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EinigenGeschäfte erfordern, dass Sie wichtige Informationen von Ihren Kunden erfassen, z. B. Rechnungsadressen, Daten und Namen. Sie müssen sie nicht in E-Mails oder Dokumentkommentaren aufspüren, sondern können Felder verwenden.

Ihre Kunden werden Felder ausfüllen, bevor sie Ihr Dokument signieren. Sie haben alle erforderlichen Informationen an einem Ort - in Ihrem Dokument!

Für die Gewährleistung einer reibungslosen Bearbeitung empfehlen wir Ihnen, nicht mehr als 300 Felder pro Dokument hinzuzufügen. Zwar beträgt die maximale Anzahl von Feldern in einem Dokument 900, aber Leistung und Stabilität können beeinträchtigt werden, wenn ein Dokument über 300 Felder enthält.

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Um ein Feld hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst Ihr Dokument bzw. Ihre Vorlage und wählen dann im Inhaltsbereich auf der rechten Seite eine Rolle bzw. einen Empfänger aus, der dieses Feld später ausfüllen soll, oder fügen Sie unter "Ausfüllbare Felder für" einen neuen hinzu. Klicken Sie dann auf das Feld oder ziehen und legen Sie es an der gewünschten Stelle ab.

Die Logik der Feldplatzierung funktioniert folgendermaßen:

Um das automatische Einrasten zu deaktivieren, halten Sie die CMD-Taste auf Mac und STRG-Taste auf Windows gedrückt, während Sie das Feld ziehen. Das automatische Einrasten wird automatisch fortgesetzt, sobald die CMD/STRG-Taste losgelassen wird.

Wenn Sie Safari verwenden, drücken Sie die Befehlstaste bevor Sie das Feld verschieben und nicht während des Ziehens.

Wählen Sie zunächst einen Empfänger aus, der das Dokument signiert oder einige Felder ausfüllen muss, und klicken Sie dann auf das entsprechende Feld. Ein Empfänger wird zu einem Unterzeichner, sobald ihm ein Feld zugewiesen wird.

Auf Vorlagen, Formularen oder Inhaltsbibliothekselementen können Sie Felder den Rollen zuweisen, auf der Dokumentebene - den Empfängern.

Erfahren Sie hier mehr.

Ein Dokument kann erst dann versendet werden, wenn Sie alle Felder zugewiesen haben.

Wenn die Option "Erforderlich" in den Feldeigenschaften nicht markiert ist, kann der Empfänger das Dokument abschließen, ohne das Feld auszufüllen. Und umgekehrt, wenn die Option "Erforderlich" markiert ist, kann der Kunde das Dokument nicht abschließen, ohne es auszufüllen.

Das Signaturfeld ist standardmäßig auf "Erforderlich" eingestellt, aber Sie können diese Option in den Feldeigenschaften einfach deaktivieren. Wir empfehlen jedoch, die Einstellung für das Feld obligatorisch zu belassen - Ihr Kunde kann das Dokument nicht ausfüllen, ohne seine Signatur zu leisten.

Klicken Sie auf ein Feld, wählen Sie Eigenschaften im schwebenden Fenster und aktivieren/deaktivieren Sie die Option "Erforderlich".

Die Standardeinstellung für für Textfelder ist mehrzeilig. Sie können diese Einstellung in den Feldeigenschaften deaktivieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Feldbreite anpassen und genügend Platz für den mehrzeiligen Text lassen, bevor Sie das Dokument versenden. Das mehrzeilige Feld wird automatisch bis zum Ende der Seite erweitert, wenn der Empfänger mehr Text eingibt.

Wenn das Feld nicht auf mehrzeiligen Text eingestellt ist, wird es automatisch bis zum rechten Rand der Seite erweitert.

Sie können Daten in Text-, Datums- und Dropdown-Feldern maskieren, falls Ihre Empfänger vertrauliche Informationen eingeben.

Jede Person, die auf Ihrem PandaDoc-Konto Zugriff auf das Dokument hat, kann die maskierten Felddaten einsehen. Alle Personen in der Empfängerliste, die NICHT diesem Feld zugewiesen sind, können die Daten in dem maskierten Feld nicht sehen.

In PDF-Dateien werden unabhängig davon, wer sie herunterlädt, keine maskierten Felddaten angezeigt.

Erfahren Sie hier mehr über alle Optionen für das Datumsfeld.

Sie können in den Einstellungen für den Arbeitsbereich ein Standardformat für das Datumsfeld festlegen, so dass alle neuen Datumsfelder dasselbe Format haben.

Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsbereich Standardeinstellungen, scrollen Sie nach unten zu Standardformat Datumsfeld, wählen Sie das gewünschte Format aus und klicken Sie auf Änderungen speichern. Alle neuen Felder, die Sie zu Ihren Vorlagen/Dokumenten hinzufügen, werden dieses Format haben.

Um ein Feld zu kopieren, klicken Sie auf ein Feld und wählen Sie das Symbol Duplizieren.

Das duplizierte Feld wird demselben Empfänger bzw. derselben Rolle zugewiesen und hat die gleiche Größe wie das ursprüngliche Feld.

Ziehen Sie an den Punkten in den Ecken Ihres Feldes, um die Größe des Feldes zu ändern. Sobald Sie die Größe eines Feldes geändert haben, wird das nächste Feld, das Sie hinzufügen, die gleiche Größe haben.

Wenn Sie über einen Business- oder Enterprise-Tarif verfügen, sehen Sie eine Option zum Einrichten einer bedingten Regel. Klicken Sie hier, um mehr über diese Funktion zu erfahren.

Sie können einfach mehrere Felder in Ihrer Vorlage, Ihrem Dokument, Ihrem Kontaktbibliothekselement oder Ihrem Formular auswählen, um sie zu löschen, zuzuweisen oder zu verschieben. Um mehrere Felder auszuwählen:

Um ausgewählte Felder einem anderen Empfänger zuzuweisen, wählen Sie den Namen des Empfängers (wenn Sie eine Vorlage, ein Inhaltsbibliothekselement oder ein Formular verwenden, wird ein Rollenname angezeigt) im schwebenden Fenster aus und weisen diese Felder dann einem neuen Empfänger zu.

Drücken Sie die Entf-Taste auf Ihrer Tastatur oder wählen Sie den Mülleimer im schwebenden Fenster, um die Felder zu löschen.

Um mehrere Felder auf einmal zu verschieben, wählen Sie sie einfach aus und ziehen sie an die gewünschte Stelle.

Es können nur Text-, Datums-, Kontrollkästchen-, Dropdown- und Stempelfelder verknüpft werden.

Verknüpfte Felder erleichtern es Ihren Empfängern, Pflichtfelder mit wiederkehrenden Daten auszufüllen. Sobald sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, müssen sie diese nicht erneut an anderer Stelle eingeben - sie werden in allen verknüpften Feldern repliziert.

Um ein Feld zu verknüpfen, markieren Sie es zunächst und wählen dann Kopieren und Feld verknüpfen im schwebenden Fenster oder unter Eigenschaften in der rechten Leiste. Das kopierte Feld hat die gleiche Größe, die gleichen Einstellungen und die gleiche Feldzuordnung. Sie können das kopierte Feld an eine beliebige Stelle ziehen und ablegen.

Wenn Sie eine Feld-ID innerhalb eines kopierten Feldes ändern, wird die Verknüpfung aufgehoben.

Alternativ können Sie Felder auch verknüpfen, indem Sie einen Feld-ID-Wert von einem Feld in ein anderes kopieren oder eingeben.

Sie können nur gleiche Feldtypen miteinander verknüpfen.

Sie können die Pfeile für die verknüpften Felder in den Feldeigenschaften verwenden, um schnell zwischen ihnen zu wechseln.

Textfelder können Ihnen dabei helfen, die Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und andere Informationen der Empfänger, die Sie benötigen, zu erfassen.

Darüber hinaus gibt es eine Option zur Validierung von Textfeldern, falls Sie sicherstellen müssen, dass Ihre Empfänger Informationen im richtigen Format hinzufügen.

Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.

Das Signaturfeld wird verwendet, um die Signaturen der Empfänger zu sammeln. Wenn ein Dokument ein Signaturfeld enthält, wird der PDF-Kopie ein Signaturzertifikat hinzugefügt, sobald alle Empfänger das Dokument ausgefüllt haben.

Sie können die verfügbaren Signaturtypen für Ihre Empfänger unter Einstellungen > Arbeitsbereich Standardeinstellungen auswählen.

Das Initialenfeld enthält die ersten Buchstaben des Vor- und Nachnamens des Unterzeichners. Es wird kein Signaturzertifikat nach Fertigstellung des Dokuments erstellt, wenn kein Signaturfeld vorhanden ist.

Sie können die verfügbaren Initialenarten für Ihre Empfänger unter Einstellungen > Arbeitsbereich Standardeinstellungen auswählen.

Befolgen Sie diese Anleitung, wenn Sie schnell ein Feld für Initialen auf jeder Seite Ihrer Vorlage bzw. Ihres Dokuments hinzufügen möchten.

Im Datumsfeld können Sie verschiedene Daten erfassen, z. B. das Datum der Unterzeichnung, das Geburtsdatum usw.

Sie können das Datumsformat in den Einstellungen des Arbeitsbereichs festlegen. Sobald Sie das neue Format ausgewählt und die Änderungen gespeichert haben, werden alle neuen Felder, die Sie in Ihre Vorlagen bzw. Ihre Dokumente einfügen, dieses Format haben.

Zusätzlich können Sie in denFeldeigenschaften die verfügbaren Daten und das Datumsformat für Ihre Empfänger auswählen. Standardmäßig ist für das Feld die Option Alle Daten ausgewählt.

Sie können mehrere Felder für Kontrollkästchen hinzufügen, um Ihren Empfängern die Möglichkeit zu geben, aus einer Vielzahl von Optionen auszuwählen.

Das Feld mit der Optionsschaltfläche ermöglicht es dem Empfänger, eine Option aus einer Liste auszuwählen.

Unter Eigenschaften können Sie Werte auch ein- oder ausblenden, indem Sie die Option Werte anzeigen ein- oder ausschalten.

Sie können das Dropdown-Feld als Alternative zu Optionsfeldern verwenden. Der Empfänger kann eine Option aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Das Feld für die Kartendetails ermöglicht das sichere Speichern der Kartendaten Ihrer Kunden, damit Sie sie später belasten oder wiederkehrende Zahlungen einrichten können. Dieses Feld funktioniert nur mit der Integration von Stripe.

Das Feld Dateien sammeln ermöglicht es Ihren Empfängern, Dateien in Ihr Dokument hochzuladen.

Alle Benutzer des Kontos mit der Berechtigung zum Zugriff auf Dokumente, mit Ausnahme von Mitarbeitern, haben Zugriff auf die hochgeladenen Dateien.

Diese Funktion unterstützt die folgenden Dateiformate: .jpg, .png, .gif, .mp4, zip, .docx, .pdf, .xlsx, .csv, .pptx. Die maximale Dateigröße beträgt 50 MB. Erfahren Sie hier mehr.

Das Stempelfeld ist auch für PandaDoc Notary verfügbar und hilft bei der Beglaubigung Ihrer Dokumente.

Sie können Stempel nur hinzufügen bzw. deren Größe anpassen, bevor Sie das Dokument versenden.