Disponibilité : La fonctionnalité Automations externes est disponible en tant qu'extension payante pour le forfait Professionnel (39 $ par mois par compte / 468 $ par an par compte) et est incluse dans le forfait Entreprise.
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Apprenez à mettre en place des automatismes dans vos modèles ici.
Cet article explique comment mettre à jour HubSpot lorsque le statut d'un document PandaDoc change. Pour plus d'informations sur la manière d'extraire des informations de HubSpot dans un document PandaDoc, veuillez consulter cet article.
Avertissement :
Lorsque vous connectez votre compte HubSpot via les automatisations, ne sélectionnez aucune valeur sous « Étendues » lors de l’étape d’autorisation.
Modifier l'étape de la transaction HubSpot à chaque fois que le statut d'un document est mis à jour
Sélectionnez "Modifier l'étape de la transaction sur HubSpot lorsque le statut du document a changé"
Sélectionner le statut de déclenchement pour les documents PandaDoc créés via HubSpot
Sélectionnez Connecter pour autoriser la connexion entre HubSpot et PandaDoc via Workato.
Remarque :
L'utilisateur qui se connecte au compte HubSpot doit avoir l'autorisation d'accès à l'App Marketplace.
Sélectionnez le pipeline : toutes les étapes disponibles de l'opération seront reflétées dans la liste déroulante.
Sélectionner Enregistrer
Chaque fois que le document que vous créez par le biais d'une transaction HubSpot utilisant ce modèle est complété ou refusé, l'étape de la transaction passera automatiquement à "Fermé gagné" ou "Fermé perdu" (en fonction de votre configuration d'automatisation).
Déplacer un document vers les pièces jointes dans les offres HubSpot
Sélectionnez "Joindre un PDF à Hubspot lorsque le statut du document PandaDoc a changé".
Sélectionnez le statut de déclenchement pour tous les documents PandaDoc créés via HubSpot - vous pouvez choisir entre "Envoyé" et "Terminé".
Autoriser la connexion entre HubSpot et PandaDoc via Workato
Remarque :
L'utilisateur qui se connecte au compte HubSpot doit avoir l'autorisation d'accès à l'App Marketplace.
Sélectionner Enregistrer
Chaque fois que le document que vous créez par le biais d'une affaire HubSpot en utilisant ce modèle est envoyé ou complété (en fonction de votre configuration d'automatisation), il sera automatiquement joint à l'affaire.
Mise à jour des propriétés des contrats dans HubSpot lorsque le statut du document PandaDoc a changé
Pour synchroniser les valeurs de champ mises à jour dans un document Pandadoc avec l’offre HubSpot, vous devez d’abord lier le champ dans HubSpot au champ de votre modèle à l’aide du champ Fusionner.
Ouvrez votre accord HubSpot, à droite, faites défiler jusqu'au module PandaDoc et cliquez sur Actions > Montrer les jetons PandaDoc
Copiez la variable sans crochets
Dans votre modèle PandaDoc, sélectionnez le champ dont la valeur souhaite synchroniser avec un champ HubSpot, puis sélectionnez Propriétés dans le panneau flottant
Dans Propriétés à droite, collez la variable que vous avez copiée de HubSpot dans la zone du champ Fusion sans crochets.
Remarque :
Seuls les champs de type Texte, Date, Dropdown, Checkbox et Radio Button peuvent être synchronisés avec HubSpot.
Ensuite, dans votre modèle, vous devez configurer l'automatisation :
Allez dans Automatisations sur le panneau de droite
Sélectionnez "Mettre à jour les propriétés de l'accord dans HubSpot lorsque le statut du document PandaDoc a changé"
Sélectionnez le statut du déclencheur pour les documents PandaDoc créés via HubSpot - vous pouvez choisir entre "Envoyé" et "Terminé".
Sélectionnez Connecter pour autoriser la connexion entre HubSpot et PandaDoc via Workato. Le bouton Déconnecter s’affiche si votre compte est déjà connecté
Remarque :
L'utilisateur qui se connecte au compte HubSpot doit avoir l'autorisation d'accès à l'App Marketplace.
