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Disponibilité:
PandaDoc : Plans Business* et Enterprise
HubSpot : veuillez consulter la place de marché de HubSpot
*La fonctionnalité Automatisations externes est disponible en tant que module complémentaire payant pour le plan Affaires (39 $ par mois par compte / 468 $ par an par compte) et est incluse dans le plan Entreprise.
Cette intégration fonctionnera pour les Contacts, les Entreprises et les Transactions dans HubSpot.
Fonctionnalités
Variables : Vous pouvez transmettre automatiquement les informations de HubSpot aux documents PandaDoc à l'aide de variables et vice-versa.
Produits : Transférer les informations sur les produits des transactions HubSpot vers les grilles tarifaires PandaDoc et les blocs de générateur de devis, et vice versa.
Créer des documents : Vous pouvez créer des documents PandaDoc à partir de transactions HubSpot, de contacts et d'entreprises.
Lier/délier d'un document : Liez ou déliez une transaction HubSpot à partir d'un document à l'aide du panneau Informations sur le document.
Suivi du statut : vous pouvez suivre le statut du document dans HubSpot.
Installer l'intégration PandaDoc <> HubSpot
Notes et limitations :
Le propriétaire du compte PandaDoc et les administrateurs disposant des autorisations d'administrateur dans HubSpot peuvent installer l'intégration.
Cette intégration fonctionne avec plusieurs espaces de travail. Pour cela, assurez-vous d'activer l'intégration dans chaque espace de travail. Dans la section documents des modules PandaDoc, vous verrez uniquement les documents créés via l'intégration et situés dans l'espace de travail auquel vous êtes connecté.
Vous devez être connecté à l'espace de travail associé à un outil de CRM HubSpot actif pour utiliser l'intégration.
Les comptes PandaDoc UE doivent initier la connexion d'intégration à partir de PandaDoc. La connexion de l'intégration depuis HubSpot ne fonctionnera pas.
Assurez-vous que vous êtes connecté à votre compte HubSpot. Dans PandaDoc, allez à Paramètres > Intégrations > HubSpot
Sélectionnez Connecter. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre, sélectionnez « Accorder l'accès » > Connecter l'application
Accédez à HubSpot et ouvrez tout enregistrement de Transaction, Contact ou Entreprise. Sur le côté droit de votre écran, vous verrez le module PandaDoc.
Avez-vous besoin de règles de synchronisation ou d'automatisations HubSpot ? Si vous utilisez Synchroniser les règles dans une étape de modèle HubSpot ou des recettes HubSpot dans les automatisations PandaDoc, vous devrez également connecter l'application Automatisations HubSpot. Dans Paramètres > Intégrations > HubSpot, sélectionnez Connecter les automatisations pour autoriser cette deuxième connexion.
⚠️ Les deux connexions doivent être authentifiées avec le même compte HubSpot.»
Il en va de même lors de la déconnexion — déconnectez chaque connexion séparément en utilisant le bouton correspondant dans Paramètres.
Déjà connecté ? Les utilisateurs existants qui ont configuré l'intégration avant cette modification n'ont besoin de rien faire. Si vous vérifiez vos Paramètres, vous verrez que les deux connexions s'affichent comme connectées.
Passer des informations de HubSpot dans PandaDoc
Avertissement: Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les utilisateurs du plan Signature électronique.
Configurer les modèles
Pour transférer les informations de HubSpot vers les documents PandaDoc, vous devez d'abord configurer votre modèle afin de spécifier les données à transférer et l'endroit où elles doivent être placées.
Dans PandaDoc, ouvrez votre modèle (cliquez ici pour apprendre comment en créer un nouveau)
Cliquez sur Ajouter une étape > Extraire des données de l'intégration
Connectez l'intégration si vous ne l'avez pas déjà fait en cliquant sur Connecter
Remarque: L'utilisateur qui connecte le compte HubSpot doit disposer de l'autorisation d'accès à la Place de marché des applications.
Sélectionnez Connecter et sélectionnez votre compte HubSpot et autorisez PandaDoc à accéder à HubSpot
Remarque: Une fois que vous avez établi la connexion avec HubSpot, vous devrez peut-être attendre jusqu'à 5 minutes. Le panneau latéral s'actualisera une fois la connexion avec la plateforme établie.
Configurer les variables
Ajouter des variables de transaction ou d'entreprise HubSpot
Pré-définir un modèle PandaDoc avec des variables qui extrairont les informations de la transaction HubSpot et de l'entreprise associée chaque fois que vous créerez un document à partir de ce modèle.
