Verfügbarkeit von Abonnements:
PandaDoc: Jahresabonnements* für Business und Enterprise
Salesforce: „Professional“, „Enterprise“, „Unlimited“, „Developer-Edition“, „Performance“.
*Diese Integration ist als kostenpflichtiges Add-on erhältlich.
Springen zu:
Warnung:
Um Synchronisierungsauslöser zu verwenden, müssen Sie Zugang zur Salesforce-API haben.
Anmerkung:
Wenn Sie im PandaDoc-Setup unter Einstellungen für Dokumentauslöser nicht die sechs Auslöser wie unten beschrieben sehen, stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Salesforce-Version haben. Erfahren Sie hier, wie Sie das neueste Paket installieren:
Für Entwickler/-innen finden Sie hier die GitHub-Dokumentation, in der beschrieben wird, wie Sie benutzerdefinierte Klassen und Auslöser in der PandaDoc-Integration mit Salesforce einrichten.
Um auf das PandaDoc-Setup zuzugreifen, klicken Sie auf App Launcher und wählen dann PandaDoc-Setup aus dem Dropdown-Menü. Die PandaDoc-Einstellungen werden in einer neuen Registerkarte geöffnet.
Importmöglichkeiten
Anmerkung:
Für diese Funktion muss sich das Dokument im Status „Entwurf“ befinden.
Anmerkung:
Diese Funktion ist für Benutzerinnen und Benutzer mit einer Teammitglied-, Manager-, und Admin-Rolle verfügbar. Wenn Sie benutzerdefinierte Rollen verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Berechtigung „Kann Integrationen anzeigen und anfordern“ für die Rolle aktivieren, damit Benutzerinnen und Benutzer Dokumente mit Salesforce verknüpfen und Daten importieren können.
Wenn die Informationen in einem Salesforce-Datensatz aktualisiert werden, nachdem das Dokument bereits aus diesem Datensatz erstellt wurde, können Sie das Dokument mit den richtigen Werten aktualisieren:
Gehen Sie im Dokument zum Panel Integrationen, indem Sie auf das Salesforce-Symbol links im PandaDoc-Dokument klicken
Wählen Sie unter Dokumentdaten „Importieren vom CRM“.
Die Variablen und Produkte im Angebotsersteller / in der Preisliste werden mit den neuesten Informationen aus Salesforce aktualisiert, sofern das Dokument aus einer Opportunity erstellt wurde. Die Liste der Produkte in PandaDoc ändert sich mit dem Hinzufügen oder Entfernen von Opportunity-Produkten.
Sie können die Funktion „Aus CRM importieren“ in jedem Objekt in Salesforce verwenden: Opportunity, Konto, Lead, Kontakt oder benutzerdefinierte Objekte.
Wenn das Feld in Salesforce leer ist, wird die entsprechende Variable nicht aktualisiert.
Warnung:
Sie können keine PandaDoc-Felder oder Rollenvariablen aktualisieren.
Exportmöglichkeiten
Opportunity-Status aktualisieren, wenn der PandaDoc-Status aktualisiert wird
Sie können automatische Opportunity-Statusaktualisierungen einrichten, sobald der Status eines PandaDoc-Dokuments geändert wird.
Um diese Funktion in Salesforce zu aktivieren, klicken Sie oben auf das „+“ und dann auf PandaDoc-Setup. Blättern Sie nach unten zu Einstellungen für Dokumentauslöser. Aktivieren Sie Auslöser für Opportunity-Status ändern und klicken Sie auf Setup.
Ordnen Sie dann den Dokumentstatus dem Opportunity-Status zu. Sie können dies für jedes Dokument oder für Dokumente, die mit einer bestimmten Vorlage erstellt wurden, einrichten. Mit der oberen Zuordnung können Sie die Zuordnung für jedes Dokument festlegen.
Scrollen Sie nach unten, um die Statuszuordnung für eine bestimmte Vorlage einzurichten. Fügen Sie die Vorlagen-ID hinzu und klicken Sie auf Hinzufügen. (Um die Vorlagen-ID zu finden, öffnen Sie die Vorlage und kopieren Sie die ID aus dem Link in der Adressleiste). Richten Sie dann die Zuordnung unten ein und klicken Sie auf Speichern. Sie können spezifische Zuordnungen für eine unbegrenzte Anzahl von Vorlagen-IDs erstellen.
Bitte beachten Sie: Wenn beide Zuordnungsarten eingerichtet sind, hat die spezifische Vorlagenzuordnung Vorrang vor der Standardzuordnung (d. h. der Zuordnung für alle Dokumente).
Wenn Sie weitere Status-Zuordnungen benötigen -> reichen Sie bitte eine Idee im Ideenportal ein oder kontaktieren Sie uns.
