HubSpot 2-Wege-Synchronisation

Importmöglichkeiten

Wenn Sie Informationen in Ihrem Deal aktualisieren, nachdem das Dokument bereits erstellt oder mit dem Deal verknüpft wurde, können Sie Ihr Dokument einfach mit den neuen Werten aus dem verknüpften Deal aktualisieren. Und so geht es:

1. Gehen Sie innerhalb des PandaDoc-Dokuments zum Integrations-Panel, indem Sie auf das HubSpot-Symbol auf der rechten Seite klicken.
2. Klicken Sie unter Dokumentdaten auf Aus CRM importieren.
3. Die Variablen und Produktinformationen in Ihrer Preisliste/Ihrem Angebotsersteller werden mit den korrekten Informationen von HubSpot aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass Sie keine PandaDoc-Felder oder Rollenvariablen aktualisieren können.

Um die Währung in einem PandaDoc-Dokument zu aktualisieren, wenn sie nicht mit der Währung in HubSpot übereinstimmt, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Scrollen Sie in HubSpot auf der rechten Seite nach unten zum PandaDoc-Modul. Klicken Sie auf Aktionen > PandaDoc-Tokens anzeigen. Suchen Sie als Nächstes die Variable [Deal.DealCurrencyCode] auf der Registerkarte Deal und stellen Sie sicher, dass die Variable den Währungscode enthält.
2. Erstellen Sie ein Dokument aus HubSpot oder verknüpfen Sie das bereits erstellte Dokument mit einem HubSpot-Deal.
3. Gehen Sie innerhalb des PandaDoc-Dokuments zum Integrations-Panel, indem Sie auf das HubSpot-Symbol auf der rechten Seite klicken.
4. Klicken Sie unter Dokumentdaten auf Aus CRM importieren.
5. Die Währung wird in der Preistabelle oder im Angebotsersteller aktualisiert und in den Belegwert übernommen.

Exportmöglichkeiten

Sie können HubSpot-Deals aktualisieren, wenn sich der Status des PandaDoc-Dokuments mithilfe von Automatisierungen ändert.

Hier erfahren Sie, wie Sie Automatisierungen in Ihren Vorlagen einrichten können.

Ändern Sie die HubSpot-Deal-Phase, wenn der Status des Dokuments aktualisiert wird

1. Wählen Sie "Deal-Phase auf HubSpot ändern, wenn sich der Status des Dokuments geändert hat"
2. Wählen Sie den Auslösestatus für PandaDoc-Dokumente, die über HubSpot erstellt wurden
3. AuswählenVerbinden zur Autorisierung der Verbindung zwischen HubSpot und PandaDoc über Workato

   Anmerkung:

   Der Benutzer, der das HubSpot-Konto verbindet, muss über die Zugriffsberechtigung für den App Marketplace verfügen.
4. Wählen Sie die Pipeline aus: Alle verfügbaren Deal-Phasen werden in der Dropdown-Liste angezeigt
   
5. Wählen Sie Speichern

Jedes Mal, wenn das Dokument, das Sie über einen HubSpot- Deal mit dieser Vorlage erstellen, abgeschlossen oder abgelehnt wird, ändert sich die Deal-Phase automatisch zu "Abgeschlossen gewonnen" oder "Abgeschlossen verloren" (je nach Ihrer Automatisierungseinrichtung).

Verschieben eines Dokuments in Anhänge in HubSpot-Deals

1. Wählen Sie "PDF an HubSpot anhängen, wenn sich der Status des PandaDoc-Dokuments geändert hat"
2. Wählen Sie den Auslösestatus für alle über HubSpot erstellten PandaDoc-Dokumente - Sie können zwischen "Gesendet" und "Abgeschlossen" wählen
3. Autorisieren Sie die Verbindung zwischen HubSpot und PandaDoc über Workato

   Anmerkung:

   Der Benutzer, der das HubSpot-Konto verbindet, muss über die Zugriffsberechtigung für den App Marketplace verfügen.
4. Wählen Sie Speichern

Jedes Mal, wenn das Dokument, das Sie über einen HubSpot- Deal mit dieser Vorlage erstellen, versendet oder abgeschlossen wird (je nach Ihrer Automatisierungseinrichtung), wird es automatisch an den Deal angehängt.

Aktualisieren von Deal-Eigenschaften in HubSpot, wenn sich der Status eines Dokuments ändert

Um die in einem PandaDoc-Dokument aktualisierten Feldwerte wieder mit dem HubSpot-Deal zu synchronisieren, müssen Sie zunächst das Feld in HubSpot mit dem Feld in Ihrer Vorlage verknüpfen, indem Sie das Feld zusammenführen verwenden.

1. Öffnen Sie Ihren HubSpot-Deal, scrollen Sie auf der rechten Seite nach unten zum PandaDoc-Modul und klicken Sie auf Aktionen > PandaDoc-Token anzeigen
2. Kopieren Sie die Variable ohne eckige Klammern
3. Wählen Sie in Ihrer PandaDoc-Vorlage das Feld aus, dessen Wert Sie mit einem HubSpot-Feld synchronisieren möchten, und wählen Sie im schwebenden Panel Eigenschaften
4. Fügen Sie unter Eigenschaften auf der rechten Seite die Variable, die Sie aus HubSpot kopiert haben, ohne eckige Klammern in "Feld zusammenführen" ein
   

   Anmerkung:

   Nur die Feldtypen Text, Datum, Dropdown, Kontrollkästchen und Optionsfelder können mit HubSpot synchronisiert werden.

Als nächstes müssen Sie in Ihrer Vorlage die Automatisierung einrichten:

1. Gehen Sie auf der rechten Seite zu Automatisierungen
2. Wählen Sie "Deal-Eigenschaften in HubSpot aktualisieren, wenn sich der Status des PandaDoc-Dokuments ändert"
3. Wählen Sie den Auslösestatus für PandaDoc-Dokumente, die über HubSpot erstellt wurden - Sie können zwischen "Gesendet" und "Erledigt" wählen
4. AuswählenVerbinden um die Verbindung zwischen HubSpot und PandaDoc über Workato zu autorisieren. Sie werden dieTrennen -Schaltfläche sehen, wenn Ihr Konto bereits verbunden ist

   Anmerkung:

   Der Benutzer, der das HubSpot-Konto verbindet, muss über die Zugriffsberechtigung für den App Marketplace verfügen.
5. Wählen Sie Automatisierung speichern
6. Erstellen Sie ein Dokument über einen HubSpot-Deal mit dieser Vorlage

 

Wenn Sie den Dokument-Status "Gesendet" als Auslöser wählen und die aus dem Deal gezogenen Felder aktualisieren, werden sowohl die Eigenschaften in HubSpot als auch das mit dem Deal verbundene Hauptunternehmen aktualisiert, wenn das Dokument gesendet wird.

Wenn Sie als Auslösestatus "Abgeschlossen" wählen, werden die Informationen zu den Feldeigenschaften in Ihrem Deal und dem zugehörigen Hauptunternehmen aktualisiert, sobald der Status des Dokuments auf Abgeschlossen wechselt, vorausgesetzt, der Empfänger bearbeitet die aus dem Deal gezogenen Werte.

Ein paar wichtige Anmerkungen:

• Wenn ein bestimmtes Feld die in das Zusammenführungsfeld eingegebenen Informationen nicht ausfüllen kann, funktioniert die Automatisierung nicht. Die Gründe dafür:
  •  keine Berechtigungen für das zugeordnete HubSpot-Feld
  •  das Format des Wertes stimmt nicht mit den Typ-/Formatregeln des HubSpot-Feldes überein.

• Felder, deren Namen nur Sonderzeichen enthalten, funktionieren nicht.

Aktualisieren, Hinzufügen und Entfernen von Werbebuchungen in HubSpot, wenn sich der Status des PandaDoc-Dokuments ändert

1. Gehen Sie auf der rechten Seite zu Automatisierungen
2. Wählen Sie "Aktualisieren, Hinzufügen und Entfernen von Werbebuchungen in HubSpot, wenn sich der Status des PandaDoc-Dokuments ändert"
3. Wählen Sie den Auslösestatus für PandaDoc-Dokumente, die über HubSpot erstellt wurden - Sie können zwischen "Gesendet" und "Erledigt" wählen
4. AuswählenVerbinden um die Verbindung zwischen HubSpot und PandaDoc über Workato zu autorisieren. Sie werden dieTrennen -Schaltfläche sehen, wenn Ihr Konto bereits verbunden ist

   Anmerkung:

   Der Benutzer, der das HubSpot-Konto verbindet, muss über die Zugriffsberechtigung für den App Marketplace verfügen.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Synchronisierung hinzugefügter oder entfernter Werbebuchungen (optional). Diese Funktion stellt sicher, dass bei einer Änderung des Dokument-Status jeder Artikel, der der Preisliste oder dem Angebotsersteller hinzugefügt wird, im zugehörigen Deal generiert wird. Wenn ein Artikel, der ursprünglich aus dem HubSpot-Deal stammt, aus der Preisliste oder dem Angebotsersteller entfernt wird, wird er auch aus dem HubSpot-Deal entfernt.
6. Wählen Sie Automatisierung speichern
7. Erstellen Sie ein Dokument über einen HubSpot-Deal mit dieser Vorlage

 

Wenn Sie den Dokument-Status "Gesendet" als Auslöser wählen und die aus einem Deal gezogenen Produkte aktualisieren, werden die Produktinformationen im Deal aktualisiert, sobald Sie das Dokument senden.

Wenn Sie "Abgeschlossen" als Auslösestatus wählen, werden die Produktinformationen in Ihrem Deal aktualisiert, wenn Sie vor dem Senden die gezogenen Produkte in der Preisliste/im Angebotsersteller aktualisieren, oder wenn ein Dokumentunterzeichner die Anzahl der Produkte in der Preisliste/im Angebotsersteller aktualisiert (vorausgesetzt, Sie haben die Mengenbearbeitung vor dem Versand aktiviert).

Ein paar wichtige Dinge:

• Die wichtigsten Produktfelder, einschließlich SKU, Name, Beschreibung, Preis, Menge und Rabatt, werden konsistent mit den Werten aus PandaDoc angezeigt. Benutzerdefinierte Felder werden nur aktualisiert, wenn die entsprechende Spalte im PandaDoc-Dokument sichtbar ist.
• Wenn dasselbe Feld mehr als einmal verwendet wird und unterschiedliche Werte hat, wird das Feld bevorzugt, das zuletzt geändert wurde.
• Wenn die Validierung für eines der Felder nicht bestanden wird, schlägt die Automatisierung fehl.
• Der Deal-Betrag wird automatisch auf der Grundlage der Werbebuchungen in HubSpot neu errechnet.
• Wenn optionale Artikel in der Preisliste/Angebotserstellung aktiviert sind, wirkt sich die getroffene Auswahl auf die Produktliste des Deals aus:
  • Ausgewählte Artikel werden synchronisiert, und wenn ein ausgewählter Artikel auf der HubSpot-Seite nicht vorhanden ist, wird er erstellt.
  • Nicht ausgewählte Artikel werden aus dem Angebot entfernt.