Notes et limitations :
Pour utiliser des variables mappées à d'autres champs dans PandaDoc ou votre outil de CRM, elles doivent correspondre exactement. Les variables sont sensibles à la casse, et un seul caractère incorrect empêchera le jeton de se remplir. Exemple : [Contact.Address] [contactaddress]
Les variables ne fonctionneront pas sur tous les objets. Si vous créez un document à partir d'un Contact, vous pouvez utiliser les variables Entreprise et Contact. Si vous créez un document à partir d'une Entreprise, vous pouvez utiliser uniquement les variables Entreprise. Si vous créez un document à partir d'une transaction, vous pouvez utiliser les variables Entreprise et Transaction.
Le formatage des variables de date dépend du format de date par défaut défini dans les paramètres de votre espace de travail.
La mise en forme de la variable de devise est basée sur la locale de visualisation du destinataire. Les variables de devise personnalisées seront transmises au document sans symbole de devise ni mise en forme.
PandaDoc ne supporte pas les jetons de données HubSpot « Sensitive » et « Highly Sensitive ».
À l'étape HubSpot, sélectionnez l'objet connecté et cliquez sur Variables.
À partir d'ici, vous pouvez rechercher, copier et coller les variables HubSpot nécessaires dans votre modèle.
Vous pouvez également simplement ouvrir un crochet dans un bloc de texte et sélectionner une variable dont vous avez besoin dans la liste déroulante.
Ajouter des variables de contact HubSpot
Prédéfinir un modèle PandaDoc avec des variables qui extrairont les informations du contact HubSpot chaque fois que vous créez un document à partir de ce modèle.
Sélectionnez votre modèle (cliquez ici pour savoir comment en créer un)
Sélectionner Modifier le modèle
Utilisez les variables HubSpot : dans le contact HubSpot à droite, faites défiler vers le bas jusqu'au module PandaDoc. Sélectionnez Actions > Show PandaDoc tokens
Copiez ces jetons (variables) avec les crochets carrés et collez-les dans un bloc de texte dans votre modèle
Lorsque vous créez un document à l'aide de ce modèle, les informations provenant de HubSpot seront remplies via des variables.
Sélectionnez Enregistrer les modifications en haut à droite
Remarque: Si le modèle n'est pas disponible pour la sélection dans HubSpot, ouvrez PandaDoc et assurez-vous d'être connecté à l'espace de travail dans lequel le modèle a été créé.
Utiliser Rôles et variables de rôle pour remplir les informations de contact
Les informations de contact ne sont pas remplies lorsque vous créez des documents à partir d'un objet transaction ou entreprise ? Malheureusement, les variables de contact ne sont pas disponibles dans une transaction ou une entreprise, mais il existe une solution de contournement. Rôles de modèle et variables de rôle constituent un excellent moyen de transmettre certaines données de contact lors de la création de documents dans une transaction ou une entreprise. Vous pouvez transmettre le prénom, le nom de famille, l'adresse e-mail, le téléphone, le nom de l'entreprise, la fonction, l'adresse, la ville, le code postal, le pays et l'État/la région d'un contact associé à une transaction ou une entreprise.
Au cas où vous pré-attribuez un destinataire au niveau du modèle, il sera automatiquement assigné au rôle lors de la création du document.
Dans le générateur de flux de travail de votre modèle, sélectionnez l'étape Définir les rôles
Créer un rôle dont vous avez besoin
Cliquez sur Modifier le modèle et sélectionnez Voir > Toutes les variables
Trouvez le nom de votre rôle spécifique > survolez une variable dont vous avez besoin et sélectionnez Copier pour la copier et la coller dans votre modèle. Exemple : [Client.Name]
Vous pouvez également simplement ouvrir une parenthèse carrée dans un bloc de texte et sélectionner une variable dont vous avez besoin dans la liste déroulante.Sélectionnez Enregistrer les modifications en haut à droite
Lors de la création d'un document à partir d'une transaction ou d'une entreprise, attribuez le contact qui y est associé au rôle que vous avez créé.
Remarque: Un contact associé à un enregistrement HubSpot apparaîtra dans le menu déroulant lors de l'attribution de destinataires aux rôles. Pour attribuer un destinataire à partir de vos contacts PandaDoc, commencez à taper son nom ou son adresse e-mail.
Configurer les champs de fusion
Vous pouvez transmettre des données dans les champs PandaDoc de la même manière que les variables fonctionnent. Contrairement aux variables, vous ne devez cependant pas inclure de crochets.
Ajouter des champs de fusion HubSpot Deal ou Company
Dans l'éditeur de modèle, sélectionnez un champ ou ajoutez-en un nouveau et sélectionnez Propriétés sur le panneau flottant
Dans Propriétés sur la droite, la source de données Champ de fusion devrait répertorier la « transaction HubSpot »
Vous pouvez rechercher et sélectionner les variables de transaction HubSpot et d'entreprise associée à la transaction nécessaires.