Aktualisierungen von Dokumenten in „Notizen und Anhänge“ speichern
Sie können alle Aktualisierungen von Dokumenten als Notizen unter „Notizen und Anhänge“ in Salesforce speichern.
Um diese Funktion in Salesforce zu aktivieren, klicken Sie oben auf das „+“ und dann auf „PandaDoc-Setup“. Scrollen Sie nach unten zu „Einstellungen für Dokumentauslöser“, aktivieren Sie „Dokumenten-Aktivitäts-Auslöser“ und klicken Sie auf „Setup“.
Um die Konfiguration des „Dokumenten-Aktivitäts-Auslösers“ abzuschließen, wählen Sie das Objekt, auf dem das PandaDoc-Modul installiert ist, und klicken Sie auf „Speichern“.
Die folgenden Informationen werden in den Notizen gespeichert:
{PandaDoc user} hat das Dokument {Document name} erstellt.
{PandaDoc user} hat das Dokument {Document name} an {Recipients} gesendet.
Dokument {Document name} wurde angesehen.
Dokument {Document name} wurde abgeschlossen.
Dokument {Document name} wurde von {Signer name} unterzeichnet.
Dokument {Document name} wartet auf Zahlung.
Es wurde eine neue Revision für das Dokument {Document name} erstellt. (wird angezeigt, wenn das Dokument gesendet und anschließend bearbeitet wird)
Dokument {Document name} ist abgelaufen.
Dokument {Document name} wurde bezahlt.
Dokument {Document name} wurde abgelehnt.
Dokument {Document name} wurde gelöscht.
Wenn Sie weitere Änderungen an Notizen vornehmen möchten, reichen Sie bitte eine Idee im Ideenportal ein oder kontaktieren Sie das Support-Team von PandaDoc.
PDF-Version von PandaDoc in „Notizen und Anhänge“ speichern
Sie können das PandaDoc-Dokument als PDF-Anhang im Abschnitt „Notizen und Anhänge“ in Salesforce speichern.
Um diese Funktion in Salesforce zu aktivieren, klicken Sie oben auf das „+“ und dann auf „PandaDoc-Setup“. Scrollen Sie nach unten zu „Einstellungen für Dokumentauslöser“, aktivieren Sie „PDF-Version von PandaDoc in Dateien speichern (neu)“ und klicken Sie auf „Setup“.
Anmerkun:
Sie können unter https://help.salesforce.com/articleView?id=collab_files_differences.htm&type=5 den Unterschied zwischen Dateien und Anhängen nachlesen.
Konfigurieren Sie die Status, die einen PDF-Upload auslösen sollen.
Sie können auch das Format für den Namen des Anhangs konfigurieren. Kopieren Sie dazu die im Tooltip rechts vorgeschlagenen Platzhalter/Tokens (z. B. [documentName]) und fügen Sie sie in das Feld „Format für den Namen des Anhangs“ ein.
Anmerkung:
[today] steht für das heutige Datum, [now] steht für das heutige Datum + Uhrzeit.
Wenn Sie fertig sind - „Speichern“ Sie die Konfiguration.
Opportunity-Produkte aktualisieren, wenn die Preisliste oder der Angebotsersteller von PandaDoc aktualisiert wird
Sie können Opportunity-Produkte automatisch aktualisieren lassen, wenn die Preisliste / der Angebotsersteller von PandaDoc im Dokument geändert wird.
Um diese Funktion in Salesforce zu aktivieren, klicken Sie oben auf das „+“ und dann auf „PandaDoc-Setup“. Scrollen Sie nach unten zu „Einstellungen für Dokumentauslöser“, und aktivieren Sie „Opportunity-Produkte aktualisieren“.
Wie der Auslöser funktioniert:
Die Zwei-Wege-Synchronisierung funktioniert nur für Opportunity-Produkte.
Opportunity-Produkte werden aktualisiert, sobald der Status eines PandaDoc-Dokuments auf „Gesendet“ und „Abgeschlossen“ geändert wird.
Die folgenden Opportunity-Produktfelder können automatisch aktualisiert werden:
Benutzerdefinierte oder standardmäßige Opportunity-Produktfelder, die überPandaDoc-Setup -> Preisartikel konfigurieren zugeordnet werden, aktualisieren ihre Werte immer aus den folgenden Spalten der Preisliste oder des Angebotserstellers:
Rabatt
Zeilenbeschreibung
Menge
Verkaufspreis
Anmerkung:
Die Opportunity-Produktfelder Produktcode, Name und Listenpreis können nicht aktualisiert werden.
Benutzerdefinierte oder standardmäßige Opportunity-Produktfelder, die über die Spalten-Mapping-Schnittstelle zugeordnet werden, werden nur aktualisiert, wenn eine Spalte im PandaDoc-Dokument sichtbar ist.
