung:
PandaDoc-Felder und Rollenvariablen können nicht aktualisiert werden.
Schritte zur Fehlerbehebung finden Sie hier.