Ajouter des champs de fusion de contact HubSpot
Dans la liste des jetons, copiez le jeton entreprise/contact sans les crochets et collez-le dans la zone Champ de fusion dans les Propriétés du champ.
Ajouter des champs de fusion Rôle pour remplir les informations de contact
Transmettre le prénom, le nom de famille, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le nom de l'entreprise, le titre du poste, l'adresse, la ville, le code postal, le pays et l'État/la région d'un contact associé à une transaction ou une entreprise.
Sélectionnez Voir > Toutes les variables pour trouver votre variable Rôle spécifique
Sélectionnez Copier, et collez-le dans Champ de fusion sans crochets
Lors de la création d'un document à partir d'une transaction ou d'une entreprise, attribuez le contact qui y est associé au rôle que vous avez créé.
Une fois le document envoyé, le destinataire verra les données préremplies et pourra mettre à jour ce champ, à condition que le champ lui ait été attribué. Allez ici pour savoir comment synchroniser les mises à jour avec HubSpot.
Configurer les blocs de tarification
Remarques et limitations:
Les valeurs de texte provenant de HubSpot ne peuvent pas être transmises aux colonnes qui acceptent uniquement les nombres (Prix, QTÉ, Remise, Taxe, Frais, Multiplicateur supplémentaire).
Il n'y a aucun moyen d'extraire des valeurs dans la colonne Sous-total de votre grille tarifaire, car cette colonne est calculée automatiquement dans PandaDoc.
L'ordre actuel des articles dans la transaction est conservé dans la grille tarifaire et le bloc Générateur de devis lors de la création d'un document à partir de votre transaction ou de la mise à jour des informations du document à l'aide du bouton Actualiser les données.
Envoyer les informations sur les produits vers une grille tarifaire dans PandaDoc
Pour envoyer les informations de produits de vos transactions HubSpot au bloc grille tarifaire, commencez par ajouter le bloc grille tarifaire à votre modèle. Créez ensuite un document à partir d'une transaction dans HubSpot.
Une fois que vous créez un document à l'aide de ce modèle, les informations de produit suivantes seront envoyées à la grille tarifaire :
Prix
Quantité
Remise au niveau de l'article
Nom de l'article
Description de l'article
Coût (« Unit Cost » dans HubSpot)
Quels ne sont pas supportés :
Taxes (puisque les taxes ne sont pas prises en charge dans HubSpot) ;
Les paiements récurrents configurés dans HubSpot seront transférés comme option de paiement unique à la grille tarifaire. Si vous devez inclure des paiements récurrents dans votre document PandaDoc, vous pouvez utiliser bloc Générateur de devis.
Comment mapper les champs de produits de transaction dans des colonnes de grille tarifaire spécifiques
Le mappage de colonnes vous permet de récupérer facilement les champs de produits de transaction dans des colonnes de grille tarifaire spécifiques dans PandaDoc.
Ouvrez un modèle que vous utilisez pour créer des documents à partir de HubSpot.
Trouver ou ajouter une grille tarifaire.
Accédez à la fusion des données dans les propriétés de la grille tarifaire ou sous la grille tarifaire en sélectionnant + Produit > Configurer la fusion de données depuis l'outil de CRM ou l'API.
Sélectionnez Activer.
Dans la fenêtre contextuelle de fusion des données, sélectionnez Mappage de colonnes.
Faites correspondre les noms de champs HubSpot (à gauche) avec les noms de colonnes de la grille tarifaire (à droite).
Avertissement: Utilisez « QTY » comme valeur de champ pour la quantité afin d'éviter les erreurs de mappage de quantité.
Pour mapper des colonnes supplémentaires :
Fermer la configuration de la fusion des données, puis ajouter des colonnes en sélectionnant le signe plus sur la droite.
Double-cliquez sur l'en-tête de fusion de données pour accéder à Mappage de colonnes et entrer les nouveaux noms de champs pour les colonnes récemment ajoutées à partir de HubSpot.
Remarque: Pour trouver les noms des champs personnalisés, vous pouvez créer un document à partir de votre transaction, sélectionner le signe plus à droite et localiser votre champ de produit personnalisé sous Ajouter les éléments masqués.
Une fois la configuration terminée, les noms des champs de produit HubSpot apparaîtront sous les colonnes correspondantes mises en surbrillance en bleu.
Comment extraire les produits de la transaction vers des sections de grilles tarifaires spécifiques et/ou vers des grilles tarifaires spécifiques dans vos documents
Vous pouvez également facilement extraire des produits de votre transaction HubSpot dans des sections spécifiques de grille tarifaire ou des tableaux de vos documents.
Ouvrir ou créer un modèle pour votre intégration HubSpot.
Ajoutez ou sélectionnez une grille tarifaire, puis accédez aux propriétés de la grille tarifaire.
Sélectionnez Configurer la fusion des données dans le panneau flottant ou en cliquant avec le bouton droit sur un en-tête de section.
Sélectionnez Activer.
Aperçu des règles de fusion de produits
Un produit ne peut être ajouté à une grille tarifaire qu'une seule fois, en suivant la première règle applicable.
Sans règles, tous les produits seront ajoutés si la fusion des données est activée.
Seuls les produits correspondant aux règles définies seront ajoutés.
Understood. I will preserve the exact spelling of those default deal product fields:- Name - Description - Price - QTY - DiscountThese will remain unchanged in any translations I produce, as they are technical field names that should not be localized.
Important:
Champ Remise. Seules les valeurs « Contient » et « Ne contient pas » fonctionnent.
Champ QTÉ. Si vide dans HubSpot, définir la valeur sur "0" sous Fusionner les règles.
Comment fusionner des produits dans des sections spécifiques
Ajoutez les sections nécessaires à votre grille tarifaire en cliquant sur +Section.
Accédez à Fusionner les règles via l'en-tête de fusion de données bleu ou les propriétés de la grille tarifaire.
Sélectionnez Ajouter une règle et définissez les conditions pour filtrer les produits dans les sections.
Enregistrer la règle.
À titre d'exemple, filtrez les produits par le champ Nom pour contenir « Plan » dans une section Abonnement.
Comment fusionner les produits dans des grilles tarifaires spécifiques
Ajouter une grille tarifaire et accéder aux règles de fusion.
Sélectionnez Ajouter une règle, définissez les conditions, et sélectionnez « Grille tarifaire, aucune section » dans la section Alors.
Enregistrer la règle et répéter pour chaque grille tarifaire si nécessaire.
Lorsque vous créez un document à partir d'une transaction HubSpot en utilisant ce modèle, les produits seront filtrés dans leurs sections ou tableaux respectifs en fonction des règles de fusion.
Envoyer les informations du produit à un bloc générateur de devis dans PandaDoc
Pour envoyer les informations sur les produits de vos transactions HubSpot au bloc du générateur de devis, commencez par ajouter le bloc du générateur de devis à votre modèle. Créez ensuite un document à partir d'une transaction dans HubSpot.
Une fois que vous créez un document à l'aide de ce modèle, les informations de produit suivantes seront envoyées au bloc de devis :
Prix
Quantité
Remise au niveau de l'article
Nom de l'article
Description de l'article
Coût (« Unit Cost » dans HubSpot)
Fréquence de facturation (annuellement, semestriellement, trimestriellement et mensuellement uniquement)
Durée du contrat (« Terme (mois) » dans HubSpot)
Pour afficher les champs personnalisés dans le document créé, cliquez sur le bloc du générateur de devis > sélectionnez Modifier le devis dans le panneau flottant, sélectionnez Ajouter une colonne en haut à droite d'une section et sélectionnez votre colonne personnalisée dans la liste déroulante sous « Afficher les éléments masqués ».
Remarque : Si vous avez plusieurs sections dans votre bloc générateur de devis, les produits seront tirés vers la dernière section. Si vous avez plusieurs blocs de générateur de devis dans votre modèle, les produits de votre devis ou opportunité seront extraits vers chaque bloc.
Comment associer les champs de produits de transaction aux colonnes spécifiques du générateur de devis
Le mappage de colonnes vous permet de tirer facilement les champs de produits de transaction dans des colonnes spécifiques du générateur de devis dans PandaDoc.
Activer ou créer les colonnes de devis nécessaires
Ouvrir les propriétés du bloc du générateur de devis > Configurer la fusion des données
La source de données répertorie la « transaction HubSpot »
Remarque : les règles de fusion utilisent par défaut le mappage de colonnes standard aux champs d'articles Nom, Description, Prix, QTÉ, Remise et Terme du contrat. Si vous devez le modifier en d'autres champs d'articles ou ajouter un mappage de champs à d'autres colonnes de devis, procédez comme suit :Cliquez dans une cellule qui correspond à la colonne du devis > effacez le texte existant > trouvez le champ d'article de ligne souhaité > Enregistrer
Comment extraire les produits d'une transaction vers des sections spécifiques du générateur de devis et/ou des devis spécifiques dans vos documents
Les règles de fusion vous permettent d'extraire facilement les produits de votre transaction HubSpot vers des sections de grille tarifaire spécifiques et/ou des grilles tarifaires spécifiques dans vos documents.
Ouvrir les propriétés du bloc Générateur de devis > Configurer la fusion des données > Fusionner les règles
La source de données doit répertorier la « transaction HubSpot »
Ouvrir cette page pour plus d'informations.
Transférer les informations de PandaDoc vers HubSpot
Vous pouvez mettre à jour les transactions HubSpot lorsque le statut du document PandaDoc change à l'aide de la fonctionnalité Automatisations externes* et de « Configurer les règles ».
Remarque: *La fonctionnalité Automatisations externes est disponible en tant que module complémentaire payant pour le plan Entreprise (39 $ par mois par compte / 468 $ par an par compte) et est incluse dans le plan Déploiement.
Commencez par vous assurer que les automatisations externes sont activées pour votre espace de travail
Dans votre générateur de flux de travail de modèle, sélectionnez Extraire les données de HubSpot
Sélectionner Configurer les règles
Modifier l'étape de transaction HubSpot chaque fois que le statut d'un document est mis à jour
Activez le bouton bascule « Change deal stage on HubSpot »
Sélectionner le pipeline
Sélectionnez le statut de déclenchement pour les documents PandaDoc créés via HubSpot
Sélectionnez l'étape de la transaction : toutes les étapes de transaction disponibles s'afficheront dans la liste déroulante
Sélectionner Enregistrer
Chaque fois qu'un document créé via une transaction HubSpot en utilisant ce modèle change pour le statut sélectionné dans la règle, l'étape de la transaction sera automatiquement mise à jour vers l'étape correspondante en fonction de la configuration de votre règle.
Déplacer un document vers les pièces jointes dans les transactions HubSpot
Activez le bouton bascule « Joindre le PDF à HubSpot »
Sélectionnez le statut de déclenchement pour tout document PandaDoc créé via HubSpot — vous pouvez choisir entre « Envoyé » et « Terminée »
Sélectionner Enregistrer
Chaque fois que le document que vous créez via une transaction HubSpot à l'aide de ce modèle est envoyé ou finalisé (selon votre configuration d'automatisation), il sera automatiquement attaché à la transaction.
Mettre à jour les propriétés de la transaction dans HubSpot avec la valeur du champ PandaDoc lorsque le statut du document PandaDoc a changé
Pour synchroniser les valeurs de champ mises à jour dans un document PandaDoc vers la transaction HubSpot, vous devez d'abord lier le champ dans HubSpot au champ dans votre modèle à l'aide de Champ de fusion. Allez ici pour plus d'informations sur l'extraction de données HubSpot dans les champs PandaDoc.
Sélectionnez un champ ou ajoutez un nouveau et sélectionnez Propriétés sur le panneau flottant
Dans Propriétés sur la droite, la source de données Champ de fusion devrait répertorier la « transaction HubSpot »
Vous pouvez rechercher et sélectionner les variables de transaction HubSpot et d'entreprise associée à la transaction nécessaires.
Remarque : Seuls les types de champs Texte, Date, Liste déroulante, Case à cocher et Bouton radio peuvent être synchronisés avec HubSpot.
Ensuite, dans votre modèle, vous devez configurer la règle :
Accédez à extension HubSpot dans le panneau de droite
Activez « Mettre à jour les propriétés de la transaction HubSpot avec les valeurs des champs PandaDoc »
Sélectionner le statut de déclencheur pour les documents PandaDoc créés via HubSpot — vous pouvez choisir entre « Envoyé » et « Terminée »
Sélectionner Enregistrer
Créer un document via une transaction HubSpot en utilisant ce modèle
Si vous choisissez le statut de document « Envoyé » comme déclencheur et mettez à jour les champs extraits de la transaction, les propriétés dans HubSpot et l'entreprise principale associée à la transaction seront mises à jour lorsque le document sera envoyé.
Sinon, si vous sélectionnez « Terminée » comme statut de déclenchement, les informations sur les propriétés des champs de votre transaction et de l'entreprise principale associée seront mises à jour dès que le statut du document passe à Terminée, à condition que le destinataire modifie les valeurs extraites de la transaction.
Quelques remarques importantes :
Si un certain champ ne peut pas remplir les informations soumises dans le champ de fusion, la règle ne fonctionnera pas. Raisons pour lesquelles :
aucune autorisation pour le champ HubSpot mappé
le format de la valeur ne correspond pas aux règles de type/format du champ HubSpot.
Les champs dont les noms ne contiennent que des symboles spéciaux ne fonctionneront pas.
Mettre à jour, ajouter et supprimer des articles de ligne dans HubSpot chaque fois que le statut d'un document change
Activez le bouton bascule « Mettre à jour, ajouter et supprimer des articles dans HubSpot »
Sélectionner le statut de déclencheur pour les documents PandaDoc créés via HubSpot — vous pouvez choisir entre « Envoyé » et « Terminée »
Cochez la case pour synchroniser les articles ajoutés ou supprimés (facultatif). Cette fonctionnalité garantit que lorsque le statut d'un document change, tout article ajouté à la grille tarifaire ou au générateur de devis sera généré dans la transaction associée. De la même manière, si un article provenant à l'origine de la transaction HubSpot est supprimé de la grille tarifaire ou du générateur de devis, il sera également supprimé de la transaction HubSpot.
Cochez la case « Ne pas mettre à jour le montant de la transaction » si nécessaire.
Sélectionner Enregistrer
Créer un document via une transaction HubSpot en utilisant ce modèle
Si vous sélectionnez « Envoyé » comme statut du document à titre de déclencheur et mettez à jour les produits extraits d'une transaction, les informations de produit seront mises à jour dans la transaction une fois que vous enverrez le document.
Si vous sélectionnez « Terminée » comme statut de déclenchement, les informations sur les produits dans votre transaction seront mises à jour si vous mettez à jour les produits extraits dans la grille tarifaire ou le générateur de devis avant de l'envoyer, ou si un signataire du document met à jour la quantité de produits dans la grille tarifaire ou le générateur de devis (à condition que vous ayez la modification des quantités activée avant de l'envoyer).
Quelques remarques importantes :
Les champs de produits principaux, notamment le SKU, le nom, la description, le prix, la quantité et la remise, refléteront systématiquement les valeurs de PandaDoc. Les champs personnalisés sont mis à jour uniquement si la colonne correspondante est visible dans le document PandaDoc.
Si le même champ est utilisé plusieurs fois et possède des valeurs différentes, nous prioritisons celui qui a été modifié le plus récemment.
Si la validation d'un des champs n'est pas réussie, la règle échouera.
Quand les articles facultatifs sont activés dans la grille tarifaire/générateur de devis, les choix effectués auront un impact sur la liste des produits de la transaction :
Les éléments sélectionnés seront synchronisés, et si un élément sélectionné n'existe pas du côté HubSpot, il sera créé.
Les éléments non sélectionnés seront supprimés de la transaction.
Mettre à jour les propriétés de la transaction dans HubSpot avec les valeurs des variables PandaDoc
Utilisez cette règle de synchronisation pour mettre à jour automatiquement les données de l'outil de CRM dans HubSpot chaque fois que des modifications sont apportées dans vos documents PandaDoc et que le statut du document passe à Envoyé ou Terminée. En synchronisant les variables avec HubSpot, vous pouvez éviter les mises à jour manuelles, rationaliser les flux de travail et réduire les erreurs, en veillant à ce que vos données CRM restent précises et à jour.
Remarque: les variables doivent être incluses dans le contenu du document pour que les valeurs correspondantes soient mises à jour dans HubSpot.
Synchroniser les contacts de PandaDoc vers HubSpot
Vous pouvez créer automatiquement de nouveaux contacts dans HubSpot en ajoutant des destinataires à un document généré à partir d'un objet HubSpot.
Dans HubSpot, ouvrez n'importe quel enregistrement Contact, Entreprise ou Transaction, puis cliquez sur « Créer un document ».
Sélectionnez un modèle, attribuez des destinataires aux rôles appropriés et créez le document.
Examinez votre document et ajoutez d'autres destinataires selon vos besoins.
Après l'envoi du document, tous les destinataires ne figurant pas déjà dans HubSpot seront créés automatiquement en tant que nouveaux contacts.
Créer et assurer le suivi des documents
Accédez à HubSpot et ouvrez n'importe quel enregistrement de Contact, Entreprise ou Transaction. Cliquez ensuite sur « Créer un document » ;
Choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser et attribuez vos destinataires. Examinez ensuite votre document et apportez les modifications nécessaires pour le personnaliser selon votre destinataire ;
Sélectionnez Examiner et envoyer, puis suivez les invites pour personnaliser le titre et le message électronique de votre document et l'envoyer ;
Accédez au module PandaDoc dans votre enregistrement HubSpot pour suivre le statut de votre document.
Créer un document de transaction HubSpot à partir de votre compte PandaDoc
Vous pouvez également créer un document associé à une transaction HubSpot directement à partir de votre compte PandaDoc.
Dans votre modèle, sélectionnez Utiliser ce modèle
Sélectionnez une transaction source — recherchez et sélectionnez la transaction HubSpot dont vous voulez extraire les données
À l'étape Ajouter des destinataires, attribuez les contacts pertinents aux rôles en recherchant leur nom ou leur adresse e-mail. Remarquez que les contacts HubSpot associés à la transaction sélectionnée apparaîtront automatiquement dans la liste déroulante
Sur l'étape Remplir les informations du document, complétez les champs non remplis s'ils sont obligatoires
Dans l'éditeur, examinez le document avec toutes les données remplies et ajoutez les champs à remplir nécessaires tels que la signature, les initiales, les champs de texte ou la date selon les besoins.