Bei der Zuordnung „Preisartikel konfigurieren“ (Schritt 1 in der verlinkten Anleitung) müssen Sie sicherstellen, dass das SKU-Feld zugeordnet ist - verwenden Sie das Produktcode-Feld für die Zuordnung.
Die Liste der Opportunity-Produkte wird mit der Preisliste oder dem Angebotsersteller abgeglichen, sobald der Status des PandaDoc-Dokuments auf „Gesendet“ und „Abgeschlossen“ wechselt.
Das Hinzufügen und Entfernen von Opportunity-Produkten basiert auf ihrer Auswahl in der Preisliste und im Angebotsersteller (optionale Positionen) sowie auf dem expliziten Hinzufügen oder Entfernen von Produkten aus dem Dokument.
Anmerkung:
Ein Opportunity-Produkt kann erstellt werden, wenn sein SKU-Wert in PandaDoc angegeben ist.
Anmerkung:
Dieser Auslöser funktioniert auch für Editierbare Mengen, d. h. wenn Ihr Empfänger / Ihre Empfängerin die Produktmenge aktualisieren darf (mehr dazuhier, Schritt 6).
Wenn Sie ein Feedback haben, teilen Sie uns dies bitte über unser Ideenportal mit oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Sie können auch einen benutzerdefinierten Auslöser einrichten, aber das erfordert fortgeschrittene Programmierung. Beispiele für den Code, den Sie hinzufügen müssen, finden Sie hier in der Salesforce-Anleitung für benutzerdefinierte Auslöser.
PandaDoc-Feldwerte in Salesforce exportieren
Sie können Feldwerte aus Ihren PandaDoc-Dokumenten automatisch in Salesforce-Felder exportieren, sobald sich der Dokumentstatus in „Gesendet“ oder „Abgeschlossen“ ändert.
Um diese Funktion in Salesforce zu aktivieren:
Wählen Sie oben links App Launcher
Geben Sie „PandaDoc Setup“ in die Suchleiste ein, um es schnell aus dem Dropdown-Menü zu öffnen
Scrollen Sie nach unten zu „Einstellungen für Dokumentauslöser“ und aktivieren Sie PandaDoc-Feldwerte in Salesforce exportieren
Damit der Auslöser funktioniert, müssen Sie PandaDoc-Felder mit Salesforce-Feldern über den Variablennamen des Feldes verknüpfen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Navigieren Sie zu „PandaDoc-Setup“ > „Token konfigurieren“.
Öffnen Sie das Objekt, aus dem Sie das Dokument erstellen möchten, und kopieren Sie den Variablennamen des Feldes, das Sie mit dem Feldwert aus PandaDoc füllen möchten.
Anmerkung:
Das gewünschte Salesforce-Feld sollte im PandaDoc-Setup aktiviert werden
Öffnen Sie die Vorlage, die Sie für die Erstellung Ihrer Dokumente verwenden, klicken Sie auf das Feld und wählen Sie im vorgehobenen Bereich die Option Eigenschaften > fügen Sie den Variablennamen ohne eckige Klammern in den Bereich „Feld zusammenführen“ im rechten Bereich ein.
Anmerkung:
Sie können nur Werte aus Text-, Datums-, Kontrollkästchen-, Dropdown- und Optionsfeldern zurück in die zugeordneten Salesforce-Felder exportieren.
Erledigt! Jedes Mal, wenn Sie nun ein Dokument mit dieser Vorlage erstellen, werden die Feldwerte in die zugeordneten Salesforce-Felder exportiert, sobald der Dokumentstatus auf „Gesendet“ und „Abgeschlossen“ wechselt.
Bitte beachten Sie:
Sie können nur die Felder aktualisieren, die für das Objekt, aus dem Sie das Dokument erstellen, aktiviert sind. (PandaDoc-Setup > Token konfigurieren > Objekt)
Wenn ein Feld, das aktualisiert werden soll, eine Nur-Lesen-Lizenz hat oder aufgrund von Berechtigungseinschränkungen nicht aktualisiert werden kann, überspringen Sie das Feld und schließen Sie den Auslöser ab.
Sie können auch Felder in Salesforce mit Daten aus PandaDoc-Dokumenten über Zapier aktualisieren. Erfahren Sie hier mehr.
Fehlerbehebung
PDFs werden nicht an Dateien angehängt, obwohl andere Auslöser funktionieren
Bekannter Grund: PD_API ist in den Einstellungen für Remote Sites nicht als aktiv eingestellt.
Lösung:
Gehen Sie zu Salesforce-Setup
Geben Sie „Einstellungen für Remote-Sites“ in der Schnellsuchleiste ein und klicken Sie darauf
Prüfen Sie, ob der Wert in der Spalte „Aktiv“ für PD API angekreuzt ist.
Klicken Sie auf Bearbeiten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn es nicht angekreuzt ist.
Klicken Sie auf „Speichern“. Hier ist das GIF, das die beschriebenen Schritte zeigt: