Anmerkung:
Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.
Verfügbarkeit:
PandaDoc: Geschäfts- und Unternehmensplan
HubSpot: Bitte besuchen Sie den HubSpot Marktplatz
Diese Integration funktioniert für Kontakte, Unternehmen und Abschlüsse in HubSpot.
Sehen Sie sich ein Übersichtsvideo an:
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Eigenschaften
Variablen: Mit Hilfe von Variablen können Sie Informationen von HubSpot automatisch an PandaDoc-Dokumente weitergeben.
Produkte: Übertragen Sie Produktinformationen aus HubSpot-Deals in PandaDoc-Preistabellen.
Dokumente erstellen: Sie können PandaDoc-Dokumente aus HubSpot-Deals, Kontakten und Unternehmen erstellen.
Statusverfolgung: Sie können den Dokumentstatus in HubSpot verfolgen.
So installieren Sie die PandaDoc < > HubSpot Integration
Wer kann installieren? PandaDoc-Kontoinhaber und Admins mit Admin-Berechtigungen in HubSpot.
Stellen Sie sicher, dass Sie bei Ihrem HubSpot-Konto angemeldet sind. Gehen Sie in PandaDoc zu Einstellungen > Integrations > HubSpot, und klicken Sie auf HubSpot verbinden. Dadurch öffnet sich ein neues Fenster, klicken Sie auf "Zugang gewähren" > Verbinden
Gehen Sie zu HubSpot und öffnen Sie einen beliebigen Deal, Kontakt, oder Unternehmensdatensatz. Auf der rechten Seite Ihres Bildschirms sehen Sie das PandaDoc-Modul!
Diese Integration funktioniert mit mehreren Arbeitsbereichen. Stellen Sie dazu sicher, dass Sie die Integration in jedem Arbeitsbereich aktivieren. Im Abschnitt "Verwandte Dokumente" werden nur die Dokumente angezeigt, die im Rahmen der Integration erstellt wurden und sich in dem Arbeitsbereich befinden, in dem Sie angemeldet sind.
Warnung:
Sie müssen in dem Arbeitsbereich angemeldet sein, der mit einem aktiven HubSpot CRM verbunden ist, um die Integration zu nutzen.
Hinweis:
PandaDoc EU-Konten müssen die Integrationsverbindung von PandaDoc aus initiieren. Das Verbinden der Integration von HubSpot wird nicht funktionieren.
Übertragen von Informationen aus HubSpot in PandaDoc
Warnung:
Diese Funktion steht den Nutzern des eSignature-Plans nicht zur Verfügung.
Um Informationen aus HubSpot in PandaDoc-Dokumente zu übertragen, müssen Sie zunächst Ihre Vorlage einrichten, um festzulegen, was und wohin übertragen werden soll. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie Informationen aus HubSpot-Feldern in einen PandaDoc-Textblock und Produktinformationen in eine Preistabelle oder einen Angebotsgenerator übertragen können. Lernen Sie zunächst, wie man Informationen mit Variablen überträgt.
Öffnen Sie Ihre Vorlage (klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie eine neue Vorlage erstellen können)
Verwenden Sie HubSpot-Variablen: Scrollen Sie in HubSpot auf der rechten Seite nach unten zum PandaDoc-Modul. Klicken Sie auf Aktionen > PandaDoc Tokens anzeigen
Kopieren Sie diese Tokens/Variablen mit den eckigen Klammern und fügen Sie sie in einen Textblock in Ihrer Vorlage ein
Wenn Sie ein Dokument mit dieser Vorlage erstellen, werden die Informationen aus HubSpot über Variablen eingefügt.
Hinweis:
Die Formatierung der Datums-Variablen hängt vom Standard-Datumsformat ab, das in den Einstellungen Ihres Arbeitsbereichs festgelegt ist.
Die Formatierung der Variablen für die Währung richtet sich nach dem Gebietsschema der Empfängeransicht. Benutzerdefinierte Geld-Variablen werden ohne Währungssymbol und Formatierung an das Dokument übergeben.
Verwenden Sie HubSpot benutzerdefinierte Eigenschaften als Variablen
Auf ähnliche Weise können Sie in HubSpot erstellte benutzerdefinierte Eigenschaften in PandaDoc-Dokumente übernehmen. Eine benutzerdefinierte Eigenschaft, die in HubSpot für ein bestimmtes Objekt (Deal, Kontakt oder Unternehmen) erstellt wurde, wird in der entsprechenden Tokens/Variablen-Liste angezeigt.
Öffnen Sie Ihren Deal, gehen Sie zu Aktionen > wählen Sie Alle Eigenschaften anzeigen;
Klicken Sie anschließend im linken Bereich auf Standardeigenschaften festlegen und richten Sie diese Eigenschaft so ein, dass sie im Abschnitt Über diesen Deal angezeigt wird > Speichern;
Öffnen Sie den Deal > suchen Sie Ihre Eigenschaft auf der linken Seite > geben Sie den Wert ein;
Scrollen Sie dann zum PandaDoc-Modul auf der rechten Seite und klicken Sie auf Actions > Show PandaDoc Tokens, um Ihre Variable dort zu finden. Um sie in die Dokumente einzufügen, kopieren Sie einfach die Variable und fügen sie in einen Textblock in Ihrer Vorlage ein.
Übertragung von Informationen aus HubSpot in PandaDoc (über Felder)
Sie können Daten in PandaDoc Felder übertragen, ähnlich wie bei Variablen. Anders als bei Variablen dürfen Sie jedoch keine eckigen Klammern verwenden.
Kopieren Sie in der Liste der Tokens das Token ohne eckige Klammern in das Feld Zusammenführen.
Sobald das Dokument versendet wurde, sieht der Empfänger die vorausgefüllten Daten und kann dieses Feld aktualisieren, sofern es ihm zugewiesen wurde.
Verwenden Sie Rollen und Rollen-Variablen zum Ausfüllen von Kontaktinformationen
Die Kontakt-Informationen werden nicht ausgefüllt, wenn Sie Dokumente aus einem Deal- oder Unternehmensobjekt erstellen? Leider sind Kontakt-Variablen innerhalb eines Deals oder Unternehmens nicht verfügbar, aber es gibt einen Ausweg. Vorlagen-Rollen und Rollen-Variablen sind eine großartige Möglichkeit, einige Kontaktdaten weiterzugeben und gleichzeitig Dokumente innerhalb eines Deals/Unternehmens zu erstellen. Sie können den Vornamen, den Nachnamen, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer, den Firmennamen, die Berufsbezeichnung, die Adresse, den Ort, die Postleitzahl, das Land und das Bundesland sowie die Region eines Kontakts weitergeben, der mit einem Deal oder Unternehmen verbunden ist. Bitte beachten Sie, dass die Variablen für Nutzer des eSignature-Plans nicht verfügbar sind.
Wenn Sie auf der Vorlagenebene einen Empfänger vorab zuweisen, wird dieser automatisch der Rolle zugewiesen, wenn das Dokument erstellt wird.
Klicken Sie in Ihrer Vorlage oben auf + Rollen hinzufügen und fügen Sie eine hinzu
Klicken Sie auf Variablen und suchen Sie Ihren spezifischen Rollennamen.
Klicken Sie zum Kopieren auf das Duplikat-Symbol neben einer Variablen, und fügen Sie sie in Ihre Vorlage ein. Beispiel: [Client.Name]
Wenn Sie ein Dokument aus einem Deal/einer Firma erstellen, weisen Sie den damit verbundenen Kontakt der von Ihnen erstellten Rolle zu.
Hinweis:
Ein Kontakt, der mit einem HubSpot-Datensatz verbunden ist, wird im Dropdown-Menü angezeigt, wenn den Rollen Empfänger zugewiesen werden. Um einen Empfänger aus Ihren PandaDoc-Kontakten zuzuweisen, geben Sie dessen Namen oder E-Mail-Adresse ein.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Erweitern für wichtige Informationen über Variablen
Um Variablen zu verwenden, die anderen Feldern in PandaDoc oder Ihrem CRM zugeordnet sind, müssen sie genau übereinstimmen. Bei Variablen wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden, und ein falsches Zeichen führt dazu, dass das Token nicht ausgefüllt wird. Beispiel: [Contact.Address] [contactaddress]
Variablen funktionieren nicht bei allen Objekten. Die Liste der Variablen, die Sie für Ihren HubSpot-Datensatz verwenden können, finden Sie unter Aktionen > PandaDoc Tokens anzeigen. Wenn Sie ein Dokument aus einem Kontakt erstellen, können Sie die Variablen Unternehmen und Kontakt verwenden. Wenn Sie ein Dokument von einer Firma aus erstellen, können Sie nur Firmen-Variablen verwenden. Wenn Sie ein Dokument aus einem Deal erstellen, können Sie die Variablen Unternehmen und Deal verwenden.
Produktinformation in PandaDoc veröffentlichen
Senden von Produktinformationen an eine PandaDoc-Preistabelle
Hinweis:
HubSpot Produkte sind im Rahmen der Professional- und Enterprise-Pläne von HubSpot verfügbar.
Welche Informationen werden übertragen:
Preis
Menge
Rabatt auf der Positionsebene
Name der Position
Beschreibung der Position
Was nicht unterstützt wird:
Steuern (da Steuern in HubSpot nicht unterstützt werden);
Wiederkehrende Zahlungen, die in HubSpot eingerichtet wurden, werden als einmalige Zahlungsoption in die Preistabelle übertragen. Wenn Sie wiederkehrende Zahlungen in Ihr PandaDoc-Dokument aufnehmen müssen, können Sie CPQ verwenden.
Reihenfolge der Produktliste. In einer PandaDoc-Preistabelle können die Produkte in einer anderen Reihenfolge aufgeführt sein als in HubSpot.
Wie man Produkte von HubSpot aus versendet
Wählen Sie in Ihrer Vorlage die Preistabelle aus, die Sie ausfüllen möchten. Klicken Sie dann oben in der Tabelle auf Eigenschaften. Vergewissern Sie sich in den Eigenschaften der Tabelle auf der rechten Seite, dass die Datenzusammenführung aktiviert ist. Wenn sie aktiviert ist, sehen Sie blaue Platzhalter für die Datenzusammenführung in der Preistabelle.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Produkte mit Ihrem Deal-Datensatz in HubSpot verknüpft sind.
Erstellen Sie Ihr Dokument aus Ihrem Deal-Datensatz in HubSpot. Überprüfen Sie Ihre Preistabelle, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte ausgefüllt sind.
Damit der Rabatt in der Preistabelle angezeigt wird, klicken Sie auf das Pluszeichen rechts neben der Preistabelle und wählen Sie in den ausgeblendeten Spalten "Rabatt" aus. Sie können die Spalte "Rabatt" im Voraus in Ihre Vorlage einfügen.
Klicken Sie hier, um mehr über Rabatte und Steuern in einer Preistabelle zu erfahren.
Senden Sie Produktinformationen an einen Angebotserstellungsblock in PandaDoc
Um Produktinformationen aus Ihren HubSpot-Deals an den Angebotserstellungsblock zu senden, fügen Sie zunächst den Angebotserstellungsblock zu Ihrer Vorlage hinzu. Dann erstellen Sie ein Dokument aus einem Geschäft in HubSpot.
Sobald Sie ein Dokument mit dieser Vorlage erstellen, werden die folgenden Produktinformationen an den Angebotsblock gesendet:
Preis
Menge
Rabatt auf der Positionsebene
Name der Position
Beschreibung der Position
Abrechnungshäufigkeit (nur jährlich, vierteljährlich und monatlich)
Um die benutzerdefinierten Felder im erstellten Dokument wieder einzublenden, klicken Sie auf den Angebotserstellungsblock > wählen Sie Angebot bearbeiten auf dem schwebenden Panel, wählen Sie Spalte hinzufügen oben rechts in einem Abschnitt > und wählen Sie Ihre benutzerdefinierte Spalte aus dem Dropdown-Menü unter "Ausgeblendet anzeigen".
Hinweis:
Wenn Sie mehrere Abschnitte in Ihrem Angebotserstellungsblock haben, werden die Produkte in den letzten Abschnitt gezogen. Wenn Sie mehrere Angebotserstellungsblöcke in Ihrer Vorlage haben, werden die Produkte aus Ihrem Angebot / Ihrer Möglichkeit in jeden Block gezogen.
Dokumente erstellen und verfolgen
Gehen Sie zu HubSpot und öffnen Sie einen beliebigen Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz. Klicken Sie dann auf "Dokument erstellen";
Wählen Sie die gewünschte Vorlage und weisen Sie die Empfänger zu. Überprüfen Sie dann Ihr Dokument und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, um es an den Empfänger anzupassen;
Klicken Sie auf Senden und folgen Sie den Anweisungen, um den Titel und die E-Mail-Nachricht Ihres Dokuments anzupassen;
Rufen Sie das PandaDoc-Modul in Ihrem HubSpot-Datensatz auf, um den Status Ihres Dokuments zu verfolgen.
Verknüpfen Sie ein Dokument mit einem Deal in HubSpot
Wenn Sie ein Dokument in PandaDoc erstellt haben, das Sie mit einem Deal in HubSpotverknüpfen möchten, haben wir die Lösung für Sie!
Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl bei HubSpot als auch bei PandaDoc angemeldet sind.
Öffnen Sie in Ihrer PandaDoc-Registerkarte das Dokument und klicken Sie dann auf das HubSpot-Symbol auf der rechten Seite.
Klicken Sie auf Dokument verknüpfen und Sie werden aufgefordert, einen Deal aus Ihrem HubSpot-Konto auszuwählen. Wählen Sie einen Deal und klicken Sie auf den Link. In der Liste werden alle Deals angezeigt, auf die Sie Zugriff haben, und die zehn Deals, die Sie zuletzt aktualisiert haben, werden ganz oben aufgeführt.
Auf der rechten Seite können Sie unter "Deal Info" das Erstellungsdatum, den Status und den Gesamtbetrag des Deals einsehen. Bitte beachten Sie, dass die in PandaDoc angezeigten Deal-Informationen möglicherweise aktualisiert werden müssen, um sicherzustellen, dass Sie die neueste Aktualisierung sehen. Wenn für den Deal-Betrag oder das Erstellungsdatum "Unbekannt" angezeigt wird, bedeutet dies, dass dieses Feld in HubSpot leer ist.
Gehen Sie nun zum Datensatz des HubSpot-Deals. Das Dokument wird im PandaDoc-Modul so angezeigt, als wäre es über HubSpot erstellt worden!
Um die Verknüpfung eines Dokuments mit einem Deal aufzuheben oder es mit einem anderen Deal zu verknüpfen, markieren Sie drei vertikale Ellipsen neben dem Namen des Deals und wählen Sie Unlink Deal aus dem Dropdown-Menü. Wenn Sie das Dokument aus einem anderen Objekt (Unternehmen, Kontakt) erstellt haben, können Sie die Verknüpfung zu diesem Objekt nicht aufheben und es auch nicht mit einem Deal verknüpfen oder zugehörige Informationen anzeigen.
Wenn die Integration mit HubSpot nicht mit Ihrem Konto verbunden ist, sehen Sie eine der Fehlermeldungen, die auf den folgenden Screenshots zu sehen sind. Wenden Sie sich entweder an Ihren PandaDoc Workspace-Admin, damit die Integration verbunden wird, oder, wenn Sie der Admin sind, verbinden Sie sie selbst unter Einstellungen > Integrations.
Aktualisieren Sie ein Dokument mit Werten aus HubSpot
Hinweis:
Um diese Funktion nutzen zu können, muss der Status des Dokuments "Entwurf" sein.
Wenn Sie Informationen in Ihrem Deal aktualisieren, nachdem das Dokument bereits erstellt oder mit dem Deal verknüpft wurde, können Sie Ihr Dokument einfach mit den neuen Werten aus dem verknüpften Deal aktualisieren. Und so geht es:
Gehen Sie innerhalb des PandaDoc-Dokuments zum Integrations-Panel, indem Sie auf das HubSpot-Symbol auf der rechten Seite klicken.
Klicken Sie unter Dokumentdaten auf Aus CRM importieren.
Die Variablen und Produktinformationen in Ihrer Preistabelle (Menge, Stückpreis und Stückrabatt) werden mit den korrekten Informationen aus HubSpot aktualisiert. Sie können keine PandaDoc Felder oder Rollen-Variablen aktualisieren.
Hinweis:
Ihr Dokument muss über HubSpot erstellt werden, um die Produktdaten Ihres Deals in der Preistabelle zu aktualisieren.
Um die Währung in einem PandaDoc-Dokument zu aktualisieren, wenn sie nicht mit der Währung in HubSpot übereinstimmt, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Scrollen Sie in HubSpot auf der rechten Seite nach unten zum PandaDoc-Modul. Klicken Sie auf Actions > Show PandaDoc Tokens. Suchen Sie als Nächstes die Variable [Deal.DealCurrencyCode] auf der Registerkarte Deal und stellen Sie sicher, dass die Variable den Währungscode enthält.
Gehen Sie innerhalb des PandaDoc-Dokuments zum Integrations-Panel, indem Sie auf das HubSpot-Symbol auf der rechten Seite klicken.
Klicken Sie unter Dokumentdaten auf Aus CRM importieren.
Die Währung wird in der Preistabelle oder im Angebotsersteller aktualisiert und in den Belegwert übernommen.
Hinweis:
Ein HubSpot Deal muss den Währungscode in der Variablen [Deal.DealCurrencyCode] enthalten. Wenn diese Variable keinen Wert hat, ist dies ein Indikator dafür, dass das HubSpot-Konto für die Verwendung einer einzigen Währung konfiguriert ist. Wir empfehlen die Aktivierung einer zusätzlichen Währung in HubSpot ,wenn Sie die Funktion nutzen möchten.
Warnung:
In Fällen, in denen die Variable im HubSpot-Deal leer ist, wird die Funktion "Import aus CRM" die Währung des zugehörigen Dokuments und seiner Produkte in der Preistabelle nicht aktualisieren.
HubSpot Arbeitsabläufe
Sie können in HubSpot einen Arbeitsablauf einrichten, um bestimmte Aktionen auf der Grundlage der PandaDoc-Dokumentenaktivität zu automatisieren. Erfahren Sie hier mehr.
So deinstallieren Sie die PandaDoc < > HubSpot Integration
Wer kann deinstallieren? PandaDoc-Kontoinhaber und Admins mit Admin-Berechtigungen in HubSpot.
Gehen Sie in PandaDoc zu Einstellungen > Integrations > HubSpot und wählen Sie auf der Registerkarte Übersicht die Option Trennen. Wählen Sie im Popup-Fenster ein weiteres Mal Trennen, um Ihre Aktion zu bestätigen.
Gehen Sie zu HubSpot und wählen Sie das Symbol Marktplatz in der oberen Navigation. Wählen Sie unter Verwalten die Option Verbundene Apps. Wählen Sie Aktionen für dieApp "PandaDoc | eSignatures & More" und klicken Sie dann auf Deinstallieren. Geben Sie im Dialogfeld "Deinstallieren" in das Textfeld ein und klicken Sie auf Deinstallieren.
Hinweis:
Die Deinstallation der App löscht keine bestehenden PandaDoc | eSignatures & More Daten in HubSpot, aber sie werden nicht mehr aktualisiert.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich den Deal-Status aktualisieren, nachdem ein Dokument unterzeichnet wurde?
Nicht im Rahmen unserer Integration. Sie können jedoch Zapier verwenden, um den Deal-Status zu aktualisieren, sobald ein Dokument unterzeichnet wurde. Sie können auch unsere Automatisierungen nutzen, um die Deal-Phase zu aktualisieren, sobald sich der Status des Dokuments ändert.
Fehlerbehebung
Einige meiner HubSpot-Variablen werden nicht ausgefüllt
Es gibt mehrere Gründe, warum dies geschehen könnte.