À l'étape finale, confirmez le nom du document, l'expéditeur, les destinataires et la ligne d'objet de l'e-mail, ajoutez éventuellement un message, puis cliquez sur Envoyer un document
Associer un document à une transaction dans HubSpot
Si vous avez créé un document dans PandaDoc sans modèle avec une étape Extraire des données de l'intégration, et que vous souhaitez l'associer à une transaction dans HubSpot, vous pouvez le faire directement à partir du document.
Ouvrez le document dans PandaDoc, puis sélectionnez le bouton des points de suspension horizontaux (trois points) dans l'en-tête en haut à droite.
Sélectionnez Informations sur le document. Le panneau s'ouvre sur la droite.
Dans la section Intégrations, sélectionnez Connecter l'intégration.
Choisissez HubSpot dans la liste, puis sélectionnez Transaction comme source.
Sélectionnez Associer à la transaction. Recherchez et sélectionnez une transaction dans votre compte HubSpot. Les dix transactions les plus récemment mises à jour apparaissent en haut.
Sélectionnez Terminé. Le document est maintenant associé à la transaction.
Une fois lié, la section Intégrations affiche le nom de la transaction, l'ID d'enregistrement (sélectionnez-le pour ouvrir la transaction dans HubSpot), Créé le, et Statut. Si le montant de la transaction ou la date de création affiche « Unknown », ce champ est vide dans HubSpot.
Remarque : Vous pouvez associer un document à une transaction, quel que soit le statut du document — ébauche, envoyé ou terminé.
Remarque : Les documents PandaDoc ne peuvent être associés qu'aux transactions dans HubSpot. Si vous avez créé le document à partir d'un objet Entreprise ou Contact, vous ne pourrez pas le dissocier de cet objet ni l'associer à une transaction.
Pour dissocier un document d'une transaction, ou l'associer à une autre, sélectionnez l'icône de dissociation dans la carte de transaction associée.
Mettre à jour un document avec des valeurs de HubSpot
Remarque : Pour utiliser cette fonctionnalité, le document doit être en statut Ébauche.
Remarque : L'ordre actuel des articles dans la transaction est conservé dans la grille tarifaire et le bloc du générateur de devis lorsque vous créez un document à partir de votre transaction ou que vous mettez à jour les informations du document à l'aide de Actualiser les données.
Si vous mettez à jour les informations de votre transaction après que le document a déjà été créé ou lié, vous pouvez extraire les dernières valeurs dans le document :
Ouvrez le document en ébauche, puis sélectionnez le bouton avec les points de suspension horizontaux (trois points) dans l'en-tête en haut à droite.
Sélectionnez Informations sur le document.
Sur la carte de transaction liée, sélectionnez l'icône d'actualisation.
Les variables et les informations sur les produits de votre grille tarifaire ou générateur de devis se mettent à jour avec les informations correctes provenant de HubSpot. Les champs et variables de rôle PandaDoc ne seront pas mis à jour. Si un produit a été supprimé de la transaction associée, il est également supprimé de la grille tarifaire ou du générateur de devis. Si un produit a été ajouté, il apparaît également là.
Vous pouvez également actualiser à partir de Plus d'actions en bas de l'éditeur — les deux font la même chose.
Comment désinstaller l'intégration PandaDoc <> HubSpot
Qui peut désinstaller l'intégration ? Propriétaire du compte PandaDoc et administrateurs disposant des autorisations administrateur dans HubSpot.
Dans PandaDoc, accédez à Paramètres > Intégrations > HubSpot, et sélectionnez Déconnexion sous l'onglet « Aperçu ». Sélectionnez Déconnexion une fois de plus dans la fenêtre contextuelle pour confirmer votre action.
Allez à HubSpot, puis sélectionnez l'icône Marketplace dans la navigation supérieure. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées. Sélectionnez Actions sur l'application « PandaDoc | eSignatures & More », puis cliquez sur Désinstaller. Dans la boîte de dialogue, tapez « uninstall » dans le champ de texte et cliquez sur Uninstall.
Remarque : La désinstallation de l'application ne supprimera pas les données PandaDoc | eSignatures & More existantes dans HubSpot, mais elle ne sera plus mise à jour.
FAQ
Pouvez-vous mettre à jour le statut de la transaction une fois qu'un document a été signé ?
Non disponible dans notre intégration. Cependant, vous pouvez utiliser Zapier pour mettre à jour le statut de la transaction une fois qu'un document a été signé. Vous pouvez également utiliser nos automatisations pour mettre à jour l'étape de la transaction une fois que le statut du document change.
Je ne vois pas le modèle dont j'ai besoin quand je veux créer un document à partir d'une transaction HubSpot.