Sélectionnez Enregistrer l'automatisation
Créer un document via une transaction HubSpot à l’aide de ce modèle
Si vous choisissez le statut du document "Envoyé" comme déclencheur et que vous mettez à jour les champs tirés de l'accord, les propriétés dans HubSpot et la société principale associée à l'accord seront mises à jour lorsque le document sera envoyé.
Alternativement, si vous sélectionnez « Terminé » comme statut de déclenchement, les informations sur les propriétés des champs dans votre transaction et la société principale associée seront mises à jour dès que le statut du document passe à Terminé, à condition que le destinataire modifie les valeurs extraites de la transaction.
Quelques remarques importantes :
Si un certain champ ne peut pas remplir les informations soumises dans le champ de fusion, l'automatisation ne fonctionnera pas. Raisons à cela :
aucune autorisation sur le champ HubSpot mappé
le format de la valeur ne coïncide pas avec les règles de type/format du champ HubSpot.
Les champs dont les noms ne contiennent que des symboles spéciaux ne fonctionneront pas.
Mettre à jour, ajouter et supprimer des lignes dans HubSpot à chaque changement de statut d'un document
Allez dans Automatisations sur le panneau de droite
Sélectionnez "Mettre à jour, ajouter et supprimer des lignes dans HubSpot lorsque le statut du document PandaDoc a changé"
Sélectionnez le statut du déclencheur pour les documents PandaDoc créés via HubSpot - vous pouvez choisir entre "Envoyé" et "Terminé".
Sélectionnez Connecter pour autoriser la connexion entre HubSpot et PandaDoc via Workato. Le bouton Déconnecter s’affiche si votre compte est déjà connecté
Remarque :
L'utilisateur qui se connecte au compte HubSpot doit avoir l'autorisation d'accès à l'App Marketplace.
Cochez la case pour synchroniser les postes ajoutés ou supprimés (facultatif). Cette fonctionnalité garantit que lorsque le statut d'un document change, tout élément ajouté au tableau de tarification ou au générateur de devis sera généré dans l'opération associée. De même, si un article provenant à l'origine de l'offre HubSpot est supprimé de la table des prix ou du générateur de devis, il sera également supprimé de l'offre HubSpot.
Sélectionnez Enregistrer l'automatisation
Créer un document via une transaction HubSpot à l’aide de ce modèle
Si vous sélectionnez le statut de document "envoyé" comme déclencheur et que vous mettez à jour les produits extraits d'une affaire, les informations sur le produit seront mises à jour dans l'affaire une fois que vous aurez envoyé le document.
Si vous sélectionnez « Terminé » comme état de déclenchement, les informations sur le produit de votre transaction seront mises à jour si vous mettez à jour les produits tirés de la table de prix/du générateur de devis avant de l’envoyer, ou si un signataire du document met à jour la quantité de produits dans la table de prix/le générateur de devis (à condition que vous ayez la modification de la quantité activée avant de l’envoyer).
Quelques points importants :
Les principaux champs du produit, notamment SKU, Nom, Description, Prix, Quantité et Remise, refléteront systématiquement les valeurs de PandaDoc. Les champs personnalisés ne sont mis à jour que si la colonne correspondante est visible dans le document PandaDoc.
Si le même champ est utilisé plusieurs fois et a des valeurs différentes, nous donnons la priorité à celui qui a été modifié le plus récemment.
Si la validation de l’un des champs n’est pas réussie, l’automatisation échouera.
Le montant de l'accord est automatiquement recalculé en fonction des postes dans HubSpot.
Lorsque les articles optionnels sont activés dans le tableau de tarification/constructeur de devis, les choix effectués auront un impact sur la liste de produits de l'offre :
Les éléments sélectionnés seront synchronisés, et si un élément sélectionné n'existe pas du côté de HubSpot, il sera créé.
Les articles non sélectionnés seront retirés de l'offre.