Die Zeichen der Variablen wurden nicht genau an die zugeordnete Variable angepasst. Gehen Sie zu Aktionen > PandaDoc Tokens anzeigen, um zu überprüfen, ob sie übereinstimmen.
Sie verwenden eine Variable aus einem anderen HubSpot-Datensatztyp, die in dem Datensatz, aus dem Sie Ihr Dokument erstellen, nicht unterstützt wird. Zum Beispiel, Tokens/Variablen für Deals werden nicht funktionieren, wenn Sie Dokumente aus Kontakten erstellen.
In der Eigenschaft, die Ihrer HubSpot-Variable zugeordnet ist, wurde kein Wert angegeben.
Meine Produkte werden nicht in die Preistabelle übertragen
Prüfen Sie, ob in der Preistabelle der Vorlage, aus der Sie Dokumente erstellen, "Datenzusammenführung" aktiviert ist. Wählen Sie dazu die Preistabelle aus, die Sie ausfüllen möchten. Klicken Sie anschließend im schwebenden Bedienfeld auf Eigenschaften und aktivieren Sie in den Eigenschaften der Tabelle auf der rechten Seite die Option Datenzusammenführung. Jetzt können Sie mit der Erstellung eines Dokuments beginnen.
Wenn Option 1 nicht hilft oder irrelevant ist, bitten Sie jemanden in Ihrem Team mit Super-Admin-Zugang in HubSpot, die Integration erneut zu verbinden (von HubSpot empfohlen). Um dies in PandaDoc zu tun, gehen Sie zu Einstellungen > Integrations > HubSpot > klicken Sie auf Deaktivieren. Dann aktivieren Sie es wieder.
PandaDoc fordert Sie ständig auf, sich anzumelden
1. Wahrscheinlich haben Sie die Einstellung "Cookies von Drittanbietern blockieren" in Ihrem Browser aktiviert. Je nachdem, welchen Browser Sie verwenden, folgen Sie einem der folgenden Links, um diese Einstellung zu deaktivieren:
Gehen Sie in Safari zu Einstellungen > Datenschutz > Website-Daten verwalten. Klicken Sie auf Alle entfernen, oder wählen Sie hubspot.com und pandadoc.com aus und klicken Sie auf Entfernen.
2. Außerdem müssen Sie möglicherweise die Einstellung "Cross-Site-Tracking verhindern" in Safari deaktivieren (sie sollte ausgeschaltet sein):
Folgen Sie diesem Link oder den unten stehenden Links, um zu erfahren, wie Sie diese Einstellung in anderen Browsern deaktivieren können.
Ich sehe einen Fehler in der HubSpot-App in meinem PandaDoc-Dokument "Wir unterstützen Datensatzdetails und die Möglichkeit, Daten aus Deals zu importieren. Erstellen Sie ein neues Dokument oder öffnen Sie das vorhandene, in PandaDoc erstellte Dokument."
PandaDoc-Dokumente können nur mit dem Deals-Objekt in HubSpot verknüpft oder von diesem getrennt werden. Wenn Sie diesen Fehler in Ihrem PandaDoc-Dokument sehen, bedeutet dies, dass dieses Dokument aus einem anderen Objekt (Firma oder Kontakt) erstellt wurde. Sie können die Verknüpfung nicht aufheben, um sie mit einem Deal zu verknüpfen oder verwandte Informationen anzuzeigen. Sie können dieses Dokument duplizieren und mit einem Deal in PandaDoc verknüpfen oder ein neues Dokument direkt über den Deal in HubSpot erstellen.
Ich sehe einen Fehler in der HubSpot-App in meinem PandaDoc -Dokument "PandaDoc ist nicht mit HubSpot verbunden. Bitte kontaktieren Sie Ihren PandaDoc-Admin, um die Integration zu konfigurieren."
Um die Integration nutzen zu können, müssen Sie in dem Arbeitsbereich angemeldet sein, der mit einem aktiven HubSpot CRM verbunden ist. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrations, klicken Sie auf HubSpot und überprüfen Sie, ob die Integration mit dem Arbeitsbereich verbunden ist, in dem Sie gerade angemeldet sind.