Si vous ne voyez pas le modèle dont vous avez besoin, ouvrez PandaDoc et assurez-vous d'être connecté à l'espace de travail où le modèle a été créé.
Comment utiliser les propriétés personnalisées HubSpot comme variables
De la même manière, vous pouvez extraire les propriétés personnalisées créées dans HubSpot vers les documents PandaDoc. Une propriété personnalisée créée dans HubSpot pour un objet spécifique (Transaction, Contact ou Entreprise) s'affichera dans la liste des jetons/variables correspondante.
Dans votre transaction HubSpot, sélectionnez l'icône d'engrenage en haut à droite pour ouvrir Paramètres
Sélectionner Personnalisation de l'enregistrement > Personnaliser la barre latérale gauche
Ensuite, sélectionnez Affichage par défaut sur le panneau de droite
Sélectionnez une propriété personnalisée existante sur le panneau de gauche ou créez-en une nouvelle et sélectionnez Enregistrer
Ouvrir la transaction > trouver votre propriété à gauche > remplir la valeur
Après cela, faites défiler vers le bas jusqu'au module PandaDoc sur la droite, puis cliquez sur Actions > Show PandaDoc tokens pour trouver votre variable là. Pour qu'il soit rempli dans les documents, copiez simplement la variable et collez-la dans un bloc de texte de votre modèle.
Dépannage
Certaines de mes variables HubSpot ne se remplissent pas
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles cela pourrait se produire.
Les caractères de la variable n'ont pas été associés exactement à la variable mappée. Allez à Actions → Voir les jetons PandaDoc pour vérifier qu'ils correspondent.
Vous utilisez une variable provenant d'un autre type d'enregistrement HubSpot qui n'est pas pris en charge dans l'enregistrement à partir duquel vous créez votre document. Par exemple, les jetons/variables de transaction ne fonctionnent pas lorsque vous créez des documents à partir de Contacts.
Aucune valeur n'a été fournie dans la propriété mappée à votre variable HubSpot.
Mes produits ne sont pas transférés vers la grille tarifaire
Vérifiez si la grille tarifaire du modèle à partir duquel vous créez des documents a « Fusion des données » activée. Pour ce faire, sélectionnez la grille tarifaire que vous souhaitez remplir. Cliquez ensuite sur Propriétés sur le panneau flottant, dans les propriétés du tableau sur la droite, activez le bouton bascule indiquant Fusion des données.Vous pouvez maintenant commencer à créer un document.
Si l'option 1 n'aide pas ou n'est pas pertinente, demandez à un membre de votre équipe disposant de autorisations Super Admin dans HubSpot de reconnecter l'intégration (recommandé par HubSpot). Pour ce faire dans PandaDoc, allez à Paramètres > Intégrations > HubSpot > cliquez sur Désactiver. Ensuite, réactivez-le.
PandaDoc vous demande continuellement de vous connecter
Il est probable que le paramètre « Bloquer les cookies tiers » soit activé dans votre navigateur. Selon le navigateur que vous utilisez, suivez l'un de ces liens pour désactiver ce paramètre :
Dans Safari, accédez à Préférences › Confidentialité › Gérer les données du site web. Cliquez sur Tout supprimer, ou sélectionnez hubspot.com et pandadoc.com et cliquez sur Effacer.
2. De plus, vous devrez peut-être désactiver le paramètre « Empêcher le suivi entre sites » dans Safari (il doit être désactivé) :
Suivez ce lien pour apprendre comment désactiver ce paramètre dans d'autres navigateurs.
Je vois une erreur dans l'application HubSpot dans mon document PandaDoc « Nous prenons en charge les détails des enregistrements et la possibilité d'importer des données à partir des transactions. Créer un nouveau document ou ouvrir le document existant créé dans PandaDoc.
Les documents PandaDoc ne peuvent être associés à ou dissociés de l'objet Transactions que dans HubSpot. Si vous voyez cette erreur dans votre document PandaDoc, cela signifie que ce document a été créé à partir d'un objet différent (Entreprise ou Contact). Vous ne pourrez pas le dissocier de cet objet pour l'associer à une transaction ou consulter les informations associées. Vous pouvez dupliquer ce document et l'associer à la transaction dans PandaDoc, ou en créer un nouveau directement via la transaction dans HubSpot.
Je vois une erreur dans l'application HubSpot dans mon document PandaDoc « PandaDoc n'est pas connecté à HubSpot. Veuillez contacter votre administrateur PandaDoc pour configurer l'intégration.
Pour utiliser l'intégration, vous devez être connecté à l'espace de travail associé à un outil de CRM HubSpot actif. Allez à Paramètres > Intégrations, cliquez sur HubSpot, et vérifiez si l'intégration est connectée à l'espace de travail auquel vous êtes actuellement connecté.